Question 1

Prospectos en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo gestionar prospectos inmobiliarios y convertirlos en inmuebles

Un prospecto inmobiliario es una herramienta fundamental para registrar oportunidades de captación en una fase temprana, incluso antes de contar con toda la información necesaria para su comercialización. Se trata de una ficha de trabajo altamente flexible que permite almacenar datos iniciales, avanzar en la investigación del inmueble y completar la captación sin necesidad de crear inmediatamente una propiedad publicable.

En esta guía detallada, explicaremos las diferencias clave entre un prospecto y un inmueble, qué información es esencial incorporar desde el inicio, cómo aprovechar la importación de datos desde anuncios de Idealista y en qué momento es recomendable convertir un prospecto en una propiedad comercializable.

¿Qué es un prospecto inmobiliario?

Un prospecto representa el registro preliminar de un inmueble con potencial para ser captado. Puede originarse a partir de diversas fuentes, como una vivienda detectada en la vía pública, un anuncio de un particular, una recomendación o cualquier oportunidad sobre la cual aún no se cuenta con la autorización formal para su comercialización.

En esencia, funciona como un borrador o espacio de trabajo para la captación, permitiendo conservar la oportunidad incluso cuando faltan datos fundamentales como el contacto del propietario, la documentación legal o las condiciones definitivas de venta o alquiler.

Diferencias entre prospecto e inmueble

La distinción principal radica en el nivel de madurez y completitud de la información registrada:

• Prospecto: oportunidad en fase inicial de investigación o contacto. Puede contener información parcial o incompleta y no está habilitado para su publicación.
• Inmueble: propiedad completamente preparada para su gestión comercial, con todos los datos obligatorios completados y la autorización necesaria para su comercialización.

Aunque ambas fichas comparten una estructura similar, la ficha de prospecto permite dejar ciertos campos sin completar, que en la ficha de inmueble son estrictamente obligatorios para garantizar la calidad y legalidad de la gestión comercial.

Cuándo crear un prospecto

Es recomendable crear un prospecto tan pronto como se identifique una oportunidad con potencial de captación. Retrasar este registro hasta disponer de todos los datos puede provocar la pérdida de información valiosa o que la oportunidad quede fuera del seguimiento comercial sistemático.

Entre los escenarios más habituales para crear un prospecto se encuentran:

• La detección de un cartel de venta en una vivienda, con solo la ubicación aproximada conocida.
• La identificación de un anuncio publicado por un particular sin haber establecido aún contacto directo.
• Un propietario que manifiesta interés, aunque no ha formalizado el encargo de comercialización.
• La existencia de una referencia de inmueble con información incompleta sobre superficie, precio, condiciones o titularidad.
• La necesidad de analizar una posible captación antes de incorporarla al catálogo activo de propiedades.

La premisa fundamental es clara: registrar primero, completar progresivamente y comercializar únicamente cuando la oportunidad esté validada y autorizada.

Cómo acceder al listado de prospectos

El área destinada a la gestión de prospectos se encuentra ubicada en la barra lateral izquierda de la aplicación, justo debajo de la sección de demandas. Desde este panel, es posible consultar el listado completo de oportunidades registradas y acceder a la ficha individual de cada prospecto para revisar o ampliar la información disponible.

Listado de prospectos inmobiliarios con filtros laterales y fichas de propiedades

Este listado centraliza todas las oportunidades de captación pendientes de completar y es una herramienta clave para organizar el trabajo de prospección, facilitando la recuperación y seguimiento de inmuebles que aún no están listos para convertirse en propiedades comerciales activas.

Qué información incluir en una ficha de prospecto

Aunque la naturaleza del prospecto admite datos incompletos, es aconsejable registrar desde el primer momento toda la información disponible. Esto no solo facilita que otros miembros del equipo puedan continuar el seguimiento sin interrupciones, sino que también minimiza el riesgo de duplicidades y mejora la calidad del registro.

Datos prioritarios para una primera captación

• Ubicación: dirección exacta, zona, municipio o cualquier referencia geográfica que permita identificar con claridad el inmueble.
• Tipo de operación: venta, alquiler u otra modalidad aplicable.
• Tipo de propiedad: piso, casa, local comercial u otra tipología reconocida.
• Superficie aproximada: metros cuadrados disponibles, incluso si son estimados.
• Precio posible: importe indicado, rango estimado o dato extraído del anuncio inicial.
• Origen de la oportunidad: cartel, anuncio, contacto particular, profesional o referencia previa.
• Notas de seguimiento: cualquier información relevante que facilite el avance en la captación.

Es importante destacar que, en esta fase inicial, no es imprescindible contar con la información del propietario. Por ejemplo, en el caso de viviendas detectadas mediante anuncios o carteles, es habitual no disponer aún de datos de contacto ni del permiso formal para su publicación.

Cómo se organiza la ficha de un prospecto

La ficha de prospecto mantiene una estructura muy similar a la de un inmueble, facilitando la transición cuando se convierta en propiedad. En la parte izquierda se presentan los datos más relevantes de la oportunidad, como la ubicación, superficie y precio estimado. La sección principal agrupa diferentes apartados que permiten ampliar y detallar la información progresivamente.

Entre los campos gestionables se incluyen ubicación, tipo de operación, tipología del inmueble, valoración y documentación. También es posible configurar opciones relacionadas con publicación y compartición, aunque estas sólo tendrán efecto comercial una vez que el prospecto se convierta en un inmueble.

Ficha de prospecto inmobiliario con datos principales y campos de propiedad

Esta ficha funciona como un repositorio dinámico que permite ir incorporando y actualizando datos conforme avanza el proceso de captación.

Importar un anuncio de Idealista a un prospecto

Una funcionalidad destacada en la gestión de prospectos es la posibilidad de importar datos directamente desde un anuncio de Idealista. Esta opción agiliza la creación o enriquecimiento de una ficha de prospecto a partir de la URL del anuncio, evitando la introducción manual de información ya publicada y garantizando mayor precisión.

La importación se realiza desde la sección Resumen de la propiedad. Cuando este campo está vacío, al situar el cursor aparece la opción para importar los datos desde un anuncio de Idealista.

Pasos para importar los datos

• Abra la ficha del prospecto que desea completar.
• Diríjase al apartado Resumen de la propiedad.
• Localice y seleccione la opción para importar anuncio desde Idealista.
• Pegue la URL completa del anuncio correspondiente.
• Confirme la importación para incorporar los datos disponibles a la ficha.
• Revise cuidadosamente la información importada y complete cualquier campo pendiente con datos adicionales obtenidos durante la captación.

Esta funcionalidad está especialmente diseñada para la fase de prospección y no forma parte de la ficha de un inmueble ya creado. Resulta especialmente útil cuando se trabaja con anuncios de particulares y se requiere iniciar el seguimiento de forma rápida y eficiente.

Cómo convertir un prospecto en inmueble

La conversión de un prospecto en inmueble debe realizarse cuando la oportunidad está plenamente preparada para su comercialización. Antes de efectuar este cambio, es fundamental verificar que se dispone de toda la información necesaria y de la autorización formal para gestionar la propiedad.

Para llevar a cabo la conversión, abra la ficha del prospecto y acceda a Resumen de la propiedad. En la parte superior, dentro de Datos principales, seleccione la opción Propiedad en lugar de prospecto.

Qué sucede al realizar la conversión

Al cambiar el tipo de ficha de prospecto a propiedad, el sistema realiza una validación automática de los campos obligatorios correspondientes a un inmueble. Si falta algún dato que no era requerido durante la fase de prospección, se solicitará su completitud antes de confirmar la conversión.

Este control garantiza que ninguna ficha pase al catálogo comercial con información esencial incompleta, preservando la calidad y legalidad del proceso.

Checklist antes de convertir un prospecto en propiedad

• Confirmar que se cuenta con la autorización formal para comercializar el inmueble.
• Completar todos los datos obligatorios requeridos para la gestión comercial.
• Revisar detalladamente la ubicación, superficie, tipología y tipo de operación.
• Validar el precio o valoración disponible para asegurar su precisión.
• Incorporar la información del propietario cuando esta esté disponible y confirmada.
• Revisar y ajustar la documentación, opciones de publicación y compartición antes de activarlas.

Herramientas de captación disponibles en prospectos

Desde el listado de prospectos, es posible acceder a herramientas especializadas de captación como Captación Residelia o Casafari, siempre que estén contratadas y habilitadas. Estas plataformas facilitan la búsqueda y detección de oportunidades tanto de particulares como de profesionales, integrándolas directamente en el proceso de prospección.

El valor añadido de estas herramientas radica en ampliar el origen de las oportunidades, centralizando en un único flujo de trabajo las propiedades detectadas, los datos iniciales y las acciones necesarias para avanzar hacia una captación efectiva.

Errores comunes al gestionar prospectos

Esperar a tener todos los datos para registrarlo

Un prospecto está diseñado para gestionar información parcial y preliminar. Si una oportunidad es relevante, es crucial registrarla cuanto antes y completarla progresivamente conforme se obtenga más información.

Tratar un prospecto como si ya fuera publicable

Registrar una oportunidad no implica tener permiso para su comercialización. Las opciones de publicación y compartición deben activarse solo una vez que la ficha se haya convertido en inmueble y se hayan cumplido todos los requisitos legales y administrativos.

No revisar la información importada

La importación desde una URL de Idealista agiliza el proceso, pero no reemplaza la verificación manual. Es imprescindible revisar y complementar los datos importados para garantizar su exactitud y completitud.

Convertir la ficha demasiado pronto

Transformar un prospecto en inmueble antes de contar con todos los datos obligatorios genera interrupciones y retrabajos en el proceso. Es más eficiente utilizar el prospecto como espacio de trabajo hasta que la captación esté suficientemente consolidada.

Preguntas frecuentes sobre prospectos inmobiliarios

¿Se puede crear un prospecto sin propietario?

Sí, es habitual que en la fase inicial de prospección no se disponga de la información del propietario. Por ello, este dato no es obligatorio al crear un prospecto.

¿Un prospecto se puede publicar?

Las opciones de publicación y compartición pueden configurarse en la ficha de prospecto, pero la gestión comercial efectiva y la publicación pública solo se activan al convertir el prospecto en inmueble.

¿Qué datos se importan desde un anuncio de Idealista?

Al introducir la URL del anuncio desde el resumen de la propiedad, se incorporan los datos disponibles en dicho anuncio, tales como ubicación, características, precio y fotografías. Posteriormente, es recomendable revisar y completar la información para asegurar su precisión.

¿Un prospecto tiene la misma ficha que un inmueble?

La estructura de ambas fichas es prácticamente idéntica. La diferencia radica en que el prospecto permite campos incompletos, dado que se encuentra en una fase preliminar de captación, mientras que la ficha de inmueble exige el llenado completo de los datos obligatorios para su comercialización.

Conclusión

La gestión eficaz de prospectos inmobiliarios es clave para no perder oportunidades valiosas debido a la falta de información inicial. Registrar cada posible captación desde el primer momento, incorporar todos los datos disponibles, aprovechar la importación de anuncios cuando proceda y convertir la ficha en inmueble únicamente cuando esté completamente preparada para su comercialización, garantiza un proceso ordenado y eficiente.

Este enfoque permite mantener separadas las oportunidades en fase de investigación de las propiedades activas, facilitando un flujo de trabajo claro que optimiza la captación y la gestión comercial.

Question 2

Herramienta Portales

Accepted Answer

Guía Completa de Portales en Inmovilla: Activación, Configuración y Seguimiento de Publicaciones

La funcionalidad de Portales de Inmovilla está diseñada para centralizar y optimizar la gestión de publicaciones inmobiliarias en múltiples portales, permitiendo un control exhaustivo sobre qué anuncios se envían y facilitando la identificación rápida de incidencias que impidan la publicación de una propiedad.

Esta herramienta resulta especialmente valiosa para agencias inmobiliarias que operan con diversos portales, gestionan límites contractuales de anuncios o requieren verificar los criterios de publicación sin necesidad de revisar ficha por ficha dentro de su cartera de inmuebles.

Funciones Principales de la Herramienta de Portales

Accediendo al apartado Portales desde el menú lateral de Inmovilla, los usuarios pueden visualizar el catálogo completo de portales disponibles y administrar la conexión e integración con cada uno de ellos.

La interfaz principal presenta cada portal en formato de tarjeta, con opciones de filtrado avanzadas que permiten organizar la lista según estado o tipo de portal, facilitando así una gestión rápida y eficiente:

• Todos: despliega el listado completo de portales accesibles.
• Premium: agrupa portales que requieren contratación previa o que cuentan con condiciones específicas de uso.
• Freemium: incluye portales con modalidades tanto gratuitas como de pago.
• Gratuitos: identifica los canales disponibles sin coste para la agencia.
• Activos: muestra exclusivamente los portales con conexiones operativas y activas.
• Desactivados: permite detectar conexiones configuradas pero actualmente inactivas.

Este sistema de organización proporciona una visión clara y rápida sobre la distribución de la cartera y resalta los portales que requieren acciones de activación o ajustes en su configuración.

Panel de Inmovilla con tarjetas de distintos portales inmobiliarios

Cada tarjeta resume el estado actual y las opciones clave para la gestión individual de cada portal.

Procedimiento para Activar un Portal Inmobiliario

Cuando un portal se encuentra pendiente de activación, la tarjeta correspondiente incluye un botón o enlace para iniciar el proceso. La forma de activación puede variar según el tipo de integración y las condiciones específicas de cada portal.

El procedimiento estándar para activar un portal es el siguiente:

• Localizar el portal deseado en la pestaña Todos o mediante los filtros disponibles.
• Hacer clic en Activar desde la tarjeta del portal.
• Seguir cuidadosamente las instrucciones proporcionadas por Inmovilla durante el proceso.
• Introducir códigos de verificación o completar datos adicionales si el portal lo requiere, y contactar con soporte técnico en caso de dudas o problemas.
• Confirmar que el portal aparece en la sección de portales Activos tras la activación.

Antes de activar un portal de pago, es recomendable revisar detalladamente el número de anuncios incluidos en el contrato, ya que este límite determinará la cantidad máxima de inmuebles que se pueden publicar simultáneamente.

Información Detallada en la Tarjeta de Cada Portal

Las tarjetas de cada portal no solo permiten acceder a la configuración, sino que también ofrecen información clave para monitorear la distribución y el estado de los anuncios:

• Indicación si el portal es de tipo premium.
• País o región en la que opera el portal.
• Límite máximo de publicaciones contratado.
• Número de propiedades actualmente marcadas para envío.
• Fecha y hora del último envío realizado.
• Acceso directo a los detalles y resultados del envío más reciente.
• Menú con opciones para configurar o desactivar la conexión según sea necesario.

Es importante interpretar el dato de último envío en función del tipo de integración: los portales conectados mediante API suelen actualizar los anuncios en tiempo real o casi inmediato, mientras que aquellos basados en archivos XML procesan envíos generalmente una vez al día, habitualmente durante la noche, lo que puede generar un retraso en la visualización de cambios recientes.

Cómo Diagnosticar por Qué un Inmueble No Se Publica

En caso de que un inmueble no aparezca publicado en un portal específico, no es necesario revisar manualmente cada ficha. La función Comprobar referencia permite realizar un análisis directo desde el área de Portales para identificar rápidamente las causas del problema.

Para utilizar esta herramienta de diagnóstico:

• Acceder a la opción Comprobar referencia.
• Introducir la referencia interna del inmueble en cuestión.
• Seleccionar el portal donde se desea validar la publicación.
• Ejecutar la comprobación para obtener un informe detallado.
• Revisar los requisitos indicados y actualizar o corregir los datos faltantes en la ficha del inmueble según sea necesario.

El comprobador evalúa todos los criterios necesarios para que el envío sea válido, pudiendo señalar, por ejemplo, que el inmueble no está marcado para publicación en portales o que carece de documentos obligatorios como el certificado energético, cuando la configuración de la agencia lo exige.

Panel lateral de comprobación de referencia con resultados y aviso de error

La función de comprobación de referencia identifica de forma precisa los requisitos pendientes o errores que impiden la publicación.

Revisión Detallada de Envíos para Resolver Incidencias

El apartado Ver envío es una herramienta esencial para diagnosticar y solucionar problemas relacionados con la publicación. Desde aquí, se puede consultar el listado completo de inmuebles incluidos en cada transmisión y analizar el resultado individual de cada uno.

Al examinar el detalle del envío, se pueden distinguir claramente las propiedades enviadas correctamente de aquellas que fueron descartadas o presentaron errores, con la posibilidad de acceder a la explicación específica de cada incidencia.

Entre los errores más comunes se encuentran propiedades descartadas por falta de certificado energético o por no cumplir las condiciones de publicación establecidas por la agencia.

Secuencia recomendada para resolver errores de publicación

• Verificar que el portal se encuentra activo y operativo.
• Confirmar que el inmueble está correctamente preparado para su publicación en portales.
• Validar que todos los campos obligatorios indicados en el error estén completos y correctos.
• Comprobar que la propiedad esté marcada para ese portal, si la configuración lo requiere.
• En conexiones basadas en XML, esperar al siguiente ciclo de envío para que los cambios se reflejen.
• Revisar nuevamente el detalle del envío para confirmar que el error ha sido corregido.

Este enfoque sistemático evita modificaciones arbitrarias y permite resolver la mayoría de incidencias directamente desde la gestión interna de inmuebles.

Publicación Automática de Toda la Cartera Activa

En portales distintos a Idealista, puede estar disponible una opción para enviar toda la cartera activa de inmuebles sin necesidad de seleccionar individualmente cada anuncio en la ficha correspondiente.

Esta funcionalidad es especialmente útil para agencias que no tienen limitaciones en el número de anuncios contratados o que buscan simplificar la gestión diaria de su cartera de propiedades.

Antes de activar esta opción, es fundamental revisar los siguientes aspectos:

• Asegurarse de que únicamente estén activas las propiedades que realmente deben difundirse.
• Verificar que todas las fichas contienen la información requerida por el portal para su correcta publicación.
• Confirmar que no existen restricciones contractuales o presupuestarias relacionadas con el número de anuncios permitidos.
• Evaluar que la política comercial de la agencia permita la publicación masiva en ese canal específico.

En caso de existir un límite contratado, la selección automática de todas las propiedades puede generar una distribución poco controlada. En estos casos, resulta más eficiente seleccionar manualmente los anuncios que ocuparán las plazas disponibles.

Características Especiales de la Integración con Idealista

Idealista presenta una particularidad dentro de la herramienta de Portales. Mientras que en la mayoría de portales es necesario marcar individualmente cada propiedad para su envío —salvo que se active la publicación automática de toda la cartera—, Idealista ofrece dos modalidades de publicación:

• Publicación de pago: donde el inmueble ocupa una de las plazas contratadas para anuncios activos en el portal.
• Oficina online: el inmueble se envía al área privada de la agencia en Idealista sin consumir una plaza de publicación de pago.

Por ejemplo, una agencia con un límite de 20 anuncios puede seleccionar 20 inmuebles para publicación pagada. Los inmuebles preparados que no estén seleccionados pueden enviarse a la oficina online, siempre que esta función esté habilitada.

La oficina online permite mantener propiedades disponibles internamente sin que formen parte del cupo de anuncios pagados. Si se desactiva esta opción, Idealista funcionará como un portal convencional, donde solo las propiedades marcadas para publicación serán enviadas.

Configuración Avanzada Personalizada para Cada Portal

El menú de opciones disponible en la tarjeta de cada portal activo permite ajustar con precisión cómo se envía la información a dicho canal. Aunque las opciones específicas varían según el portal, la configuración suele incluir criterios relacionados con la visibilidad de datos, detalles de contacto y parámetros propios de la integración técnica.

Gestión de la Dirección del Inmueble

Por ejemplo, una agencia puede establecer una política general para que la dirección completa, como la calle, no se muestre por defecto en los anuncios enviados a un portal determinado. Sin embargo, esta configuración general puede ser sobrescrita a nivel individual en la ficha de un inmueble, permitiendo mostrar la dirección cuando sea necesario.

Esta flexibilidad facilita mantener una política homogénea de privacidad sin perder la capacidad de adaptar la información para propiedades concretas.

Configuración de Datos de Contacto en el Anuncio

Asimismo, es posible definir qué información de contacto se mostrará en cada portal, eligiendo entre los datos generales de la agencia o los detalles de un agente específico.

Es importante revisar especialmente los siguientes elementos:

• Nombre comercial que aparecerá en el anuncio.
• Número de teléfono de contacto.
• Dirección de correo electrónico.
• Coherencia de la información enviada con la estrategia de atención comercial de la agencia.

Parámetros e Instrucciones Específicas del Portal

Algunos portales incluyen apartados particulares con indicaciones, requisitos o campos propios relacionados con su proceso de integración. Aunque no siempre es necesario modificarlos, es fundamental revisarlos cuando el portal solicite una activación especial, una carga inicial o la configuración de parámetros específicos.

Errores Comunes en la Gestión de Publicaciones Inmobiliarias

La mayoría de las incidencias detectadas no se deben a fallos técnicos del portal, sino a requisitos incompletos o mal entendidos y a expectativas erróneas sobre los tiempos de actualización:

• Esperar una actualización inmediata en portales con integración XML: estos portales procesan envíos una vez al día, por lo que las modificaciones pueden tardar hasta el siguiente ciclo en reflejarse.
• No marcar correctamente el inmueble para publicación: salvo excepciones como publicaciones automáticas o la particularidad de Idealista, es imprescindible que la propiedad esté seleccionada para cada canal.
• Ignorar campos obligatorios: la ausencia de documentos como el certificado energético o información requerida por la agencia puede impedir el envío.
• Confundir inmuebles enviados con inmuebles visibles: un anuncio puede haberse enviado correctamente pero estar pendiente de revisión o sujeto a reglas del portal que retrasan su publicación.
• Superar o no controlar el límite contratado de anuncios: en portales de pago, es vital priorizar cuidadosamente qué inmuebles se publican.
• Desactivar la oficina online sin valorar su impacto: en Idealista, esta acción modifica el destino de las propiedades no seleccionadas para publicación de pago, afectando la visibilidad interna.

Checklist Esencial para la Gestión Efectiva de Portales en una Agencia

Realizar revisiones periódicas ayuda a anticipar y resolver problemas que puedan afectar la visibilidad de los inmuebles:

• Verificar qué portales están activos y cuáles permanecen pendientes de activación.
• Consultar los límites de publicaciones en los portales premium contratados.
• Comprobar la fecha y hora del último envío, así como el tipo de integración utilizada.
• Revisar los errores reportados en la sección Ver envío.
• Utilizar la función Comprobar referencia para investigar cualquier inmueble que no aparezca publicado.
• Validar que todos los certificados y demás requisitos estén cumplimentados correctamente.
• Revisar la política aplicada respecto a la dirección y los datos de contacto enviados a cada portal.
• Confirmar la configuración y estado de la oficina online en Idealista.
• Evaluar si conviene activar la publicación automática de toda la cartera activa o seleccionar manualmente las propiedades a publicar.

Conclusión

La herramienta de Portales de Inmovilla es una solución integral que centraliza la activación, configuración y supervisión de los anuncios inmobiliarios enviados a distintos canales, combinando una visión global de los portales activos con potentes herramientas de diagnóstico basadas en referencias individuales y análisis detallado de envíos.

Para maximizar la efectividad y evitar inmuebles sin publicar, se recomienda seguir un proceso ordenado: primero verificar el estado del portal, luego revisar los requisitos y datos de la ficha del inmueble, y finalmente consultar el resultado detallado del envío. Este método permite identificar y corregir la mayoría de incidencias de forma ágil y eficiente, garantizando una gestión profesional y optimizada de la cartera inmobiliaria.

Question 3

Canal de Denuncias

Accepted Answer

Implementación y gestión del canal de denuncias obligatorio en Inmovilla

¿Qué es? Activación Inserción en Web Gestión

📋 ¿Qué es el canal de denuncias?

En Inmovilla hemos desarrollado un canal de denuncias accesible tanto para empleados como para terceros externos, que permite registrar y comunicar cualquier conducta irregular, infracción o mala práctica dentro de nuestra organización. Este canal es un requisito legal obligatorio para todas las empresas, en cumplimiento con la nueva directiva sobre la Ley de Protección al Denunciante, que garantiza la confidencialidad y protección de quienes reportan posibles incumplimientos.

📌 Marco Normativo: El canal de denuncias es una herramienta imprescindible para las inmobiliarias, ya que estas están sujetas a la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. Desde el 1 de diciembre de 2023, la Ley 2/2023 del Canal de Denuncias establece la obligatoriedad para todas las agencias inmobiliarias de implementar un sistema formalizado y accesible para la presentación de denuncias, asegurando así el cumplimiento normativo y la transparencia en el sector.

⚙️ ¿Cómo activamos este canal en nuestra web?

En colaboración con un proveedor especializado, Inmovilla ha integrado un servicio que permite añadir una pestaña dedicada en nuestra página web, donde se alojará el canal de denuncias, facilitando el acceso seguro y directo a esta funcionalidad.

✅ Pasos para la activación:

Contratar el servicio directamente desde el Marketplace de Inmovilla.
El coste del servicio es de 50€ + IVA, con una modalidad de suscripción anual.
Una vez formalizada la contratación, recibiremos una serie de correos electrónicos con toda la información necesaria para la configuración y acceso al canal.

Acceso al servicio desde el Marketplace de Inmovilla

Contratación del plan anual: 50€ + IVA

📧 Correos electrónicos que recibiremos tras la contratación:
El proceso incluye el envío de tres correos clave: confirmación de la contratación, URL personalizada para integrar en nuestra web y credenciales para acceder al panel de gestión del canal.

Correo electrónico de confirmación de contratación

Correo con la URL personalizada para integrar en la web

Correo con las credenciales de acceso al panel de gestión

🌐 ¿Cómo insertamos la URL en nuestra página web?

Para integrar el canal de denuncias, es necesario crear una nueva pestaña en la web donde se insertará el enlace proporcionado por el proveedor, garantizando así un acceso visible y sencillo para los usuarios.

En Inmovilla hay dos versiones de web. Si tenemos la opción de acceso al editor web, os detallamos cómo hacerlo vosotros mismos a continuación, si no es así y tenéis la versión web más nueva y con menos opciones de edición, podéis enviarnos la url a soporte@inmovilla.com y os lo ponemos nosotros.

🔧 Proceso detallado para la inserción del enlace:

Acceder al panel de administración de la web desde el área de gestión de nuestra oficina.
Seleccionar la opción Cabecera y pestañas en la configuración.
Entrar en el apartado Pestañas y meta tags.
Añadir una nueva pestaña mediante la opción Añadir pestaña al menú.
Nombrar la pestaña como "Canal de Denuncias" para facilitar su identificación.
Insertar el enlace URL facilitado en el campo correspondiente.
Activar la visibilidad de la pestaña mediante el icono de ojo para que sea accesible en la web.

Acceso a la configuración de pestañas y meta tags

Opción para añadir una nueva pestaña al menú

Configuración del nombre de la pestaña: "Canal de Denuncias"

Inserción del enlace URL proporcionado

🎯 Ubicación de la pestaña: Desde este menú también podemos decidir si la pestaña aparecerá en la cabecera, junto al resto de secciones, o en el pie de página, adaptando su visibilidad según nuestras preferencias de diseño.

Visualización del canal de denuncias activo en la web

👥 ¿Cómo gestionamos las denuncias recibidas?

Cuando un usuario completa el formulario del canal de denuncias, la información se envía directamente al proveedor del servicio, quien se encarga de analizar, verificar y validar la veracidad de cada denuncia para asegurar un tratamiento adecuado y profesional.

📬 Notificaciones y seguimiento: Si deseamos estar informados en tiempo real sobre nuevas denuncias, es posible configurar alertas para recibir notificaciones automáticas vía correo electrónico. De esta forma, el equipo responsable puede actuar con rapidez y mantener un control riguroso del proceso.

🔄 Flujo completo de gestión:

El denunciante (cliente o empleado) rellena el formulario en la web.
La denuncia es recibida y registrada por el proveedor del servicio.
El proveedor realiza un análisis exhaustivo para verificar la autenticidad y relevancia de la denuncia.
Si se han configurado notificaciones, el equipo de gestión recibe un aviso inmediato.
Los responsables pueden acceder al panel de gestión con sus credenciales para revisar y tramitar cada caso.

✅ Canal de Denuncias plenamente operativo

Con la implementación del canal de denuncias en Inmovilla, nuestra organización no solo cumple rigurosamente con la legislación vigente, sino que también proporciona un entorno seguro, confidencial y accesible para que cualquier persona pueda reportar malas prácticas, promoviendo así la transparencia, la ética y la integridad en todas nuestras operaciones.

Question 4

Domiciliación bancaria y documento SEPA

Accepted Answer

Si necesitas actualizar el número de cuenta bancaria en Immovilla, es fundamental tener claro desde el principio un aspecto clave: para realizar la domiciliación bancaria es imprescindible completar y adjuntar el documento SEPA.

El procedimiento es sencillo siempre que se realice desde el lugar adecuado dentro de la plataforma. Además, es recomendable revisar previamente cuál es la modalidad de pago activa, ya que cada una requiere un proceso diferente para su modificación.

Modalidades de pago disponibles en Immovilla

En Immovilla existen diversas opciones de pago, cada una con su propio funcionamiento específico:

Pago con tarjeta: la renovación se efectúa de forma automática sin necesidad de intervención.
Cambio de tarjeta: no es posible sustituir directamente el número de la tarjeta registrada. Para actualizarla, es necesario cancelar el pago actual y volver a realizarlo con la nueva tarjeta, o bien utilizar la opción de cambio de método de pago disponible en el Marketplace.
Transferencia bancaria: en cada ciclo de facturación se envía un correo electrónico con el número de cuenta para que puedas realizar la transferencia manualmente.
Domiciliación bancaria: en este caso, es obligatorio completar y adjuntar el formulario SEPA para tramitar correctamente el cambio de cuenta.

Si tu objetivo es modificar la cuenta bancaria vinculada a una domiciliación, el procedimiento correcto pasa por el uso del formulario SEPA.

Ubicación del formulario SEPA en Immovilla

La manera más práctica de gestionar este trámite es a través del apartado Mi oficina.

Este acceso se encuentra en la parte superior derecha, en el avatar o la fotografía de usuario. Al hacer clic, se despliega un panel con diferentes pestañas y opciones disponibles para tu perfil.

En ese panel, encontrarás la sección específica para gestionar el formulario SEPA.

Panel lateral de Mi oficina con el formulario SEPA abierto y varios campos visibles

Guía detallada para cumplimentar el formulario SEPA

Completar el formulario no presenta complicaciones, pero es crucial prestar atención a cada campo para evitar errores que puedan retrasar el proceso.

El aspecto más importante es que el titular registrado en Immovilla coincida exactamente con el titular de la cuenta bancaria. Cualquier discrepancia puede generar problemas durante la validación o en la tramitación posterior.

Los datos que normalmente deberás proporcionar incluyen:

Nombre o razón social
Dirección completa (calle y número)
Población
País
Número de cuenta bancaria (IBAN)
Tipo de pago

En el apartado correspondiente al tipo de pago, si se trata de una cuota mensual domiciliada, lo habitual es seleccionar la opción de pago recurrente.

Antes de generar el documento, es imprescindible aceptar las condiciones

Consideraciones importantes sobre el número de cuenta

El formulario SEPA cuenta con validaciones estrictas que aseguran el correcto formato de los datos introducidos.

Por ejemplo, en una cuenta española, el prefijo ES forma parte integral del IBAN. Si se elimina o modifica, el sistema detectará un error y no permitirá continuar. Esta validación previene errores básicos y garantiza la integridad del documento.

Formulario SEPA con un desplegable abierto en el campo de tipo de pago recurrente

Proceso tras completar el formulario

Una vez que todos los campos se han rellenado correctamente, el sistema genera y descarga automáticamente un PDF con el formulario cumplimentado con la información proporcionada.

Este documento está listo para su uso, pero es fundamental realizar un paso adicional: firmar el formulario.

El flujo correcto a seguir es el siguiente:

Rellenar todos los campos del formulario SEPA con precisión.
Aceptar las condiciones establecidas.
Descargar el PDF generado.
Firmar el documento, ya sea digital o manualmente.
Subir nuevamente el formulario firmado en el mismo apartado dentro de la plataforma.

Es importante destacar que no basta con generar el PDF; para que el cambio de cuenta sea procesado, el formulario debe estar firmado y correctamente adjuntado.

Documento PDF del mandato SEPA abierto en pantalla con los datos ya completados

Instrucciones para adjuntar el formulario SEPA firmado

Una vez que hayas firmado el PDF, regresa al apartado del formulario SEPA y utiliza la opción de cargar o adjuntar archivo para subir el documento firmado.

Cuando el archivo se sube correctamente, el sistema confirma que el documento ha sido aportado satisfactoriamente desde tu parte.

Formulario SEPA con archivo adjuntado y aviso de confirmación en color verde

Qué sucede después de enviar el formulario

Al adjuntar el formulario SEPA firmado, el sistema envía automáticamente una notificación por correo electrónico para que el equipo encargado revise la solicitud.

Durante esta revisión se verifica especialmente:

Que los datos modificados sean correctos y estén completos.
Que el documento esté debidamente firmado y válido.
Que se cumplan todos los requisitos necesarios para proceder con el cambio de cuenta.

Una vez validado, se inicia el proceso para actualizar la domiciliación bancaria con la nueva cuenta proporcionada.

¿No ves el formulario SEPA en Mi oficina?

En ocasiones, al acceder a Mi oficina, puede que el campo del formulario SEPA no esté habilitado o aparezca bloqueado.

Esto no indica un error del sistema, sino que generalmente se debe a la falta de un permiso específico asociado a tu usuario.

Este permiso puede ser activado por el gerente o por cualquier persona con acceso a la configuración y gestión de usuarios dentro de la plataforma.

Procedimiento para activar el permiso del formulario SEPA

Si tienes privilegios para gestionar usuarios, sigue estos pasos para habilitar el permiso:

Accede a Ajustes.
Selecciona Usuarios.
Ingresa en el perfil del usuario correspondiente.
Dirígete a la sección de Permisos avanzados.
Busca la opción relacionada con Mi oficina.
Marca la casilla correspondiente al Formulario SEPA.

Pantalla de configuración de usuario con varios permisos y opciones avanzadas visibles

Si el permiso estaba desactivado, actívalo y guarda los cambios.

Para asegurarte de que la modificación se refleje correctamente, sigue esta secuencia:

Guardar los cambios realizados.
Cerrar sesión en la plataforma.
Iniciar sesión nuevamente.
Acceder de nuevo a Mi oficina y verificar que el formulario SEPA esté visible y operativo.

Con estos pasos, deberías poder visualizar y utilizar el formulario SEPA sin inconvenientes.

Menú desplegable de permisos en la ficha de usuario dentro de ajustes

Resumen práctico para cambiar el número de cuenta bancaria en Immovilla

Para realizar este trámite de manera eficiente y sin contratiempos, sigue esta guía rápida:

Verifica que tu forma de pago actual sea domiciliación bancaria.
Accede a Mi oficina haciendo clic en el avatar ubicado en la esquina superior derecha.
Abre el apartado del formulario SEPA.
Completa todos los datos solicitados, asegurándote de que el titular coincida con el de la cuenta bancaria.
Selecciona pago recurrente si se trata de una cuota mensual domiciliada.
Acepta las condiciones para continuar.
Descarga el PDF que se genera automáticamente.
Firma el documento, ya sea de forma digital o física.
Sube el formulario firmado en el mismo apartado.
Espera a que se realice la revisión para completar el cambio de cuenta bancaria.

Si el formulario SEPA no aparece, revisa y ajusta los permisos siguiendo la ruta Ajustes > Usuarios > Permisos avanzados.

Con estos pasos, el cambio de domiciliación bancaria en Immovilla se realizará de manera clara, segura y sin complicaciones.

Question 5

Cómo acceder a Inmovilla y gestionar tus datos de acceso

Accepted Answer

Si estás iniciando tu experiencia con Inmovilla, es fundamental comprender desde el principio cómo acceder correctamente al CRM y cuáles son los datos que puedes gestionar de forma autónoma dentro de la plataforma.

El proceso de acceso es sencillo, pero es esencial familiarizarse con el significado de cada campo, entender la información que proporcionamos al crear tu cuenta y distinguir qué modificaciones puedes realizar tú mismo y cuáles requieren la intervención del equipo de soporte.

Pantalla de acceso a Inmovilla con campos de oficina, usuario y contraseña

URL oficial para acceder a Inmovilla

Para ingresar al sistema CRM de Inmovilla, debes dirigirte a la siguiente dirección web:

crm.inmovilla.com

Al acceder, encontrarás la pantalla de inicio de sesión, donde deberás introducir tres datos esenciales para autenticarte correctamente.

Credenciales necesarias para iniciar sesión

Antes de acceder, habrás recibido un correo electrónico con tus credenciales. Los datos imprescindibles para el ingreso son:

Clave de oficina
Usuario
Contraseña

Estos tres elementos conforman la base para acceder al sistema de manera segura.

Opciones de idioma disponibles en la pantalla de acceso

En la parte superior de la pantalla de inicio de sesión, tienes la posibilidad de seleccionar el idioma de la interfaz. Generalmente, las opciones principales se muestran mediante iconos de banderas. Al elegir el idioma que prefieras, la pantalla se actualizará automáticamente al idioma seleccionado.

Por ejemplo, puedes optar por:

Español
Inglés
Portugués

¿Qué es la clave de oficina?

La clave de oficina es un identificador que se asigna de forma predeterminada al crear tu cuenta. Generalmente, se trata de una palabra corta relacionada con el nombre de tu agencia inmobiliaria.

Este valor es establecido por nuestro equipo durante el alta de la cuenta y, aunque es posible solicitar su cambio, no puede ser modificado directamente desde la plataforma por el usuario.

Si deseas modificar la clave de oficina, deberás enviar una solicitud por correo electrónico a soporte@inmovilla.com. Nuestro equipo evaluará la disponibilidad de la clave propuesta y, en caso de que ya esté en uso, no podrá aplicarse.

La clave de oficina no se modifica desde ajustes
El cambio debe solicitarse a soporte
La aprobación depende de la disponibilidad de la nueva clave

Gestión del usuario y la contraseña

A diferencia de la clave de oficina, el usuario y la contraseña pueden ser modificados directamente desde la aplicación, siempre que cuentes con los permisos necesarios (accediendo a Ajustes > Usuarios).

Por defecto, asignamos un usuario inicial, que suele estar vinculado a la oficina, pero este dato es completamente editable y puedes actualizarlo en cualquier momento desde el apartado de ajustes.

Procedimiento para recuperar una contraseña olvidada

Si has olvidado tu contraseña, el proceso para recuperarla es sencillo y está integrado en la pantalla de acceso.

Solo necesitas proporcionar dos datos:

Clave de oficina (tal como se explicó anteriormente).
Usuario

Tras introducir esta información, recibirás un correo electrónico con las instrucciones para restablecer tu contraseña y recuperar el acceso de manera segura.

Formulario de recuperación de acceso con campos de oficina y usuario y botón enviar

Qué encontrarás al ingresar a Inmovilla

Una vez dentro del sistema, accederás al entorno principal del CRM, donde se despliega el panel de control con tus indicadores y funcionalidades clave.

En la esquina superior derecha, verás el avatar del usuario, que actúa como acceso directo a diversas opciones relacionadas con la gestión de tu oficina y tu perfil personal.

Panel principal de Inmovilla con indicadores y menú superior del usuario

Cómo modificar los datos principales de tu oficina

Para actualizar la información general de tu agencia, sigue estos pasos:

Haz clic en el avatar de usuario ubicado en la parte superior derecha.
Selecciona la opción Mi oficina.
Edita los campos disponibles en la configuración.

Desde este panel podrás modificar datos públicos relevantes de la agencia, tales como:

Dirección física de la agencia
Teléfono de contacto
Correo electrónico público

Este correo electrónico público es el que se utiliza, por ejemplo, en las publicaciones y comunicaciones visibles para clientes y usuarios.

Panel lateral de mi oficina con formulario de datos de la agencia

Datos que no pueden modificarse desde la sección Mi oficina

Es importante distinguir entre los datos operativos y los datos administrativos de la agencia.

Mientras que los datos públicos pueden ser ajustados desde Mi oficina, cualquier modificación relacionada con datos de facturación debe gestionarse a través del departamento correspondiente.

Para cambiar los datos de facturación, envía tu solicitud por correo electrónico a facturacion@inmovilla.com.

En resumen:

Datos públicos de la agencia: editables desde Mi oficina.
Datos de facturación: deben solicitarse por email al departamento de facturación.

Cómo actualizar usuario y contraseña desde ajustes

Si necesitas modificar tu nombre de usuario o contraseña, el procedimiento se realiza desde la barra lateral izquierda, en el apartado de Ajustes.

El proceso detallado es el siguiente:

Accede a Ajustes.
Selecciona Usuarios.
Elige el usuario que deseas editar.
Modifica el nombre de usuario si es necesario.
Introduce la nueva contraseña.
Confirma la contraseña.
Guarda los cambios para que se apliquen.

Es fundamental contar con los permisos adecuados para acceder a esta sección y realizar modificaciones.

Listado de usuarios en la sección de ajustes de Inmovilla

Ficha de usuario con campos editables de nombre y contraseña

Importante: pasos para que el cambio de contraseña sea efectivo

Guardar la nueva contraseña es un paso esencial, pero para que el cambio se aplique correctamente, debes:

Cerrar sesión en la plataforma.
Volver a iniciar sesión con la nueva contraseña.

Si no realizas este cierre y nuevo inicio de sesión, podría parecer que el cambio no se ha implementado aún.

Resumen: qué puedes modificar tú y qué debes solicitar

Para evitar confusiones, aquí tienes un resumen claro de las modificaciones que puedes realizar directamente y aquellas que requieren intervención externa:

Usuario: editable desde Ajustes > Usuarios.
Contraseña: editable desde Ajustes > Usuarios.
Datos públicos de oficina: modificables desde Mi oficina.
Clave de oficina: debe solicitarse al equipo de soporte.
Datos de facturación: deben gestionarse a través del área de facturación.

Guía rápida para acceder a Inmovilla

Accede a crm.inmovilla.com.
Introduce tu clave de oficina, usuario y contraseña.
Si lo requieres, cambia el idioma desde la parte superior de la pantalla.
Si has olvidado tu contraseña, utiliza la opción de recuperación proporcionando la clave de oficina y el usuario.
Una vez dentro, utiliza Mi oficina para actualizar los datos públicos de tu agencia.
Para cambiar usuario y contraseña, dirígete a Ajustes > Usuarios.
Tras modificar la contraseña, recuerda cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que los cambios tengan efecto.

Con esta información tendrás un control completo sobre el acceso básico a Inmovilla y sabrás exactamente dónde realizar cada tipo de modificación, evitando perder tiempo en opciones que no corresponden.

Question 6

Dar de alta prospecto desde App

Accepted Answer

¿Cómo podemos dar de alta un prospecto desde la App?

En la aplicación móvil de Inmovilla, contamos con una funcionalidad muy práctica que nos permite dar de alta un prospecto de manera rápida y sencilla directamente desde nuestro dispositivo móvil. Esta opción es especialmente útil para agentes inmobiliarios que se encuentran en el terreno, ya que facilita la captura inmediata de información relevante sin necesidad de regresar a la oficina o usar un ordenador.

Para comenzar, desde el menú principal de la app, seleccionamos la opción de “Dar de alta prospecto”. Al acceder a esta función, se nos presenta un formulario donde debemos introducir los datos básicos del inmueble que queremos registrar. Entre los datos más importantes se encuentra el teléfono de contacto que aparece en el cartel de venta o alquiler, ya que este número será clave para establecer comunicación con el propietario o interesado.

Esta herramienta es especialmente valiosa cuando nos encontramos frente a un edificio o vivienda con un cartel visible de un particular que desea vender o alquilar su propiedad. En lugar de tomar notas a mano o intentar recordar la información, podemos ingresar directamente todos los detalles en la app, asegurándonos de no perder ninguna oportunidad de prospección. De esta manera, la información queda almacenada de forma segura en el sistema y puede ser consultada y gestionada posteriormente desde cualquier dispositivo vinculado a nuestra cuenta.

Por ejemplo, imagina que estás visitando una zona nueva y ves un cartel en la fachada de un piso que está en venta por un particular. Gracias a esta función, solo necesitas abrir la app, seleccionar “Dar de alta prospecto” y registrar rápidamente el número de teléfono y otros datos relevantes del inmueble, como la dirección, características principales, y cualquier observación adicional. Esto facilita el seguimiento posterior y mejora la gestión de contactos y oportunidades.

Además, la app permite adjuntar fotografías del inmueble directamente desde la cámara del móvil, lo que enriquece la información registrada y ayuda a tener una referencia visual clara. Esta característica es fundamental para mantener un registro completo y organizado que facilite la labor comercial y el cierre de operaciones.

Una vez accedamos a la opción de dar de alta prospecto, tendremos que añadir los datos de la vivienda, registrando el teléfono que aparece en el cartel. Este paso es fundamental, ya que nos permitirá contactar directamente con el propietario o anunciante para avanzar en la negociación o concertar una visita.

Registrar correctamente esta información no solo agiliza el proceso comercial, sino que también ayuda a mantener una base de datos actualizada y organizada, lo que es clave para una gestión eficiente de los prospectos y clientes.

En resumen, la función de dar de alta prospectos desde la app de Inmovilla es una herramienta imprescindible para agentes inmobiliarios que buscan optimizar su tiempo y maximizar sus oportunidades de negocio, permitiendo capturar información clave de forma inmediata y desde cualquier lugar.

Question 7

Envío de propiedad por whatsapp e email

Accepted Answer

Envío de propiedad por WhatsApp y email

Esta funcionalidad se distingue de otras opciones porque, al enviar el enlace en modo colaborador, la ficha no mostrará el logotipo de nuestra agencia ni los encabezados, así como tampoco el email y teléfono de la agencia. Esto se debe a que el enlace se envía a un colaborador y no a un cliente final. Por tanto, si deseamos utilizar esta modalidad, debemos seleccionar el enlace para colaborador tanto en WhatsApp como en email. Esta opción se encuentra disponible al copiar el enlace; al desplegar el menú, aparecerá la opción "para colaborador".

Para enviar a través de WhatsApp:

Antes de comenzar, es necesario abrir en el navegador la página https://web.whatsapp.com/

Una vez abierta la plataforma, existen dos maneras de enviar un enlace de propiedad por WhatsApp:

Desde el listado de demandas:

Enviar propiedad desde listado de demandas

Desde la ficha individual de la demanda:

En ambas opciones también está disponible el envío por email. Al seleccionar esta opción, se abrirá automáticamente el cliente de correo con el enlace incluido en el cuerpo del mensaje.

Asociar propiedad al envío de WhatsApp

Al hacer clic en el botón Enviar WhatsApp (si no aparece visible, es posible que debas reducir el zoom de tu pantalla o desplazarte hacia abajo), se mostrará una ventana emergente en la que podrás vincular una propiedad específica:

Además, es posible utilizar parámetros dinámicos para personalizar las plantillas o los mensajes que redactes antes de enviar el WhatsApp, lo que facilita una comunicación más personalizada y eficiente:

Uso de parámetros en plantillas de WhatsApp

¿Cómo asegurarse de que el enlace enviado sea para un colaborador?

Por defecto, el enlace se envía con la información estándar de la agencia, incluyendo logotipo y datos de contacto. Sin embargo, cuando se desea ocultar esta información para compartir con colaboradores, es imprescindible seleccionar la opción correspondiente antes de enviar:

Opción para enviar enlace para colaborador

Envío de propiedad desde el apartado de propiedades

El proceso para enviar una propiedad desde el listado de propiedades es muy similar al envío desde demandas. Accedemos al listado, seleccionamos la propiedad deseada y utilizamos el botón de compartir, eligiendo entre email o WhatsApp:

Al seleccionar el medio de envío, se habilita la opción para decidir si el enlace se envía con los datos del agente responsable de la propiedad o con los datos del usuario que realiza el envío. Esta funcionalidad debe activarse previamente, ya que por defecto el sistema envía la información del gestor asignado a la propiedad:

Para activar esta opción, dirígete a Ajustes > Opciones y marca el permiso correspondiente:

Activación de permiso para selección de datos de envío

Es importante destacar que este permiso es individual y debe estar habilitado para poder utilizar la función. De lo contrario, la opción no estará disponible.

Consideraciones importantes

Al asociar una demanda a un contacto, la opción de mostrar los datos del remitente en la ficha de la propiedad queda deshabilitada. Esta función solo está disponible cuando no hay una demanda vinculada.

Si al enviar la propiedad por email no se encuentra registrado el correo electrónico en la base de datos, el sistema mostrará un aviso informativo y ofrecerá la posibilidad de crear una demanda automática utilizando los datos de la propiedad. Además, podrás incluir los datos del agente que realiza el envío directamente en la ficha de la propiedad:

Question 8

Alta de demanda

Accepted Answer

Cómo crear una demanda en Inmovilla: guía completa con todas las opciones paso a paso

Registrar una demanda en Inmovilla es fundamental para documentar el interés de un cliente potencial en un inmueble o en referencias específicas dentro del catálogo inmobiliario. Esta acción puede realizarse mediante distintos métodos: de forma manual desde el panel principal o el listado de demandas, de manera rápida durante una llamada telefónica, y en ciertos casos, a partir de un lead recibido por correo electrónico.

Seleccionar el método más adecuado desde el inicio garantiza que los datos del contacto, el agente responsable y la referencia consultada queden correctamente vinculados, evitando la duplicidad de información y facilitando una gestión eficiente y ordenada.

¿Qué es una demanda en Inmovilla?

Una demanda es el registro formal que documenta la solicitud o el interés inmobiliario expresado por un cliente. Por ejemplo, cuando un usuario pregunta por una vivienda concreta, contacta con la agencia por teléfono o envía un correo electrónico relacionado con una referencia específica.

Al crear una demanda, es esencial identificar correctamente tanto al contacto como el origen de la consulta. En situaciones donde la demanda se genera desde una llamada telefónica o un lead vinculado a una referencia, Inmovilla permite utilizar dicha referencia como base para agilizar la creación y asegurar la precisión de los datos.

Modalidades para crear una nueva demanda

Inmovilla ofrece múltiples vías para dar de alta demandas. La elección del método dependerá del momento en que se recibe la consulta y de la información disponible en ese instante.

Crear una demanda desde el botón Crear nuevo

Desde la pantalla principal, existe un acceso directo para crear nuevos elementos, incluyendo demandas. Este método es ideal cuando se necesita abrir una ficha de demanda sin navegar previamente al listado completo.

Accede al Home o pantalla principal.
Haz clic en el botón amarillo Crear nuevo, ubicado en la esquina superior derecha.
Selecciona la opción Demanda en el menú desplegable.
Completa la ficha con toda la información disponible del contacto y la referencia.

Este acceso resulta especialmente útil para registrar consultas nuevas que no se originan a partir de llamadas o correos gestionados dentro de la plataforma.

Crear una demanda desde el apartado Demandas

Otra opción es crear la demanda directamente desde el área específica de demandas, lo cual es recomendable cuando ya se está trabajando en la revisión o administración del listado de solicitudes existentes.

Accede a Demandas desde la barra lateral del sistema.
Pulsa el botón Nueva demanda, situado en la parte superior derecha.
Rellena todos los campos de la ficha con la información pertinente.
Guarda la demanda una vez verificados los datos.

Este método abre una ficha en blanco, por lo que se requiere introducir manualmente toda la información necesaria.

Crear una demanda durante una llamada telefónica

La creación de una demanda a partir de una llamada es una de las formas más rápidas y eficientes para registrar el interés de un cliente que contacta directamente con la agencia. Es especialmente apropiada para consultas presenciales o telefónicas relacionadas con una propiedad específica.

El proceso comienza desde el botón de llamada ubicado en la parte superior del panel de la inmobiliaria. Desde allí se introducen los datos esenciales del contacto y se define el tipo de llamada.

Accede a la opción de Llamada.
Introduce el nombre y los apellidos del interesado.
Proporciona un medio de contacto, ya sea teléfono o email.
Verifica el agente asignado para la gestión de la demanda.
En el campo Tipo de llamada, selecciona Nueva demanda.
Busca y selecciona la referencia relacionada con la consulta.
Guarda la información para generar la demanda automáticamente.

Por defecto, el agente asignado corresponde a quien está gestionando la llamada, pero es recomendable confirmarlo antes de guardar para asegurar que la demanda quede correctamente atribuida.

Importancia de seleccionar la referencia adecuada

Al especificar que se trata de una nueva demanda, se activa un buscador de referencias que permite asociar la demanda directamente con el inmueble o referencia consultada. Este paso es crucial para crear una ficha precisa y evitar comenzar desde cero.

Por ejemplo, si un cliente visita la oficina preguntando por una vivienda en particular, registrar la llamada con esa referencia facilita la creación inmediata de la demanda vinculada a esa propiedad específica.

Crear una demanda a partir de un lead recibido por email

Cuando se recibe un lead por correo electrónico y no está activada la creación automática de demandas, es posible generar la demanda directamente desde el lead.

Abre el correo o lead recibido en Inmovilla.
Selecciona la opción Crear contacto desde email.
Verifica y corrige, si es necesario, los datos del remitente.
Asocia la referencia vinculada a la consulta, si corresponde.
Genera la demanda con la información recopilada.

Este flujo es similar al de la llamada telefónica: si el contacto no está registrado, la plataforma permite darlo de alta utilizando la información disponible y asociar la demanda a la referencia que motivó el contacto.

Cómo activar la creación automática de demandas

Para optimizar el proceso y reducir la carga manual, Inmovilla ofrece la posibilidad de configurar la creación automática de demandas a partir de los leads recibidos por la inmobiliaria. Esta función es especialmente útil cuando la agencia recibe consultas de forma recurrente y desea agilizar su gestión.

La configuración se realiza en el área de automatización siguiendo estos pasos:

Accede a Ajustes.
Dirígete a la sección Opciones.
Localiza el apartado de Automatización.
Activa la opción de creación automática de demandas para los leads entrantes.

Antes de habilitar esta automatización, es recomendable verificar que los leads recibidos contengan datos completos y referencias correctamente identificadas, garantizando que las demandas generadas automáticamente sean precisas y útiles para la gestión posterior.

¿Qué método conviene utilizar en cada situación?

Método Cuándo utilizarlo Ventaja principal Crear nuevo desde Home Para registrar una demanda desde cero, sin datos previos. Acceso rápido e inmediato desde la pantalla principal. Nueva demanda desde Demandas Cuando se está gestionando el listado de solicitudes activas. Permite una administración centralizada y ordenada. Desde llamada Cuando el cliente contacta por teléfono o visita la oficina. Asocia la consulta a una referencia de forma ágil y directa. Desde email o lead Cuando la consulta llega por correo y no se crea automáticamente. Aprovecha los datos ya recibidos para agilizar el alta. Creación automática Cuando se reciben leads de forma habitual y constante. Minimiza el trabajo manual y mejora la eficiencia.

Datos clave a revisar antes de guardar una demanda

Un registro de demanda completo y correcto facilita el seguimiento y la gestión posterior. Antes de finalizar el alta, es fundamental revisar cuidadosamente los siguientes datos:

Nombre y apellidos: para identificar claramente al interesado.
Teléfono y email: garantizan vías de contacto efectivas.
Agente asignado: confirma quién será responsable de gestionar la demanda.
Tipo de llamada: asegúrate de seleccionar Nueva demanda si se está registrando desde una llamada.
Referencia consultada: vincula la demanda con el inmueble que ha generado el interés.

Errores comunes al crear demandas y cómo evitarlos

No seleccionar “Nueva demanda” durante el registro de llamada

Si no se establece el tipo de llamada como “Nueva demanda”, el sistema no activará el flujo específico para crear y asociar correctamente la demanda. Verifica siempre esta selección antes de continuar.

Omitir la referencia del inmueble consultado

La referencia es un dato crítico cuando el contacto pregunta por una propiedad concreta. Sin ella, la demanda no podrá generarse tomando como base el inmueble que originó la consulta, lo que dificulta su seguimiento.

Dejar datos de contacto incompletos

Siempre que sea posible, registra al menos un teléfono o correo electrónico, además del nombre completo. Esto evita que la demanda quede sin una vía clara para retomar el contacto con el cliente.

No revisar el agente asignado

El sistema asigna por defecto al agente que gestiona la llamada. Si otro profesional debe encargarse de la demanda, es fundamental ajustar esta información antes de guardar para asegurar una correcta asignación.

Resumen: la forma más rápida y eficiente de dar de alta una demanda

Para consultas puntuales, la creación manual desde Crear nuevo o desde el apartado Demandas es adecuada y accesible. Cuando el cliente realiza una llamada o visita la oficina preguntando por una referencia específica, registrar la demanda desde la opción Llamada permite un proceso más ágil y preciso.

En agencias que gestionan un volumen regular de leads, la creación automática de demandas mediante la configuración en el área de Automatización es la alternativa más eficiente, siempre que los datos de contacto y referencias estén correctamente integrados desde el origen.

Question 9

Agenda en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo utilizar la agenda de Inmovilla para gestionar citas, tareas y seguimientos de manera eficiente

La agenda de Inmovilla se posiciona como el núcleo central para la organización diaria de agentes y equipos inmobiliarios. Esta herramienta integral permite registrar, consultar y gestionar citas, visitas, llamadas pendientes, notas y seguimientos desde una única interfaz intuitiva. Una configuración óptima de la agenda facilita la priorización de actividades comerciales, minimiza el riesgo de olvidos y proporciona una visión clara y actualizada tanto de la actividad individual como, cuando los permisos lo permiten, de la labor de otros agentes dentro del equipo.

En esta guía detallada, encontrará instrucciones prácticas para maximizar el aprovechamiento de la agenda de Inmovilla: desde seleccionar la vista más adecuada, aplicar filtros precisos, crear y gestionar tareas, hasta coordinar de forma efectiva la actividad colectiva del equipo.

Qué tipos de actividades se deben registrar en la agenda de Inmovilla

La agenda debe ir más allá del simple registro de visitas a inmuebles. Su verdadero potencial se despliega cuando se utiliza para centralizar todos los compromisos comerciales y operativos que requieren seguimiento o acción posterior.

Citas y visitas: reuniones con propietarios, compradores, inquilinos y colaboradores clave.
Llamadas de seguimiento: contactos programados para realizar en fechas específicas, asegurando el mantenimiento de relaciones y oportunidades.
Tareas comerciales: acciones vinculadas a demandas, inmuebles o oportunidades concretas que requieren seguimiento activo.
Recordatorios: gestiones internas, documentación pendiente o trámites relevantes que deben quedar registrados dentro del CRM para evitar pérdidas de información.
Notas y anotaciones: información contextual que enriquece la planificación diaria y facilita la toma de decisiones.

El objetivo fundamental es que la agenda actúe como la fuente única y confiable para conocer qué debe realizarse, cuándo y por quién. Evitar la dispersión de tareas en múltiples canales es crucial para garantizar un seguimiento riguroso y evitar que acciones importantes queden sin atender.

Acceso y personalización de la vista de agenda

El acceso a la Agenda se encuentra convenientemente ubicado en la barra lateral izquierda de Inmovilla. Una vez dentro, es recomendable adaptar la visualización para que se ajuste a las necesidades y estilo de trabajo de cada usuario.

La plataforma ofrece flexibilidad para cambiar entre vistas diarias, semanales y mensuales, además de una vista comparativa diseñada para supervisar la carga de trabajo del equipo comercial.

Selección entre vista diaria, semanal o mensual

Vista diaria: ideal para focalizarse en las tareas inmediatas, organizar el día con precisión y gestionar horarios detalladamente.
Vista semanal: facilita la distribución equilibrada de visitas, llamadas y seguimientos a corto plazo, optimizando la planificación semanal.
Vista mensual: permite identificar semanas con alta carga, planificar campañas estratégicas y revisar compromisos futuros con antelación.
Vista comparativa comercial: presenta la agenda en formato de columnas por agente, disponible en vista diaria, ideal para coordinadores que necesitan monitorizar y redistribuir la actividad del equipo.

Es importante considerar que la vista comparativa puede requerir un tiempo de carga mayor debido a la consolidación de múltiples agendas, pero su utilidad para la gestión y coordinación del equipo es indiscutible.

Agenda de Imovilla con calendario y filtros en la parte superior

Los filtros situados en la parte superior permiten adaptar la visualización del calendario para centrarse exclusivamente en la actividad relevante en cada momento.

Guardar la configuración personalizada de la agenda

En la parte derecha del panel de control de la agenda, encontrará un icono de candado que permite definir si Inmovilla debe recordar las preferencias y filtros aplicados al volver a ingresar.

Candado activado: mantiene la configuración actual, incluyendo la vista seleccionada, agentes visibles y tipos de tareas filtradas.
Candado desactivado: impide que estas preferencias se guarden como configuración predeterminada, facilitando la flexibilidad en consultas variadas.

Para agentes que trabajan principalmente con sus propias tareas activas, guardar esta configuración habitual reduce pasos y optimiza el flujo de trabajo diario. En contraste, para usuarios que revisan múltiples agendas o periodos, puede resultar más conveniente no fijar una configuración estándar.

Cómo aplicar filtros efectivos en la agenda de Inmovilla

Los filtros son herramientas esenciales para transformar una agenda con gran volumen de información en una lista manejable y focalizada en las acciones prioritarias. Antes de modificar la visualización, es fundamental definir claramente qué tipo de actividad se desea analizar: propia, del equipo, tareas manuales o seguimientos destacados.

Filtrado por agente

Por defecto, la agenda muestra la información asociada al usuario que ha iniciado sesión. No obstante, si el perfil cuenta con los permisos adecuados, es posible acceder a las agendas de otros agentes.

Este filtro es especialmente útil en dos contextos:

Trabajo individual: permite centrarse en las tareas propias para una ejecución eficiente del día a día.
Gestión de equipo: facilita la supervisión y coordinación de las actividades de uno o varios agentes, optimizando la asignación de visitas y seguimientos.

La visibilidad sobre las tareas y seguimientos de otros agentes está condicionada por los permisos establecidos para cada usuario, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.

Filtrado por etiquetas e importancia

Las etiquetas son una herramienta poderosa para categorizar seguimientos según criterios definidos por la agencia, tales como prioridades, tipos de contacto o fases del proceso comercial.

Aplicar filtros por etiquetas permite visualizar únicamente las anotaciones que comparten una clasificación específica, siempre que el equipo mantenga una aplicación coherente y uniforme de las mismas. Sin esta consistencia, el filtro pierde eficacia y puede generar confusión.

Menú de etiquetas abierto sobre los filtros de la agenda de Imovilla

Las etiquetas permiten segmentar seguimientos según prioridades o criterios establecidos, facilitando una gestión más ordenada y eficiente.

Filtrar por tipo y estado de seguimiento

La agenda ofrece opciones para ajustar la visibilidad de diferentes tipos de registros, entre los que destacan:

Tareas activas: acciones pendientes que requieren atención inmediata.
Tareas finalizadas: registros de actividades completadas que permiten revisar el trabajo realizado.
Tareas automáticas: registros generados automáticamente, como los vinculados a la creación de demandas o procesos internos.
Notas: anotaciones informativas que aportan contexto pero que pueden no implicar una acción directa.

Para la revisión diaria, es recomendable mostrar principalmente las tareas activas y ocultar las automáticas o notas si estas generan distracciones visuales. En análisis históricos o informes, incluir tareas finalizadas y notas puede aportar una visión más completa.

Excluir días no laborables de la visualización

Si la operativa habitual de la oficina no contempla actividad durante fines de semana, es posible excluir sábados y domingos de la vista de agenda. Esta configuración ofrece un calendario más limpio y enfocado en los días laborales, mejorando la legibilidad y gestión del tiempo.

No obstante, es fundamental ajustar esta opción a la realidad específica de cada negocio, ya que en algunos casos se programan visitas y actividades durante el fin de semana, y excluir esos días podría ocultar compromisos relevantes.

Interpretación de los colores en los seguimientos

Los seguimientos se distinguen mediante un sistema de colores que facilita la identificación rápida de cada tipo de anotación o estado. Sin embargo, el significado exacto de estos colores depende de la configuración personalizada en los listados de Inmovilla.

Por ello, es imprescindible no asumir interpretaciones generales sin antes consultar la configuración vigente en la cuenta. Contar con una nomenclatura clara y compartida por todo el equipo permite reconocer de inmediato las acciones que requieren atención prioritaria.

Creación ágil de tareas o seguimientos desde la agenda

La agenda permite registrar nuevas tareas directamente desde el calendario, ofreciendo una manera rápida y eficiente de programar seguimientos en el momento en que surgen necesidades.

Seleccione el día específico en el calendario donde desea añadir la tarea.
Haga clic en el botón más que aparece para crear una tarea en esa fecha, o utilice la opción de añadir tareas situada en la parte superior derecha.
Complete los datos necesarios en el formulario de creación de seguimiento que se abrirá.
Guarde la tarea para incorporarla inmediatamente a la agenda.

Es recomendable revisar detenidamente la fecha, el agente responsable y la información complementaria antes de guardar, para asegurar que la acción quede correctamente definida y sea fácilmente entendible en el momento de su ejecución.

Ventana de creación de seguimiento abierta sobre la agenda de Imovilla

El formulario de seguimiento integrado en la agenda facilita la programación rápida y precisa de nuevas tareas.

Consulta y gestión de tareas pendientes y seguimientos

Desde el menú de Más acciones en la agenda, los usuarios pueden refrescar la información, acceder a las tareas pendientes, gestionar seguimientos y exportar los datos disponibles para análisis externos o informes.

Vista especializada de tareas pendientes

Las tareas pendientes, aunque vinculadas al calendario, se presentan en una visualización tipo embudo que facilita la identificación de agrupaciones, bloqueos o acumulaciones. Esta perspectiva es especialmente útil para realizar revisiones al inicio o al cierre de la jornada, permitiendo priorizar las acciones que aún requieren atención.

Acceso directo al módulo de seguimientos

La opción de seguimientos conduce a un apartado específico donde se centralizan estos registros, ideal para quienes necesitan consultar el historial completo o información detallada más allá del marco temporal del calendario.

Exportación de datos de la agenda

La funcionalidad de exportación permite extraer los seguimientos y anotaciones registrados, facilitando su análisis externo o la generación de reportes. Se recomienda aplicar previamente filtros adecuados para que la exportación contenga únicamente la información relevante, evitando la inclusión de datos innecesarios.

Por ejemplo, es posible filtrar por agente, período o tipo de tarea antes de generar el archivo de exportación, optimizando así la utilidad del documento resultante.

Sincronización de Inmovilla con Google Calendar

Inmovilla ofrece la posibilidad de vincular su agenda con Google Calendar a través de los ajustes individuales de cada usuario. Esta integración se realiza mediante las cuentas de correo de G Suite configuradas para el usuario.

Antes de activar esta sincronización, es fundamental verificar qué calendario y cuenta de Google se utilizarán, para evitar confusiones o pérdida de información al trabajar con agendas diferentes o descoordinadas.

Buenas prácticas para mantener una agenda inmobiliaria organizada y efectiva

El verdadero valor de la agenda se maximiza cuando se acompaña de una rutina disciplinada y un uso coherente por parte de todo el equipo. No basta con crear numerosas tareas; es imprescindible mantenerlas actualizadas y garantizar que todos los miembros interpreten la información de manera uniforme.

Registre cada acción inmediatamente tras acordarla: evite posponer la anotación de visitas, llamadas o compromisos para no perder información crítica.
Establezca etiquetas comunes y uniformes: definir y consensuar el significado de las etiquetas evita clasificaciones inconsistentes y mejora la comunicación interna.
Priorice la revisión de tareas activas: focalizarse en lo pendiente es la manera más eficaz de avanzar en la ejecución diaria.
Realice revisiones regulares y sistemáticas de la agenda: un control diario evita la acumulación de pendientes y facilita la planificación.
Utilice la vista comparativa con objetivos claros: es una herramienta valiosa para la coordinación, pero puede no ser la más adecuada para el trabajo individual.
Ajuste los filtros según su rol y responsabilidades: un agente, un responsable comercial y un coordinador no necesitan visualizar exactamente la misma información.

Errores comunes en la gestión de tareas con Inmovilla y cómo evitarlos

Omitir llamadas y recordatorios en la agenda

Registrar únicamente las visitas distorsiona la verdadera carga de trabajo. Es fundamental anotar también llamadas, seguimientos y gestiones para mantener un control completo y evitar depender exclusivamente de la memoria.

Mostrar todas las tareas sin aplicar filtros

Incluir tareas finalizadas, automáticas, notas y actividades de múltiples agentes sin filtrar puede generar saturación visual y dificultar la lectura. Aplicar filtros no elimina información, sino que la organiza para que sea accesible y útil según el objetivo del usuario.

No revisar correctamente los permisos de usuario

La capacidad para visualizar tareas y seguimientos de otros agentes depende de los permisos asignados. Si una agenda o función esperada no está disponible, es recomendable verificar la configuración de permisos antes de asumir que falta información.

Utilizar etiquetas sin criterios claros y consensuados

Las etiquetas solo aportan valor si se aplican de forma consistente y con un significado compartido. Establecer normas sencillas y uniformes mejora la calidad del filtrado y fortalece la coordinación interna.

Resumen: una agenda configurada para optimizar la toma de decisiones diarias

La agenda de Inmovilla es una herramienta esencial para centralizar la gestión de citas, visitas, tareas y seguimientos, transformando la actividad comercial en una planificación visible, organizada y manejable. El éxito radica en registrar cada compromiso con precisión, seleccionar la vista adecuada, filtrar la información relevante y realizar revisiones periódicas de las tareas pendientes.

Una configuración sencilla, que incluya filtros guardados, etiquetas coherentes y una revisión diaria enfocada en las acciones activas, convierte la agenda en un instrumento estratégico para la ejecución efectiva y no simplemente en un calendario de consulta.

Question 10

Portales con pasarela directa en Inmovilla

Accepted Answer

Portales inmobiliarios compatibles con Inmovilla: listado completo y modalidades de publicación

Inmovilla ofrece una avanzada pasarela de publicación que permite difundir inmuebles en un total de 83 portales inmobiliarios integrados en su plataforma. Las opciones se clasifican en tres categorías principales: portales premium, freemium y gratuitos, cada una con características y condiciones específicas.

Comprender las diferencias entre estas modalidades es fundamental para que las agencias inmobiliarias puedan tomar decisiones informadas sobre dónde publicar sus propiedades, qué gestiones pueden realizar directamente desde Inmovilla y cuándo es necesario establecer una contratación o comunicación directa con cada portal.

Funcionamiento de la publicación en portales a través de Inmovilla

La pasarela de publicación de Inmovilla facilita el envío ágil y centralizado de anuncios inmobiliarios a los portales disponibles en la plataforma. Sin embargo, el proceso de activación y gestión varía según el modelo comercial de cada portal:

Portales premium: se trata de plataformas de pago que requieren una contratación previa y directa con el portal antes de poder utilizar la pasarela.
Portales freemium: ofrecen una modalidad gratuita que puede activarse desde Inmovilla, mientras que las opciones de pago deben gestionarse directamente con el portal correspondiente.
Portales gratuitos: permiten realizar el alta y comenzar a publicar inmuebles directamente desde Inmovilla, sin necesidad de contratos adicionales.

Antes de activar cualquier canal, es recomendable analizar el tipo de inmueble a promocionar, el mercado geográfico objetivo de la agencia y las condiciones comerciales específicas de cada portal para optimizar el retorno de la inversión y la visibilidad.

Portales premium disponibles en Inmovilla

Los portales premium son plataformas de pago que requieren una contratación directa con el proveedor antes de poder utilizar la pasarela de Inmovilla para la publicación de anuncios.

Actualmente, Inmovilla integra un listado de 41 portales premium, entre los que destacan:

idealista
A Place in the Sun
Api.cat
Aquimicasa
Arkadia
Casa Portugal
Custo Justo
Domaza
Fotocasa
Globaliza
Green-Acres
HáTudo
HispaCasas
Hogaria.net
HomeOverSeas
Immovario
Imovirtual
Imovirtual Primary Market
Indomio
Kyero
Live on Riviera
LuxuryEstate PT
Maresme
Mer et Demeures
Miracasa
MisOficinas.es
MoveAgain
Pisos.com
PisosAd
PisosenCantabria.es
PisosEnElche
Rightmove
SingularesS
Spainhouse
Supercasa/CasaSapo
Terrenos.es
ThinkSpain
Tranio
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Cuándo optar por portales premium

Esta categoría es ideal para agencias que ya mantienen una relación contractual activa con el portal o que desean incorporar canales de alta visibilidad y alcance internacional a su estrategia de captación y comercialización. La integración mediante Inmovilla simplifica la distribución y actualización de anuncios una vez establecida la relación comercial.

Portales freemium compatibles con Inmovilla

Los portales freemium combinan funcionalidades gratuitas con opciones premium de pago. La activación inicial para la modalidad gratuita se realiza cómodamente desde Inmovilla, mientras que para acceder a servicios adicionales o modos de publicación de pago es necesario contactar directamente con el portal.

Actualmente, Inmovilla cuenta con 18 portales freemium integrados, entre los cuales se encuentran:

1001Portales
Casa Certa
cocampo
CoStar
Creditocasa
GlobImmo
Habitar Portugal
JamesEdition
LuxuryEstate
NovaEstate API
Properstar
Quatru
TheBarcelona Real Estate
TodoPisos
Trovimap
UrbaMarkt
UrbanHouses
Vivados

Consideraciones clave para portales freemium

Verifique detalladamente qué prestaciones están incluidas en la modalidad gratuita.
Consulte si el portal ofrece servicios adicionales de visibilidad o publicación mediante pago.
Contacte directamente con el portal para ampliar o modificar las condiciones de uso si es necesario.
Mantenga siempre actualizada la información y el material gráfico de cada inmueble antes de activar su difusión.

Esta modalidad es especialmente útil para ampliar el alcance de la cartera inmobiliaria sin incurrir en costes iniciales o procesos contractuales complejos.

Portales inmobiliarios gratuitos en Inmovilla

Los portales gratuitos permiten a las agencias realizar el alta y comenzar a publicar sus inmuebles directamente desde Inmovilla, sin necesidad de contratos previos ni costes adicionales.

La pasarela integra un total de 24 portales gratuitos, entre ellos:

BolsaDePisos
BuscaInmobiliarias
CasiNuevo
CostaNova
Doopla
DuplexPisos
Facilitea Casa
fincalista
GranManzana
InmoMap
Jubenial
Listanza
MadridVivienda
NovaEstate
PisoCasas
PonLocal Ponferrada
SoloCasa
Tuad
VaDeVender
VenderYa
Vivegreen
Vizzit
WallaPisos
YPisos

Guía para seleccionar los portales ideales para publicar tus inmuebles

Publicar en un gran número de portales no reemplaza una estrategia cuidadosamente diseñada. La selección debe fundamentarse en la tipología de la cartera inmobiliaria y en los canales que mejor se adapten a sus características y objetivos.

Identifique el tipo de portal: diferencie claramente entre portales premium, freemium y gratuitos antes de proceder con el alta.
Revise las contrataciones vigentes: si la agencia ya dispone de acuerdos con portales premium, valore su activación a través de la pasarela.
Aproveche las altas gratuitas: los portales gratuitos y las modalidades sin coste de los freemium son excelentes para ampliar la difusión sin costes adicionales.
Considere el destino del inmueble: seleccione portales orientados a mercados locales, nacionales o internacionales según corresponda.
Verifique la publicación: tras el alta, asegúrese de que los anuncios, imágenes y datos se están transmitiendo correctamente a cada portal.
Mantenga la información actualizada: actualice regularmente el precio, la disponibilidad, las características y el material gráfico para evitar anuncios obsoletos.

Errores frecuentes a evitar al activar portales inmobiliarios

Confundir la pasarela de publicación con la contratación: la disponibilidad de un portal en Inmovilla no exime de cumplir con las condiciones comerciales propias de los portales premium.
Asumir que un portal freemium es completamente gratuito: la activación inicial puede ser gratuita, pero los servicios avanzados suelen requerir contratación adicional.
No diferenciar entre NovaEstate y NovaEstate API: ambos aparecen como opciones distintas en las categorías gratuita y freemium y tienen condiciones específicas.
Activar canales sin evaluar la adecuación de la cartera: priorice portales que se ajusten al perfil del inmueble y al mercado objetivo para maximizar resultados.
Olvidar verificar actualizaciones periódicas: la disponibilidad y condiciones de los portales pueden variar con el tiempo, por lo que es necesario revisar regularmente.

Resumen del listado de portales en Inmovilla

La pasarela de publicación de Inmovilla integra en total 83 portales inmobiliarios, distribuidos en 41 portales premium, 18 freemium y 24 gratuitos. Los portales premium requieren una contratación directa previa; los freemium permiten una alta gratuita desde Inmovilla para su modalidad sin coste, con servicios avanzados gestionados directamente con el portal; y los gratuitos pueden activarse y gestionarse íntegramente desde la plataforma.

Este listado refleja la información vigente a agosto de 2026 y está sujeto a actualizaciones periódicas. Para confirmar las condiciones de alta, disponibilidad o requisitos específicos de cualquier portal, recomendamos consultar la información más reciente disponible en Inmovilla.

Question 11

Correo en Inmovilla

Accepted Answer

Guía completa del correo en Inmovilla: gestión integral de leads, bandejas y envíos

El sistema de correo integrado en Inmovilla centraliza y optimiza toda la comunicación de una agencia inmobiliaria. Desde la recepción de leads procedentes de portales inmobiliarios hasta la gestión de mensajes dirigidos a propietarios, demandas, contactos y colaboradores, esta herramienta facilita un control exhaustivo y eficiente. Con una configuración adecuada, permite identificar con precisión el origen de cada consulta, asignarla automáticamente a los comerciales correspondientes y mantener un seguimiento constante dentro del CRM.

Funciona como un gestor de correo completamente integrado en la plataforma. Se accede fácilmente desde la opción Correo en la barra lateral, donde se notifican los mensajes pendientes de lectura para garantizar una atención rápida y organizada.

Funciones clave del correo de Inmovilla

La bandeja de correo está diseñada para que el equipo comercial pueda gestionar toda su comunicación sin salir de Inmovilla. Más allá de la simple recepción y envío de emails, ofrece herramientas avanzadas para clasificar conversaciones y actuar sobre cada mensaje de forma ágil y eficaz.

• Consultar de manera centralizada los mensajes recibidos, enviados y aquellos que aún no han sido leídos.
• Acceder a una bandeja específica para leads, facilitando la gestión focalizada de nuevas oportunidades.
• Archivar, eliminar, marcar como leído o no leído, y aplicar etiquetas personalizadas para una organización precisa.
• Transferir conversaciones a otros usuarios con la posibilidad de añadir comentarios internos para contextualizar la asignación.
• Posponer mensajes para retomarlos en una fecha posterior, optimizando el seguimiento y la priorización.
• Programar envíos de correos para fechas y horas específicas, adaptándose a la estrategia comercial.
• Filtrar mensajes por fecha, usuario y otros criterios avanzados para una búsqueda eficiente.
• Consultar correos corporativos de oficina, siempre que el usuario disponga de los permisos necesarios.

Este enfoque integral elimina la dependencia de cuentas de correo externas y evita la dispersión de leads en múltiples herramientas, garantizando un flujo de trabajo más coherente y productivo.

Direcciones internas de correo: oficina y agentes

Es importante destacar que, aunque la dirección interna del correo pueda mostrarse con un formato técnico poco amigable (por ejemplo, i.crminmovilla.413@inmovilla.com), el destinatario final recibe un correo con una dirección pública y profesional, como soporte@inmovilla.com, gracias a un sistema de enmascaramiento inteligente.

Inmovilla genera automáticamente direcciones internas tanto para la oficina central como para cada agente comercial. La dirección de oficina se identifica mediante el código único de la agencia, mientras que la dirección individual incorpora el ID Email asignado a cada usuario.

El identificador de cada agente puede consultarse en Ajustes > Usuarios, accediendo a la ficha correspondiente, donde se visualiza el campo ID Email que forma parte de su dirección interna.

Para que un agente pueda utilizar esta dirección interna y recibir correos, es imprescindible que haya iniciado sesión con sus credenciales al menos una vez. Hasta que no lo haga, su correo interno permanecerá inactivo.

Configuración del remitente: correo de oficina o del agente

La agencia tiene la flexibilidad de decidir qué dirección aparece como remitente al enviar un correo desde un agente. Esta configuración es crucial para personalizar la comunicación y asegurar que las respuestas se dirijan al comercial adecuado.

Si se activa esta opción, el destinatario verá el correo electrónico registrado en el perfil del usuario, ya que el sistema enmascara la dirección interna para mostrarla con un formato profesional.

Para ajustar esta preferencia, accede a Ajustes > Opciones > General, dentro de las opciones de la aplicación. La opción destinada a mostrar el email del agente reemplaza la dirección general de la oficina por la dirección interna del usuario que envía el mensaje.

• Si la opción está desactivada, los destinatarios visualizarán el email corporativo general de la oficina.
• Si está activada, el remitente será el email del comercial que envía el mensaje, personalizando la comunicación.
• Tras realizar cambios en permisos u opciones, es necesario cerrar sesión y volver a acceder para que la configuración surta efecto.

El acceso a ajustes, opciones y gestión de usuarios está restringido a perfiles con permisos de responsable o administración, garantizando la seguridad y el control.

Organización eficiente de la bandeja de entrada

La bandeja de correo se estructura en múltiples carpetas que segmentan los mensajes según su estado y finalidad, facilitando una gestión ordenada. Entre las carpetas más relevantes se encuentran: Recibidos, Enviados, No leídos, Leads, Reservas, RGPD, Pospuestos, Programados, Spam, Eliminados y Archivados.

Para la actividad diaria del equipo comercial, la bandeja de Leads es especialmente crítica. Aunque los leads pueden aparecer también en la carpeta de recibidos, esta vista específica permite focalizar la revisión y gestión de las solicitudes procedentes de portales inmobiliarios.

Bandeja de correo de Inmovilla con lista de mensajes y etiquetas de colores

Las etiquetas de colores en la bandeja facilitan la priorización y clasificación visual de las solicitudes, mejorando la productividad del equipo.

Al situar el cursor sobre un mensaje en la lista, aparecen acciones rápidas que permiten realizar tareas sin necesidad de abrir cada conversación, optimizando el flujo de trabajo.

• Archivar mensajes ya gestionados para mantener la bandeja limpia.
• Eliminar correos o marcar como spam para un control efectivo del buzón.
• Cambiar el estado entre leído y no leído para organizar la atención pendiente.
• Posponer mensajes para retomarlos en un momento más oportuno.
• Transferir correos a otro comercial con comentarios internos para facilitar la colaboración.
• Consultar elementos relacionados cuando estén disponibles para un contexto adicional.

Asignación de correos a otros usuarios

La funcionalidad de traspaso permite asignar fácilmente una conversación a otro miembro del equipo directamente desde la bandeja. Al seleccionar esta opción, se elige el usuario destinatario y se puede añadir un comentario interno que aporte contexto o instrucciones adicionales.

Todos los mensajes asignados quedan registrados en la sección Ver traspasos, facilitando el seguimiento y la revisión de las responsabilidades dentro del equipo.

Búsqueda y filtrado avanzado de mensajes

En la parte superior de la bandeja se encuentran herramientas de búsqueda y filtros que permiten delimitar los correos por rango de fechas, usuario, estado y otros criterios personalizados. El filtro por usuario es especialmente útil para localizar rápidamente los correos asignados a un comercial o evaluar la actividad individual de cada agente.

Cuando los usuarios cuentan con fotografía o avatar en su ficha, Inmovilla los muestra junto a sus correos filtrados, mejorando la identificación visual. En ausencia de imagen, se emplean sus iniciales para facilitar la distinción entre miembros del equipo.

Gestión de correos corporativos y de agentes

El buzón general de oficina centraliza todas las comunicaciones que llegan a través de la dirección corporativa oficial. El acceso a estos correos está condicionado a un permiso específico que habilita su visualización.

Los usuarios con este permiso pueden activar o desactivar la visualización de los correos de oficina desde la propia bandeja, permitiendo a los comerciales concentrarse exclusivamente en sus mensajes personales o incluir el buzón general para obtener una visión completa de la actividad de la agencia.

Identificación visual del origen de leads procedentes de portales inmobiliarios

Para mejorar la gestión y clasificación de leads, Inmovilla permite mostrar el icono del portal desde el que se origina cada contacto, siempre que dicho medio esté configurado en Listas > Medios. Esta representación visual facilita el reconocimiento inmediato del origen de cada lead dentro de la bandeja.

Esta funcionalidad es especialmente útil para segmentar las solicitudes provenientes de diferentes portales y llevar un control más organizado del proceso de captación digital.

Creación automática de demandas a partir de correos recibidos

Cuando la agencia activa esta opción, los leads que llegan por correo pueden generar automáticamente demandas en Inmovilla, siempre que el mensaje contenga la información necesaria para validar y registrar la solicitud.

• Referencia del inmueble asociada.
• Medio de contacto válido, como email o teléfono.
• Nombre y apellidos completos del cliente interesado.

Las etiquetas aplicadas en la bandeja indican el estado del proceso:

Creada: la demanda se ha generado automáticamente con éxito gracias a la información recibida.
Sin referencia: el lead carece de referencia de inmueble, impidiendo la creación automática de la demanda.
Ya existe: el contacto ya está registrado en la base de datos, evitando duplicidades.

Si la funcionalidad Inbox está habilitada, también puede activarse un calificador de leads que recopila información adicional para evaluar el nivel de interés del contacto, optimizando así la priorización de oportunidades.

Proceso para redactar y enviar correos en Inmovilla

El formulario de redacción es uniforme, ya sea que se inicie desde la bandeja de correo, una ficha de propiedad o una demanda. Al pulsar el botón de Nuevo correo, se abre una ventana integrada para preparar el envío.

Panel de redacción de correo en Inmovilla con campos de destinatario, asunto y contenido

Este panel reúne en un único espacio el listado de destinatarios, adjuntos, plantillas y opciones avanzadas de envío, facilitando la creación de correos completos y personalizados.

Para redactar un correo eficaz, se recomienda seguir estos pasos:

• Pulsa Nuevo correo para abrir el formulario de redacción.
• Añade los destinatarios de forma manual o selecciona directamente desde registros vinculados como demandas, propietarios o contactos.
• Indica si el correo va dirigido a un colaborador; en este caso, el mensaje se enviará sin incorporar el logotipo corporativo.
• Decide si deseas enviar el correo con cabecera corporativa o sin ella, según el tipo de comunicación.
• Adjunta los archivos necesarios para complementar el mensaje.
• Aplica una plantilla prediseñada si quieres partir de un contenido predefinido y ahorrar tiempo.
• Redacta el asunto y el cuerpo del mensaje con claridad y profesionalismo.
• Envía el correo de inmediato o programa su envío para una fecha y hora futuras.

Al seleccionar destinatarios desde Inmovilla, es recomendable verificar que cada contacto quede correctamente incorporado en el campo correspondiente antes de confirmar el envío para evitar errores.

Funciones avanzadas: programar envíos y posponer conversaciones

Las funciones de programación y posposición, aunque distintas, se complementan para mejorar la gestión del flujo de trabajo.

Programar el envío de correos

Una vez redactado el mensaje, puedes seleccionar una fecha y hora específicas para su envío. Los correos programados se almacenan en la bandeja Programados, desde donde se pueden consultar y gestionar fácilmente.

Posponer la revisión de correos recibidos

Desde una conversación abierta, la opción del reloj permite seleccionar cuándo deseas que el mensaje vuelva a aparecer en tu bandeja principal. Tras confirmar la fecha, el correo se mueve a la bandeja de Pospuestos, ayudando a organizar seguimientos sin saturar la bandeja activa.

Esta función es ideal para mantener un control ordenado de los mensajes que requieren atención en momentos posteriores.

Control de consentimiento RGPD antes del envío

Inmovilla incorpora un sistema de alerta para garantizar el cumplimiento del RGPD. Cuando se intenta enviar un correo a un contacto que no ha aceptado explícitamente la recepción de comunicaciones electrónicas, la plataforma muestra un aviso previo, permitiendo al usuario decidir si continúa o cancela el envío.

Este mecanismo aporta un nivel adicional de seguridad y cumplimiento en las comunicaciones con contactos cuya autorización no está registrada.

Rutina recomendada para la gestión eficaz de leads a través del correo

Para mantener un proceso ordenado y eficiente, se recomienda adoptar la siguiente rutina diaria:

• Prioriza la revisión de correos no leídos y nuevos leads en la bandeja específica de Leads.
• Identifica el portal de origen de cada lead cuando esté configurado como medio, utilizando los iconos visuales.
• Verifica que el lead incluya referencia de inmueble y datos de contacto completos para facilitar la creación automática de demandas.
• Consulta las etiquetas que indican si la demanda fue creada automáticamente o si el contacto ya existe en la base de datos.
• Asigna la conversación al comercial adecuado mediante el traspaso cuando sea necesario.
• Posponla para seguimiento en caso de requerir atención posterior.
• Archiva los mensajes resueltos para mantener la bandeja activa limpia y organizada.

Conclusión

El correo de Inmovilla va mucho más allá de un simple sistema de envío y recepción de mensajes. Se trata de una herramienta integral de gestión comercial que centraliza la captación y seguimiento de leads, automatiza la creación de demandas cuando la información es suficiente, distribuye eficazmente las conversaciones entre el equipo y mantiene visibles los seguimientos pendientes.

Una configuración adecuada de usuarios, permisos, direcciones remitentes y buzones corporativos establece una base sólida para que cada correo se gestione de manera eficiente dentro del proceso comercial de la agencia, potenciando la productividad y la calidad del servicio.

Question 12

Plasmic

Accepted Answer

Montar páginas en Plasmic

Por dónde empezar cuando montas una página y qué componente elegir en cada situación. No hace falta saber programar: cada componente tiene además su propia ayuda dentro del editor.

Índice

Conceptos en un minuto
La regla de oro: qué componente elegir
Quiero X → usa Y
Montar una página nueva
Editar un componente ya colocado
Errores frecuentes
Dónde mirar más

1. Conceptos en un minuto

Página — cada URL del sitio (la portada, "Contacto", "Servicios"…). En Plasmic, una página es una pila de componentes de arriba abajo.
Componente — cada bloque que arrastras a la página: un header, una cabecera con foto, una rejilla de propiedades… Los nuestros aparecen en el panel de inserción con nombre propio, como GenericHero o GenericContainer.
Componentes de configuración ("Config. …") — componentes invisibles: no pintan nada, pero activan cosas en todo el sitio (idiomas, monedas, Google Reviews, textos legales…). No los borres: si desaparecen, deja de funcionar lo que gobiernan.
Configuración de la agencia vs. página — algunos contenidos no se guardan en la página sino en la configuración compartida de la agencia. Por eso, cambiar el menú del header o los textos del Hero de portada desde una página lo cambia en todas. Cada componente avisa de esto en su documentación.
Clave de página — algunos componentes (como GenericHero) piden una "clave" al colocarlos: el nombre interno con el que se guardan sus textos y su fondo, para que cada página tenga los suyos sin pisarse con las demás.

2. La regla de oro: qué componente elegir

Cuando vayas a añadir un bloque, sigue este orden. Cuanto más arriba elijas, menos trabajo tendrás después y más consistente quedará el sitio.

1º

¿Existe un componente hecho para esa sección?

Si la sección ya tiene componente propio, úsalo: trae el contenido, el diseño y las traducciones resueltas.

Ejemplos: HeroAboutUs para "Quiénes somos", HeroBlogPost para el blog, ComercialSection para "Nuestro equipo", FeaturedPropertiesSection para propiedades destacadas, TestimonialSection para reseñas, ServicesContainer para servicios.

2º

Si no, usa un componente genérico nuestro

Son las piezas pensadas para montar bloques nuevos:

ComponenteQué hace GenericHeroCabecera con fondo, título y subtítulo propios de cada página (por clave de página). GenericContainerRejilla de datos reales: propiedades, promociones, zonas, testimonios, equipo, FAQs… GenericContainerSlideLo mismo pero en carrusel deslizante. TitleSectionTítulo y subtítulo de sección con el estilo del sitio. StyledBackgroundContenedor de fondo (color del tema, imagen…) para envolver lo que montes a mano. TextInternationalizableTexto libre que se traduce según el idioma del visitante. ImageImagen gestionada desde el CMS, guardada por clave.

3º

Los elementos básicos de Plasmic, solo para rematar

Los box, text e image de Plasmic sirven para espaciar, agrupar o decorar. No los uses para contenido real:

Un text de Plasmic no se traduce: se ve igual en todos los idiomas. Para textos visibles usa TextInternationalizable (salvo nombres propios o teléfonos, que no cambian).
Un box con color a mano no sigue la paleta del sitio: si mañana cambia el diseño, ese bloque se queda descolgado. Usa StyledBackground, que toma los colores del tema.
Una image de Plasmic no se puede cambiar desde el CMS. Con nuestro componente Image, sí.

3. Quiero X → usa Y

Quiero…Usa… Cabecera de portada con buscadorHero Cabecera de una página interior (contacto, servicios…)GenericHero Cabecera de "Quiénes somos" / del blogHeroAboutUs / HeroBlogPost Rejilla de propiedades, zonas, equipo, FAQs…GenericContainer Carrusel de propiedades, testimonios, equipo…GenericContainerSlide Título de sección con el estilo del sitioTitleSection Un párrafo o texto suelto traducibleTextInternationalizable Fondo de color o imagen para un bloque propioStyledBackground Una imagen editable desde el CMSImage Incrustar un widget externo (mapa, reseñas de terceros…)RenderHTML Formulario de contacto con imagenForm with Image Preguntas frecuentesFAQAcordion Botón flotante de WhatsAppWhatsApp Widget

¿No encuentras lo que buscas? El índice completo de componentes (hay más de ochenta) está en la guía de componentes, dentro del propio editor.

4. Montar una página nueva

No necesitas a nadie del equipo técnico: todo se hace desde el editor de Plasmic.

1

Crea la página

Pulsa el selector de páginas (arriba a la izquierda, junto al nombre de la página actual).
Pulsa "Nuevo" y elige "Nueva página".
Escribe un nombre y pulsa "Crear página".

2

Revisa la Ruta URL

Con la página abierta, ve al panel derecho, pestaña "Datos de página". Ahí está la Ruta URL (por ejemplo /test-page):

Es la dirección real con la que se verá la página en la web.
Es la ruta que usarás en el paso 4 para enlazarla desde el menú.

Elige una ruta corta, en minúsculas y descriptiva (/servicios, /contacto…). Puedes cambiarla en ese mismo campo.

3

Monta el contenido

El esqueleto recomendado de cualquier página es:

Header como primer elemento (uno solo por página).
Una cabecera: GenericHero con su clave de página en las interiores; Hero solo en la portada.
Las secciones de contenido, siguiendo la regla de oro.
Footer como último elemento.

4

Enlázala en el menú del header

Para que los visitantes lleguen a la página nueva, añádela al menú de navegación:

Ve a la página HomePage y selecciona el componente Header.
En el panel derecho, abre "Enlace de header y logo" y pulsa editar.
Añade una ruta nueva con:
- Ruta: exactamente la Ruta URL del paso 2 (por ejemplo /test-page).
- Texto por idioma: el nombre del enlace en cada idioma del sitio. Un enlace sin traducción en ningún idioma visible no se muestra.
- Orden y visibilidad: posición en el menú y si se ve o no.
Guarda el modal.

⚠️ El menú es único para todo el sitio. Aunque lo edites desde la HomePage, el enlace nuevo aparece en el header de todas las páginas — no hace falta repetirlo en cada una. Y ojo: el modal no guarda si falta la Ruta inicial (a dónde lleva el logo; normalmente /).

5

Publica

Pulsa "Publish" (arriba a la derecha) para que la página y el menú se vean en la web real. Hasta entonces, los cambios solo existen en el editor.

Dos consejos

Copia antes que crear de cero. Si ya existe una página parecida, duplícala y cambia el contenido: heredas estructura y ajustes que ya funcionan.
Mira la página cambiando de idioma. Antes de darla por buena, cámbiala de idioma en la vista previa: los textos que no cambien están puestos con texto plano y hay que pasarlos a TextInternationalizable.

5. Editar un componente ya colocado

Al hacer clic sobre una sección en el lienzo, muchas veces no se selecciona el componente de verdad, sino el contenedor visual que lo envuelve (una "pila"). El panel derecho muestra entonces opciones de diseño genéricas y no aparecen las propiedades del componente (Tipo de datos, Columnas, filtros…).

Para llegar a las propiedades reales, usa el árbol de capas (Outline):

Abre Outline en la barra lateral izquierda (icono de lista, arriba).
En el árbol, busca la sección que quieres editar (por ejemplo "Latest Properties").
Despliégala y entra en Slot: "children".
Dentro, despliega la pila (por ejemplo "pila vertical").
Haz clic en el componente (por ejemplo GenericContainer).

Ahora el panel derecho muestra sus propiedades de verdad — y su botón Docs → "Ver" con la ayuda del componente.

💡 Vale para cualquier componente anidado. Containers, tarjetas dentro de un carrusel, etc. Si el panel derecho no muestra las opciones que esperas, casi siempre tienes seleccionado el envoltorio y no el componente: míralo en Outline.

6. Errores frecuentes

SíntomaCausa y solución Hacer clic en una sección y no encontrar sus opciones.Tienes seleccionado el envoltorio, no el componente. Búscalo en Outline. Escribir textos con el text normal de Plasmic.No se traducen. Usa TextInternationalizable. Editar el Hero de portada (o el menú del header) creyendo que solo cambia esa página.Esos contenidos viven en la configuración de la agencia: el cambio afecta a todo el sitio. Colocar un GenericHero y no ver ninguna opción.El panel está bloqueado hasta rellenar la Clave de página (el primer campo). Ponle un nombre y se desbloquea el resto. Reutilizar una clave de página que ya usa otra página.Las dos páginas compartirán título y fondo, y se pisarán al editarlas. Cada página, su clave. Cambiar el título de un TitleSection sin saber que es compartido.Los títulos de sección se guardan por sección, no por página: todas las páginas que muestren esa sección lo heredan. Borrar un componente "Config. …" porque "no se ve nada".Son invisibles a propósito; borrarlos rompe lo que configuran (idiomas, monedas, reseñas…). Poner colores a mano.Un color elegido a dedo no cambiará cuando cambie la paleta del sitio. Usa los componentes del tema (StyledBackground, variantes de diseño). Dos Header o dos Footer en la misma página.Uno de cada, al principio y al final.

7. Dónde mirar más

Dentro del editor: cada componente documentado tiene arriba una propiedad Documentación con el botón "📖 Ver documentación", que abre su página de ayuda con todas las propiedades explicadas.
Guía de componentes: índice completo con la descripción de cada componente, accesible desde ese mismo botón.
Si algo no funciona como esperas, puede ser un problema conocido: pregunta al equipo antes de rehacer el bloque.

Question 13

Centro de Ayuda Inmovilla

Accepted Answer

Centro de Ayuda de Inmovilla: soporte integral, formación especializada, novedades actualizadas y gestión de sugerencias

El Centro de Ayuda de Inmovilla es un espacio centralizado diseñado para satisfacer todas las necesidades operativas y formativas de las agencias inmobiliarias que utilizan nuestro CRM. Aquí se concentran recursos clave para resolver incidencias técnicas, capacitar a los usuarios, mantenerse informado sobre las últimas actualizaciones y participar activamente en la mejora continua del producto mediante sugerencias.

Desde esta plataforma, los usuarios pueden contactar con el equipo de soporte, acceder a programas formativos, consultar documentación detallada, revisar las novedades del sistema y seguir los canales oficiales de comunidad. Su propósito fundamental es eliminar la dispersión en la búsqueda de ayuda, facilitando un acceso rápido y eficiente al recurso más adecuado según cada requerimiento.

Ubicación y acceso al Centro de Ayuda en Inmovilla

El Centro de Ayuda se encuentra ubicado en la barra lateral izquierda de la interfaz de Inmovilla, en la parte inferior del menú principal. Al desplegarlo, se presentan las distintas secciones organizadas para optimizar la experiencia del usuario dentro de la agencia inmobiliaria.

Para una utilización eficaz, es recomendable identificar previamente el tipo de asistencia requerida, tales como:

Resolución de problemas técnicos o aclaración de dudas operativas.
Solicitud de asistencia remota para soporte especializado.
Aprendizaje detallado sobre funcionalidades específicas del CRM.
Consulta de cambios recientes y actualizaciones implementadas.
Presentación de propuestas de mejora o votación de sugerencias existentes.
Seguimiento de comunicaciones oficiales y acceso a versiones beta de la plataforma.

Estructura y contenido del Centro de Ayuda

El Centro de Ayuda está cuidadosamente organizado en cinco áreas principales que cubren las necesidades esenciales del día a día en una agencia inmobiliaria: Soporte, Formación, Novedades, Sugerencias y Comunidad. Cada sección está diseñada para ofrecer soluciones específicas y eficientes.

1. Soporte: comunicación directa mediante chat, WhatsApp y asistencia remota

La sección de soporte facilita el contacto inmediato con nuestro equipo de atención al cliente a través de diversos canales, siendo la opción recomendada para la resolución de incidencias, dudas sobre el manejo de herramientas o dificultades operativas dentro del CRM.

Los canales disponibles incluyen:

Guía para seleccionar el canal de soporte adecuado

Utiliza el chat para consultas habituales relacionadas con procesos, configuraciones o funcionalidades.
Prefiere WhatsApp para comunicaciones rápidas o cuando este canal sea más conveniente.
Solicita soporte remoto cuando el problema requiera intervención directa en el equipo o configuración técnica.
Accede a la URL externa de soporte remoto únicamente si no puedes iniciar sesión en Inmovilla.

Formación en Inmovilla: Campus y Academy, recursos complementarios para el aprendizaje

La formación continua es clave no solo para resolver dudas puntuales, sino para maximizar el aprovechamiento de las funcionalidades del CRM y fomentar procesos internos homogéneos y eficientes en la agencia.

El Centro de Ayuda agrupa dos recursos formativos que se complementan entre sí:

Campus de formación

El Campus ofrece cursos estructurados impartidos por Fernando Picado, orientados a proporcionar un conocimiento profundo y sistemático de las distintas áreas y funcionalidades de Inmovilla.

Inmovilla Academy

La Academy reúne una extensa colección de documentos, guías y tutoriales que permiten consultar de forma rápida y precisa el funcionamiento de funcionalidades específicas, ideal para resolver dudas sin necesidad de contactar con soporte.

Recomendaciones para aprovechar ambos recursos:

Consulta la Academy para obtener instrucciones detalladas sobre funciones concretas.
Utiliza el Campus para adquirir una visión integral o para formar a nuevos miembros del equipo.
Dirígete a soporte si la documentación no resuelve problemas específicos o comportamientos particulares de tu cuenta.

Novedades y actualizaciones: mantente informado sobre la evolución del CRM inmobiliario

La sección de Novedades centraliza toda la información referente a las actualizaciones, mejoras y cambios relevantes implementados en Inmovilla. Consultarla periódicamente es fundamental para aprovechar nuevas funcionalidades, entender modificaciones y mantener la operativa de la agencia alineada con las últimas versiones del software.

Se recomienda revisar esta sección especialmente cuando:

Se actualiza alguna pantalla, proceso o función del CRM.
Deseas conocer las mejoras incorporadas para optimizar tu trabajo.
Necesitas informar a tu equipo acerca de cambios que puedan afectar su rutina diaria.
Quieres explorar oportunidades para probar funcionalidades en fase beta.

Gestión de sugerencias: participa en la mejora continua de Inmovilla

La sección de Sugerencias está diseñada para que las agencias puedan proponer mejoras, nuevas funcionalidades o ajustes en la plataforma. Cada propuesta es evaluada por nuestro equipo para determinar su viabilidad e impacto potencial.

Además de enviar tus propias ideas, puedes consultar la lista de deseos y votar las sugerencias presentadas por otras agencias. Los votos son un indicador valioso para priorizar aquellas mejoras con mayor respaldo comunitario.

Panel lateral con una lista de sugerencias y opciones de voto

Recomendaciones para enviar sugerencias efectivas

Una propuesta bien estructurada facilita su valoración y agiliza su posible implementación. Antes de enviar una sugerencia, considera incluir la siguiente información:

Describe claramente el proceso o área que deseas mejorar.
Explica el problema o limitación actual que enfrentas.
Indica el resultado que esperas obtener con la mejora propuesta.
Aporta ejemplos concretos que ayuden a ilustrar el caso.
Revisa previamente la lista de deseos para evitar duplicados.
Participa votando propuestas existentes que también te resulten relevantes.

El voto de la comunidad es fundamental para destacar las necesidades más compartidas y orientar el desarrollo futuro del producto.

Panel lateral con formulario para redactar una sugerencia de mejora

Comunidad Inmovilla: canales oficiales en WhatsApp y Telegram

La sección Comunidad proporciona enlaces directos a los grupos oficiales de WhatsApp y Telegram, donde las agencias pueden mantenerse informadas sobre novedades, comunicados importantes y oportunidades exclusivas.

Estos canales también permiten el acceso temprano a funcionalidades en versión beta, facilitando la participación en pruebas y la aportación de feedback antes de su lanzamiento oficial.

La comunidad es especialmente valiosa para:

Recibir comunicaciones oficiales y actualizaciones en tiempo real.
Conocer cambios que impactan en la operativa diaria de la agencia.
Acceder a funcionalidades en fase de prueba y aportar sugerencias.
Complementar la información disponible en la sección de Novedades del CRM.

Errores comunes al buscar ayuda en Inmovilla y cómo evitarlos

Uso inadecuado de los recursos disponibles

No todas las consultas requieren abrir un ticket técnico. Para dudas relacionadas con el aprendizaje o uso de funciones, es más eficiente comenzar por la Academy o el Campus. En caso de incidencias o problemas de acceso, la prioridad debe ser contactar con soporte.

Solicitar soporte remoto cuando no es necesario

La asistencia remota es una herramienta poderosa para resolver problemas complejos, pero no sustituye la formación ni la consulta de documentación. Para preguntas generales, explorar primero los recursos disponibles puede ahorrar tiempo y agilizar la resolución.

Duplicación de sugerencias

Antes de enviar una propuesta nueva, es fundamental revisar la lista de deseos para evitar duplicidades. Votar propuestas ya existentes concentra el interés y aumenta la probabilidad de que se prioricen.

Ignorar las novedades y actualizaciones

Las mejoras implementadas pueden resolver problemas existentes o añadir funcionalidades valiosas. Consultar regularmente la sección de Novedades y participar en los canales de Comunidad evita perder información clave.

Guía rápida: ¿qué hacer según tu necesidad?

Incidencia o consulta urgente: contacta con Soporte vía chat, WhatsApp o asistencia remota.
Problemas para iniciar sesión: utiliza la alternativa externa de soporte remoto en s.inmovilla.com.
Aprender a utilizar una función: accede a Academy o al Campus de formación.
Conocer cambios recientes: revisa la sección de Novedades.
Proponer una mejora: crea una sugerencia o vota en la lista de deseos.
Recibir comunicaciones y acceder a betas: únete a la Comunidad a través de WhatsApp o Telegram.

Conclusión

El Centro de Ayuda de Inmovilla es una herramienta integral que facilita el acceso a soporte técnico, formación especializada, documentación actualizada, novedades y la participación activa en el desarrollo de la plataforma. Conocer y utilizar eficazmente sus cinco secciones permite a las agencias inmobiliarias optimizar su operativa diaria, resolver dudas con rapidez y aprovechar al máximo las capacidades del CRM.

Question 14

Tareas

Accepted Answer

Cómo gestionar tareas en Inmovilla: guía completa para optimizar el panel de tareas

La herramienta de gestión de tareas de Inmovilla está diseñada para centralizar y organizar todos los seguimientos pendientes en una única vista, priorizada según fechas. Esta funcionalidad es especialmente valiosa para agencias inmobiliarias que requieren un control riguroso sobre las acciones atrasadas, las programadas para el día actual y las planificadas para los días venideros.

En lugar de revisar cada seguimiento de forma aislada, el panel consolida las tareas en un formato visual intuitivo y dinámico. Desde esta interfaz, es posible filtrar, reprogramar, completar, anular y consultar en detalle cada acción vinculada a una propiedad o demanda, facilitando una gestión eficiente y ordenada.

¿Qué es la herramienta de tareas de Inmovilla?

El apartado de tareas constituye un espacio específico dedicado a la revisión y gestión integral de los seguimientos comerciales. Su principal objetivo es optimizar la planificación diaria y garantizar que ninguna acción pendiente quede desatendida.

El acceso se realiza desde la barra lateral izquierda de Inmovilla, justo debajo de la agenda. Al entrar, las tareas se presentan en una vista predeterminada tipo embudo, donde se agrupan según su fecha prevista:

Atrasadas: acciones cuyo plazo ha vencido y aún están pendientes de realización.
Hoy: tareas programadas para la jornada actual.
Mañana: actividades planificadas para el día siguiente.
Próximo: seguimientos previstos para fechas posteriores.

Esta clasificación facilita la identificación inmediata de prioridades. Por ejemplo, una llamada de captación no realizada ayer aparecerá en la columna de tareas atrasadas, mientras que una visita agendada para días futuros se mantendrá en su correspondiente columna.

Panel de tareas con columnas de atrasadas hoy mañana y próximas

La vista tipo embudo segmenta las tareas según la fecha prevista, facilitando una priorización clara y efectiva.

Ventajas de gestionar las tareas desde este panel

La principal ventaja de utilizar el panel de tareas es la visibilidad integral que ofrece. Permite a cualquier agencia inmobiliaria evaluar en cuestión de segundos el volumen total de trabajo pendiente y detectar cuáles acciones requieren atención inmediata.

Además, el panel contribuye a transformar el seguimiento comercial en una rutina organizada y sistemática. En lugar de depender de notas dispersas, recordatorios externos o revisiones manuales, cada tarea queda contextualizada y vinculada dentro del ecosistema de Inmovilla.

Identificación rápida: detecta con facilidad los seguimientos vencidos para actuar sin demoras.
Planificación diaria: prepara la jornada con una visión clara de las tareas previstas para hoy.
Anticipación: permite prever la carga de trabajo para mañana y los días siguientes, facilitando la organización.
Supervisión eficiente: posibilita la monitorización de tareas por comercial, siempre que los permisos de usuario lo permitan.
Gestión simplificada: evita la necesidad de acceder a cada seguimiento para completar acciones sencillas, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Cómo filtrar tareas por comercial, tipo y etiqueta

En la parte superior del panel se encuentran los filtros, herramientas esenciales para segmentar la lista de tareas y focalizar la revisión en la información más relevante en cada momento.

Filtrar por comercial

El filtro por comercial permite visualizar exclusivamente las tareas asignadas a un integrante específico del equipo. Esta función resulta especialmente útil para supervisar el estado de los seguimientos de cada agente, distribuir prioridades de forma equitativa y detectar acumulaciones de tareas.

La visibilidad de las tareas está sujeta a la configuración de permisos de usuario; por tanto, si un usuario no tiene autorización para acceder a ciertos datos, estas tareas no serán visibles a través del filtro.

Filtrar por tipo de seguimiento

Es posible seleccionar tareas según el tipo de seguimiento asociado, lo que facilita concentrarse en una categoría específica de acción comercial antes de abordar otras responsabilidades pendientes.

Filtrar por etiqueta

Las etiquetas funcionan como un sistema de clasificación interna personalizado. Cada agencia puede definir y utilizar etiquetas de acuerdo con sus necesidades operativas, optimizando así el control y la supervisión de las tareas.

Una estrategia efectiva consiste en establecer etiquetas coherentes que diferencien las tareas por prioridad, fase del proceso o necesidad de revisión. Es fundamental que todo el equipo adopte un criterio uniforme para que los filtros sean realmente efectivos.

Actualizar o restablecer filtros

Cuando se aplican múltiples filtros, es recomendable verificar que la vista no esté ocultando tareas relevantes. La opción de actualizar refresca la información mostrada, mientras que la opción de restablecer elimina todos los filtros activos para retornar a la vista general.

Vista embudo o vista tabla: cuándo utilizar cada formato

Inmovilla ofrece dos modos para consultar las tareas: vista embudo y vista tabla.

La vista embudo, predeterminada, agrupa las tareas según su fecha prevista, facilitando la gestión diaria al destacar claramente las tareas atrasadas y las próximas a realizar.

Por otro lado, la vista tabla presenta la información en formato de listado estructurado, similar al apartado de seguimientos. Esta opción es ideal cuando se requiere revisar un gran volumen de tareas de forma ordenada y comparar sus datos en filas.

Utiliza el modo embudo para priorizar, reorganizar y desplazar tareas entre fechas de manera visual e intuitiva.
Emplea el modo tabla cuando necesites un análisis detallado y estructurado de múltiples tareas simultáneamente.

Vista de tabla con filas de tareas y columnas de información

La vista tabla organiza las tareas en un listado detallado para facilitar una revisión exhaustiva y comparativa.

Procedimiento para reprogramar una tarea atrasada

Una de las funcionalidades más prácticas del panel es la posibilidad de mover una tarjeta de una columna a otra, lo que permite reprogramar una tarea pendiente sin necesidad de crearla nuevamente.

Por ejemplo, si una acción aparece en la columna de atrasadas y se va a realizar hoy, puede arrastrarse directamente a la columna “Hoy”. Al hacerlo, Inmovilla solicitará los datos necesarios para concretar la nueva planificación.

Localiza la tarjeta de la tarea pendiente en la columna de atrasadas.
Arrástrala hacia la columna correspondiente a la nueva fecha, como “Hoy” o “Mañana”.
Indica la hora prevista para la realización de la tarea.
Define la duración estimada de la acción.
Confirma el cambio para guardar la nueva programación.

Una vez confirmado, la tarea se mostrará en la columna seleccionada, ayudando a mantener un calendario de trabajo realista y evitando la acumulación indefinida de tareas vencidas.

Ventana de reprogramación de tarea con campos de hora y duración

Al mover una tarea, es posible definir con precisión la hora y duración para una planificación efectiva.

Información clave que muestra cada tarjeta de tarea

Cada tarjeta incluye información esencial para identificar rápidamente la acción sin necesidad de abrir registros adicionales. Entre los datos visibles destacan:

La fecha programada de la tarea.
El tipo de seguimiento asociado.
El elemento relacionado, ya sea una propiedad o una demanda.

Esta contextualización es fundamental para comprender de inmediato sobre qué contacto, inmueble o necesidad comercial se debe actuar.

Acciones disponibles directamente en cada tarjeta

Al posicionar el cursor sobre una tarjeta, se despliegan accesos rápidos para gestionar la tarea, agilizando las operaciones más comunes.

Ver detalle: abre la información completa de la tarea para una revisión exhaustiva.
Anular: permite cancelar la tarea de forma inmediata si ya no es necesaria.
Finalizar: marca la tarea como completada sin necesidad de acceder al apartado de seguimientos.

Completar una tarea en el momento adecuado garantiza que el panel refleje con precisión la carga de trabajo real. Anular tareas innecesarias evita que permanezcan como pendientes que distorsionan la planificación.

Cómo añadir una nueva tarea desde el panel

El panel incluye una opción para crear nuevas tareas, que abre la ventana de creación de un seguimiento dentro de Inmovilla.

Antes de guardar una tarea nueva, es fundamental asegurarse de que incluye una fecha y una planificación adecuadas, para que quede ubicada correctamente en la columna correspondiente y pueda ser atendida puntualmente.

Como recomendación operativa, cada nueva tarea debe corresponder a una acción concreta y específica. Una tarea clara y bien definida facilita su ejecución y cierre, a diferencia de recordatorios genéricos o ambiguos.

Finalización masiva de tareas: uso responsable y recomendaciones

En la parte superior del panel existe una función para finalizar tareas de forma masiva. Esta herramienta está pensada para situaciones en las que se ha acumulado un volumen elevado de pendientes y se requiere poner el panel al día antes de continuar con la operativa habitual.

Esta acción requiere confirmación previa y el cierre se efectúa desde el apartado de seguimientos, accesible mediante un enlace directo.

Se recomienda usar esta función con precaución. Finalizar múltiples tareas simultáneamente puede ser útil para eliminar acumulaciones históricas, pero no debe sustituir una revisión detallada de aquellas acciones que aún sean relevantes.

Recomendaciones antes de realizar un cierre masivo

Revisa cuidadosamente si entre las tareas atrasadas existen contactos, propiedades o demandas que todavía requieran seguimiento.
Reprograma previamente las tareas que deban mantenerse activas para evitar pérdidas de información.
Confirma que las tareas que vas a cerrar ya no necesitan atención adicional.
Utiliza el acceso directo al apartado de seguimientos para ejecutar correctamente el cierre masivo.

Errores comunes al gestionar tareas inmobiliarias y cómo evitarlos

Ignorar la revisión periódica de tareas atrasadas

Una columna de tareas atrasadas cada vez más extensa dificulta la priorización efectiva. La solución no es cerrar todas automáticamente, sino evaluar qué acciones deben realizarse, cuáles reprogramarse y cuáles anularse.

No asignar hora y duración al reprogramar tareas

Al mover una tarea a otra fecha, definir con precisión la hora y duración contribuye a integrarla adecuadamente en la planificación diaria, evitando que se diluya entre otras prioridades.

Olvidar restablecer filtros tras su aplicación

Los filtros son herramientas potentes para el análisis, pero pueden generar la impresión de que faltan tareas si no se restablecen. Si no localizas una tarea esperada, revisa los filtros activos o restablece la vista general.

Uso inconsistente de etiquetas

Las etiquetas aportan un gran valor cuando se aplican con un criterio común y coherente. Si cada usuario etiqueta de manera diferente, la eficacia del filtrado y la supervisión interna se ve comprometida.

No cerrar las tareas una vez completadas

Una tarea terminada que permanece como pendiente afecta negativamente la precisión del panel. Completarla directamente desde su tarjeta mantiene el embudo actualizado y evita duplicidades en el trabajo.

Rutina recomendada para mantener el panel de tareas siempre actualizado

Una gestión constante y ordenada es más eficiente que limpiezas esporádicas de grandes acumulaciones. La siguiente rutina puede servir como referencia para un manejo efectivo:

Inicia la jornada revisando la columna de tareas atrasadas.
Decide para cada tarea si debes finalizarla, anularla o reprogramarla a una fecha posterior.
Organiza mentalmente las tareas previstas para hoy según su urgencia y prioridad.
Consulta las columnas de mañana y próximo para anticipar la carga de trabajo futura.
Aplica filtros por comercial, tipo de seguimiento o etiqueta cuando necesites analizar grupos específicos de tareas.
Finaliza o anula cada tarea en cuanto cambie su estado para mantener el panel actualizado.

Conclusión

El panel de tareas de Inmovilla centraliza los seguimientos pendientes en una interfaz clara y organizada, con columnas diferenciadas para tareas atrasadas, de hoy, mañana y próximas. Su valor reside en facilitar la toma de decisiones rápidas: atender una acción, reprogramarla con hora y duración, completarla, anularla o revisar su detalle.

Para maximizar su utilidad, es fundamental mantener las tareas actualizadas, aplicar filtros con criterio y revisar regularmente las tareas atrasadas. De este modo, el panel se convierte en una herramienta indispensable para organizar y optimizar el seguimiento comercial diario en cualquier agencia inmobiliaria.

Question 15

Círculos en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo utilizar los círculos MLS de Inmovilla para compartir inmuebles entre agencias inmobiliarias

Los círculos MLS de Inmovilla constituyen una plataforma avanzada para establecer redes de colaboración inmobiliaria entre múltiples agencias, facilitando el intercambio de propiedades bajo un conjunto de normas claras y consensuadas. Esta herramienta es especialmente valiosa cuando tres o más agencias desean ampliar su cartera de inmuebles, optimizando la gestión conjunta y definiendo con precisión qué propiedades pueden compartirse y bajo qué condiciones específicas.

A diferencia de los acuerdos bilaterales tradicionales, que se establecen entre dos agencias, los círculos MLS permiten integrar a numerosos miembros dentro de una estructura común. Cada círculo tiene la capacidad de configurar sus propias políticas en cuanto a zonas geográficas, tipos de inmuebles, documentación requerida, criterios de invitación y normas para la publicación en portales inmobiliarios.

¿Qué es un círculo MLS en Inmovilla?

Un círculo MLS es una asociación formal de agencias inmobiliarias diseñada para simplificar y potenciar el intercambio de inmuebles entre sus miembros. Al incorporarse a un círculo, las agencias acceden a un repositorio centralizado donde pueden consultar y gestionar las propiedades compartidas por el resto de participantes, todo dentro del entorno seguro y eficiente de Inmovilla.

La principal ventaja de esta modalidad es la centralización de la colaboración, eliminando la necesidad de gestionar múltiples acuerdos individuales. Así, el círculo establece un marco común que regula la interacción entre todas las agencias involucradas, asegurando coherencia y transparencia.

Diferencias clave entre un círculo MLS y un acuerdo de colaboración

Acuerdo de colaboración: diseñado para relaciones directas entre dos agencias.
Círculo MLS: permite la integración y colaboración simultánea de tres o más agencias.
Reglas unificadas: el círculo consolida todas las condiciones de compartición en una única configuración global.
Gestión centralizada: los administradores pueden supervisar miembros, requisitos y permisos desde un panel de control específico del círculo.

Por tanto, los círculos MLS son especialmente adecuados para redes inmobiliarias locales, agrupaciones profesionales o equipos que operan regularmente dentro de una misma área geográfica, favoreciendo una colaboración eficiente y estructurada.

Tipos de círculos MLS disponibles en Inmovilla

Desde el apartado Círculos, ubicado en la barra lateral izquierda de Inmovilla, las agencias pueden explorar diferentes grupos según su relación con ellos:

Tus círculos MLS: muestra los círculos a los que la agencia ya pertenece y en los que puede operar activamente.
Círculos MLS Top: reúne círculos destacados o reconocidos que están disponibles para solicitar acceso.
Círculos certificados: identifica asociaciones oficiales que cuentan con denominaciones reconocidas y estándares validados.
Nuevos círculos: permite descubrir asociaciones recientemente creadas que pueden ser de interés.

Para la gestión diaria, Tus círculos MLS es la sección fundamental, ya que concentra todas las redes en las que la agencia tiene participación activa y puede interactuar directamente.

Listado de círculos MLS con logotipos de distintas asociaciones inmobiliarias

Este listado permite identificar rápidamente los círculos disponibles y acceder a cada red de colaboración para consultar o gestionar propiedades.

Procedimiento para solicitar acceso a un círculo MLS

Si una agencia identifica un círculo MLS al que desea unirse, puede iniciar la solicitud de acceso directamente desde la ficha informativa del círculo mediante la opción solicitar acceso. Esta solicitud se envía automáticamente por correo electrónico al responsable designado de esa asociación.

La aceptación o rechazo de la incorporación queda a criterio del responsable del círculo, quien evaluará la solicitud conforme a los requisitos establecidos. Es importante destacar que dichos requisitos no siempre se detallan en la pantalla de solicitud, por lo que la comunicación directa con el contacto responsable será necesaria para clarificar las condiciones de ingreso.

Pasos para unirse a un círculo MLS

Acceder al apartado Círculos desde el menú lateral de Inmovilla.
Explorar los círculos disponibles, incluyendo destacados, certificados y recién creados.
Seleccionar el círculo de interés para consultar su ficha informativa.
Utilizar la opción de solicitar acceso para enviar la petición de incorporación.
Esperar la respuesta del responsable del círculo, quien comunicará la resolución y, en su caso, los requisitos adicionales para la incorporación.

Información detallada en la ficha de un círculo MLS

Una vez que la agencia forma parte de un círculo, puede acceder a una ficha completa que proporciona información relevante sobre la actividad del grupo y sus participantes. Esta vista integral facilita el seguimiento de la colaboración sin necesidad de revisar cada propiedad de manera individual.

Tablón e historial de propiedades compartidas

El tablón de anuncios muestra los inmuebles compartidos dentro del círculo, incluyendo comentarios, localidades y posibles avisos pendientes. Es fundamental interpretar esta información con criterio: el historial de compartición no necesariamente se presenta en orden cronológico. Por lo tanto, una propiedad que aparece en primer lugar no implica que sea la más reciente.

Se recomienda utilizar el historial como una referencia global de la actividad, complementando siempre con la revisión detallada de cada inmueble antes de tomar decisiones comerciales estratégicas.

Listado de agencias participantes y área de comentarios

La sección dedicada a las agencias permite identificar a los miembros activos del círculo mediante sus logotipos oficiales. Además, puede incluir un espacio para comentarios o comunicaciones internas, similar a un muro colaborativo, donde las agencias intercambian información y novedades relacionadas con la red.

Indicadores de cartera y visualización geográfica

La ficha también puede integrar indicadores estadísticos sobre la cartera compartida, como las categorías de inmuebles predominantes, junto con un mapa interactivo o visualización geográfica de las propiedades disponibles. Esta información es clave para evaluar si el círculo está alineado con la zona de interés y el perfil de producto que la agencia desea gestionar.

Panel de un círculo con listado de propiedades, gráfico circular y mapa

La ficha del círculo integra inmuebles compartidos, indicadores de cartera y una referencia geográfica para facilitar la toma de decisiones.

Cómo acceder a las propiedades compartidas por otros miembros del círculo

Al incorporarse a un círculo, una agencia puede consultar las propiedades compartidas por las demás agencias dentro del área de propiedades. El listado dispone de un filtro desplegable que permite seleccionar el origen de los inmuebles a visualizar:

Mis propiedades: inmuebles propios de la agencia.
Propiedades de círculos: inmuebles compartidos por los miembros de los círculos MLS en los que participa la agencia.
Propiedades de colaboradores: inmuebles procedentes de colaboraciones externas disponibles en el sistema.

Este filtro es esencial para evitar confusiones entre inventario propio y cartera colaborativa. Antes de gestionar una oportunidad, es recomendable verificar a qué círculo o colaboración pertenece el inmueble y revisar las reglas vigentes que regulan su manejo.

Creación de un círculo MLS propio

Una agencia o un grupo de agencias puede crear su propio círculo MLS desde la pantalla principal de Círculos, utilizando la opción Crear tu círculo. Es fundamental que, antes de su activación, los participantes acuerden las reglas de negocio para asegurar que la configuración refleje fielmente el funcionamiento real de la colaboración.

Información básica requerida para la creación de un círculo

Nombre del círculo: una denominación clara y representativa que identifique el grupo para todos sus miembros.
Descripción: un texto explicativo que detalle el propósito, alcance y objetivos de la asociación.
Correo electrónico del responsable: dirección de contacto principal para la gestión administrativa y comunicación oficial relacionada con el círculo.

Es especialmente importante que el correo electrónico del responsable esté actualizado y sea utilizado como canal oficial para todas las gestiones administrativas. Las solicitudes o comunicaciones que no provengan de esta dirección no serán consideradas válidas para la administración del círculo.

Configuración detallada de las reglas para compartir inmuebles

La administración del círculo permite establecer criterios precisos sobre qué inmuebles pueden compartirse y bajo qué condiciones. Esta configuración es esencial para garantizar que solo se incluyan propiedades que cumplan con los estándares de calidad, documentación y ámbito geográfico acordados, evitando así conflictos y malentendidos.

Pantalla de administración de un círculo con campos y opciones de configuración

El panel de administración centraliza todas las condiciones que regulan la colaboración entre agencias dentro del círculo.

Tipos de inmuebles permitidos

Las reglas pueden limitar el intercambio a determinados tipos de propiedades y operaciones. Entre los criterios configurables se incluyen las tipologías de inmueble (viviendas, locales, terrenos, etc.) y las operaciones permitidas (venta, alquiler, etc.). Esto permite adaptar el círculo al perfil comercial y operativo de las agencias participantes.

Exclusividad y documentación requerida

El círculo puede establecer que solo se admitan inmuebles en régimen de exclusiva, garantizando así la calidad y la fiabilidad de la cartera compartida. Asimismo, puede requerir documentación obligatoria, como certificados energéticos o contratos de exclusiva firmados. Definir estos requisitos desde el inicio minimiza incidencias y asegura una cartera homogénea y profesional.

Delimitación geográfica

Es posible definir las zonas geográficas válidas para los inmuebles compartidos. Esta delimitación es crucial en redes locales o provinciales, donde compartir propiedades fuera del área de influencia puede resultar contraproducente. Una delimitación clara mejora la relevancia y utilidad de la cartera, asegurando que todos los miembros trabajen con expectativas alineadas.

Permisos y autorizaciones entre miembros

El administrador tiene la facultad de configurar qué acciones están permitidas dentro del círculo, tales como:

Permitir o restringir que los miembros envíen invitaciones a otras agencias.
Autorizar o limitar la duplicación de inmuebles entre agencias participantes.
Permitir o bloquear la publicación de propiedades en portales externos a las agencias originarias.

Estas decisiones deben basarse en acuerdos previos entre los miembros, ya que no existe una configuración universal aplicable a todos los círculos. Cada asociación debe definir sus propias políticas en función de sus objetivos comerciales y operativos.

Panel avanzado de círculos: funcionalidades y uso

Además de la gestión básica, Inmovilla ofrece un panel avanzado accesible desde la sección principal de Círculos. Este panel proporciona información detallada y analítica sobre la actividad de compartición entre agencias.

Su función es complementar la gestión operativa, permitiendo un análisis profundo de la colaboración. Se recomienda diferenciar claramente entre dos tipos de acciones:

Gestión del círculo: configuración de miembros, reglas, zonas y permisos.
Consulta del panel avanzado: revisión y análisis de datos sobre la compartición de inmuebles entre agencias.

Buenas prácticas para una gestión eficiente de un círculo inmobiliario

Si bien la tecnología facilita el intercambio de cartera, el éxito de una MLS depende en gran medida de que las agencias establezcan reglas claras y las apliquen de manera rigurosa y constante.

Checklist previo a la creación o incorporación a un círculo

Definir con claridad qué agencias podrán participar y designar a una persona responsable de la gestión del círculo.
Establecer la zona geográfica que cubrirá la colaboración para asegurar relevancia y coherencia.
Determinar las tipologías de inmuebles y operaciones que serán admitidas dentro del círculo.
Decidir si la colaboración requerirá trabajar exclusivamente con inmuebles en exclusiva.
Especificar qué documentación será obligatoria para cada propiedad compartida.
Clarificar si se permitirá la incorporación de nuevos miembros mediante invitaciones.
Confirmar las reglas relativas a duplicación de inmuebles y publicación en portales externos.
Realizar revisiones periódicas de avisos pendientes, comentarios y propiedades compartidas para mantener la calidad y actualización de la cartera.

Errores comunes al trabajar con círculos MLS y cómo evitarlos

Confundir un círculo MLS con un acuerdo bilateral

Un acuerdo de colaboración está diseñado para dos agencias. Cuando participan tres o más, y se requieren normas comunes, la estructura idónea es un círculo MLS.

Asumir que el historial de comparticiones está ordenado cronológicamente

El tablón de comparticiones no garantiza un orden temporal. Para identificar novedades, es imprescindible revisar la información detallada de cada inmueble y no basarse únicamente en la posición en la lista.

Falta de delimitación geográfica clara

Permitir inmuebles de cualquier ubicación puede generar una cartera dispersa y poco útil para los miembros. Definir el ámbito geográfico asegura que las propiedades compartidas sean relevantes y coherentes con las áreas de operación.

No establecer requisitos documentales específicos

Si el círculo exige exclusividad, certificado energético u otra documentación, estos criterios deben reflejarse explícitamente en la configuración. Dejarlo a la interpretación puede derivar en inconsistencias y pérdida de confianza.

Uso incorrecto del correo electrónico del responsable

El email del responsable es el canal oficial para las gestiones administrativas del círculo. Mantener esta dirección actualizada y utilizarla correctamente evita bloqueos y facilita la validación de solicitudes y comunicaciones.

Conclusión

Los círculos MLS de Inmovilla representan una solución integral para transformar la colaboración entre múltiples agencias inmobiliarias en un proceso eficiente, estructurado y transparente. Su valor radica en combinar el acceso a una cartera compartida con reglas claras sobre inmuebles, documentación, delimitación geográfica y permisos operativos.

Para asegurar el éxito y la sostenibilidad de un círculo, es fundamental priorizar el acuerdo previo de condiciones y mantener una administración coherente y activa. De este modo, cada agencia puede maximizar los beneficios de la colaboración sin perder el control sobre la gestión y compartición de su cartera inmobiliaria.

Question 16

Guía del asistente virtual de Inmovilla

Accepted Answer

Asistente virtual

El asistente virtual de Inmovilla ha sido diseñado para atender una necesidad muy concreta y cotidiana: el agente comercial que se encuentra en movilidad y requiere acceder a información precisa de forma inmediata, sin la necesidad de abrir la plataforma, navegar entre fichas o realizar búsquedas manuales extensas en la agenda.

Su concepto es sencillo pero eficaz. Permite interactuar a través de WhatsApp para solicitar exactamente lo que se necesita en ese instante, desde consultar una cita hasta localizar una propiedad, crear un contacto o dar de alta un prospecto, todo con una comunicación ágil y directa.

Aunque esta funcionalidad continúa en desarrollo y se está enriqueciendo progresivamente, actualmente facilita la realización de múltiples tareas esenciales del día a día, optimizando significativamente el tiempo y la eficiencia del agente comercial.

Aplicaciones actuales del asistente virtual

En su estado actual, las funciones del asistente están orientadas a consultas y gestiones rápidas, que incluyen:

Localizar una propiedad específica
Consultar detalles relevantes de un inmueble, como precio, ubicación y características principales
Revisar y gestionar tu agenda
Agregar nuevas citas
Buscar contactos
Crear nuevos contactos
Dar de alta prospectos
Incorporar información adicional a contactos creados recientemente con esta función.

La filosofía que guía este asistente es clara: proporcionar soluciones rápidas y efectivas sin salir del entorno familiar de WhatsApp. No pretende reemplazar el trabajo exhaustivo dentro de Inmovilla, pero sí agiliza significativamente las consultas puntuales y operaciones inmediatas.

Requisitos para comenzar a usarlo

1. Disponer de créditos de IA

Para acceder a este servicio es imprescindible contar con créditos de inteligencia artificial, los cuales se adquieren a través del Marketplace de Inmovilla, ubicado en la esquina superior derecha de la plataforma.

Una vez dentro del Marketplace, basta con buscar el término “créditos” para encontrar y contratar los créditos de IA necesarios.

Es importante destacar que el asistente virtual no se contrata como una herramienta independiente. Los créditos adquiridos se aplican a todas las funcionalidades de Inmovilla que utilizan inteligencia artificial.

Página de “Créditos para IA en Inmovilla” con información y botón de contratar

2. Asociar el número de teléfono del usuario

Una vez que dispones de créditos, el siguiente paso es vincular el número de teléfono del usuario desde el cual se mantendrá la comunicación con el asistente.

Dado que la interacción se realiza a través de WhatsApp, el proceso es sencillo: solo es necesario iniciar una conversación con el número del asistente virtual:

685 59 82 76

Al enviar un mensaje a este número, el sistema identifica al usuario según el teléfono desde el que se envía el mensaje, permitiendo acceder a la información y permisos asociados a su cuenta de forma segura y personalizada.

Cómo iniciar una conversación con el asistente

Una manera efectiva de comenzar es formulando una pregunta abierta, por ejemplo:

“¿En qué me puedes ayudar?”

Con esta consulta, el asistente responde con un resumen claro de las funciones disponibles, que incluyen la búsqueda de propiedades, consulta de precios, revisión de ubicación y características, gestión de citas, creación de prospectos, búsqueda y creación de contactos, así como acceso a detalles de inmuebles mediante su referencia.

Captura de WhatsApp Web donde el asistente virtual de Inmovilla muestra una lista de funciones disponibles al pedir ayuda

Esto significa que no es necesario memorizar comandos complejos, ya que la interacción puede ser bastante natural. No obstante, en ciertos casos conviene ser más específico para garantizar que la solicitud se interprete correctamente.

Consultar la agenda directamente desde WhatsApp

Una de las funcionalidades más útiles es la consulta de la agenda. Si te encuentras fuera de la oficina y necesitas conocer tus compromisos para hoy o para la semana, puedes solicitarlo de forma rápida y sencilla.

Ejemplo: consultar una cita del día

Una consulta típica podría ser:

“Necesito que me digas la cita de hoy, ¿a qué hora es?”

El asistente responderá con detalles completos de la cita, incluyendo:

Fecha
Hora
Título o asunto de la cita
Cliente relacionado
Descripción o motivo

Por ejemplo, puede recuperar una cita programada para el 23 de abril a las 11:00, con el asunto “llamada propietario” y el cliente asociado correspondiente.

Agenda semanal en Inmovilla mostrando una cita de llamada propietario a las 11:00

Ejemplo: consultar todas las citas de la semana

También puedes solicitar un panorama más amplio, por ejemplo:

“¿Me puedes decir todas las citas de esta semana?”

El asistente devolverá un listado completo de las citas registradas en ese periodo, facilitando la revisión rápida de tu planificación semanal sin necesidad de acceder manualmente a la agenda.

Conversación en WhatsApp mostrando todas las citas de la semana del asistente virtual

Crear citas mediante el asistente virtual

Además de consultar, el asistente ya permite añadir nuevas citas. Actualmente, esta función está enfocada exclusivamente a la creación de citas.

Por ejemplo, puedes solicitar algo como:

“Necesito que me crees una cita a las 11:00 con el asunto "llamar a Pepe.”

Un aspecto fundamental es que, si el asistente detecta que faltan datos para completar la solicitud, te solicitará la información adicional necesaria. En este caso, podría pedir confirmación sobre:

La hora exacta de la cita original
El asunto o título de la cita

Una vez proporciones los detalles, por ejemplo:

“La cita es para el 24 de abril a las 11:00, llamada propietario, con el cliente Jorge Valverde.”

el asistente procederá a crear la nueva cita correctamente.

Este comportamiento demuestra que el asistente no asume ni inventa información ante instrucciones ambiguas, sino que busca aclaraciones antes de registrar cualquier dato, garantizando la precisión y fiabilidad de la gestión.

Captura de WhatsApp web mostrando la confirmación de una cita creada por el asistente virtual

Gestión de contactos: creación y búsqueda

Otra función ya disponible es la gestión básica de contactos, que permite tanto buscar como crear nuevos registros desde WhatsApp.

¿Qué ocurre si intentas crear un contacto duplicado?

En caso de que intentes crear un contacto con un teléfono que ya está registrado, el sistema detectará la duplicidad y te informará inmediatamente.

El asistente te ofrecerá opciones como:

Utilizar el contacto existente
Crear un nuevo contacto con datos diferentes
Cancelar la operación

Este control es esencial para evitar duplicidades innecesarias, siempre y cuando la configuración de la cuenta tenga activada esta restricción.

Captura de WhatsApp donde el asistente virtual informa que ya existe un contacto con el mismo teléfono y pregunta cómo proceder

En el ejemplo, al intentar crear un contacto llamado “asistente virtual Faq” con un teléfono ya registrado, el asistente detecta el conflicto y comunica la situación de manera clara.

Cuando la duplicidad está bloqueada

Si la configuración del entorno impide crear contactos duplicados, el sistema no permitirá registrar un nuevo contacto con el mismo número. En ese escenario, puedes optar por:

Crear el contacto con otros datos válidos
Modificar posteriormente la ficha en la medida que el asistente lo permita

Por ejemplo, se puede crear un contacto llamado simplemente “asistente virtual” y luego añadir un correo electrónico u otros detalles.

Es importante señalar que la edición de fichas no está completamente abierta. Actualmente, el asistente puede añadir información a contactos creados recientemente, pero no permite la modificación libre de fichas antiguas.

WhatsApp Web con advertencia de duplicidad, creación de contacto y solicitud de email en el asistente virtual

Búsqueda de propiedades y obtención de datos clave

Una función especialmente práctica es la posibilidad de localizar inmuebles y solicitar información esencial de manera inmediata.

Por ejemplo, puedes pedir el precio de venta de una propiedad proporcionando los datos necesarios para su identificación. Una vez localizada, el asistente te proporcionará la información relevante, incluyendo:

Precio
Ubicación
Características destacadas

En un ejemplo real, el sistema encontró la propiedad y respondió con un precio de 415.000 €, junto con los datos identificativos correspondientes.

Captura del asistente de WhatsApp mostrando la información del inmueble y el precio de 415.000 €

Esta funcionalidad es especialmente valiosa cuando estás en contacto con un cliente, visitando una zona o simplemente necesitas confirmar datos sin acceder a la ficha completa del inmueble.

Creación de prospectos desde WhatsApp

El asistente también facilita la creación de prospectos, aunque es fundamental proporcionar información estructurada y completa para que pueda procesar la solicitud correctamente.

Si la instrucción es demasiado genérica, por ejemplo, crear un prospecto “con los mismos datos de este inmueble”, el asistente no podrá completarla directamente, ya que requiere datos específicos para dar de alta un prospecto.

Los datos necesarios incluyen:

Contacto propietario o contacto asociado (dato obligatorio)
Nombre y apellidos
Tipo de operación
Tipo de inmueble
Precio
Ciudad
Zona

Ejemplo práctico de creación de prospecto

Una solicitud más completa podría ser:

“Necesito que me crees un prospecto asociado al propietario con nombre asistente virtual…”

Posteriormente, se añaden detalles adicionales como:

Email
Tipo de inmueble, por ejemplo, piso
Calle o ubicación
Tipo de operación, como venta
Precio, por ejemplo, 156.000 €

Si el asistente identifica un contacto existente que puede actuar como propietario, te lo indicará y solicitará confirmación para utilizarlo. A continuación, pedirá los datos que aún falten, como ciudad y zona.

En el ejemplo, al añadir Elche y zona centro, el prospecto se crea correctamente.

WhatsApp web: el asistente virtual crea prospecto al recibir la ciudad o zona (Elche, zona centro)

Aunque en algunos momentos el sistema pueda referirse a este proceso como “propiedad”, en la práctica se está generando un prospecto. Posteriormente, este podrá ser revisado y, si procede, convertido en inmueble definitivo siguiendo el flujo habitual de trabajo.

Ficha de prospecto en Inmovilla con sección de información e histórico de estados

Limitaciones actuales del asistente virtual

Si bien el asistente virtual es una herramienta valiosa, es importante tener en cuenta que aún se encuentra en fase de evolución. Entre sus limitaciones actuales destacan:

Funciones limitadas inicialmente, aunque en constante ampliación
En gestión de agenda, se centra exclusivamente en citas
No siempre puede inferir datos incompletos, por lo que a menudo solicitará confirmaciones adicionales
La edición de contactos no es completa, sólo modificará contactos recientemente creados por este medio
Puede añadir información solo a contactos creados recientemente, pero no modificar fichas antiguas libremente

Estas limitaciones no representan un obstáculo, sino una guía para optimizar su uso: cuanto más clara, precisa y estructurada sea la petición, más eficiente y acertada será la respuesta del asistente.

Escenarios donde el asistente virtual aporta mayor valor

El asistente es especialmente útil en situaciones de movilidad, tales como:

Antes de comenzar una visita, para confirmar rápidamente una cita
Cuando un cliente solicita información inmediata sobre el precio de una propiedad específica
Tras captar un dato relevante y querer crear un contacto o prospecto al instante
Para revisar la planificación semanal sin acceder al CRM completo

En definitiva, funciona como un canal ágil y efectivo para consultas y acciones rápidas, pensado para el agente comercial que no está frente al ordenador pero necesita resolver lo urgente en cuestión de segundos, directamente desde WhatsApp.

Resumen de funciones disponibles actualmente

Para una visión rápida, estas son las capacidades actuales del asistente virtual de Inmovilla mediante WhatsApp:

Consultar la agenda
Añadir citas
Encontrar propiedades
Ver detalles de inmuebles
Crear prospectos
Buscar contactos
Crear contactos
Añadir información a contactos recientes

Esta base funcional es muy prometedora y continúa perfeccionándose. Por ello, el uso activo y el feedback de los usuarios son fundamentales para impulsar mejoras y ampliar las opciones disponibles.

Si tu trabajo se desarrolla mayormente fuera de la oficina, este asistente virtual puede convertirse en una herramienta indispensable para gestionar lo urgente de forma rápida y eficaz, sin salir de WhatsApp.

Question 17

Tarjeta de Rendimiento Comercial - KPI

Accepted Answer

Contexto de Producto

Esta tarjeta proporciona una visualización clara, concisa y centralizada de los indicadores comerciales clave dentro del dashboard, facilitando una comprensión rápida y efectiva del desempeño comercial.

Su objetivo principal es ofrecer una visión ejecutiva integral del rendimiento, permitiendo analizar de manera ágil la actividad, procesos de negociación, cierres de operaciones y su impacto económico, todo ello sin necesidad de navegar entre múltiples informes o secciones.

Más que una simple presentación de datos, esta herramienta está diseñada para optimizar la toma de decisiones diaria, tanto a nivel directivo como para los equipos comerciales, promoviendo una gestión más informada y eficiente.

Necesidad que cubre

Aunque los indicadores clave ya están disponibles en el sistema, actualmente no se encuentran agrupados en una vista sintética que facilite su interpretación y acción inmediata.

Gerentes y agentes requieren:

Una visión rápida y clara del estado comercial general.
Control detallado sobre la actividad desarrollada en periodos específicos.
Una herramienta que permita medir el rendimiento sin salir del dashboard principal.
Comparativas transparentes entre el desempeño global de la oficina y el individual de cada agente.

Esta tarjeta responde eficazmente a estas necesidades, consolidando los principales KPIs en un único bloque visual accesible y fácil de interpretar.

Alcance funcional

La funcionalidad de la tarjeta contempla dos niveles de análisis complementarios:

Vista global de oficina

Presenta los datos agregados correspondientes a toda la oficina durante el periodo seleccionado, proporcionando una perspectiva general del rendimiento colectivo.

Vista individual por agente

Ofrece los mismos indicadores filtrados por usuario, permitiendo evaluar el rendimiento personal y realizar comparativas internas entre agentes.

Ambas vistas comparten las mismas métricas precisas; la única diferencia radica en el ámbito del cálculo, ya sea global o individual.

Indicadores incluidos

Actividad

Tareas Pendientes
Número total de acciones pendientes de ejecución, reflejando la carga operativa actual.

Ofertas trabajadas
Cantidad de propuestas de precio gestionadas activamente durante el periodo seleccionado.

Nivel de dinamismo sobre cartera activa

Ratio de visitas
Proporción entre las visitas realizadas en el periodo y el total de propiedades activas.

Fórmula:
Visitas del periodo / Total propiedades activas

Este indicador mide el nivel de interacción y movimiento generado sobre el inventario disponible.

Ratio de ofertas trabajadas
Relación entre el número de propuestas de precio realizadas y el total de propiedades activas.

Fórmula:
Propuestas de precio / Total propiedades activas

Refleja el grado de negociación real que se está desarrollando sobre la cartera de propiedades.

Operaciones cerradas

Ventas
Número de demandas con acuerdo cerrado durante el periodo.

Captaciones vendidas
Cantidad de propiedades con acuerdo cerrado en el periodo seleccionado.

Impacto económico

Facturación

Total de honorarios generados por las operaciones cerradas (ventas y captaciones vendidas) dentro del periodo seleccionado, reflejando el resultado económico directo.

Comportamiento esperado

La tarjeta debe estar sincronizada con el selector de periodo del dashboard para reflejar datos actualizados y relevantes.
Debe diferenciar de manera clara y visual entre los datos globales de la oficina y los datos individuales por agente.
Las métricas presentadas deben mantener total coherencia y consistencia con los informes oficiales del sistema, garantizando la fiabilidad de la información.
Los ratios se calculan siempre en función del total de propiedades activas, asegurando comparaciones homogéneas y precisas.

Valor para el usuario

Para la dirección:

Permite un control inmediato y exhaustivo del rendimiento general de la oficina.
Facilita la identificación rápida de desviaciones y áreas que requieren atención.
Proporciona una base sólida y objetiva para la toma de decisiones operativas estratégicas.

Para el equipo comercial:

Facilita el seguimiento continuo de la productividad individual y colectiva.
Incrementa la visibilidad sobre los resultados obtenidos, fomentando la transparencia.
Actúa como un incentivo basado en datos objetivos, motivando la mejora constante del desempeño.

Question 18

Alta de propiedades en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo crear una propiedad en Inmovilla: todas las formas disponibles para darla de alta

La ficha de propiedad es una de las herramientas más utilizadas en el día a día dentro de Inmovilla. Por ello, el sistema ofrece la flexibilidad de crear una propiedad desde diferentes puntos de acceso, adaptándose al flujo de trabajo y al contexto en el que te encuentres.

Si necesitas abrir una ficha nueva y comenzar a introducir datos, a continuación te presentamos todas las opciones disponibles para hacerlo de manera rápida y eficiente.

1. Crear una propiedad desde la pantalla principal

La forma más directa para iniciar la creación de una propiedad es desde la pantalla principal del sistema. En la esquina superior derecha del menú superior encontrarás el botón en amarillo, de “Crear nuevo”.

Menú desplegable “Crear nuevo” en Inmovilla con “Propiedad”, “Demanda”, “Prospecto”, “Contacto” y “Tarea”

Al pulsar este botón, se despliega un menú con diversas opciones:

Propiedad
Demanda
Prospecto
Contacto
Tarea

Seleccionando “Crear propiedad”, Inmovilla te llevará directamente a una ficha en blanco para comenzar a completar toda la información relevante del inmueble.

Esta opción es especialmente práctica cuando accedes al sistema con la intención clara de registrar una nueva captación sin necesidad de pasar por otras secciones previamente.

2. Crear una propiedad desde la sección de Propiedades

Otra vía habitual para dar de alta una propiedad es acceder directamente al apartado Propiedades desde el menú lateral izquierdo.

Este apartado está estratégicamente situado en primer lugar debido a su alta frecuencia de uso. Tenerlo siempre accesible facilita la gestión eficiente del inventario inmobiliario.

Dentro de la sección, en la parte superior derecha, encontrarás un botón azul denominado “Nueva propiedad”.

Al hacer clic en este botón, se abrirá una ficha vacía donde podrás ir introduciendo todos los datos necesarios para el registro del inmueble.

Este método es ideal cuando ya estás trabajando dentro del listado de propiedades y deseas añadir un nuevo inmueble sin salir de ese entorno.

3. Crear una propiedad desde un contacto existente

También es posible generar una propiedad a partir de un contacto ya registrado en el sistema.

Esta opción resulta muy útil cuando primero has introducido los datos de una persona y posteriormente deseas vincularle una propiedad. Algunos ejemplos comunes incluyen:

Un propietario con datos básicos registrados, aunque aún no se haya completado la captación del inmueble.
Un colaborador asociado a una propiedad determinada.
Un contacto sin propiedades vinculadas, desde cuya ficha quieres iniciar el alta de un inmueble.

Dentro de la ficha del contacto, en el área de relaciones o fichas vinculadas, encontrarás la opción de crear la propiedad directamente, evitando así salir del perfil del contacto para iniciar el alta del inmueble.

Esta funcionalidad es especialmente valiosa cuando tu flujo de trabajo comienza por la gestión de personas y no por el inmueble.

4. Convertir un prospecto en propiedad

Una alternativa muy práctica es transformar un prospecto en propiedad.

Este proceso es ideal cuando has comenzado con una ficha preliminar y, llegado el momento, necesitas formalizarla como un inmueble completo dentro del sistema.

El procedimiento es sencillo y consta de los siguientes pasos:

Accede a Prospectos desde el menú lateral.
Abre la ficha del prospecto correspondiente.
Haz clic en Editar, ubicado en la parte superior derecha.
En el primer apartado, donde se muestra la información general y el resumen, encontrarás dos casillas: Prospecto y Propiedad.
La casilla de prospecto estará marcada, reflejando el estado actual de la ficha.
Marca también la casilla de Propiedad para proceder a la conversión.

Inmovilla mostrando un aviso importante al cambiar un prospecto a propiedad

Al guardar la ficha, si faltan datos obligatorios, el sistema te lo indicará mediante un aviso detallado, señalando exactamente qué información adicional es necesaria para completar el alta de la propiedad correctamente.

Este mecanismo es fundamental, ya que una propiedad requiere un conjunto de datos más completo que un prospecto, que suele ser una ficha inicial y más ligera.

Gestión de la referencia al convertir un prospecto en propiedad

Una vez guardada la ficha como propiedad, se generará automáticamente la referencia correspondiente, siempre que tu configuración contemple este proceso de forma automatizada.

En caso contrario, si la referencia se gestiona manualmente, deberás introducirla tú mismo.

Este detalle, aunque pequeño, es crucial para completar el registro definitivo del inmueble.

¿Cuál es la mejor forma de crear una propiedad en Inmovilla?

La elección del método más adecuado depende del contexto y el punto desde el que estés trabajando dentro de Inmovilla.

El sistema no limita tu flujo a una única ruta, sino que ofrece múltiples alternativas para adaptarse a tus necesidades:

Desde el menú principal, utilizando el botón “Crear nuevo”.
Desde la sección Propiedades, mediante el botón “Nueva propiedad”.
Desde la ficha de un contacto, creando el inmueble vinculado directamente.
Desde un prospecto, marcándolo también como propiedad y completando la información requerida.

La ventaja de contar con varias vías de acceso es que puedes mantener tu flujo de trabajo sin interrupciones. Si estás en Home, puedes crear la propiedad desde allí; si estás gestionando propiedades, desde esa sección; y si trabajas con contactos o prospectos, puedes continuar desde esas mismas fichas.

Resumen rápido de las opciones disponibles

Para facilitar la consulta, aquí tienes un resumen con todas las formas de crear una propiedad en Inmovilla:

Desde Crear nuevo en la pantalla principal.
Desde Propiedades > Nueva propiedad.
Desde la ficha de un contacto.
Convirtiendo un prospecto en propiedad.

Conocer y dominar estas rutas te permitirá ahorrar tiempo, evitar búsquedas innecesarias y optimizar la gestión diaria de tus inmuebles, ya que las propiedades constituyen el núcleo fundamental de tu trabajo en Inmovilla.

Question 19

Utilidades en Inmovilla

Accepted Answer

Utilidades de Inmovilla: guía integral de herramientas para agencias inmobiliarias

El apartado Utilidades de Inmovilla agrupa una selección estratégica de herramientas complementarias diseñadas para optimizar la gestión comercial, documental, financiera y operativa de cualquier agencia inmobiliaria. Su propósito fundamental es centralizar recursos prácticos dentro del CRM, facilitando un flujo de trabajo más eficiente al evitar la necesidad de alternar constantemente entre múltiples plataformas externas.

Las funcionalidades se estructuran en tres áreas principales: Idealista, Recursos y Secciones. Cada agencia puede elegir y adaptar el uso de estas utilidades en función de su metodología de trabajo, requerimientos específicos y los servicios activos en su entorno operativo.

Ubicación y acceso al apartado Utilidades

El acceso a Utilidades se encuentra convenientemente ubicado en la barra lateral izquierda de Inmovilla. Al ingresar, se presentan pestañas claramente diferenciadas que agrupan las herramientas según su tipo de uso e integración, lo que facilita una navegación ágil y orientada a resultados.

Esta organización inteligente permite a los usuarios localizar rápidamente funcionalidades relacionadas con captación, valoración, gestión documental, comunicación, control de seguimiento y análisis detallado de la actividad comercial de la oficina.

Panel de Inmovilla con barra lateral izquierda y menú de utilidades desplegado

Descripción detallada de las tres pestañas de Utilidades en Inmovilla

1. Idealista: integración avanzada para captación y valoración inmobiliaria

La pestaña Idealista concentra herramientas directamente vinculadas con los servicios de Idealista, una de las plataformas líderes en el sector inmobiliario. Para aprovechar estas funcionalidades, es imprescindible establecer la conexión con el identificador de Idealista correspondiente a la agencia.

Esta integración permite acceder a funciones clave sin salir del entorno de Inmovilla, optimizando la gestión integral. Entre las utilidades destacadas se incluyen:

• Mapa de captación: herramienta estratégica orientada a la identificación y gestión de oportunidades de captación en el mercado.
• Seguros: acceso directo a funcionalidades relacionadas con seguros inmobiliarios, facilitando la oferta de productos complementarios.
• BDMI: recurso incluido en la integración para la gestión avanzada de bases de datos inmobiliarias.
• Valoración: soporte especializado para realizar y consultar valoraciones precisas de inmuebles, imprescindible para asesoramiento profesional.
• Hipotecas: herramientas vinculadas con opciones de financiación hipotecaria, facilitando el asesoramiento financiero integral.

La centralización de estas funciones en un único CRM aporta un valor añadido significativo, especialmente para agencias que combinan captación, valoración y asesoramiento financiero, manteniendo una gestión constante y eficiente de contactos e inmuebles.

2. Recursos: conjunto versátil de herramientas para la operativa diaria

La pestaña Recursos ofrece una amplia gama de herramientas prácticas diseñadas para apoyar diversas tareas cotidianas dentro de la agencia. Algunas de estas herramientas abordan necesidades puntuales, como la simplificación de enlaces o la conversión de monedas, mientras que otras están orientadas a procesos inmobiliarios más complejos y completos.

Entre las utilidades disponibles en esta sección destacan:

• Acortador de URL: funcionalidad que permite transformar enlaces extensos en direcciones más cortas y manejables, facilitando su difusión.
• ACM: recurso especializado dentro del área de utilidades para tareas específicas.
• Valoración de inmuebles: herramienta avanzada para apoyar el análisis y determinación del valor de propiedades.
• Atajos: accesos rápidos configurables a funciones de uso frecuente, optimizando la productividad.
• Comparador de documentos: recurso esencial para la revisión y comparación eficiente de documentación, especialmente en procesos de viabilidad.
• Calculadoras: conjunto de herramientas de cálculo para resolver necesidades financieras y operativas.
• Consulta de encuestas: acceso directo a resultados e informes derivados de encuestas realizadas, facilitando la toma de decisiones.
• Firma digital: solución integrada para agilizar procesos de firma electrónica, garantizando seguridad y legalidad.
• Frases predefinidas: textos preparados para acelerar comunicaciones y tareas repetitivas, mejorando la eficiencia en la atención al cliente.
• Reuniones: módulo para la organización y gestión de encuentros internos o con clientes.
• Supervisión de seguimientos: herramienta para monitorizar y controlar las acciones de seguimiento realizadas, asegurando un servicio continuo y de calidad.
• Comprobador de cruces: utilidad para la revisión y análisis de cruces inmobiliarios, optimizando la gestión de oportunidades.
• Prospectar edificio: funcionalidad orientada a la prospección de inmuebles o contactos específicos en un edificio determinado.
• Enlace directo a WhatsApp: acceso ágil para facilitar la comunicación instantánea y directa con clientes o colaboradores.
• App virtual: acceso integrado a la aplicación virtual de la agencia para una gestión móvil y flexible.
• eCard: recurso digital para la gestión y envío de tarjetas electrónicas.
• Okify: integración disponible para optimizar procesos cuando la agencia disponga de este servicio.
• Conversor de monedas: herramienta precisa para calcular equivalencias entre diferentes divisas, esencial para operaciones internacionales.
• Micrófono: opción para la captura de audio dentro de los recursos, facilitando la toma de notas o grabaciones.

3. Secciones: accesos estratégicos para la gestión operativa integral

La pestaña Secciones compila apartados clave relacionados con la operativa diaria de la oficina inmobiliaria. Este espacio es especialmente valioso para equipos que requieren supervisar en tiempo real la actividad comercial, gestionar documentación, analizar embudos de ventas, controlar promociones y acceder a información interna, todo desde el CRM.

Entre las secciones disponibles se encuentran:

• Panel contable: módulo para el seguimiento financiero y contable de la agencia.
• Cruces: acceso a la gestión y análisis de cruces inmobiliarios.
• Promociones de obra nueva: espacio dedicado a la gestión y seguimiento de promociones inmobiliarias en fase de desarrollo.
• Embudos: herramientas para el análisis y optimización de los procesos de venta y captación.
• Seguimientos: control detallado de las acciones de seguimiento realizadas con clientes y prospectos.
• Visor de panel de mandos: herramienta gráfica para visualizar indicadores clave de rendimiento.
• Borradores: acceso a documentos y comunicaciones en estado de revisión o edición.
• Buzón de la oficina: espacio para la gestión centralizada de comunicaciones internas y externas.
• Historial: registro completo de actividades, interacciones y modificaciones realizadas.
• Plantillas de documentos de reclutamiento: recursos predefinidos para agilizar procesos de incorporación de personal.

Estas secciones actúan como accesos directos a información crítica y operaciones recurrentes, facilitando la rutina comercial y administrativa de la inmobiliaria con un alto grado de organización y control.

Cómo seleccionar las utilidades más adecuadas para su inmobiliaria

No todas las agencias inmobiliarias requieren activar o consultar las mismas herramientas; la elección debe estar alineada con el modelo operativo específico de la empresa y las tareas que el equipo realiza con mayor frecuencia.

Para priorizar eficazmente el uso de las utilidades, se recomienda seguir estos pasos:

Identificar tareas repetitivas: analizar y detectar aquellas acciones que consumen mayor tiempo, como compartir enlaces, preparar documentos o registrar seguimientos.
Relacionar cada tarea con un recurso específico: por ejemplo, emplear frases predefinidas para comunicaciones recurrentes o el comparador de documentos para procesos de viabilidad, optimizando así los tiempos.
Verificar las integraciones disponibles: confirmar que la agencia cuenta con acceso a servicios como Idealista, Marketplace u otras plataformas esenciales para su operativa.
Definir los usuarios adecuados para cada herramienta: determinar qué recursos serán más útiles para captadores, asesores, responsables de oficina o personal administrativo, asegurando un uso eficiente.
Incorporar las utilidades en el flujo de trabajo diario: una herramienta aporta máximo valor cuando se integra de forma coherente y sistemática dentro de los procedimientos habituales de la agencia.

Herramientas que requieren contratación a través de Marketplace

Algunas utilidades disponibles en Inmovilla dependen de servicios externos que deben ser contratados mediante Marketplace. En estos casos, disponer del acceso no garantiza automáticamente que la herramienta esté activa para la agencia.

El proceso general para activar estas herramientas es el siguiente:

Contratar el servicio o integración correspondiente en Marketplace.
Verificar la disponibilidad y activación del servicio en la cuenta de la agencia.
Activar la utilidad desde el apartado específico dentro de Inmovilla cuando proceda.
Integrar su uso dentro del flujo de trabajo habitual del equipo para maximizar su impacto.

Resumen: el valor estratégico de Utilidades en Inmovilla

El apartado Utilidades de Inmovilla actúa como un centro neurálgico que reúne herramientas esenciales para la gestión inmobiliaria moderna. Combina integraciones con Idealista, recursos operativos versátiles y secciones de consulta y control que facilitan el día a día de la agencia.

Para aprovechar al máximo este apartado, es fundamental seleccionar aquellas funciones que se alinean con los procesos reales del equipo, asegurarse de que las integraciones estén activas y utilizar cada recurso como parte de una operativa estructurada y eficiente dentro del CRM.

Question 20

Contactos en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo gestionar contactos en Inmovilla: guía práctica y detallada

En Inmovilla, los contactos constituyen el núcleo central de la agenda de cualquier inmobiliaria. Cada ficha de contacto almacena información esencial sobre personas o empresas, integrando sus vínculos con la actividad comercial, tales como propiedades, demandas, prospectos, comunicaciones y documentos asociados.

Una gestión eficaz de esta información es fundamental para evitar duplicidades, facilitar la consulta del historial de cada relación y mantener organizados tanto los clientes como los colaboradores externos, optimizando así los procesos internos y la calidad del servicio.

Definición y alcance de un contacto en Inmovilla

Un contacto representa el registro base para una persona, empresa o profesional vinculado a la inmobiliaria. Este puede abarcar desde propietarios, demandantes y prospectos hasta proveedores, fotógrafos y cualquier colaborador cuya información sea relevante conservar para la operativa diaria.

Es crucial diferenciar claramente entre contacto, demanda y propiedad para un correcto manejo de la base de datos:

Contacto: almacena los datos de identificación y comunicación de una persona o entidad.
Demanda: representa una necesidad específica de compra o alquiler y siempre debe estar vinculada a un contacto.
Propiedad: corresponde a un inmueble y puede estar asociada a su contacto propietario.

Por tanto, la creación de una demanda requiere obligatoriamente un contacto asociado, mientras que un contacto puede existir independientemente de que tenga demandas activas. Esta flexibilidad es clave para mantener una base de datos completa que incluya tanto clientes como colaboradores y proveedores.

Cuándo crear un contacto y cuándo trabajar desde demanda o propiedad

La ficha de contacto funciona como un nodo central que conecta distintos elementos, aunque la gestión comercial diaria suele realizarse principalmente desde las fichas de demanda o propiedad.

Por ejemplo, si un cliente busca una vivienda, el contacto registra sus datos personales y canales de comunicación, mientras que la demanda especifica los criterios y características de la búsqueda. De igual forma, si una persona es propietaria de un inmueble, la ficha de contacto identifica al propietario y la ficha de propiedad concentra toda la información del activo inmobiliario.

Se recomienda crear o mantener un contacto en las siguientes situaciones:

• Registro de una nueva demanda de compra o alquiler.
• Incorporación de una propiedad a la cartera inmobiliaria.
• Conservación de datos de prospectos potenciales.
• Gestión de proveedores o colaboradores externos, como fotógrafos o técnicos.
• Envío de campañas de comunicación dirigidas a una base de contactos.

Acceso al listado de contactos en Inmovilla

El módulo de contactos está disponible desde el panel principal de Inmovilla, ubicado en la barra lateral izquierda bajo la sección de prospectos.

Accede al panel principal de Inmovilla.
Ubica el menú lateral izquierdo.
Selecciona Contactos, ubicado justo debajo de Prospectos.
Consulta el listado completo para localizar y abrir la ficha deseada.

Listado de contactos en Inmovilla con filas de registros

El listado de contactos funciona como una agenda operativa que facilita la localización y acceso a cada ficha individual.

Desde este listado, es posible seleccionar cualquier registro para consultar en detalle su información y las relaciones que mantiene con otros elementos de la base de datos, garantizando una visión integral.

Contenido y estructura de una ficha de contacto

Al acceder a una ficha de contacto, la información se presenta de forma estructurada, con los datos principales visibles y campos editables organizados para facilitar su actualización. La ficha se divide en varias pestañas que permiten consultar el historial completo y las relaciones comerciales vinculadas.

Las pestañas disponibles incluyen:

Fichas: muestra propiedades, prospectos y demandas vinculadas al contacto.
Información: reúne los datos esenciales de la persona o entidad.
Seguimientos: permite revisar la actividad comercial y las acciones de seguimiento registradas.
Comunicaciones: centraliza las interacciones realizadas, como llamadas y correos electrónicos.
Campañas: contiene las campañas de email marketing asociadas al contacto.
Documentos: facilita la organización y acceso a archivos relacionados.
Relacionados: permite consultar vínculos con otros contactos, como familiares o socios.

Ficha de contacto en Inmovilla con datos personales y una propiedad relacionada

La ficha centraliza toda la información relevante del contacto y sus relaciones comerciales, facilitando una gestión ágil y completa.

Consulta de propiedades, demandas y prospectos relacionados

La pestaña Fichas es fundamental para comprender el contexto completo de cada contacto. Desde aquí, se pueden identificar rápidamente registros relacionados, como propiedades en cartera, demandas activas o prospectos en seguimiento.

Esta vinculación integrada evita la duplicidad en la búsqueda y garantiza que, si un contacto es propietario y además tiene una demanda activa, ambos registros estén interconectados en una única ficha.

Antes de crear un nuevo registro, es recomendable verificar si el contacto ya existe para minimizar la creación de duplicados y mantener la integridad de la base de datos.

Seguimientos y comunicaciones: preservando el historial completo

El historial de actividad es clave para asegurar la continuidad y coherencia en la gestión comercial. Los seguimientos registrados en una demanda también pueden visualizarse desde la ficha de contacto, manteniendo toda la información relevante conectada y accesible.

Desde la ficha de contacto es posible realizar comunicaciones directas, como llamadas telefónicas o envíos de correo electrónico, registrando cada interacción para un seguimiento ordenado y eficiente.

Pestaña de seguimientos de una ficha de contacto con registros de actividad

Los seguimientos permiten revisar de forma detallada el historial de actividad vinculado al contacto, facilitando una atención personalizada y eficiente.

Para mantener una ficha de contacto realmente útil y actualizada, se recomienda seguir estas pautas operativas:

Registrar cada llamada o correo electrónico relevante en el historial.
Consultar los seguimientos previos antes de establecer un nuevo contacto.
Verificar la existencia de demandas, propiedades o prospectos vinculados.
Actualizar continuamente los datos de contacto y canales de comunicación.

Campañas: una función exclusiva y estratégica para contactos

La pestaña Campañas está diseñada exclusivamente para gestionar contactos. A diferencia de demandas y propiedades, las campañas de email marketing se administran únicamente desde las fichas de contacto.

Una campaña consiste en una lista segmentada de correos electrónicos programados para enviarse de manera progresiva y personalizada. Por ello, contar con contactos correctamente identificados y actualizados es fundamental antes de incluirlos en cualquier acción comunicativa.

Las campañas resultan especialmente valiosas para inmobiliarias que desean mantener una base de datos activa, gestionar comunicaciones periódicas y realizar seguimientos eficientes mediante correo electrónico.

Acciones disponibles desde la ficha de contacto

La opción Acciones dentro de la ficha permite iniciar diversas tareas y establecer relaciones sin necesidad de salir del registro actual. Entre las acciones más destacadas se incluyen:

Crear una nueva propiedad vinculada.
Crear un prospecto asociado.
Generar una demanda relacionada.
Relacionar el contacto con otro contacto existente.
Enviar un mensaje de WhatsApp directamente.
Enviar un email personalizado.
Programar una cita o reunión.
Unificar registros duplicados para consolidar información.
Solicitar una reseña o valoración.
Acceder a la opción BDMI de idealista, especialmente orientada a demandas.

Ficha de contacto con menú de acciones abierto en la parte superior derecha

El menú de acciones ofrece un acceso rápido para crear registros relacionados y facilitar la comunicación directa desde la ficha de contacto.

Estrategias para evitar contactos duplicados

La existencia de contactos duplicados puede complicar el seguimiento comercial, dispersar la información y generar comunicaciones repetidas que afectan la imagen profesional. La función de unificación de Inmovilla permite consolidar registros cuando una misma persona aparece en múltiples fichas.

Para minimizar la creación de duplicados, se recomienda aplicar las siguientes comprobaciones antes de añadir un nuevo contacto:

Realizar una búsqueda exhaustiva por nombre y datos de contacto disponibles.
Verificar si ya existe una demanda o propiedad vinculada a esa persona.
En caso de encontrar fichas duplicadas, utilizar la opción de unificación para consolidar los registros.
Revisar los contactos relacionados antes de crear nuevos vínculos o registros.

Errores comunes en la gestión de contactos en Inmovilla

Crear una demanda sin verificar la existencia previa del contacto

Una demanda siempre debe estar asociada a un contacto existente. Crear un contacto nuevo sin comprobar la agenda puede originar duplicados y fragmentar el historial y las comunicaciones previas.

Confundir el contacto con la demanda

El contacto almacena la identidad y datos de comunicación. La gestión de necesidades concretas de compra o alquiler debe realizarse a través de la ficha de demanda asociada, no sustituyendo esta por el contacto.

Olvidar registrar colaboradores y proveedores

No todos los contactos son clientes. Mantener un registro actualizado de fotógrafos, proveedores y otros colaboradores externos facilita su localización y comunicación cuando sea necesario.

No aprovechar las campañas desde la ficha de contacto

Las campañas son una funcionalidad exclusiva de los contactos. Contar con una base de datos bien organizada permite utilizar esta herramienta sin depender de que el contacto tenga propiedades o demandas activas.

Checklist para una ficha de contacto eficiente y bien organizada

Datos principales registrados y actualizados correctamente.
Verificación previa que evita la existencia de fichas duplicadas.
Propiedades, demandas y prospectos correctamente relacionados.
Seguimientos y comunicaciones relevantes registrados y accesibles.
Documentos necesarios vinculados al contacto.
Contacto preparado para integrarse en campañas de comunicación cuando corresponda.

Conclusión

Los contactos en Inmovilla constituyen la base fundamental para una agenda inmobiliaria organizada y eficiente. Su función principal es identificar de forma única a cada persona o entidad, conectándola con demandas, propiedades, prospectos, comunicaciones, documentos y campañas.

La mejor práctica consiste en mantener una única ficha por contacto, asegurar la actualización constante de sus datos y aprovechar las relaciones disponibles para centralizar toda la información comercial, facilitando así una gestión fluida, integral y profesional.

Question 21

Preguntas y respuestas plasmic

Accepted Answer

1. Páginas y funcionalidades

1. ¿Es posible crear nuevas páginas internas con URL personalizada desde Plasmic? Sí. Plasmic permite la creación de páginas nuevas con rutas y URL totalmente personalizables, facilitando así la expansión y personalización del sitio web según las necesidades específicas de la agencia.

2. ¿Podremos desarrollar una página específica para Servicios? Técnicamente, sí. Plasmic ofrece la flexibilidad necesaria para diseñar y desplegar una página dedicada exclusivamente a Servicios, adaptándola a los requerimientos particulares del contenido y diseño.

3. ¿La nueva plantilla incluye una sección general de Noticias o Blog? La plantilla estándar que proporcionamos no incluye por defecto una sección de Noticias o Blog; sin embargo, es perfectamente factible incorporar esta funcionalidad directamente desde Plasmic, permitiendo así la gestión dinámica de contenidos de actualidad.

4. ¿Se migrarán las cinco noticias actuales, incluyendo imágenes y contenidos? Dado que la plantilla actual no contempla una pestaña o sección específica para noticias, no está prevista la migración automática de estos contenidos. La incorporación de esos elementos requeriría un desarrollo adicional.

5. ¿Existe un formulario de alertas o solicitud de búsqueda de inmueble conectado con Inmovilla? Sí. En la información detallada de cada inmueble se dispone de un formulario que el usuario puede completar para enviar solicitudes o alertas, las cuales se reciben directamente en el correo interno de Inmovilla, garantizando una gestión eficiente de las consultas.

6. ¿Dónde se configuran los enlaces a Instagram, Facebook, LinkedIn y YouTube? En las webs gestionadas por Inmovilla, los datos de la agencia, incluyendo los enlaces a redes sociales, se configuran habitualmente desde el panel del CRM, y no desde Plasmic, centralizando así la gestión de la información corporativa.

7. ¿Los formularios incorporan CAPTCHA u otra protección antispam? Actualmente, los formularios no cuentan con CAPTCHA ni sistemas de protección antispam integrados. Es recomendable evaluar la inclusión de estas medidas para mejorar la seguridad y evitar envíos no deseados.

8. ¿Las propiedades, formularios y contactos seguirán conectados correctamente con el CRM tras editar el diseño en Plasmic? La arquitectura de Inmovilla separa claramente el diseño gestionado en Plasmic de los datos almacenados en el CRM. Por lo tanto, las modificaciones en el diseño no deberían afectar la correcta conexión ni el flujo de datos entre ambos sistemas.

2. Acceso y edición en Plasmic

9. ¿Qué nivel de acceso se facilitará: edición, administración o propiedad del proyecto? Se proporcionará acceso avanzado con permisos de administración, permitiendo gestionar y modificar el proyecto con un control completo sobre sus funcionalidades.

10. ¿Qué páginas, componentes y elementos podrán modificarse? Desde el editor web de Plasmic, los usuarios podrán crear, duplicar, editar y eliminar páginas de forma autónoma, definiendo para cada una su ruta URL, estructura y contenido sin necesidad de intervención técnica. Además, se dispone de más de ochenta componentes propios debidamente documentados, incluyendo:

Cabeceras, cuerpo y pie de página.
Rejillas y carruseles alimentados en tiempo real desde el CRM (propiedades, obra nueva, zonas, testimonios, equipo).
Secciones específicas como destacadas, servicios, FAQs, reseñas y métricas.
Fichas de detalle, buscadores, mapas, formularios y bloques de texto e imagen traducibles.

Dentro de cada componente es posible editar textos por idioma, imágenes, columnas, filtros, orden, visibilidad y variantes de diseño, garantizando una personalización profunda y adaptada a cada mercado. Además, el editor incorpora paneles de configuración global que permiten gestionar aspectos fundamentales del sitio, tales como tema y paleta de colores, idiomas, monedas, servicios, preguntas frecuentes, blog, textos legales, filtros de búsqueda, Google Analytics, Google Reviews, WhatsApp y SEO.

Es importante destacar dos precisiones: ciertos contenidos —como el menú de navegación, textos del Hero en la portada y títulos de sección— se gestionan desde la configuración central de la agencia y su edición afecta a todo el sitio. Por otro lado, las páginas legales, la página 404 y la de mantenimiento son páginas de código que permanecen fuera del alcance del editor visual.

11. ¿Podremos crear, duplicar y eliminar páginas? Sí, estas funcionalidades están plenamente disponibles para el usuario desde el editor web.

12. ¿Se podrán recuperar versiones anteriores en caso de error? Sí, Plasmic incluye un historial de versiones que permite restaurar cualquier versión previa del proyecto. Esta funcionalidad es estándar en la plataforma, aunque la recuperación debe solicitarse mediante correo electrónico autorizado a Inmovilla.

13. ¿Las modificaciones realizadas en Plasmic se conservarán tras una actualización de la plantilla por parte de Inmovilla? Sí, las actualizaciones de la plantilla están diseñadas para respetar y preservar los cambios realizados por el usuario, evitando pérdidas de contenido o diseño.

14. ¿El acceso, mantenimiento y soporte de Plasmic están incluidos en el servicio? No. Se proporcionarán los accesos necesarios, pero el soporte técnico y mantenimiento específico de Plasmic no está incluido. Por ello, se recomienda que el equipo responsable cuente con conocimientos previos en el manejo de la plataforma.

15. ¿Existe formación o documentación específica para editar esta plantilla? Actualmente no disponemos de documentación específica para la edición de esta plantilla en Plasmic.

16. ¿Qué modificaciones deben ser realizadas necesariamente por Inmovilla? Inmovilla puede supervisar las modificaciones efectuadas desde el editor web del CRM. Sin embargo, todos los cambios realizados directamente en Plasmic son responsabilidad de la agencia, y no se requieren intervenciones adicionales por parte de Inmovilla para la edición web.

3. SEO y migración

17. ¿En qué mejoras técnicas se basa la afirmación de que la nueva web tiene mejor posicionamiento? Nuestras webs están desarrolladas y optimizadas para SEO y son completamente responsive. Las mejoras técnicas implementadas en las plataformas modernas basadas en Next.js/React con Plasmic incluyen:

Renderizado en servidor (SSR/SSG), que mejora la velocidad de carga y la indexabilidad.
Mejoras significativas en Core Web Vitals, optimizando la experiencia del usuario.
Estructura semántica avanzada que facilita el rastreo y comprensión por parte de los motores de búsqueda.

Para obtener datos concretos, se pueden solicitar métricas como la puntuación PageSpeed, detalles sobre SSR o CSR, y benchmarks reales que evidencien estas mejoras. Por ejemplo, el rendimiento SEO medido por PageSpeed en webs creadas con esta tecnología alcanza un 100%.

18. ¿Podremos editar en cada página la URL, el título SEO, la metadescripción y la imagen para compartir? Sí. La URL es completamente editable por página desde el editor. El título SEO y la metadescripción pueden configurarse mediante el panel SEO, donde es posible dar de alta cualquier ruta y completar estos metadatos para cada idioma disponible en el sitio. Los textos admiten variables dinámicas que se resuelven en tiempo real, como {agencyName} o variables geográficas {inCountry}, {throughoutCountry}, garantizando una redacción precisa y adaptada sin necesidad de duplicar plantillas.

La imagen para compartir se genera automáticamente, utilizando la primera fotografía del inmueble, la imagen del artículo o la fotografía del agente, con el logotipo de la agencia como respaldo. Actualmente, no existe un campo para editar manualmente og:title, og:description ni las tarjetas de Twitter/X.

19. ¿Podremos configurar H1, H2, H3, textos alternativos de imágenes y enlaces internos? Sí, Plasmic permite editar la jerarquía de encabezados y los atributos alt de las imágenes directamente desde el editor visual, facilitando así un control exhaustivo sobre la estructura y accesibilidad del contenido.

20. ¿La nueva web genera sitemap XML y archivo robots.txt? Sí, ambos se generan dinámicamente en el servidor. El archivo robots.txt autoriza el rastreo y especifica la ubicación del sitemap, aplicando automáticamente reglas Disallow: / en dominios de demostración y desarrollo. El sitemap.xml se emite en formato estándar incluyendo etiquetas loc, lastmod, changefreq y priority.

Actualmente, el sitemap incluye las páginas generales del sitio, pero aún no incorpora automáticamente las fichas de inmueble, promociones de obra nueva, artículos del blog, agentes ni variantes por idioma. La evolución hacia un sitemap dinámico alimentado desde el CRM está identificada como una prioridad y puede planificarse conjuntamente.

21. ¿Incluye etiquetas canónicas, datos estructurados y etiquetas hreflang para español e inglés? Sí, se inyectan datos estructurados JSON-LD generados en el servidor, incluyendo RealEstateListing para fichas de inmueble (con precio, moneda, dirección, coordenadas, superficie, habitaciones, baños, año de construcción), Organization y RealEstateAgent con datos de contacto, Review para testimonios y City/Place para zonas.

En cuanto a etiquetas canónicas y hreflang, actualmente no se emiten rel="canonical" ni rel="alternate" hreflang, aunque la infraestructura multilingüe soporta enrutamiento por idioma con prefijo en la URL, selector de idioma y contenidos traducidos. La implementación de estas etiquetas está planificada como una mejora de alcance acotado.

22. ¿El contenido se renderiza correctamente para que Google pueda rastrearlo e indexarlo? Sí, gracias al renderizado en servidor, el contenido llega completo y estructurado para facilitar su rastreo e indexación por parte de Google y otros motores de búsqueda.

23. ¿Cómo se gestionará Google Analytics y la conexión con Google Search Console? Inmovilla permite la integración de Google Analytics para el seguimiento de métricas, mientras que la configuración y gestión en Google Search Console puede realizarse de forma conjunta con Inmovilla.

24. ¿Se conservarán las URL actualmente indexadas? No. Se perderá el posicionamiento acumulado si se modifican las URL existentes, por lo que se recomienda planificar cuidadosamente la migración para minimizar impactos negativos.

25. Si cambian las URL, ¿Inmovilla configurará todas las redirecciones 301 necesarias? Sí. El sistema dispone de un motor de redirecciones permanentes que gestiona las solicitudes mediante una tabla de patrones configurable por la agencia. Este motor trabaja por patrones, permitiendo el uso de comodines para segmentos, traslado de referencias de inmuebles a nuevas URLs, coincidencias sobre parámetros de consulta y normalización de sufijos .html habituales en las webs anteriores.

Se solicita a la agencia que facilite un inventario completo de URLs antiguas, preferiblemente exportado desde Search Console y el sitemap anterior. La configuración de los patrones y la coordinación con Search Console se realiza conjuntamente con Inmovilla para garantizar una transición óptima.

26. ¿Cómo se conservará el posicionamiento de las cinco noticias actuales y de la página de Servicios? La conservación del posicionamiento dependerá de tres factores clave: mantener las URLs originales, migrar correctamente el contenido y configurar las redirecciones adecuadas. Sin estas condiciones, el posicionamiento de dichas páginas se perderá. Se recomienda solicitar un plan concreto para abordar esta migración.

27. ¿Qué tratamiento SEO tienen las fichas dinámicas de las propiedades? Las fichas se renderizan íntegramente en servidor, entregando HTML completo al rastreador sin depender de JavaScript para mostrar contenido indexable. Cada ficha cuenta con una URL limpia y estable, un título propio que refleja el título del inmueble, metadescripción extraída de la descripción, soporte multilingüe con respaldo al idioma principal cuando falta traducción, imagen para compartir y marcado estructurado RealEstateListing completo. Este mismo tratamiento se aplica a las promociones de obra nueva, fichas de agentes y artículos del blog, asegurando una óptima visibilidad y posicionamiento SEO. <h2>4. Publicación y responsabilidad</h2> 28. ¿Quién revisará que la web funciona correctamente en ordenador y móvil antes de conectarla al dominio? Se facilitará un dominio temporal para que el equipo pueda revisar exhaustivamente el funcionamiento en diferentes dispositivos antes de realizar el cambio definitivo al dominio principal. 29. ¿Quién comprobará formularios, enlaces, propiedades, idiomas, Analytics e indexación? En caso de que se realicen modificaciones en la plantilla base de Plasmic, Inmovilla no asume responsabilidad sobre dichas modificaciones. Por ello, es recomendable que la agencia realice pruebas exhaustivas para garantizar la correcta operatividad de todos los elementos. 30. ¿Existe un entorno de pruebas y una copia de seguridad antes de publicar? Sí, Plasmic permite publicar primero en un entorno de staging para realizar pruebas y validaciones antes de pasar a producción, garantizando así la seguridad y estabilidad del sitio. 31. En caso de incidencia tras la migración, ¿se puede restaurar temporalmente la web anterior? Sí, la web antigua permanecerá activa y no será eliminada hasta recibir confirmación expresa por parte de la agencia, permitiendo una reversión rápida en caso de incidencias.

Question 22

Recibe los leads de Meta por correo electrónico en Inmovilla

Accepted Answer

Si no es posible introducir directamente en Meta un correo electrónico para recibir los leads, es necesario usar una herramienta intermedia — Zapier o Make — para que los leads de tu página lleguen automáticamente al correo/CRM de Inmovilla.

Cómo funciona, en pocas palabras

Siempre que alguien rellena el formulario de un anuncio en tu página de Facebook o Instagram, los datos de esa persona se envían automáticamente al correo/CRM interno de Inmovilla. Nadie necesita ir a Meta a verificar leads manualmente — el correo llega solo, y el lead queda registrado en el CRM.

POR QUÉ ES NECESARIA ESTA HERRAMIENTA INTERMEDIA

Si no es posible configurar directamente en Meta un correo al que enviar los leads, la alternativa es usar un sistema autorizado (como Zapier o Make) que descarga los leads en tiempo real. Por eso se usa una de estas herramientas como puente entre tu página y el correo de Inmovilla.

Qué necesitas tener antes de empezar

Tu página de Facebook/Instagram, con el anuncio de leads
Autorización para acceder a los leads de esa página: Debes dar acceso, en Meta Business Suite, para que Inmovilla — o directamente Zapier/Make — pueda ver y recibir los leads.
Un formulario de leads ya creado en ese anuncio: El formulario que aparece cuando alguien hace clic en tu anuncio.
Una cuenta de Zapier o Make: Es la herramienta que conecta tu página con el correo de Inmovilla.
El correo interno de Inmovilla / CRM que va a recibir los leads: La dirección a la que debe llegar todo esto para que el lead quede registrado en el CRM.

Dar acceso a tu página

Antes de conectar Zapier o Make, es necesario autorizar el acceso a los leads de tu página.

Normalmente se hace así, dentro de tu Meta Business Suite:

Accede a tu Meta Business Suite: En business.facebook.com, con la cuenta que tiene control total de tu negocio.
Abre la Configuración del negocio: Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ junto al nombre del negocio.
Ve a "Integraciones" → "Acceso a clientes potenciales": Aquí se controla quién puede recibir los leads de los formularios de esa página.
Activa y concede el acceso: Si aparece un botón "Personalizar acceso", haz clic en él y confirma. Luego, da acceso a la persona o cuenta (Inmovilla, Zapier o Make) que hará la conexión.

Estos menús a veces cambian de nombre. Si no encuentras exactamente estos textos, busca algo como "Leads" o "Acceso a leads" dentro de la configuración de tu negocio.

Página oficial de Meta: Dar acceso a los leads en Business Suite

Elegir la herramienta: Zapier o Make

Ambas hacen exactamente lo mismo: conectar tu página con el correo de Inmovilla, sin necesidad de programar.

Crear la automatización — con Zapier

Entra en Zapier y crea una nueva automatización: Haz clic en Create → Zap
Elige "Facebook Lead Ads": Esto le dice a Zapier: "quiero empezar siempre que haya un lead nuevo en esta página".
Conecta la cuenta con acceso a tu página: Se abrirá una ventana de Facebook pidiendo autorización — usa la cuenta a la que diste acceso anteriormente.
Elige tu página y el formulario: Selecciona tu página de Facebook y el formulario del anuncio en cuestión.
Haz una prueba: Haz clic en "Test" — Zapier muestra los datos de un lead (nombre, correo, teléfono) para confirmar que todo funciona.
Elige "enviar correo" como siguiente paso: Busca "Email" y elige la opción de enviar un correo.

Páginas oficiales de Zapier:

Cómo conectar Facebook Lead Ads

Enviar correos en una automatización

Dónde poner el correo de Inmovilla

En el paso de "enviar correo" (Zapier) o "crear un correo" (Make), hay un campo llamado "To" (Para). Es exactamente ahí, y solo ahí, donde se pone el correo interno/CRM de Inmovilla — nunca tu propio correo:

CAMPOS "TO" — ZAPIER / MAKE

[CORREO INTERNO DE INMOVILLA]

Tu correo interno de Inmovilla es visible en el panel "Mi agencia" > "Información".

Ejemplo:

En este caso de ejemplo, el correo a configurar sería:

i.crminmovilla.11597@inmovilla.com

Luego, rellena solo dos campos simples más:

Asunto

Escribe algo como:

"Nuevo lead recibido — META"

Mensaje

Haz clic en los campos que la herramienta muestra (nombre, correo, teléfono, respuestas del formulario) para insertarlos automáticamente — no necesitas escribir nada a mano, solo hacer clic para insertar cada dato.

Para que Inmovilla pueda interpretar automáticamente estos datos y crear la oportunidad, el cuerpo del correo debe seguir esta estructura:

Email: contacto@ejemplo.com

Nombre: nombre del cliente

Teléfono: +351 910000000

Ref: (referencia del inmueble por el que se interesó)

Origen: Campaña META

También puedes añadir el comentario que la persona dejó en el formulario, si existe.

La referencia (Ref) es obligatoria

Sin la referencia del inmueble, el correo se recibe en Inmovilla pero no se guarda automáticamente como oportunidad.

Importante

Para que la oportunidad se cree automáticamente a partir de este correo, es necesario tener esta opción configurada en Inmovilla. Mira cómo activar en: Cómo activar la creación automática de oportunidades

No olvides

Tan pronto recibas el primer correo en Inmovilla, avisa al equipo de Inmovilla para que puedan informar a los técnicos y formalicen la creación automática.

Probar y activar

Envía un correo de prueba: Haz clic en "Test step" en el paso de correo y confirma que llega bien al correo de Inmovilla — nombre, teléfono y mensaje deben aparecer correctamente. Revisa también la carpeta de spam.
Haz clic en "Publish": Esto activa la automatización definitivamente — a partir de aquí, todos los leads nuevos de tu página se envían automáticamente a Inmovilla.
Confirma que está "On": En la lista de automatizaciones, debes ver esta automatización marcada como activa.

Ejemplo de cómo llegará el correo:

Alternativa: hacer lo mismo con Make

Los pasos son equivalentes, solo con nombres diferentes:

Crea un nuevo "Scenario": En Make, un "scenario" es equivalente a un "Zap".
Elige "Facebook Lead Ads" → "Watch Leads": Es el módulo que espera nuevos leads en tu página.
Conecta la cuenta con acceso a tu página y elige la página/formulario: Igual al paso 3–4 de Zapier.
Añade el módulo "Email" → "Send an Email": Y rellena el campo "To" con [CORREO INTERNO DE INMOVILLA]
Prueba y activa el "scenario": El botón para activar se llama simplemente interruptor "On/Off", normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Página oficial de Make:

Integración con Facebook Lead Ads

Guía verificada en septiembre de 2026. Como Facebook, Zapier y Make actualizan sus pantallas con frecuencia, los nombres exactos de los botones pueden variar ligeramente — pero los pasos generales se mantienen iguales.

Question 23

Zona cliente demanda

Accepted Answer

Zona Cliente de Inmovilla: gestión eficiente del interés en cada demanda

La Zona Cliente de Inmovilla es un espacio privado y personalizado diseñado para compradores, que centraliza de manera ordenada todas las propiedades enviadas por la inmobiliaria. Desde este panel exclusivo, cada cliente puede acceder fácilmente a sus cruces inmobiliarios, explorar fichas detalladas de los inmuebles, guardar favoritos, solicitar visitas, presentar ofertas y revisar o actualizar sus preferencias de búsqueda.

Esta herramienta optimiza la comunicación entre la agencia y cada demanda, permitiendo a la inmobiliaria recibir señales claras y precisas sobre los inmuebles que realmente despiertan interés, mejorando así la eficiencia del proceso comercial.

¿Qué es la Zona Cliente y cuál es su propósito?

La Zona Cliente actúa como un área personal vinculada a una demanda inmobiliaria específica. En ella se reúnen todas las propiedades compartidas con el comprador, facilitando la clasificación y seguimiento de sus respuestas ante cada propuesta recibida.

El acceso a este panel se genera automáticamente al crear una demanda y se envía junto con cada cruce de propiedades. De este modo, el cliente dispone de un enlace único y permanente para consultar en cualquier momento las propiedades que ha recibido.

Su objetivo es doble:

Para el cliente: proporcionar una plataforma organizada y accesible para revisar todas las propiedades que coinciden con sus criterios de búsqueda.
Para la inmobiliaria: obtener información detallada sobre qué inmuebles han sido consultados, cuáles despiertan interés y qué acciones desea emprender el comprador, facilitando un seguimiento personalizado y efectivo.

Acceso y compartición de la Zona Cliente desde una demanda

El acceso a la Zona Cliente se realiza desde la ficha específica de la demanda dentro de Inmovilla, disponible en el área de acciones de dicha ficha.

Para facilitar el acceso al comprador, el enlace del panel puede compartirse a través de diversos canales, adaptándose a la preferencia de comunicación de la agencia y el cliente:

Correo electrónico: ideal para enviar el enlace acompañado de explicaciones detalladas o nuevos cruces de propiedades.
WhatsApp: perfecto para comunicaciones rápidas e inmediatas con el cliente.
Enlace copiado (URL): permite pegar el enlace en cualquier otro canal de contacto utilizado por la agencia, garantizando flexibilidad.

Se recomienda siempre utilizar el enlace específico asociado a cada demanda para asegurar que el comprador visualice exclusivamente los inmuebles y condiciones vinculados a su búsqueda personalizada.

Panel de Zona Cliente con categorías de propiedades recibidas y acciones de interés

El panel organiza los inmuebles enviados según el nivel de interés manifestado por el comprador, facilitando un seguimiento claro y estructurado.

Información disponible para el comprador

Al acceder a su área privada, el comprador encontrará un resumen completo de sus datos de contacto, incluyendo una imagen representativa de la demanda cuando esté disponible.

El panel puede mostrar la siguiente información relevante:

Datos de contacto: correo electrónico, teléfono fijo y móvil registrados en la demanda.
Inmuebles recibidos: listado de propiedades enviadas como cruces para esa demanda específica.
Estado de las propiedades: clasificación intuitiva que diferencia entre inmuebles pendientes de revisión y aquellos que ya generan una decisión o acción concreta.
Condiciones de búsqueda: detalles sobre el tipo de inmueble y características solicitadas por el comprador.

Organización de las propiedades enviadas

Los cruces inmobiliarios se presentan categorizados para facilitar al comprador la consulta y seguimiento de cada propiedad, evitando que las propuestas se pierdan entre mensajes o conversaciones dispersas.

Propiedades recibidas

En esta sección se listan todos los inmuebles que la agencia ha compartido con el cliente. Cada ficha permite identificar claramente la propiedad y acceder a información detallada para tomar decisiones informadas.

Quiero visitar

Esta categoría agrupa las propiedades para las que el comprador ha expresado interés en realizar una visita presencial. Es una señal prioritaria para la inmobiliaria, que puede enfocar sus esfuerzos comerciales en estas opciones de mayor potencial.

Visitadas

El panel registra las propiedades ya visitadas, proporcionando un histórico que evita duplicidades y ofrece contexto para futuras recomendaciones.

Favoritas

Los inmuebles marcados como favoritos se agrupan en esta sección, permitiendo al comprador crear una lista corta para comparar, reevaluar o valorar antes de avanzar en el proceso.

Descartadas

Las propiedades descartadas se mantienen separadas, lo que permite conservar el historial de propuestas sin perder claridad sobre las opciones que no se ajustan a las preferencias del cliente.

Acciones disponibles para el cliente desde la ficha de un inmueble

Al consultar la ficha de una propiedad, el comprador puede utilizar diversas acciones para comunicar su interés, haciendo de la Zona Cliente un canal interactivo y eficiente entre la demanda y la inmobiliaria.

Consultar la ficha del inmueble: acceso a toda la información detallada y actualizada sobre la propiedad.
Guardar en favoritos: marcar inmuebles preferidos para facilitar su seguimiento y comparación.
Solicitar una visita: expresar el interés en conocer la propiedad de forma presencial, agilizando la coordinación con la agencia.
Proponer un precio: enviar una oferta económica directamente a la inmobiliaria para iniciar negociaciones.

Cada vez que el comprador solicita una visita o presenta una propuesta de precio, la inmobiliaria recibe una notificación inmediata en su correo de Inmovilla, permitiendo una gestión rápida y eficaz desde el equipo comercial.

Ficha de propiedad con mapa de ubicación y certificado energético

La ficha de cada propiedad concentra información clave, como la ubicación en mapa, características principales y certificado energético, para que el comprador pueda evaluar adecuadamente antes de solicitar una visita.

Consulta y actualización de preferencias de búsqueda

Además de mostrar las propiedades enviadas, la Zona Cliente permite al comprador revisar las características que definen su demanda, incluyendo el tipo de inmueble y los requisitos específicos seleccionados.

Entre las condiciones visibles pueden encontrarse preferencias como:

Tipo de propiedad deseada.
Número mínimo de baños.
Presencia de piscina.
Disponibilidad de balcón.
Otras características específicas incluidas en la demanda.

Si el comprador desea modificar alguna de estas preferencias, la solicitud no se aplica directamente en la ficha. En su lugar, se envía automáticamente un correo a la inmobiliaria, que podrá revisar y ajustar la búsqueda de manera personalizada desde su sistema de gestión.

Simulador hipotecario y cálculo de capacidad de compra

El panel incorpora herramientas avanzadas de cálculo para apoyar la toma de decisiones del comprador. Entre ellas, un simulador de hipoteca y una calculadora de capacidad financiera permiten estimar el importe máximo accesible según la situación económica personal.

Estas funcionalidades son un complemento útil para valorar la viabilidad económica de una propiedad, aunque no sustituyen la evaluación formal de condiciones financieras ofrecidas por entidades bancarias.

Optimización del seguimiento de la demanda mediante la Zona Cliente

Para la inmobiliaria, la Zona Cliente representa una herramienta estratégica que convierte cada cruce inmobiliario en una interacción ordenada y documentada. Mientras el comprador revisa las propuestas a su ritmo, la agencia obtiene información valiosa para priorizar y personalizar el contacto.

Una metodología recomendada para integrar esta funcionalidad en el proceso comercial incluye:

Crear una demanda con criterios claros y precisos: definir tipo de inmueble y características esenciales para garantizar relevancia en los cruces.
Compartir el acceso a la Zona Cliente: enviar el enlace personalizado mediante correo electrónico, WhatsApp o cualquier otro canal preferido.
Actualizar regularmente los cruces: mantener la selección de propiedades alineada con la demanda y las preferencias actuales del comprador.
Analizar las respuestas recibidas: atender oportunamente las solicitudes de visita y propuestas económicas que se reciban en el correo de Inmovilla.
Adaptar la demanda según cambios en las necesidades: actualizar la ficha luego de recibir solicitudes de modificación para afinar la búsqueda.

Una gestión centralizada y eficiente de las propiedades enviadas

La Zona Cliente de Inmovilla centraliza en un único lugar todos los cruces inmobiliarios enviados a cada comprador, junto con sus inmuebles favoritos, propiedades descartadas y acciones de interés manifestadas. Esta centralización no solo facilita la consulta y seguimiento para el cliente, sino que también proporciona a la inmobiliaria un control claro y detallado sobre el progreso de cada demanda.

Al utilizar este enlace como referencia exclusiva para todas las propiedades compartidas, la agencia puede identificar rápidamente las opciones prioritarias, coordinar visitas de manera eficiente y ajustar la selección de inmuebles conforme a las preferencias reales y actuales del comprador.

Question 24

Mi oficina en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo acceder y qué información puedes consultar en Mi Oficina

Mi Oficina es el espacio exclusivo dentro de Inmovilla diseñado para centralizar toda la información relevante de la agencia, así como las herramientas vinculadas a los servicios contratados. Desde esta plataforma, podrás acceder fácilmente a apartados clave como facturas, gestión de webs y dominios, entre otros. Las secciones disponibles para cada usuario dependerán de los permisos asignados, garantizando un acceso seguro y personalizado.

Pasos para acceder a Mi Oficina

Haz clic en la imagen de tu usuario, ubicada en la esquina superior derecha de la plataforma Inmovilla. En caso de no haber subido una foto, aparecerá un avatar predeterminado.
En el menú desplegable, selecciona la opción Mi Oficina.
Una vez dentro, utiliza las pestañas situadas en la parte superior para navegar hacia el apartado que necesites consultar o gestionar.

Al acceder a Mi Oficina, la sección inicial que se visualiza es Información, donde se muestran los datos públicos de la agencia, como su página web, correo electrónico, teléfono y dirección física, facilitando un acceso rápido y directo a estos datos esenciales.

Panel de Mi Oficina con pestañas superiores, datos de la agencia y un mapa

Secciones principales de Mi Oficina

Además de la sección Información, Mi Oficina integra diversas áreas que conviene conocer para optimizar tu experiencia y facilitar las gestiones según tus necesidades:

Formulario: espacio dedicado a los formularios específicos de la agencia, facilitando la recopilación y gestión de datos.
Facturas: sección donde puedes consultar todas las facturas emitidas por Inmovilla, ideal para llevar un control detallado y actualizado de los cargos mensuales.
Dominios y webs: aquí podrás gestionar y consultar los servicios relacionados con dominios y páginas web. Si la agencia dispone de una web, esta sección ofrece opciones para realizar modificaciones específicas y mantenerla actualizada.
Migraciones: área destinada a la información sobre transferencias de datos realizadas desde otros CRM, facilitando el seguimiento y control de estos procesos.
Formulario SEPA y formulario de titularidad: apartados disponibles para realizar gestiones administrativas específicas vinculadas a pagos y titularidad.

Si bien no todas estas secciones requieren visitas frecuentes, su principal valor radica en centralizar todas las consultas y trámites relacionados con los servicios contratados, optimizando la gestión y el acceso a la información.

Motivos por los que algunas pestañas pueden estar bloqueadas

Cuando una pestaña aparece bloqueada, significa que el usuario no dispone aún de los permisos necesarios para acceder a esa sección. La configuración de estos accesos se realiza en Ajustes Usuarios, dentro del apartado Permisos avanzados, donde se determinan las opciones específicas de Mi Oficina que cada usuario puede visualizar y gestionar.

La sección Información contiene datos públicos de la agencia y, por lo general, está disponible para todo el equipo. En cambio, las demás secciones, especialmente aquellas relacionadas con facturación y servicios contratados, deben asignarse cuidadosamente según las responsabilidades y roles de cada persona para garantizar la seguridad y confidencialidad.

Consejos prácticos para sacar el máximo provecho a Mi Oficina

Para consultar los datos de contacto de la agencia: accede directamente a la sección Información.
Para revisar y controlar los cargos recibidos: visita periódicamente la sección Facturas para mantener un seguimiento detallado.
Para verificar el estado y gestión de servicios digitales: consulta las secciones Dominios o Webs, según la información que necesites.
Si encuentras una pestaña inaccesible: contacta con el administrador de usuarios para que revise y actualice tus permisos avanzados.

En definitiva, Mi Oficina actúa como un punto de consulta centralizado, accesible desde tu avatar. Selecciona la sección adecuada y asegúrate de contar con los permisos necesarios para realizar cualquier gestión de manera eficiente y segura.

Question 25

Ajustes en Inmovilla

Accepted Answer

Guía completa para configurar y gestionar una agencia inmobiliaria mediante los ajustes de Inmovilla

El módulo de Ajustes de Inmovilla concentra todas las herramientas esenciales para definir y optimizar el funcionamiento interno de una agencia inmobiliaria dentro de la plataforma. Este espacio cobra especial relevancia durante la fase inicial de implementación, ya que permite organizar las opciones internas, preparar el entorno de trabajo para el equipo comercial y establecer los elementos clave para la gestión diaria.

Una configuración inicial meticulosa garantiza que la información, los usuarios y los procesos operativos estén perfectamente alineados antes de iniciar la actividad habitual, facilitando así un desempeño eficiente y coordinado.

Ubicación y estructura del apartado Ajustes en Inmovilla

El acceso a Ajustes se encuentra convenientemente ubicado en la barra lateral izquierda de Inmovilla, en la parte inferior del menú principal. Al ingresar, las herramientas se presentan organizadas en dos bloques principales:

• Configuración: orientada a definir la estructura organizativa y los parámetros fundamentales que regirán el funcionamiento de la agencia.
• Gestión: enfocada en herramientas operativas para el seguimiento interno, administración y control del día a día.

Esta división clara facilita distinguir entre las decisiones estratégicas que establecen la base operativa y las acciones tácticas relacionadas con la administración y supervisión continua.

Elementos esenciales para configurar antes de incorporar al equipo comercial

El bloque de Configuración concentra los ajustes imprescindibles que deben revisarse desde el inicio. Su propósito es adaptar Inmovilla a los criterios específicos de la agencia y definir los recursos que serán utilizados por el equipo comercial para garantizar una gestión homogénea y eficiente.

Calidades y textos complementarios

Las opciones de calidades y textos complementarios permiten establecer información estandarizada y detallada que se emplea para completar y organizar la descripción de los inmuebles. Contar con estos elementos definidos de antemano facilita mantener un criterio uniforme y profesional en toda la documentación y comunicación de la agencia.

Costes publicitarios

El apartado de costes publicitarios está diseñado para registrar y gestionar la inversión destinada a publicidad. Integrar esta información dentro de la operativa diaria permite un control financiero más preciso y una mejor planificación estratégica de campañas.

Grupos de vivienda y listas

Los grupos de vivienda y las listas constituyen herramientas clave para estructurar y clasificar la información inmobiliaria según las necesidades específicas de la agencia. Antes de crear un volumen significativo de fichas, es recomendable establecer una clasificación coherente que facilite el trabajo colaborativo y la búsqueda eficiente de datos.

Opciones y plantillas automáticas

Inmovilla incorpora apartados de opciones y plantillas automáticas que permiten preparar recursos reutilizables y configurar comportamientos predeterminados en el entorno de trabajo. Las plantillas automáticas resultan especialmente valiosas para mantener la coherencia en tareas repetitivas y garantizar la calidad constante de la información generada.

Usuarios y conversor de áreas

Dentro de Configuración también se gestionan las opciones relacionadas con usuarios y el conversor de áreas. Estas funciones son fundamentales para adaptar la plataforma a la estructura organizativa de la agencia y a las particularidades del mercado local, facilitando una experiencia personalizada y eficiente.

Herramientas de gestión avanzadas en Ajustes

El bloque de Gestión integra un conjunto de herramientas orientadas a la administración operativa de la agencia. Más allá de la configuración inicial, este apartado incluye funciones para controlar el acceso, realizar seguimientos detallados, gestionar datos y optimizar procesos internos.

Acceso de usuarios y control de agentes

Las opciones de acceso de usuarios y control de agentes permiten gestionar con precisión los permisos y roles dentro de la plataforma, facilitando una estructura interna clara y segura. Estas funciones son imprescindibles para agencias con múltiples comerciales, garantizando una distribución ordenada de responsabilidades y accesos.

Administración de embudos

La herramienta de administrar embudos posibilita la gestión integral de los procesos comerciales definidos en la agencia, permitiendo un seguimiento eficiente y la optimización de cada etapa del ciclo de venta o alquiler.

Encuestas, estadísticas y panel de mandos

Dentro de Ajustes también se encuentran las secciones de encuestas, estadísticas y panel de mandos, que ofrecen recursos valiosos para la consulta, análisis y seguimiento de indicadores clave, ayudando a la toma de decisiones fundamentadas y al control del rendimiento interno.

Fichas eliminadas e importación de contactos

El apartado de fichas eliminadas facilita la gestión de registros inactivos o dados de baja, garantizando un control organizado de la base de datos. Por otro lado, la función de importar contactos permite integrar nuevos datos de forma rápida y segura, esencial para la actualización y mantenimiento continuo de la base de clientes y prospectos.

Procesos y SMTP

Las opciones de procesos y SMTP completan el conjunto de herramientas de gestión, ofreciendo funcionalidades para personalizar flujos de trabajo y configurar el sistema de correo electrónico, respectivamente. Estas herramientas contribuyen a una administración eficiente y adaptada a las necesidades específicas de la agencia dentro de Inmovilla.

Secuencia recomendada para una configuración óptima de Inmovilla

Para garantizar una configuración ordenada y efectiva, es recomendable seguir una secuencia lógica que permita establecer primero las bases operativas y, posteriormente, preparar las herramientas de gestión. La siguiente guía es un camino sugerido para maximizar la eficiencia:

• Acceder a Ajustes desde la parte inferior de la barra lateral izquierda.
• Explorar y configurar las opciones dentro del bloque Configuración para definir la estructura y organización interna de la agencia.
• Establecer criterios claros para el equipo en cuanto a calidades, textos complementarios, grupos de vivienda y listas.
• Preparar y personalizar las plantillas automáticas y demás opciones necesarias para tareas recurrentes.
• Organizar los usuarios y asignar roles conforme a las necesidades y estructura de la agencia.
• Revisar y configurar las herramientas dentro del bloque Gestión, tales como control de agentes, embudos, estadísticas, procesos e importación de contactos.
• Confirmar que cada usuario dispone de los permisos adecuados para administrar y operar en sus respectivas áreas.

Gestión de permisos de usuario en los ajustes de Inmovilla

No todas las funcionalidades dentro del apartado Ajustes están disponibles para todos los usuarios. Algunas requieren permisos específicos para su acceso y gestión, lo que garantiza la seguridad y el control interno.

Por ello, el área de Configuración está dirigida principalmente a responsables, gerentes o administradores de la agencia, quienes deben definir la estructura y supervisar el entorno de trabajo del equipo comercial.

Antes de delegar tareas administrativas, es fundamental verificar que cada integrante cuente con el nivel de acceso adecuado a sus funciones para asegurar un manejo eficiente y seguro de la plataforma.

Checklist esencial para la puesta en marcha de la agencia

• Definir la estructura interna de usuarios y del equipo comercial.
• Revisar y configurar calidades, textos complementarios y listas de clasificación.
• Establecer los grupos de vivienda que utilizará la agencia para organizar la cartera inmobiliaria.
• Configurar los costes publicitarios si forman parte de la operativa habitual.
• Crear o actualizar las plantillas automáticas para tareas repetitivas.
• Organizar y optimizar los embudos y procesos de trabajo comercial.
• Verificar el acceso y la configuración de estadísticas, encuestas y panel de mandos.
• Revisar y asignar los permisos necesarios para cada función dentro de la gestión.

La relevancia de mantener los ajustes organizados y actualizados

El apartado Ajustes no es simplemente una sección técnica dentro de Inmovilla, sino el núcleo desde donde la agencia puede establecer un modelo de trabajo ordenado y coherente para sus usuarios, comerciales y procesos administrativos.

Una configuración revisada y actualizada desde el inicio facilita que las herramientas relacionadas con usuarios, vivienda, contactos, embudos, procesos y seguimiento se utilicen de manera armonizada, potenciando la productividad y la calidad del servicio ofrecido.

Resumen final

Los ajustes de Inmovilla se dividen en dos grandes bloques: Configuración y Gestión. El primero permite establecer la base operativa de la agencia, mientras que el segundo agrupa funciones destinadas a controlar usuarios, agentes, embudos, datos, procesos y otros recursos internos.

Para aprovechar al máximo este apartado, se recomienda realizar una configuración inicial exhaustiva, definir responsabilidades claras y revisar los permisos de acceso antes de que el equipo comience a utilizar todas las funcionalidades de la plataforma.

Question 26

Multimedia en Inmovilla: cómo gestionarlo en una propiedad

Accepted Answer

Gestión de Multimedia en Inmovilla: Cómo Administrar Contenidos en una Propiedad

Para incorporar fotografías, tours virtuales, vídeos o planos en una propiedad dentro de Inmovilla, todo se centraliza en un único módulo: el apartado de Multimedia dentro de la ficha del inmueble.

Este sistema está diseñado para ser intuitivo, pero es fundamental comprender en profundidad el funcionamiento de cada pestaña, ya que no todos los contenidos se gestionan ni se muestran de la misma manera. Algunos están destinados exclusivamente a portales inmobiliarios, otros son visibles únicamente en la web propia y ciertos formatos se adaptan a herramientas específicas, como Idealista.

A continuación, te ofrecemos una guía paso a paso para que puedas aprovechar al máximo cada opción y entender cuándo y cómo utilizar cada tipo de contenido multimedia.

Acceso a la Ficha de la Propiedad

Para comenzar desde cero, accede al menú lateral izquierdo y selecciona la opción Propiedades, que generalmente es la primera del menú. A continuación, abre la ficha del inmueble en el que desees añadir o revisar contenido multimedia.

Dentro de la ficha, no es necesario pulsar en editar la propiedad. En la parte izquierda, encontrarás la previsualización de la primera imagen cargada; desde ahí, puedes acceder directamente a Editar multimedia.

Ventana del apartado Multimedia en Inmovilla con pestañas Fotos, Antes y después, Fotos 360, Tour virtual, Vídeo y Plano

Al acceder al apartado multimedia, se despliega una ventana con varias pestañas diferenciadas:

Fotos
Antes y después
Fotos 360
Tour virtual
Vídeo
Plano

Analizaremos cada una de ellas detalladamente, dado que cada pestaña cumple una función específica y tiene sus propias particularidades.

Fotos: El Pilar Fundamental del Apartado Multimedia

La pestaña de Fotos es esencial, ya que muchas publicaciones no pueden salir a la luz sin imágenes que respalden el inmueble.

Si una propiedad ya cuenta con imágenes cargadas, estas aparecerán automáticamente en esta sección. Para añadir nuevas, simplemente utiliza el botón azul Agregar más fotos.

Proceso para Subir Fotos

Al pulsar Seleccionar, se abrirá el explorador de archivos de tu ordenador para que elijas las imágenes deseadas. Puedes seleccionar una o varias simultáneamente.

Por ejemplo, si dispones de 15 fotografías, puedes cargarlas todas a la vez y decidir después si prefieres:

Priorizar la velocidad máxima, para que la carga se realice lo más rápido posible.
Priorizar el orden, para mantener la secuencia exacta en que seleccionaste las imágenes.
El orden de las fotos usado en multimedia es el que enviamos a los diferentes portales y webs, por lo que este apartado es importante.
Una vez que las imágenes estén cargadas en la ventana, puedes subirlas una a una o pulsar directamente en Subir para enviarlas todas simultáneamente.

Inmovilla mostrando un archivo de imagen cargado en “Añadir imágenes” con botones de subir y quitar

Gestión Masiva de Fotos

Justo al lado del botón para agregar imágenes, encontrarás el menú de Acciones masivas, que permite administrar varias fotos simultáneamente.

Las opciones disponibles incluyen:

Eliminar todas las fotos
Eliminar solo las seleccionadas
Insertar marca de agua
Descargar las fotos
Ordenarlas
Autoetiquetado

Es importante destacar que el autoetiquetado requiere una contratación previa a través del Marketplace, por lo que no siempre estará disponible de forma inmediata.

Cómo Ordenar las Fotos

El orden de las imágenes es crucial, ya que la primera foto será la que se muestre como imagen principal en la ficha del inmueble.

Al pulsar en Ordenar, se desplegará la galería completa, permitiéndote reorganizar las fotos mediante arrastrar y soltar hasta definir la secuencia deseada. No olvides guardar los cambios una vez finalizado el ordenamiento.

Arrastrar una foto para cambiar el orden en la pestaña Fotos de Inmovilla

Eliminación de Imágenes Individuales o Múltiples

Si alguna fotografía no cumple con tus expectativas o fue subida por error, puedes eliminarla fácilmente seleccionándola y utilizando la opción Eliminar seleccionadas. Solo debes confirmar la acción y las imágenes serán removidas.

Esta función es especialmente útil para retirar planos que hayan sido cargados erróneamente en la galería general o para limpiar la colección antes de publicar.

Marca de Agua: Recomendaciones y Precauciones

La inserción de marcas de agua puede realizarse de forma masiva a todas las imágenes o individualmente en cada foto.

Si decides aplicar la marca de agua en bloque, accede a Acciones masivas > Insertar marca de agua, lo que añadirá la marca a todas las fotos simultáneamente. Alternativamente, puedes probar primero en una imagen específica a través del menú de tres puntos que aparece debajo de cada foto, seleccionando Poner marca de agua.

Es fundamental tener en cuenta que una vez aplicada la marca de agua, la imagen queda modificada de forma permanente en el sistema y no puede revertirse desde esta herramienta. En caso de querer eliminarla, será necesario volver a subir la imagen original sin marca.

Por ello, recomendamos realizar una prueba inicial con una sola fotografía antes de aplicar la marca de agua a toda la galería.

Posicionamiento de la Marca de Agua

Además, puedes definir la ubicación exacta de la marca de agua en la imagen. La opción Posicionar marca de agua abre la fotografía y permite seleccionar la zona donde se colocará, asegurando una integración visual adecuada.

Marca de agua posicionada sobre la imagen de una propiedad en la herramienta de Inmovilla

La marca que se aplica por defecto corresponde a la configurada en Ajustes > Opciones > Imagen corporativa.

Etiquetas para Fotos

Cada imagen puede ser asignada a una etiqueta, lo cual resulta especialmente útil para identificar planos u otros contenidos específicos, ya que ciertas etiquetas se transfieren automáticamente a los portales inmobiliarios.

Estas etiquetas están predefinidas por el sistema y no pueden modificarse ni crearse nuevas etiquetas personalizadas. Están alineadas con las exigencias y estándares de Idealista.

Antes y Después: Visualización de Cambios y Reformas en Espacios

La pestaña Antes y después está diseñada para mostrar una comparación visual entre una imagen antigua y otra actualizada, generalmente tras una reforma o mejora significativa del inmueble.

El procedimiento correcto es el siguiente:

Primero, asegúrate de tener subida en la galería general la fotografía actualizada, es decir, la imagen del después.
Desde la pestaña Antes y después, sube la fotografía antigua correspondiente.
Selecciona la imagen final, que ya debe estar en tu galería de fotos.
Guarda los cambios y podrás previsualizar la comparación visual entre ambas imágenes.

Pantalla de Inmovilla Fotosrelaciones con botón Guardar y selección de imágenes para la comparación

Una vez guardada, la plataforma mostrará una transición interactiva entre ambas fotos para facilitar la visualización del cambio.

Es importante destacar que esta funcionalidad está disponible exclusivamente en la web de Inmovilla y no se envía a portales ni otros destinos externos. Es una herramienta interna para mejorar la presentación en tu propia web.

Fotos 360: Base para la Creación del Tour Virtual

Las fotos 360 se suben de manera similar a las fotografías convencionales: seleccionas los archivos desde tu ordenador, pulsas subir y se almacenan en la pestaña correspondiente.

Subida de imágenes panorámicas 360° en la pestaña Fotos 360 de Inmovilla

No obstante, es crucial no confundir esta sección con una galería adicional para el público, ya que estas imágenes no se envían a portales ni se muestran de forma independiente en la ficha pública.

Su único propósito es servir como base para la creación del tour virtual.

Si durante la carga detectas que algunas imágenes no se suben correctamente o faltan, revisa la configuración de cookies del navegador y habilítalas para asegurar un funcionamiento óptimo.

Tour Virtual: Creación y Gestión en Inmovilla

Una vez que las fotos 360 están cargadas, puedes acceder a la pestaña Tour virtual.

Si ya existe un tour creado, desde aquí podrás:

Visualizarlo
Copiar el enlace
Eliminarlo

En caso de no haber ningún tour, se presentan dos opciones:

Crear un tour en Inmovilla
Cargar un tour externo

Opción 1: Cargar un Tour Externo

Si ya utilizas una plataforma externa, como Matterport u otra herramienta de visitas virtuales, simplemente pega la URL del tour y quedará enlazado dentro de Inmovilla.

Opción 2: Crear el Tour Directamente en Inmovilla

Si prefieres construir el tour virtual dentro de Inmovilla, el sistema utilizará las fotos 360 previamente subidas. A partir de ahí, solo tienes que configurar las escenas y establecer los enlaces entre ellas.

Por ejemplo, puedes:

Asignar nombres descriptivos a cada escena, como mirador, salón o pasillo.
Entrar en una escena concreta y definir hacia qué otra escena debe dirigirse el usuario.
Hacer doble clic en el punto de transición, seleccionar la escena de destino y guardar los cambios.

Tour virtual en Inmovilla mostrando visor y enlace del tour

Con estos pasos, el tour quedará configurado. Aunque el ejemplo más básico puede incluir solo dos escenas, lo habitual es crear un recorrido completo con múltiples estancias y transiciones.

Este proceso es bastante sencillo una vez comprendes la lógica: subir las fotos 360, nombrar las escenas y enlazarlas entre sí.

Vídeo: Formatos y Requisitos según Destino

En esta sección es especialmente importante detenerse, ya que el tratamiento del vídeo varía según el portal o destino de publicación.

Inmovilla ofrece dos opciones principales para gestionar vídeos:

Vídeo Subido Directamente desde el PC

Este método es imprescindible para cumplir con los requisitos de Idealista. Si deseas enviar vídeo a este portal, debes subir el archivo directamente desde tu ordenador a la pestaña de vídeo de la propiedad.

Enlace de YouTube

Para otros portales, para envíos mediante XML o integraciones con la web vía API, se utiliza el enlace de vídeo alojado en YouTube.

Una forma práctica y eficiente de trabajar, especialmente si publicas en Idealista, es la siguiente:

Sube el vídeo original desde el PC para cumplir con los requisitos específicos de Idealista.
Sube ese mismo vídeo a YouTube.
Pega el enlace de YouTube en el campo correspondiente para que esté disponible en otros destinos.

De esta manera, cubres ambas necesidades sin complicaciones adicionales.

Plano: Preparación y Etiquetado para Idealista

La pestaña de Plano está especialmente diseñada para gestionar planos orientados a Idealista.

Inmovilla guía el proceso con los siguientes pasos:

Descargar la plantilla oficial para el plano.
Realizar el plano siguiendo las instrucciones proporcionadas.
Guardar el plano como imagen en formato JPG.
Subir la imagen del plano en la sección de fotos de la propiedad.
Etiquetar esa imagen como plano para que sea reconocida correctamente.

Inmovilla pestaña Plano con el texto de ayuda y la indicación de etiquetar la imagen como plano

Es fundamental destacar que no basta con subir el archivo; la correcta etiquetación es imprescindible para que el sistema y los portales externos reconozcan la imagen como plano.

Visualización Rápida del Contenido Multimedia en la Ficha de Propiedad

Al salir del apartado multimedia y regresar a la ficha del inmueble, la previsualización te permite identificar de un vistazo si la propiedad dispone de:

Fotos
Vídeo
Tour virtual

Además, esta misma área funciona como acceso directo al apartado multimedia, facilitando una navegación rápida sin pasos adicionales.

Existe también una ruta alternativa de acceso a través de Más acciones > Multimedia.

Menú de “Más acciones” con Multimedia seleccionado y opciones de descarga de contenido

Esta vía adicional ofrece la ventaja práctica de permitir la descarga directa de fotos sin necesidad de acceder al detalle completo del apartado multimedia.

Resumen Práctico de Cada Pestaña

Fotos: esenciales para publicar y gestionar la galería principal del inmueble.
Antes y después: permite una comparativa visual para la web de Inmovilla, sin envío a portales externos.
Fotos 360: constituyen el material base para la creación del tour virtual.
Tour virtual: puede ser interno, creado en Inmovilla, o externo mediante URL.
Vídeo: archivo directo para Idealista y enlace de YouTube para otros destinos.
Plano: orientado a Idealista y debe estar correctamente etiquetado como plano.

Comprender la función específica de cada pestaña convierte el apartado multimedia en un módulo manejable y eficiente. La clave reside en saber qué contenido se está subiendo, dónde será visible y si se enviará o no a portales externos.

Con este conocimiento, la gestión de la ficha de propiedad en Inmovilla se vuelve mucho más ágil y profesional.

Question 27

Empresa en panel contable

Accepted Answer

Cómo crear y configurar empresas en el panel contable de Inmovilla

La sección de Empresas dentro del panel contable de Inmovilla centraliza toda la información fiscal, de contacto y de personalización documental indispensable para la emisión eficiente y profesional de facturas, recibos, abonos y presupuestos. Una configuración inicial precisa y completa garantiza que cada documento generado refleje la identidad corporativa, los textos personalizados y la numeración específica que caracterizan a cada empresa.

Es fundamental contar con al menos una empresa creada y activada antes de iniciar cualquier registro contable, ya que esta configuración constituye la base sobre la cual se gestionará toda la facturación y documentación contable posterior.

Objetivo y funciones del apartado Empresas

En el panel contable, una empresa representa la entidad legal responsable de emitir los documentos comerciales y contables. Su ficha reúne tanto los datos obligatorios de identificación como los elementos gráficos y textuales que se reflejarán en la documentación oficial.

Desde esta sección, los usuarios pueden:

• Crear nuevas empresas emisoras con todos los datos necesarios.
• Consultar, editar y actualizar la información de empresas previamente registradas.
• Definir el nombre comercial, la razón social y el CIF con precisión.
• Establecer la dirección fiscal y los datos de contacto oficiales.
• Activar o desactivar empresas según su estado operativo, facilitando la gestión de múltiples entidades.
• Subir y configurar logotipos, determinando en qué tipos de documentos se mostrarán para mantener coherencia visual.
• Personalizar los títulos y pies de página de facturas, recibos, abonos y presupuestos, adaptándolos a la identidad y necesidades de cada empresa.
• Gestionar series de numeración con prefijos o sufijos específicos para diferenciar tipos de documentos y facilitar el control administrativo.

Acceso al apartado Empresas en el panel contable

Para acceder al módulo de Empresas, siga esta ruta intuitiva desde la navegación lateral de la plataforma:

• Abra el menú lateral izquierdo.
• Seleccione Utilidades.
• Acceda a Contable.
• Haga clic en la primera opción: Empresas.

Al ingresar, se mostrará un listado completo con todas las empresas registradas, donde podrá seleccionar cualquiera para revisar o modificar su configuración, o bien optar por crear una nueva empresa mediante el botón Nueva empresa.

Listado de empresas del panel contable con estados activos

Este listado facilita la localización rápida de empresas y el acceso directo a su configuración detallada.

Procedimiento para crear una nueva empresa

La creación de una empresa es un paso imprescindible antes de emitir facturas, recibos o abonos. Al pulsar Nueva empresa, se abre un formulario detallado donde se deben incorporar los datos identificativos y configurar las opciones documentales específicas.

Datos identificativos y fiscales

La ficha de empresa permite registrar la información clave que identifica a la entidad emisora. Es imprescindible completar estos campos con precisión, ya que serán la base para la gestión documental y legal:

Nombre comercial: la denominación con la que se identifica públicamente la empresa.
Razón social: el nombre legal registrado de la entidad.
CIF: el código de identificación fiscal oficial.
Domicilio fiscal: dirección completa de la sede principal.
Código postal: para ubicación administrativa.
Ciudad y provincia: datos geográficos para precisión en la identificación.
Teléfono fijo y móvil: números de contacto directos.
Correo electrónico: dirección para comunicaciones oficiales.

Una vez completados y guardados estos datos, la empresa estará habilitada para su uso en todas las operaciones contables dentro del panel.

Estado operativo de la empresa: activa o desactivada

Cada ficha muestra el estado actual de la empresa junto con la fecha de activación. Es indispensable mantener activa la empresa mientras se realicen emisiones de documentos.

La opción de desactivación es especialmente útil cuando una entidad deja de operar pero se desea preservar su historial documental y datos para consultas futuras. Esta acción se realiza fácilmente desde el botón situado en la parte superior de la ficha.

Incorporación y gestión del logotipo en documentos

La ficha de empresa permite subir un archivo de imagen que funcionará como logotipo corporativo. Además de cargarlo, puede seleccionarse en qué tipos de documentos se visualizará, garantizando una imagen coherente y profesional en toda la documentación emitida.

Las opciones de visualización incluyen:

• Facturas.
• Recibos.
• Abonos.
• Presupuestos.

Esta funcionalidad automatiza la inclusión del logotipo, evitando la necesidad de añadirlo manualmente en cada documento y asegurando uniformidad visual en todas las comunicaciones oficiales de la inmobiliaria.

Ficha de empresa con campos de datos y área de logotipo

La ficha centraliza todos los datos fiscales, de contacto y la configuración del logotipo para una gestión integral.

Personalización avanzada de títulos y pies de página en documentos

Dentro de la configuración de cada empresa, es posible definir textos personalizados que aparecerán en los títulos y pies de página de los documentos contables, permitiendo adaptar la comunicación escrita a las necesidades específicas y estilo corporativo de cada entidad.

Títulos de documentos

Se pueden establecer títulos únicos para cada tipo de documento, tales como:

• Facturas.
• Recibos.
• Abonos.
• Presupuestos.

Por ejemplo, el título de una factura puede reflejar la naturaleza del servicio prestado o alinearse con la nomenclatura comercial propia de la empresa, fortaleciendo la identidad y profesionalidad.

Pies de página personalizados

Asimismo, se pueden configurar textos específicos para el pie de cada tipo de documento, facilitando la inclusión de información adicional relevante, como condiciones comerciales, mensajes legales o datos de contacto complementarios.

Esta información queda guardada en la ficha de la empresa, asegurando que todos los documentos futuros mantengan la coherencia y el estilo definidos.

Visualización previa de documentos configurados

Cuando la empresa cuenta con documentos generados, la ficha incluye una opción para visualizarlos. Esta función es especialmente valiosa para verificar cómo se reflejan los datos fiscales, los textos personalizados y la identidad visual en cada tipo de documento.

Se recomienda utilizar esta vista tras realizar modificaciones en el logotipo o en los textos para garantizar que todos los cambios se aplican correctamente en facturas, recibos, abonos y presupuestos.

Gestión avanzada de series de numeración para facturas y abonos

Las series permiten asignar prefijos o sufijos identificativos a la numeración de los documentos emitidos, facilitando la organización y diferenciación de facturas y abonos según criterios internos o legales.

Esta gestión se realiza directamente desde la configuración de la empresa y permite establecer series distintas para cada tipo de documento, optimizando el control administrativo y contable.

Pasos para crear una nueva serie de documentos

Para añadir una serie personalizada, siga estos pasos:

• Acceda a la ficha de la empresa correspondiente.
• Seleccione la opción Gestionar series.
• Revise las series existentes y haga clic en el botón para añadir una nueva.
• Introduzca el identificador que se utilizará como prefijo o sufijo en la numeración.
• Seleccione el tipo de documento al que se aplicará la serie, por ejemplo, factura o abono.
• Guarde la configuración para activar la nueva serie.

Por ejemplo, una serie configurada con el identificador IN para facturas hará que todas las facturas emitidas bajo esta serie incorporen dicho código en su numeración. De forma similar, se puede establecer una serie diferenciada para abonos, como NC, para facilitar su identificación y seguimiento.

Panel lateral de gestión de series de documentos

La gestión de series permite diferenciar claramente la numeración de facturas y abonos mediante identificadores personalizados.

Orden recomendado para la configuración inicial del panel contable

Para garantizar una organización eficiente en la gestión contable de una inmobiliaria, se recomienda seguir esta secuencia lógica al configurar el panel:

• Crear la empresa emisora que gestionará los documentos.
• Completar detalladamente los datos fiscales, dirección y contacto.
• Subir el logotipo corporativo si se desea que aparezca en los documentos.
• Seleccionar en qué tipos de documentos se mostrará el logotipo para asegurar coherencia visual.
• Definir los títulos y pies personalizados para facturas, recibos, abonos y presupuestos.
• Configurar las series de numeración necesarias para identificar correctamente cada tipo de documento.
• Mantener la empresa con estado activo para poder utilizarla en toda la operativa contable.

Resumen

El apartado Empresas constituye el pilar fundamental para la gestión de facturación dentro del panel contable de Inmovilla. A través de una única ficha, se administra de manera integral toda la información de la entidad emisora, su estado operativo, la imagen corporativa, los textos personalizados para los documentos y las series de numeración.

Con la empresa debidamente creada y configurada, el panel queda plenamente preparado para gestionar de forma eficiente y profesional la emisión de facturas, recibos, abonos y demás documentos contables asociados, facilitando la operativa diaria y asegurando el cumplimiento normativo.

Question 28

Agenda en Panel avanzado de Círculos

Accepted Answer

Cómo utilizar la agenda de Círculos MLS en Inmovilla

La agenda de Círculos MLS es una herramienta diseñada para facilitar la organización y comunicación de tareas compartidas entre las agencias que forman parte de un mismo círculo MLS. Su principal objetivo es centralizar avisos y recordatorios relevantes para la colaboración inmobiliaria, evitando la mezcla con las tareas internas propias de cada comercial o agencia.

Este recurso resulta fundamental para publicar notificaciones, coordinar acciones conjuntas dentro de la MLS y mantener a todas las agencias participantes informadas sobre fechas clave, plazos y actividades comunes que requieren seguimiento conjunto.

¿Qué es la agenda de Círculos MLS?

La agenda se integra dentro del panel avanzado de Círculos en Inmovilla. Aunque comparte similitudes con la agenda tradicional de una agencia, presenta una característica diferenciadora esencial: solo muestra tareas específicas de tipo MLS.

Esto implica que en esta agenda no se reflejan las tareas personales de los comerciales ni las tareas internas gestionadas en el CRM de cada agencia. El contenido está estrictamente orientado a la gestión, coordinación y seguimiento de actividades dentro del círculo MLS seleccionado.

Entre las funcionalidades más destacadas de esta agenda se encuentran:

Comunicación eficiente de plazos y fechas relevantes para todas las agencias del círculo.
Recordatorios claros sobre acciones y procesos compartidos que requieren atención conjunta.
Información puntual sobre reuniones, comunicaciones y gestiones relacionadas con la MLS.
Publicación de tareas exclusivas para administradores del círculo, facilitando la gestión interna.
Consulta rápida y visual de avisos comunes a través de una vista de calendario intuitiva.

Acceso a la agenda de Círculos en Inmovilla

Para acceder a la agenda compartida, es necesario ingresar primero en el panel avanzado del círculo correspondiente siguiendo estos pasos:

Accede a Círculos desde la barra lateral izquierda de Inmovilla.
Localiza y selecciona el botón Panel avanzado ubicado en la parte superior.
Ingresa en el panel avanzado.
Selecciona la MLS con la que deseas trabajar desde el desplegable situado en la esquina superior derecha.
Haz clic en Agenda dentro del conjunto de herramientas disponibles para el círculo.

Es importante destacar que el selector de MLS es fundamental cuando una agencia pertenece a varios círculos, ya que permite visualizar las tareas de manera independiente para cada uno de ellos, garantizando una gestión ordenada y específica.

Panel avanzado de Círculos con iconos de herramientas MLS

Interpretación del calendario de tareas MLS

La agenda ofrece una vista mensual que facilita la visualización de las tareas distribuidas a lo largo del mes. Cada aviso está asociado a un día o a un intervalo de fechas definido en el momento de su creación, lo que permite una planificación clara y ordenada.

El funcionamiento es sencillo: se consulta el calendario para identificar las acciones compartidas activas y sus fechas de atención. Cuando una tarea se ha creado para todas las agencias del círculo, será visible en sus agendas siempre que los usuarios dispongan del permiso necesario para consultar tareas MLS.

Calendario mensual de agenda MLS con tareas compartidas

Procedimiento para crear una nueva tarea en la agenda MLS

La creación de tareas se realiza directamente desde el calendario o mediante la opción de alta situada en la parte superior de la agenda. No es necesario seleccionar una categoría específica, ya que todas las nuevas entradas se registran automáticamente como tareas MLS.

Formas de iniciar una nueva tarea

Desde un día específico: haga clic en el icono con el signo más que aparece en la casilla correspondiente al día deseado.
Desde la barra superior: utilice la opción Añadir tarea para abrir el formulario de creación.

Información clave para completar en el formulario

Al abrir el formulario de alta, es fundamental proporcionar los datos esenciales para garantizar que el aviso sea claro, preciso y llegue al público adecuado:

Fecha de inicio del aviso: indique la fecha a partir de la cual la tarea debe estar visible y activa.
Fecha de finalización: establezca el último día en que la tarea permanecerá activa en la agenda.
Destinatarios: seleccione si la tarea estará disponible únicamente para los administradores del círculo o para todas las agencias participantes.
Asunto: utilice un título conciso y descriptivo que permita identificar rápidamente la naturaleza de la tarea.
Observaciones: añada detalles adicionales, instrucciones o contexto que faciliten la correcta ejecución de la tarea.

Formulario lateral para añadir una tarea en la agenda MLS

Visibilidad y destinatarios de una tarea compartida

La visibilidad de cada tarea dependerá de la configuración seleccionada durante su creación:

Solo administradores del círculo: el aviso estará dirigido exclusivamente a quienes gestionan el círculo MLS, restringiendo su acceso al resto de agencias.
Todas las agencias: la tarea será visible en la agenda de todas las agencias integrantes, siempre que los usuarios cuenten con los permisos necesarios para consultar tareas MLS.

Antes de publicar una tarea, es recomendable evaluar cuidadosamente su alcance. Por ejemplo, avisos operativos o de gestión interna son más adecuados para administradores, mientras que comunicaciones generales o fechas límite deben dirigirse a todas las agencias para garantizar una correcta difusión.

Buenas prácticas para la gestión de tareas compartidas

Para maximizar la efectividad de la agenda compartida, es fundamental seguir ciertas pautas que aseguren claridad y relevancia en los avisos:

Redacta asuntos claros y específicos: evita títulos genéricos como “Importante” o “Pendiente” que no aportan información inmediata.
Define un periodo realista: configura correctamente las fechas de inicio y fin para que los avisos permanezcan activos el tiempo necesario sin generar confusión.
Describe la acción esperada: utiliza el campo de observaciones para detallar qué se espera que haga cada agencia o usuario.
Selecciona adecuadamente el público destinatario: reserva las tareas internas para administradores y comparte únicamente con todas las agencias la información realmente relevante para ellas.
Evita crear duplicidades: revisa previamente si ya existe una tarea activa sobre el mismo asunto para mantener la agenda ordenada y evitar confusiones.

Funciones adicionales disponibles en la agenda MLS

Además de consultar y añadir tareas, la agenda dispone de un menú de Más acciones que permite acceder a funcionalidades complementarias para mejorar la gestión:

Refrescar agenda: actualiza la información visible en el calendario para mostrar los cambios más recientes.
Tareas pendientes: facilita la revisión de las tareas que aún están abiertas y requieren seguimiento.
Seguimientos: ofrece acceso a la gestión detallada de seguimientos vinculados a las tareas de la MLS.
Exportar datos: permite extraer la información contenida en la agenda para su análisis o archivo externo.

Errores comunes al utilizar la agenda de Círculos

Confusión entre la agenda MLS y la agenda interna de la agencia

Es importante recordar que la agenda de Círculos está diseñada exclusivamente para mostrar tareas compartidas de tipo MLS. Las tareas internas o personales de cada comercial deben gestionarse desde la agenda habitual de la agencia para mantener un orden y claridad adecuados.

Asignar una tarea al destinatario incorrecto

Configurar una tarea solo para administradores cuando debería ser visible para todas las agencias, o viceversa, puede generar falta de comunicación o información innecesaria para ciertos usuarios. La correcta elección del público destinatario es clave para una difusión eficaz.

Utilizar asuntos poco claros o vagos

Un título ambiguo dificulta la consulta rápida del calendario y puede generar confusión entre las agencias. Es fundamental que los asuntos permitan identificar de forma inmediata el propósito de cada tarea sin necesidad de abrir el detalle.

No verificar los permisos de consulta

Publicar una tarea para todas las agencias no garantiza que todos los usuarios la vean. Es imprescindible que cada usuario tenga habilitados los permisos necesarios para consultar tareas MLS en su perfil.

Resumen

La agenda de Círculos MLS en Inmovilla constituye una herramienta esencial para la coordinación eficaz entre agencias que colaboran dentro de un mismo círculo MLS. Permite crear y gestionar avisos con fechas definidas, asuntos claros, observaciones detalladas y un alcance específico, ya sea dirigido a administradores o a todas las agencias participantes.

Para sacarle el máximo partido, es fundamental mantener separadas las tareas internas de las compartidas, redactar avisos claros y precisos, revisar los permisos de acceso de los usuarios y utilizar el calendario como el punto central para la consulta y seguimiento de las acciones comunes dentro de la MLS.

Question 29

Cambio de prospecto a Inmueble

Accepted Answer

Guía completa para convertir un prospecto en inmueble paso a paso

Cuando una captación evoluciona de una simple oportunidad inicial a un registro con información suficiente para su gestión, es fundamental proceder a convertir el prospecto en un inmueble. Este proceso se realiza directamente desde la ficha existente, evitando la necesidad de crear un nuevo registro o duplicar datos, lo que garantiza eficiencia y precisión en la gestión.

El procedimiento clave consiste en modificar el tipo de ficha, completar los campos obligatorios específicos para inmuebles y verificar el estado asignado tras guardar los cambios.

Diferencias entre un prospecto y un inmueble

Aunque prospectos e inmuebles comparten una estructura similar en sus fichas, la principal distinción radica en su clasificación dentro del sistema y en el nivel de detalle requerido para su gestión efectiva como propiedad.

Ambos pueden presentar estados diferenciados. Por ejemplo, un prospecto puede estar inicialmente en estado libre, mientras que al convertirse en propiedad, el sistema asigna automáticamente el estado en trámites.

Esta diferenciación permite identificar claramente las propiedades que aún están en proceso de captación frente a aquellas listas para una gestión integral y posterior comercialización.

Aspectos a revisar antes de convertir una ficha

Antes de iniciar la edición, asegúrate de que la ficha corresponde a la captación correcta y que dispones de la información básica necesaria para completar el registro. Al cambiar la clasificación, el sistema realizará validaciones adicionales que no eran obligatorias en la etapa de prospecto.

Como mínimo, es imprescindible contar con los siguientes datos:

Zona donde se ubica la propiedad.
Usuario o responsable asignado en el campo gestionado por.
Persona encargada de la captación en el campo captado por.
Domicilio o dirección completa del inmueble.

Contar con esta información desde el inicio evita interrupciones por errores de validación durante la conversión.

Procedimiento detallado para transformar un prospecto en inmueble

1. Accede al listado de prospectos

Dirígete al apartado de Prospectos en la barra lateral y localiza el registro que deseas convertir. Abre la ficha para revisar su información y verificar su estado actual.

Listado de prospectos con fichas de propiedades

2. Edita la ficha del prospecto

En la ficha, selecciona la opción Editar ubicada en la esquina superior derecha. Esto te permitirá modificar la clasificación y completar todos los campos obligatorios que requiera la propiedad.

3. Modifica la clasificación a propiedad

Dentro de la sección de información y resumen de la propiedad, encontrarás dos opciones de clasificación:

Prospecto, que estará marcada por defecto.
Propiedad, que debes seleccionar para proceder con la conversión.

Al seleccionar Propiedad, el sistema mostrará un aviso informando que el estado se actualizará automáticamente a en trámites. Confirma esta acción para continuar.

Aviso de confirmación al cambiar una ficha de prospecto a propiedad

Esta acción establece el inmueble inicialmente en estado en trámites.

4. Guarda y verifica los errores de validación

Tras guardar, el sistema identificará cualquier campo obligatorio incompleto y mostrará alertas específicas, señalando los errores y facilitando la navegación entre ellos mediante un control Siguiente. Esto agiliza la corrección sin necesidad de buscar manualmente cada campo.

5. Completa todos los campos requeridos

Durante la validación, se solicitarán datos esenciales como:

La zona correspondiente a la ubicación de la propiedad.
El usuario asignado en gestionado por.
La persona responsable de la captación en captado por.
El domicilio completo del inmueble, fundamental para su correcta geolocalización en el mapa asociado.

Formulario de propiedad con alertas de campos obligatorios pendientes

Las alertas facilitan la identificación y corrección de la información imprescindible antes de finalizar la conversión.

6. Guarda definitivamente la conversión

Una vez todos los campos estén completos y sin errores, guarda nuevamente la ficha. El sistema actualizará la clasificación, trasladando el registro al área de inmuebles como una propiedad plenamente gestionable.

Tras guardar, verifica los siguientes aspectos clave:

Que la opción Propiedad esté seleccionada, reemplazando a Prospecto.
Que se haya asignado una referencia automática si esta funcionalidad está habilitada en la configuración.

Ficha de propiedad guardada con datos del inmueble y mapa de ubicación

La ficha queda registrada como propiedad, mostrando toda la información necesaria para su gestión eficiente.

Estado del inmueble tras la conversión

Al transformar un prospecto en inmueble, el sistema asigna automáticamente el estado en trámites, reflejando que la propiedad está en proceso de formalización.

Si el inmueble está completamente listo para su gestión activa, es necesario actualizar manualmente el estado a libre. Este ajuste se realiza directamente sobre la ficha de inmueble, no sobre el prospecto original.

Errores comunes durante la conversión y cómo evitarlos

Guardar sin completar los datos obligatorios

Seleccionar la opción de propiedad no es suficiente. Es imprescindible que la ficha incluya todos los datos requeridos, como zona, responsables y domicilio. De lo contrario, el sistema impedirá guardar hasta que se corrijan las omisiones.

No revisar ni actualizar el estado final del inmueble

Tras la conversión, el estado por defecto es en trámites. Si el flujo de trabajo requiere que la propiedad esté libre, es necesario modificarlo manualmente para evitar confusiones en etapas posteriores.

Confundir clasificación con estado

Es importante distinguir que Prospecto y Propiedad son clasificaciones del registro, mientras que libre y en trámites son estados dentro del proceso de gestión. Ambos conceptos deben actualizarse de forma independiente y según corresponda.

Omitir la verificación de la referencia automática

Cuando la configuración del sistema contempla referencias automáticas, la ficha debe mostrar una referencia asignada tras la conversión. Verificar que esta se haya generado correctamente es esencial para mantener la trazabilidad y organización del inventario.

Lista de verificación final para una conversión exitosa

Se ha abierto la ficha correcta desde el listado de Prospectos.
Se ha seleccionado la opción Propiedad para cambiar la clasificación.
Se ha confirmado el aviso sobre el cambio de estado a en trámites.
Se han completado todos los campos obligatorios: zona, gestionado por, captado por y domicilio.
La ficha se ha guardado sin errores de validación.
Se ha verificado la asignación correcta de la referencia automática, si está habilitada.
Se ha revisado y actualizado el estado final del inmueble, cambiándolo a libre si procede.

Conclusión

La conversión de un prospecto en inmueble es un proceso esencial que consiste en actualizar la clasificación de la ficha y completar los datos obligatorios para una gestión profesional y eficiente. Gracias a las alertas y controles incorporados en el sistema, el proceso se convierte en un flujo guiado y controlado: desde el cambio a propiedad, pasando por la validación de cada campo requerido, hasta la revisión final del estado y la referencia asignada. Este método garantiza la integridad de la información y facilita la gestión posterior de la propiedad.

Question 30

Información de la ficha de demanda

Accepted Answer

Cómo consultar y actualizar la información de una demanda en Inmovilla

La ficha de demanda en Inmovilla centraliza toda la información esencial para gestionar eficazmente a cada cliente y monitorizar la evolución de su búsqueda inmobiliaria. Dentro de esta ficha, el apartado Información ofrece una visión detallada del histórico de estados de la demanda y, en modo edición, permite actualizar su estado de manera precisa y controlada.

Esta funcionalidad es clave para mantener un seguimiento estructurado y transparente de cada demanda, facilitando la identificación del punto exacto en el que se encuentra y permitiendo revisar con claridad las modificaciones realizadas a lo largo del tiempo.

¿Qué es el apartado Información de una demanda?

El apartado Información forma parte integral de la ficha individual de cada demanda, que se organiza en múltiples pestañas para facilitar la navegación entre las distintas secciones disponibles.

En esta sección se exhibe principalmente el histórico de estados, un registro cronológico que documenta la evolución completa de la demanda, aportando un contexto fundamental para comprender su recorrido dentro del proceso comercial.

Cómo acceder a la ficha de una demanda

Para consultar los detalles de una demanda específica en Inmovilla, siga estos pasos:

Acceda al apartado Demandas desde el menú lateral izquierdo.
Localice y seleccione la demanda que desea revisar.
Utilice las pestañas dentro de la ficha para navegar hasta la sección Información.

Al abrir la ficha, encontrará tanto un resumen claro de los datos de contacto como el historial completo asociado a la demanda, facilitando una visión integral y rápida.

Consultar el histórico de estados

El histórico de estados es una herramienta esencial para revisar todas las modificaciones que ha experimentado una demanda desde su creación. Este registro permite conocer con precisión la situación actual y evitar la pérdida de contexto, especialmente cuando múltiples agentes intervienen en su gestión.

En el modo visualización, el apartado muestra la información principal, destacando los estados activos en color verde para facilitar su rápida identificación dentro del historial.

Importancia de revisar el histórico

Permite comprender la evolución completa de la demanda sin depender de notas externas o comunicaciones informales.
Facilita la identificación clara del estado activo en cada momento.
Garantiza la continuidad y coherencia en la gestión, especialmente al retomar una demanda previamente trabajada.
Conserva un registro detallado y transparente de todos los cambios de estado realizados.

Editar el estado de una demanda

La ficha puede visualizarse en modo lectura o abrirse en modo edición. Aunque en ambos modos es posible consultar el histórico, únicamente en modo edición se puede modificar el estado de la demanda.

Cada actualización de estado queda automáticamente registrada en el histórico, por lo que es fundamental realizar cambios únicamente cuando reflejen fielmente la situación actual de la demanda para mantener la integridad del seguimiento.

Para actualizar el estado de una demanda, siga estos pasos:

Abra la ficha de demanda correspondiente.
Active el modo edición haciendo clic en el botón Editar situado en la parte superior derecha.
Ubique la opción para cambiar el estado dentro del apartado Información.
Seleccione el estado que mejor represente la situación actual de la demanda.
Revise el histórico para confirmar que el cambio ha quedado correctamente registrado.

Información en el panel lateral de la ficha

Además del histórico, la ficha incluye un panel lateral izquierdo que ofrece un resumen conciso de los datos más relevantes asociados a la demanda. Este panel permite acceder rápidamente a información clave sin necesidad de recorrer todas las secciones.

Entre los datos que se pueden consultar destacan:

Nombre y apellidos del contacto.
Situación actual de la llamada, por ejemplo, si está pendiente de contacto.
Estado de calificación de la demanda.
Dirección de correo electrónico.
Tipo de necesidad, ya sea compra o venta.
Información relacionada con el rango de precio buscado.
Zona geográfica de interés.

Este resumen facilita una revisión rápida para asegurar que los datos esenciales del cliente están completos y que la demanda está correctamente contextualizada antes de continuar con su gestión.

Buenas prácticas para gestionar una ficha de demanda

Una ficha actualizada y bien gestionada contribuye a trabajar con información clara y evita confusiones durante el seguimiento. Antes de modificar el estado o avanzar en la gestión de una demanda, es recomendable verificar los siguientes aspectos:

Confirme que el nombre, correo electrónico y demás datos de contacto sean correctos y estén actualizados.
Verifique si la demanda está pendiente de llamada o acción antes de proceder con nuevos pasos.
Corrobore si la demanda corresponde a una necesidad de compra o venta.
Asegúrese de que el precio y la zona reflejen las condiciones y requerimientos actuales del cliente.
Consulte el histórico de estados antes de realizar cualquier cambio para mantener la coherencia en el seguimiento.
Actualice el estado únicamente cuando exista un cambio real y verificable en la situación de la demanda.

Errores comunes al consultar la información de una demanda

Confundir el modo visualización con el modo edición

El modo visualización está diseñado exclusivamente para consultar el historial y los datos existentes. Para modificar el estado o cualquier información de la ficha, es imprescindible activar el modo edición.

No revisar el histórico antes de actualizar un estado

El histórico proporciona contexto fundamental sobre los cambios previos. Consultarlo antes de cualquier modificación garantiza una comprensión adecuada de la situación y mantiene un registro ordenado y coherente.

Ignorar los datos del panel lateral

Los datos resumidos en el panel lateral, como la zona, el precio, la calificación o la necesidad específica (compra o venta), son esenciales para interpretar correctamente la demanda. No revisarlos puede conducir a trabajar con información incompleta o desactualizada.

Resumen

El apartado Información dentro de la ficha de demanda en Inmovilla integra el histórico completo de estados y posibilita la actualización del estado cuando se trabaja en modo edición. Junto con el panel lateral de datos principales, ofrece una visión rápida y clara sobre la situación del contacto, su necesidad inmobiliaria y la evolución de la demanda.

Mantener actualizados estos datos y utilizar el histórico como referencia constante contribuye a una gestión más organizada, eficiente y profesional de cada demanda inmobiliaria.

Question 31

Información en contacto

Accepted Answer

Cómo gestionar la información de un contacto en Inmovilla

Contar con una ficha de contacto completa y correctamente gestionada es fundamental para que una agencia inmobiliaria pueda operar con eficiencia, mejorar la comunicación con sus clientes y respetar las preferencias individuales de cada persona. En Inmovilla, la sección Información centraliza los datos esenciales de cada contacto, organizándolos en bloques claramente diferenciados y totalmente editables para facilitar su actualización y consulta.

Esta guía detallada ofrece una explicación exhaustiva sobre qué tipo de información se puede registrar, cómo utilizar adecuadamente cada campo y qué criterios aplicar para mantener una base de datos coherente, útil y respetuosa con la privacidad de los contactos.

Qué incluye la ficha de un contacto en Inmovilla

Al acceder a la ficha de un contacto desde el área de Contactos, se presenta una vista lateral con los datos principales y diversas pestañas que organizan el resto de la información. Entre estas pestañas destacan fichas, información, seguimientos, comunicaciones, campañas, documentos y relacionados, permitiendo una gestión integral y ordenada.

La pestaña Información está destinada exclusivamente al registro y actualización de los datos del contacto. Dentro de esta sección, los campos se agrupan habitualmente en las siguientes categorías:

Información personal
Datos de contacto
Información adicional
Domicilio e IBAN
RGPD
Campos personalizados

Esta segmentación evita que datos clave, como el canal preferido para el contacto o el consentimiento para comunicaciones, queden dispersos en notas generales, garantizando así un acceso rápido y ordenado a la información relevante.

Cómo editar los datos de un contacto

Para modificar o actualizar la información contenida en una ficha de contacto, siga estos pasos detallados:

Acceda a la sección Contactos desde la barra lateral principal de Inmovilla.
Seleccione y abra la ficha del contacto que desea revisar o actualizar.
Diríjase a la pestaña Información para visualizar los datos organizados.
Active la opción de edición ubicada en la esquina superior derecha para habilitar la modificación de campos.
Revise y complete cuidadosamente cada bloque de datos antes de guardar los cambios para asegurar la integridad y precisión de la información.

Formulario de información personal de un contacto en Inmovilla

Información personal: identificación y clasificación precisa del contacto

El bloque de información personal es clave para identificar claramente a la persona y definir su rol dentro de la operativa de la agencia. Es fundamental completar estos campos con criterios homogéneos para facilitar una gestión ordenada y evitar duplicidades o confusiones.

Nombre, apellidos y fecha de nacimiento

Debe registrarse el nombre y los apellidos completos para evitar duplicados o errores en la gestión de contactos con datos similares. La fecha de nacimiento es un dato valioso que puede utilizarse para automatizaciones, como el envío de felicitaciones personalizadas en cumpleaños, siempre que el contacto tenga habilitados los correos automáticos.

Idioma del contacto

El idioma es un dato esencial especialmente cuando se utilizan plantillas o comunicaciones automatizadas. Registrar el idioma correcto garantiza que los mensajes se envíen en la lengua preferida del contacto, mejorando la experiencia y la efectividad de la comunicación.

Perfil o tipo de contacto

Asignar un perfil claro permite clasificar al contacto según su función, ya sea comprador, vendedor, colaborador o proveedor. Esta categorización optimiza la organización de la base de datos y facilita la gestión comercial y segmentación.

Visibilidad para todos los agentes

La opción visible para todos determina el nivel de acceso que otros agentes de la oficina tendrán sobre la ficha. Es especialmente importante en entornos donde ciertos usuarios disponen de permisos limitados para consultar solo sus propios contactos.

Antes de activar esta opción, es recomendable evaluar si el contacto debe estar disponible para todo el equipo. Esta configuración suele ser adecuada para colaboradores, proveedores o clientes gestionados en equipo.

Datos de contacto y preferencias de comunicación

Registrar únicamente un teléfono o correo electrónico no es suficiente para una atención personalizada y eficiente. Es fundamental incluir las preferencias de contacto, especificando cuándo y por qué medio el contacto prefiere ser atendido.

En esta sección se pueden almacenar múltiples direcciones de correo electrónico y números telefónicos, incluyendo móvil y fijo. Además, se pueden definir preferencias específicas como:

Franja horaria preferida: mañana, tarde o cualquier momento del día.
Medio preferido: teléfono, email o WhatsApp.
Emails registrados: direcciones de correo disponibles para la comunicación.
Teléfonos registrados: números de móvil, fijo o teléfono convencional.

Estas preferencias permiten a los agentes optimizar sus intentos de contacto, evitando comunicaciones inoportunas y adaptando el seguimiento a las necesidades específicas de cada cliente.

Formulario con teléfonos, correos y preferencias de contacto en Inmovilla

Las preferencias de horario y canal permiten una comunicación personalizada y eficiente con cada contacto.

Información adicional para un seguimiento comercial efectivo

Este bloque recoge datos operativos que facilitan la comprensión del origen del contacto y su gestión dentro de la agencia, aportando claridad y responsabilidad en el seguimiento comercial.

Captador, gestor y procedencia

Asignar el captador y el gestor permite identificar quién incorporó y quién administra la relación con el contacto. Asimismo, registrar la procedencia indica el canal a través del cual llegó el contacto a la agencia.

Estos datos son esenciales para mantener un control claro de responsabilidades y para analizar la efectividad de los diferentes canales de captación.

Observaciones internas

El campo de observaciones ofrece un espacio para registrar información relevante en formato libre. Se recomienda utilizar este campo para detalles que no encajen en otros apartados pero que sean útiles para el trabajo diario, como circunstancias especiales o indicaciones prácticas para futuras gestiones.

Para que las observaciones sean efectivas, deben ser claras, concisas y actualizadas regularmente.

Avisos importantes en la ficha

La función de aviso importante permite mostrar un mensaje emergente al ingresar a la ficha, ideal para destacar información crítica que no debe pasar desapercibida antes de realizar cualquier gestión.

Se recomienda un uso moderado de esta herramienta, ya que un exceso de alertas poco relevantes puede provocar que el equipo las ignore.

Domicilio e IBAN: criterios para su inclusión

La ficha permite registrar la dirección postal completa del contacto, incluyendo vía, número, planta, código postal, ciudad y país. Esta información es útil para comunicaciones postales o como referencia de localización.

Además, se puede incluir el IBAN cuando sea necesario almacenar datos bancarios asociados al contacto.

Campos de domicilio e IBAN en la ficha de contacto de Inmovilla

Dado que estos son datos sensibles, es fundamental aplicar un criterio de necesidad, completando únicamente la información imprescindible para la gestión específica y asegurando su actualización continua.

Gestión de consentimientos RGPD en contactos

La sección RGPD está diseñada para registrar si el contacto ha otorgado su consentimiento para recibir comunicaciones a través de distintos canales, como email, WhatsApp o newsletters. Registrar estos consentimientos es clave para garantizar el cumplimiento legal y para identificar claramente qué tipos de mensajes pueden enviarse a cada persona.

Antes de realizar cualquier envío comercial o automatizado, es imprescindible verificar que la ficha refleje el consentimiento adecuado. Asimismo, es fundamental actualizar este registro ante cualquier cambio en las autorizaciones del contacto.

Buenas prácticas para el apartado RGPD

Verifique siempre el consentimiento antes de utilizar canales como email, WhatsApp o newsletters.
Diferencie claramente entre disponer de un dato de contacto y tener autorización para comunicaciones comerciales.
Mantenga la ficha actualizada ante cualquier modificación en las preferencias del contacto.
Evite registrar información irrelevante o innecesaria en los campos relacionados con la privacidad.

Campos personalizados para necesidades específicas de la agencia

Los campos personalizados permiten adaptar la ficha de contacto a requerimientos internos que no están cubiertos por los campos estándar del CRM. Son herramientas exclusivas para uso interno, ideales para registrar criterios propios de clasificación o gestión que faciliten la operativa diaria.

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando la agencia maneja información específica que debe consultarse de forma ordenada y no dispone de un campo predeterminado para ello.

Los datos almacenados en estos campos son privados y no se comparten con otras agencias, lo que permite organizar la información interna sin sobrecargar el campo de observaciones.

Cuándo crear un campo personalizado

Se recomienda crear un campo personalizado solo si cumple al menos uno de los siguientes criterios:

El dato se repite en numerosos contactos y es relevante.
El equipo requiere consultarlo de manera consistente y periódica.
No existe un campo estándar adecuado para registrar esa información.
El campo tiene una finalidad interna clara y definida para la agencia.

Para notas puntuales o detalles excepcionales, suele ser más apropiado utilizar el campo de observaciones.

Errores habituales al completar fichas de contacto

No registrar preferencias de contacto

Limitar el registro a un teléfono o correo electrónico reduce significativamente la utilidad de la ficha. Es fundamental incluir el canal y horario preferidos para realizar contactos oportunos y efectivos.

Asignar una visibilidad demasiado amplia

Marcar un contacto como visible para todos sin que sea necesario puede exponer información sensible a usuarios que no deberían acceder a ella. Es importante revisar esta opción en función de la organización y permisos establecidos en la oficina.

Usar observaciones para toda la información

Las observaciones son un recurso valioso, pero no sustituyen los campos estructurados. Datos como idioma, perfil, procedencia, teléfono o consentimiento deben registrarse en sus apartados específicos para garantizar orden y accesibilidad.

Olvidar los consentimientos RGPD

Las comunicaciones por email, WhatsApp y newsletters deben gestionarse estrictamente según los consentimientos registrados en la ficha. Este aspecto requiere revisiones periódicas para asegurar el cumplimiento normativo.

Crear campos personalizados sin un criterio común

Si cada usuario crea campos personalizados con nombres o formatos diferentes, la base de datos pierde consistencia y dificulta su gestión. Antes de implementar nuevos campos, defina claramente su propósito y establezca pautas para su correcto uso por parte del equipo.

Checklist para revisar una ficha de contacto

Nombre y apellidos correctamente escritos y completos.
Perfil del contacto definido con claridad.
Idioma indicado, especialmente si se utilizan plantillas automáticas.
Email y teléfonos actualizados y completos.
Preferencia de horario y canal de contacto debidamente registrada.
Captador, gestor y procedencia cumplimentados cuando corresponda.
Observaciones claras, relevantes y actualizadas.
Aviso importante activo solo cuando es necesario y justificado.
Dirección e IBAN incluidos únicamente si son imprescindibles para la gestión.
Consentimientos RGPD revisados y actualizados.
Campos personalizados utilizados con criterios internos definidos y coherentes.

Conclusión

La gestión eficaz de la información de contactos en Inmovilla permite centralizar datos personales, preferencias de comunicación, responsables asignados, dirección postal, información bancaria, consentimientos RGPD y criterios internos específicos. Completar cada bloque con precisión y de forma ordenada no solo facilita el seguimiento comercial y mejora la coordinación del equipo, sino que también garantiza un tratamiento responsable y seguro de la información privada, contribuyendo al cumplimiento normativo y a una atención personalizada de calidad.

Question 32

Calidades en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo gestionar las calidades en Inmovilla

Las calidades en Inmovilla son una herramienta fundamental para definir y organizar de manera precisa y estructurada las características de los inmuebles. Estas incluyen elementos clave como la climatización, las instalaciones eléctricas y de agua, la cocina, los tipos de suelo, entre otros aspectos que enriquecen la ficha de cada propiedad.

Una gestión adecuada de estas calidades permite adaptar Inmovilla a la metodología y necesidades específicas de cada agencia inmobiliaria. Dado que no todas las oficinas emplean las mismas características ni requieren mostrar la misma cantidad de información para cada inmueble, personalizar estas calidades optimiza la eficiencia y la claridad en la presentación de las propiedades.

Dónde encontrar las calidades en Inmovilla

La administración de las calidades se localiza en el menú lateral izquierdo de Inmovilla. Para acceder, dirígete a la sección de Ajustes y, dentro del área de configuración, selecciona Calidades.

Antes de realizar modificaciones, es recomendable comprender dónde y cómo se aplican estas calidades. Al abrir la ficha de una propiedad en modo edición, encontrarás al final del apartado de características las calidades globales.

Estas calidades representan los distintos campos que permiten detallar con precisión las condiciones, instalaciones y acabados del inmueble. Por este motivo, es esencial que la ficha no esté saturada con opciones innecesarias, pero sí incluya todas aquellas que resulten relevantes para la operativa de la agencia.

Consultar el listado de calidades

Al ingresar en Ajustes > Calidades, se despliega un listado completo con todas las calidades disponibles en la cuenta. Este listado presenta una tabla dinámica que facilita la búsqueda, revisión y gestión de cada calidad.

Si se conoce el nombre o término específico de la calidad que se desea localizar, se puede utilizar el buscador integrado en la tabla. Simplemente haz clic en el campo de nombre y escribe el término deseado; el listado se filtrará automáticamente, permitiendo un acceso rápido y eficiente a la calidad requerida.

La tabla contiene varias columnas clave que facilitan la gestión:

Nombre de la calidad: identifica la característica que se mostrará en las fichas de las propiedades.
Filtrar propiedades: indica si esta calidad podrá utilizarse como criterio de búsqueda en el buscador inteligente.
Gestión interna: señala si la calidad es exclusiva y visible únicamente para la oficina que la gestiona.
Oculta: muestra si la calidad está visible o permanece oculta dentro de la ficha del inmueble.

Además, desde la esquina superior derecha de esta sección, es posible crear nuevas calidades. Estas serán de uso exclusivo interno para la agencia y no podrán ser exportadas ni compartidas fuera de la cuenta.

Cómo editar una calidad

Para revisar o modificar una calidad existente, basta con seleccionarla desde el listado. Al abrir una calidad específica, se desplegará su nombre junto con tres opciones principales: Oculta, Filtrar propiedades y Gestión interna.

Al pulsar el botón de editar, podrás configurar el comportamiento y visibilidad de esa calidad dentro de Inmovilla, ajustándola a las necesidades particulares de tu agencia.

Ocultar una calidad en la ficha de propiedad

La opción Oculta permite decidir si una calidad debe mostrarse o permanecer invisible en la ficha de cada propiedad.

Si una agencia no utiliza o considera relevante cierta característica, ocultarla evita que la ficha se sobrecargue con campos innecesarios, reduciendo el ruido visual y facilitando la gestión diaria de los inmuebles.

Ocultar una calidad no implica eliminar información importante, sino optimizar la herramienta para que refleje el flujo de trabajo real de la oficina. Menos opciones irrelevantes se traducen en una experiencia más ágil y eficiente al completar y revisar cada propiedad.

Permitir el filtrado de propiedades

La opción Filtrar propiedades define si una calidad puede utilizarse como criterio de búsqueda en el buscador inteligente de Inmovilla.

Por ejemplo, si una calidad está habilitada para filtrar, será posible localizar un conjunto de inmuebles que compartan esa característica específica. En cambio, si no está marcada, la calidad seguirá presente en la ficha del inmueble, pero no estará disponible como filtro de búsqueda.

Esta funcionalidad es especialmente valiosa para aquellas características que son determinantes durante la búsqueda de propiedades para clientes o en la revisión del inventario de la agencia.

Configurar una calidad como gestión interna

La opción Gestión interna permite que una calidad sea visible exclusivamente para la oficina que la crea y gestiona.

Cuando una calidad está marcada como gestión interna, no se comparte con otras oficinas ni aparece en contextos externos. Esto es útil para características que forman parte de la organización y procesos internos de la agencia y que no deben ser accesibles de forma generalizada.

Gestionar las traducciones de cada calidad

Dentro de la edición de cada calidad, también es posible consultar y completar sus traducciones a diferentes idiomas.

Inmovilla ofrece por defecto las traducciones disponibles en su base de datos. No obstante, si faltara algún idioma relevante y se dispone de la traducción correcta, esta puede añadirse manualmente. Esto es especialmente útil para idiomas menos comunes como el noruego o el danés.

Completar estas traducciones garantiza que la información de las propiedades esté perfectamente adaptada y sea accesible cuando se trabaja en entornos multilingües.

Adaptar las calidades a la forma de trabajar de la agencia

El propósito fundamental de esta sección no es utilizar todas las calidades disponibles, sino seleccionar y configurar aquellas que realmente aportan valor y se ajustan a la operativa diaria de cada agencia.

Inmovilla incluye una amplia variedad de características posibles, pero no todas resultarán relevantes para todas las oficinas. Por ello, una gestión eficiente consiste en determinar qué calidades se emplearán, cuáles deben habilitarse para filtrar propiedades, cuáles serán internas y cuáles es mejor ocultar.

Una configuración depurada y personalizada hace que las fichas de propiedades sean más rápidas de completar, más fáciles de revisar y mucho menos saturadas de información superflua.

En resumen, el apartado de Calidades proporciona una herramienta flexible para personalizar Inmovilla, asegurando que las características de los inmuebles reflejen con precisión las necesidades específicas de cada oficina, sin añadir campos que compliquen innecesariamente la gestión cotidiana.

Question 33

Formulario de Soporte

Accepted Answer

Cómo solicitar cambios a soporte

El formulario de gerencia de Inmovilla es una herramienta integrada en el CRM que permite a las agencias solicitar modificaciones directamente desde el panel Mi oficina. Estas solicitudes se envían automáticamente al departamento de soporte para su gestión.

Para acceder y utilizar este formulario, es imprescindible que el usuario cuente con el permiso específico denominado Formulario de gerencia. Este permiso garantiza que las solicitudes recibidas se consideran autorizadas oficialmente por la agencia, agilizando así su tramitación.

Objetivos y funcionalidades del formulario de gerencia

Los cambios que afectan a la configuración o gestión de una agencia requieren la aprobación del responsable o de personas con autorización expresa. Cuando estas solicitudes se realizan por correo electrónico, soporte verifica que provengan de direcciones autorizadas para garantizar la legitimidad de la petición.

El formulario de gerencia ofrece un canal seguro y centralizado dentro de Inmovilla para realizar estas solicitudes, evitando la necesidad de iniciar trámites externos. Su propósito es facilitar la comunicación con soporte manteniendo los estándares de autorización requeridos.

Entre las gestiones que pueden solicitarse a través de este formulario se incluyen:

Actualización de la dirección física de la agencia.
Modificación de direcciones de correo electrónico vinculadas a la agencia.
Actualización o restablecimiento de claves de acceso, incluyendo las de usuarios específicos.
Activación o desactivación de usuarios dentro del sistema.
Otras solicitudes relacionadas con cambios o consultas específicas que requieran la intervención de soporte.

Es importante destacar que este formulario funciona como un canal para solicitar la intervención de soporte, no como una herramienta que realice automáticamente las modificaciones tras enviar la solicitud.

Acceso al formulario: quién debe tenerlo y cómo habilitarlo

El acceso al formulario debe reservarse exclusivamente al responsable de la agencia o a personas autorizadas para realizar este tipo de solicitudes. No basta con tener acceso general al CRM; es necesario contar con el permiso específico para enviar solicitudes de gerencia.

Para habilitar este permiso, siga estos pasos en la configuración de usuario:

Acceda a Ajustes > Usuarios.
Seleccione el usuario al que desea asignar el permiso.
Ingrese en el apartado Permisos avanzados.
Despliegue la sección Mi oficina para visualizar sus opciones disponibles.
Active la opción Formulario de gerencia para ese usuario.

Dentro de Mi oficina es posible gestionar el acceso a sus diferentes pestañas, siendo Formulario de gerencia la opción que habilita la capacidad de enviar solicitudes formales a soporte.

Pantalla de permisos de usuario con las opciones de Mi oficina desplegadas

Importancia del permiso: implicaciones de autorización

El departamento de soporte procesa las solicitudes enviadas a través del formulario asumiendo que el remitente está debidamente autorizado para representar a la agencia. Por ello, conceder este permiso no solo implica permitir el acceso a una sección del CRM, sino también facultar al usuario para emitir instrucciones formales que pueden afectar la configuración y operativa de la agencia.

Por ejemplo, en casos como la reactivación de un usuario previamente desactivado, soporte precisa la confirmación explícita del responsable para proceder. Una solicitud enviada por personal no autorizado no reemplaza esta autorización imprescindible.

Acceso al formulario a través de Mi oficina

Una vez que el permiso ha sido concedido, el usuario puede acceder al formulario siguiendo esta ruta desde la interfaz de Inmovilla:

Haga clic en su foto de perfil o avatar, ubicada en la esquina superior derecha.
Seleccione el panel Mi oficina en el menú desplegable.
Acceda a la pestaña Formulario.
Complete el formulario de gerencia con los detalles de la solicitud y envíelo al departamento de soporte.

Panel Mi oficina abierto en la pestaña Formulario, con un editor de texto y un botón de envío

Recomendaciones para redactar solicitudes claras y efectivas

Para facilitar la gestión eficiente por parte de soporte, es fundamental que las solicitudes sean precisas y detalladas. A continuación, se ofrecen pautas para redactar mensajes claros:

Defina la acción requerida: indique si se trata de modificar un dato, cambiar una contraseña, activar o desactivar un usuario, entre otros.
Identifique el elemento afectado: especifique claramente qué usuario, dirección o dato debe ser modificado.
Describa el resultado esperado: en solicitudes de cambio, diferencie entre el dato actual y el nuevo valor que desea establecer.
Proporcione el contexto necesario: especialmente en casos que impacten el acceso o permisos de usuarios dentro del CRM.

Por ejemplo, para una actualización de correo electrónico de la agencia, indique cuál es la dirección que debe sustituirse y cuál es la nueva dirección a registrar. En solicitudes de activación o desactivación de usuarios, identifique claramente al usuario y especifique la acción solicitada.

Recepción y seguimiento de las respuestas de soporte

Las solicitudes enviadas a través del formulario son recibidas directamente por el departamento de soporte de Inmovilla. La respuesta se remite al correo electrónico registrado del usuario que realizó la solicitud, con copia al correo autorizado de la agencia.

De este modo, el formulario permite iniciar el proceso desde el CRM, mientras que la comunicación de seguimiento y resolución se mantiene a través del canal de correo electrónico.

Resumen: pasos clave para solicitar un cambio

Antes de enviar una solicitud, asegúrese de que la persona encargada está debidamente autorizada y cuenta con el permiso Formulario de gerencia. A continuación, acceda a Mi oficina > Formulario, redacte la solicitud con claridad y envíela. La respuesta será enviada al correo de soporte del usuario solicitante, con copia al email autorizado de la agencia, garantizando así una gestión transparente y segura.

Question 34

Extraer datos de anuncio idealista

Accepted Answer

Cómo extraer datos de un anuncio de Idealista para crear un prospecto en segundos

Si trabajas captando inmuebles, hay una tarea que se repite una y otra vez: copiar datos de un anuncio y pasarlos manualmente a un prospecto. Dirección, metros, tipo de operación, descripción, foto, contacto... todo eso lleva tiempo.

La buena noticia es que ya hay una forma mucho más rápida de hacerlo. Con esta herramienta, puedes pegar la URL de un anuncio de Idealista y dejar que el sistema complete automáticamente gran parte de la información del prospecto.

El objetivo es muy claro: ahorrar tiempo y quitarte de encima trabajo repetitivo.

Qué hace exactamente esta herramienta

La función está pensada para rellenar fácilmente los datos de un prospecto utilizando un anuncio de Idealista. En lugar de introducir todo a mano, el sistema analiza el anuncio y prepara los datos para importarlos.

No se trata de una importación ciega. Antes de confirmar, puedes revisar lo detectado y decidir qué información quieres incorporar y cuál no.

Dónde se utiliza

El proceso se hace desde la sección de prospectos. Ahí tienes dos opciones:

Crear un prospecto nuevo
Editar uno que ya tengas creado

En cualquiera de los dos casos, la lógica es la misma: pegas la URL del anuncio y utilizas el botón con el símbolo de IA para que el sistema lea el contenido del anuncio.

Cómo importar los datos de un anuncio de Idealista paso a paso

1. Pega la URL del anuncio

Dentro del prospecto, verás el campo donde puedes introducir la URL del anuncio. Ahí es donde pegas el enlace de Idealista que quieres utilizar como base.

2. Pulsa el icono de importar datos

Una vez pegada la URL, haz clic en el símbolo que sale en el campo de color azul que importará los datos. El sistema te avisará de que va a analizar el anuncio, rellenar automáticamente los datos y preguntarte si quieres importarlos.

Solo tienes que aceptar para continuar.

Ventana de confirmación de la herramienta de IA para analizar un anuncio de Idealista y rellenar datos del prospecto

3. Espera a que el sistema analice el anuncio

El proceso tarda un momento. Durante ese tiempo, la herramienta revisa el contenido del anuncio para identificar los campos que puede trasladar al prospecto.

Aquí está una de las claves del sistema: no importa todo sin control, sino que te presenta una propuesta para que la revises antes.

4. Revisa los datos detectados

Después del análisis, aparecen los datos que se van a importar. Entre ellos pueden estar:

La foto principal del anuncio
El título
La descripción
El tipo de operación, por ejemplo venta
El medio de contacto, que en este caso queda indicado como Idealista
La dirección, si aparece en el anuncio
Los metros y otros datos relevantes del inmueble

Hay un detalle importante: solo se importa la foto principal que aparece en el anuncio de Idealista. El resto de imágenes no se incorporan automáticamente.

Pantalla de “Importar Datos del Prospecto” con datos principales y características detectadas de un anuncio de Idealista

5. Marca o desmarca lo que quieras importar

No siempre todo lo detectado te interesa. Puede haber información que no encaje del todo o que prefieras ajustar manualmente.

Por eso, antes de importar, puedes revisar los checks y decidir qué se incorpora y qué no.

Por ejemplo, si ves alguna característica que no coincide exactamente con el inmueble, puedes quitarla. O al revés, dejarla marcada si está correcta. Esa pequeña revisión previa evita errores y te permite mantener el control.

6. Importa los datos al prospecto

Cuando ya lo tienes revisado, simplemente pulsas en importar los datos.

En ese momento, el prospecto se rellena con la información seleccionada. La referencia, al tratarse de un prospecto, se genera automáticamente. Además, ya tendrás cargados campos como el tipo de operación, parte de la dirección y el resto de datos básicos extraídos del anuncio.

Pantalla de importación de datos del prospecto desde Idealista con campos propuestos

Qué conviene revisar antes de guardar

Aunque la herramienta ahorra muchísimo trabajo, hay algunos campos que conviene perfilar antes de guardar definitivamente.

Un ejemplo muy claro es la ubicación. Si el anuncio no trae bien definida la ciudad o la zona, el sistema no siempre puede completar esos datos con precisión. En ese caso, toca revisar y corregir.

También puede aparecer el aviso de que hay que geolocalizar la propiedad. Eso entra dentro del trabajo de perfilado final que conviene hacer para dejar el prospecto bien cerrado.

En otras palabras: la herramienta hace el trabajo pesado, pero el último repaso sigue siendo importante.

Error al guardar el prospecto por falta de ciudad: campos obligatorios ciudad y zona en rojo

Qué datos se rellenan automáticamente y cuáles no

Para tener expectativas claras, esta es la idea general de lo que hace el sistema:

Sí rellena automáticamente los datos principales del anuncio que puede identificar con claridad.
Sí incorpora la foto principal del anuncio.
No incorpora el resto de fotografías.
No sustituye la revisión humana de datos como ciudad, zona o geolocalización cuando falten o estén incompletos.

Ese equilibrio tiene sentido: automatiza una gran parte del trabajo, pero deja margen para ajustar los detalles que requieren criterio.

Por qué esta función ahorra tanto tiempo

La gran ventaja es evidente. Si ya tienes la URL del anuncio, puedes generar un prospecto con una base bastante completa en muy poco tiempo.

Eso significa menos tareas manuales, menos copia y pega, y más agilidad en el día a día.

En vez de empezar desde cero, partes de una ficha ya montada, con la información esencial del inmueble lista para revisar y guardar.

Y cuando este proceso se repite varias veces al día, el ahorro de tiempo se nota mucho.

Recomendación práctica para usarlo bien

La forma más útil de aprovechar esta herramienta es muy sencilla:

Consigue la URL del anuncio de Idealista.
Pégala en el prospecto.
Usa el botón de IA para analizarla.
Revisa los campos detectados.
Ajusta ciudad, zona y geolocalización si hace falta.
Guarda los cambios.

Con ese flujo, conviertes un proceso tedioso en uno mucho más ágil y ordenado.

Pantalla de confirmación en Idealista con resumen del prospecto y acciones recomendadas tras el cambio de estado

Una herramienta pensada para quitar trabajo repetitivo

Al final, de eso se trata. Si puedes crear un prospecto a partir de un anuncio de Idealista sin tener que rellenarlo todo manualmente, estás ganando tiempo para tareas más importantes.

Hay que revisar, sí. Hay que perfilar algunos datos, también. Pero aun así, el avance es enorme porque te quita de encima una parte muy mecánica del trabajo.

Y si ya tienes directamente la URL del anuncio, el proceso se acelera todavía más.

En resumen: una función simple, práctica y muy útil para extraer datos de un anuncio de Idealista e incorporarlos a tus prospectos con mucho menos esfuerzo.

Question 35

Datos internos de la Demanda

Accepted Answer

Gestión avanzada de datos internos en la ficha de una demanda en Inmovilla

Los datos internos de una demanda en Inmovilla constituyen una herramienta fundamental para estructurar y optimizar el seguimiento comercial sin alterar la información principal del cliente. Esta sección permite identificar con precisión quién captó y quién gestiona la demanda, conocer su origen exacto, consultar fechas clave, establecer niveles de prioridad y revisar o ajustar su calificación.

Estos campos resultan especialmente valiosos para equipos inmobiliarios que gestionan múltiples contactos provenientes de portales, campañas publicitarias, recomendaciones o colaboradores externos, ya que facilitan la adopción de un criterio homogéneo para abordar cada oportunidad comercial de manera eficiente.

Definición y propósito de los datos internos en una demanda

Los datos internos agrupan información de carácter organizativo dentro de la ficha de demanda. Su principal función es facilitar la asignación responsable, el control del origen de los contactos y la priorización estratégica de las acciones comerciales.

A diferencia de los requisitos específicos de búsqueda del interesado, estos datos ofrecen una visión clara sobre cómo se generó la demanda, quién es responsable de su gestión y cuál es su estado actual de cualificación.

Acceso y navegación en los datos internos de Inmovilla

Para consultar esta información, es necesario acceder primero a la ficha de la demanda correspondiente desde el área dedicada a demandas en Inmovilla.

• Dirígete al menú lateral izquierdo.
• Selecciona la sección Demandas.
• Localiza y abre la demanda que deseas revisar.
• Navega mediante las pestañas de la ficha hasta el bloque denominado Datos internos.

La ficha puede visualizarse en modo lectura o en modo edición. Aunque la información mostrada es idéntica en ambos casos, únicamente en modo edición se pueden realizar modificaciones.

Ficha de una demanda en Immobilia con secciones de información interna

Principales campos y su relevancia en los datos internos

Esta sección agrupa diversos campos que garantizan una trazabilidad clara y efectiva en el manejo de cada demanda. Es recomendable revisarlos desde el momento del alta y actualizar su contenido conforme evoluciona la situación comercial.

Gestionado por

Este campo identifica a la persona responsable de la gestión activa de la demanda. Es clave para asignar responsabilidades, garantizar el seguimiento adecuado, responder eficazmente al contacto y avanzar en el proceso comercial dentro del equipo.

Captado por

Este campo señala a la persona que inicialmente incorporó la demanda al sistema. Es común que el captador y el gestor sean diferentes, especialmente cuando un miembro del equipo recibe el contacto y otro asume su seguimiento posterior.

Diferenciar ambos roles previene confusiones y mantiene un registro claro del origen interno de la oportunidad.

Medio de contacto

El medio de contacto documenta el canal o fuente desde donde se recibió el lead o interés inicial. Puede corresponder a un portal inmobiliario, una campaña publicitaria, una recomendación o cualquier otro canal utilizado por la agencia.

Ejemplos típicos incluyen:

• Idealista.
• Fotocasa.
• Campañas publicitarias específicas.
• Colaboradores externos.
• Clientes referidos.

Registrar este dato con precisión permite analizar las vías de entrada de las demandas y consultar su procedencia directamente desde la ficha, facilitando informes y estrategias comerciales.

Fecha de alta y fecha de actualización

La fecha de alta indica cuándo se creó la demanda en el sistema. La fecha de actualización refleja el último momento en que se modificó la ficha.

Ambas fechas son esenciales para identificar demandas recientes y detectar aquellas que podrían requerir una revisión o seguimiento adicional.

Prioridad

Este campo permite ordenar y gestionar el trabajo comercial de manera eficiente. Se recomienda que el equipo defina y mantenga un criterio común para asignar prioridades, asegurando que las demandas con mayor potencial o urgencia reciban atención preferente.

Título y referencias consultadas

El título sintetiza las necesidades o intereses del interesado. Además, puede vincularse la referencia de un inmueble específico por el que haya mostrado interés.

Esta información ofrece un contexto rápido y útil antes de establecer contacto o evaluar las necesidades del cliente.

Calificación automática de IA: significado y gestión

La calificación de IA está vinculada al sistema automático de cualificación de leads disponible a través del inbox. Este mecanismo realiza preguntas al interesado para evaluar y categorizar el nivel de interés y potencial del contacto.

Cuando se emplea esta funcionalidad, la plataforma asigna automáticamente una calificación, aunque también es posible realizar ajustes manuales cuando el equipo dispone de información adicional o actualizada sobre la demanda.

Las categorías de calificación disponibles son:

• Caliente: contactos con alto interés y probabilidad de conversión.
• Templado: demandas con interés medio o en evaluación.
• Frío: contactos con baja prioridad comercial o interés limitado.
• Descartado: cuando la demanda deja de ser válida o se pierde el interés.

Menú desplegable de calificación abierto en los datos internos de una demanda

La calificación puede modificarse manualmente para reflejar con mayor precisión el interés y la situación real del contacto.

Importancia de la fecha de calificación automática

Es fundamental distinguir entre el valor de la calificación y la fecha asociada a ella. Aunque la categoría puede cambiarse manualmente, la fecha de calificación se registra automáticamente cuando el sistema de calificación automática emite una valoración.

Esto proporciona una referencia temporal precisa sobre cuándo se realizó la evaluación automática, ayudando a mantener un historial fiable y ordenado.

Personalización avanzada de los campos de datos internos

Inmovilla ofrece flexibilidad para adaptar la visualización y gestión de los datos internos según las necesidades específicas de cada organización. Desde el módulo de configuración, es posible seleccionar qué campos se muestran en la ficha y crear nuevos campos personalizados.

• Abre la ficha de una demanda y accede al bloque de datos internos.
• Haz clic en la opción Configurar.
• Oculta los campos que no sean relevantes para tu equipo.
• Añade nuevos campos personalizados para recopilar información organizativa adicional si es necesario.

Los campos personalizados están diseñados para optimizar la gestión interna, permitiendo que cada agencia adapte la ficha a su flujo de trabajo sin incluir datos irrelevantes o redundantes.

Panel lateral para crear un nuevo campo interno en una ficha de demanda

La incorporación de campos personalizados contribuye a adaptar la ficha a las necesidades organizativas específicas de cada equipo.

Recomendaciones para mantener una gestión ordenada y eficaz de las demandas

La utilidad y eficacia de los datos internos dependen directamente de la coherencia y precisión con la que se completen. Un registro incompleto o inconsistente puede dificultar el seguimiento y la asignación clara de responsabilidades.

• Asigna siempre un gestor responsable para cada demanda activa.
• Distingue claramente entre captador y gestor cuando correspondan a personas diferentes.
• Registra con exactitud el canal o medio de contacto original, especialmente si proviene de portales, publicidad o referencias.
• Establece criterios internos uniformes para la asignación de prioridad y calificación.
• Revisa periódicamente las fechas de actualización para identificar fichas que requieran atención o seguimiento.
• Oculta los campos que no se utilicen para simplificar la visualización y evitar confusiones.
• Crea campos personalizados solo si van a ser usados de manera consistente y aportan valor real al proceso.

Errores frecuentes en el manejo de datos internos y cómo evitarlos

Confusión entre el origen del contacto y la persona responsable

Es fundamental entender que el medio de contacto indica la fuente desde donde llegó la demanda, mientras que los campos de captación y gestión identifican a los responsables dentro de la organización. Estos datos son complementarios y no deben intercambiarse ni confundirse.

Aplicar la prioridad sin criterios claros y compartidos

Si cada miembro del equipo interpreta la prioridad de forma distinta, este campo pierde su utilidad operativa. Es esencial definir y consensuar internamente cuándo una demanda debe considerarse prioritaria.

Modificar la calificación sin contexto suficiente

La calificación manual debe reflejar fielmente la situación real del contacto. Antes de realizar cambios, es recomendable analizar toda la información obtenida durante el contacto y el seguimiento para evitar decisiones erróneas.

Exceso en la creación de campos personalizados

Incorporar demasiados campos innecesarios puede complicar la consulta de la ficha y dificultar el trabajo del equipo. Cada campo nuevo debe responder a una necesidad clara y ser comprensible para todos los usuarios.

Resumen: elementos clave para revisar en cada ficha de demanda

Antes de considerar una ficha como completa, asegúrate de verificar los siguientes aspectos:

• Gestor asignado responsable de la demanda.
• Persona captadora, si es distinta del gestor.
• Medio de contacto original registrado correctamente.
• Fecha de alta y última actualización actualizadas.
• Prioridad asignada conforme a criterios internos.
• Calificación de IA o manual ajustada a la realidad del contacto.
• Título descriptivo de la búsqueda y referencias vinculadas.
• Campos adicionales internos necesarios para la gestión organizativa.

Una ficha de demanda bien estructurada y actualizada facilita la asignación eficiente del trabajo, preserva el contexto comercial de cada contacto y permite que el equipo acceda rápidamente a la información interna esencial para un seguimiento eficaz.

Question 36

Miembros dentro de cada círculo

Accepted Answer

Cómo consultar y gestionar los miembros de un círculo MLS en Inmovilla

La sección Miembros dentro del panel avanzado de Círculos en Inmovilla ofrece una visión integral de las agencias que conforman un círculo MLS. Este espacio centraliza los datos públicos de contacto, el logotipo corporativo y, cuando la configuración lo permite, la información de los agentes asociados a cada agencia.

Esta herramienta es fundamental para identificar de manera ágil y precisa a todos los integrantes del círculo, verificar la exactitud de la información visible y facilitar la comunicación efectiva entre las agencias participantes.

Qué muestra el apartado Miembros de un círculo MLS

Un círculo MLS está constituido por las agencias que forman parte activa de la red. En la sección de miembros se recopila y presenta toda la información pública registrada en Inmovilla para cada una de estas agencias, garantizando acceso rápido y organizado a sus datos esenciales.

Los datos disponibles para cada miembro incluyen, entre otros:

• Número de agencia asignado en Inmovilla, que permite una identificación única.
• Nombre oficial de la agencia.
• Dirección física de la oficina principal.
• Teléfono de contacto, facilitando la comunicación directa.
• Sitio web corporativo para obtener más información.
• Correo electrónico de contacto público.
• Logotipo identificativo de la agencia, que contribuye al reconocimiento visual.
• Acceso a la función Ver agentes, disponible cuando los datos públicos de los usuarios están debidamente configurados.

Es importante destacar que la información de cada agencia se extrae directamente de la base de datos registrada al momento del alta. Por ello, esta sección funciona principalmente como un repositorio de consulta de datos públicos, y no como un espacio para crear o modificar fichas de agencias de forma manual.

Cómo acceder al listado de miembros

Para consultar las agencias integrantes de una MLS, es necesario ingresar al panel avanzado del círculo correspondiente siguiendo estos pasos:

• En la barra lateral izquierda de Inmovilla, selecciona la opción Círculos.
• Haz clic en el botón Panel avanzado, ubicado en la parte superior de la pantalla.
• Accede al círculo MLS que deseas gestionar.
• Si tu usuario tiene acceso a múltiples círculos, utiliza el desplegable en la esquina superior derecha para seleccionar el círculo adecuado.
• Dentro de las herramientas disponibles para el círculo MLS, selecciona la pestaña Miembros.

Cómo seleccionar el círculo MLS adecuado

Antes de revisar la lista de miembros, es crucial confirmar que el círculo activo corresponde al que deseas consultar. Un mismo usuario o agencia puede pertenecer a varios círculos MLS, y cada uno contiene un conjunto distinto de agencias participantes.

El selector ubicado en la parte superior derecha del panel avanzado permite cambiar entre círculos sin necesidad de salir de la interfaz. Asegúrate de que el nombre del círculo seleccionado coincida con la MLS que quieres gestionar antes de consultar datos sensibles como teléfonos, correos electrónicos o agentes asociados.

Detalle de la información mostrada para cada agencia

Datos de identificación y contacto

Cada ficha de miembro presenta información clave para facilitar la identificación y localización de la agencia dentro de la red MLS. El número de agencia es un identificador único en Inmovilla, mientras que el nombre, dirección, teléfono, página web y correo electrónico proporcionan múltiples vías de contacto público.

Estos datos provienen directamente de la información registrada durante el alta de la agencia. En caso de detectar datos desactualizados o incompletos, es recomendable revisar y actualizar la configuración general de la agencia, ya que la sección Miembros refleja la información oficial almacenada en la base de datos.

Logotipo de la agencia

El listado incorpora el logotipo oficial de cada agencia, lo que facilita el reconocimiento visual inmediato. Esto resulta especialmente útil cuando el círculo incluye varias oficinas con nombres similares o cuando se gestionan simultáneamente diferentes círculos MLS.

Acceso a los agentes asociados

Debajo del logotipo puede aparecer la opción Ver agentes, que permite consultar los agentes vinculados a cada agencia participante, siempre que sus datos públicos estén correctamente configurados.

Es importante destacar que la disponibilidad de esta información no depende únicamente de la existencia del usuario agente, sino de que su perfil público esté adecuadamente configurado para su visualización en el contexto del círculo MLS.

Listado de agencias miembros en una tabla del panel de Inmovilla

Cómo habilitar la visualización de agentes en Miembros

Para que los agentes asociados a una agencia sean visibles en la sección Miembros del círculo MLS, es necesario configurar correctamente sus datos en el área de usuarios de Inmovilla. El proceso es el siguiente:

• Accede a Ajustes y selecciona Usuarios.
• Localiza el usuario o agente que deseas mostrar.
• Abre la configuración de ese usuario.
• Dirígete al apartado Datos Públicos y MLS.
• Completa y actualiza la información necesaria para que su perfil sea visible en el círculo.
• Guarda los cambios y regresa a la sección Miembros del círculo MLS para verificar que la información se ha actualizado correctamente.

Ten en cuenta que el acceso a la gestión de usuarios requiere permisos específicos. Si no puedes acceder a Ajustes > Usuarios o modificar estos datos, será necesario que un usuario con permisos adecuados realice las actualizaciones pertinentes.

Pantalla de configuración de datos públicos y MLS de un usuario en Inmovilla

La visibilidad de los agentes dentro del círculo MLS depende directamente de la configuración de Datos Públicos y MLS en el perfil del usuario.

Buenas prácticas para mantener una MLS organizada y eficiente

Para garantizar la máxima utilidad y precisión del apartado Miembros, es fundamental que las agencias y sus usuarios mantengan actualizada la información compartida en la red MLS. Se recomienda realizar revisiones periódicas para evitar que otros miembros encuentren datos obsoletos o incompletos, lo que podría dificultar la comunicación y la colaboración.

• Verifica que la dirección, teléfono, sitio web y correo electrónico de cada agencia estén actualizados y sean correctos.
• Asegúrate de que el logotipo corresponda con la identidad visual vigente de la agencia.
• Comprueba que los agentes que deben aparecer en el círculo tengan debidamente completados sus Datos Públicos y MLS.
• Confirma que estás consultando el círculo MLS correcto para evitar confusiones en la interpretación de los datos.
• Asegúrate de contar con los permisos necesarios antes de intentar modificar cualquier información de usuarios o agencias.

Errores comunes al consultar los miembros del círculo MLS

Ausencia de agentes vinculados a una agencia

La causa más frecuente es que los datos públicos y MLS del usuario no estén completos o configurados correctamente. La existencia de un usuario no garantiza que su información se muestre en la sección Miembros.

Para solucionar esto, revisa la ficha del usuario en Ajustes > Usuarios y asegúrate de que la configuración de Datos Públicos y MLS esté completa. También confirma que dispones de los permisos necesarios para acceder y modificar esta información.

Datos de contacto incorrectos o desactualizados en la agencia

La sección Miembros muestra la información pública registrada en el momento del alta de la agencia. Si los datos como teléfono, dirección, sitio web o correo electrónico no son correctos, es necesario actualizar el registro oficial de la agencia para reflejar la información actual.

Visualización de un listado de agencias diferente al esperado

Este problema suele deberse a que se ha seleccionado un círculo MLS distinto en el desplegable situado en la esquina superior derecha del panel avanzado. Si tienes acceso a varios círculos, el listado de miembros cambiará según el círculo seleccionado.

Resumen

La sección Miembros de los Círculos MLS en Inmovilla ofrece una plataforma centralizada para consultar las agencias participantes y su información pública de contacto. Para acceder a esta sección, ingresa a Círculos, abre el Panel avanzado, selecciona el círculo MLS correspondiente y haz clic en Miembros.

Si deseas que los agentes asociados sean visibles en este listado, es fundamental revisar y actualizar la configuración de cada usuario en Ajustes > Usuarios > Datos Públicos y MLS. Mantener estos datos actualizados contribuye a una red MLS más transparente, organizada y eficiente, beneficiando a todas las agencias involucradas.

Question 37

Comunicaciones en contacto

Accepted Answer

Gestión eficiente de las comunicaciones de un contacto en Immovilla

El apartado de Comunicaciones dentro de la ficha de contacto en Immovilla ofrece una herramienta integral para consultar el historial completo de emails vinculados a una persona, así como para redactar y enviar nuevos mensajes sin necesidad de introducir manualmente su dirección de correo electrónico. Esta funcionalidad resulta esencial para centralizar y optimizar el seguimiento de cada contacto dentro del CRM inmobiliario, facilitando una comunicación ágil y organizada.

En esta guía detallada, explicaremos cómo localizar la sección de comunicaciones, acceder y revisar correos electrónicos previamente registrados, y cómo iniciar una nueva comunicación directamente desde la ficha del contacto, maximizando la eficiencia en la gestión de relaciones con clientes y prospectos.

¿Qué es el apartado Comunicaciones de un contacto?

Cada ficha de contacto en Immovilla está estructurada en varias pestañas que agrupan información relevante sobre esa persona. Entre ellas, la pestaña Comunicaciones se dedica exclusivamente a almacenar y mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados directamente con el contacto seleccionado.

Esta sección se distingue claramente de otros historiales de correo que puedan estar asociados a demandas o propiedades específicas. Su enfoque principal es mantener un registro detallado y accesible de la interacción comunicativa con cada contacto individual, lo que permite consultar rápidamente los últimos intercambios y mantener la coherencia en las conversaciones antes de enviar nuevos correos.

Cómo acceder a las comunicaciones de un contacto

Para consultar el historial de comunicaciones de un contacto, siga estos pasos:

• En la barra lateral izquierda de Immovilla, seleccione Contactos.
• Localice y abra la ficha del contacto deseado.
• Asegúrese de que la ficha esté en modo visualización, no en modo edición.
• Haga clic en la pestaña Comunicaciones.

Es fundamental recordar que el historial de comunicaciones solo está disponible en la vista de visualización. Si se accede a la ficha en modo edición para modificar datos, esta sección no estará accesible.

Ficha de contacto de Immovilla con la pestaña de comunicaciones abierta y una fila de comunicación

La pestaña Comunicaciones concentra los mensajes recientes asociados a la ficha del contacto, ofreciendo una visión clara y ordenada.

Cómo consultar el historial de emails

En el bloque denominado últimas comunicaciones, se presenta una lista con todos los mensajes registrados que han sido enviados o recibidos por el contacto. Esta lista facilita la identificación rápida de cada correo para su consulta o seguimiento.

Para revisar el contenido de un email específico, siga estos pasos:

• Localice la comunicación deseada dentro del listado.
• Haga clic sobre el registro correspondiente.
• Se desplegará la ventana con el contenido completo del email para su lectura.

Consultar este historial antes de responder o enviar un nuevo mensaje es clave para mantener la coherencia en la conversación, evitar redundancias y asegurar una comunicación personalizada y efectiva.

Cómo crear una nueva comunicación desde la ficha de contacto

Immoviila permite iniciar un nuevo correo electrónico directamente desde la ficha del contacto, sin necesidad de salir de la plataforma o buscar la dirección manualmente. Al seleccionar esta opción, la ventana de redacción se abre automáticamente con el destinatario ya configurado, facilitando así la rapidez y precisión en el envío.

El procedimiento es el siguiente:

• Acceda a la pestaña Comunicaciones dentro de la ficha del contacto en modo visualización.
• Haga clic en el botón Crear comunicación.
• Verifique que la dirección de correo electrónico del contacto se haya cargado correctamente en el campo destinatario.
• Redacte el contenido del mensaje con la información pertinente.
• Envíe el correo directamente desde la ventana de redacción.

Ventana de redacción de correo en Immovilla abierta sobre la ficha de un contacto

Al crear una nueva comunicación, la ventana de redacción se abre con el contacto seleccionado como destinatario, agilizando el proceso.

Recomendaciones previas al envío de un email

Aunque Immovilla carga automáticamente la dirección del destinatario al crear una nueva comunicación, es recomendable realizar las siguientes comprobaciones para garantizar la precisión y efectividad del mensaje:

• Confirme que está trabajando en la ficha del contacto correcto.
• Verifique que la dirección de correo electrónico cargada sea la adecuada y esté actualizada.
• Revise las últimas comunicaciones para recuperar el contexto y evitar duplicidades o contradicciones.
• Redacte el mensaje con claridad, adaptándolo a la situación y necesidades del contacto.

Errores comunes al gestionar las comunicaciones

Acceder al historial de comunicaciones en modo edición

Uno de los errores más frecuentes es intentar visualizar el historial de comunicaciones mientras se está en modo edición de la ficha. Para acceder correctamente a los emails, es imprescindible cambiar al modo visualización del contacto.

Confundir las comunicaciones del contacto con las asociadas a demandas o propiedades

Immoviila distingue claramente entre las comunicaciones relacionadas con un contacto específico y aquellas vinculadas a demandas o propiedades. Es importante acceder a la pestaña de comunicaciones dentro de la ficha del contacto para consultar sus mensajes personales, evitando confusiones con otros historiales.

No abrir correctamente una comunicación del listado

La lista de últimas comunicaciones funciona como un índice para acceder al contenido completo de cada email. Para leer un mensaje en detalle, es necesario hacer clic en su registro correspondiente; simplemente visualizar la lista no muestra el contenido.

Resumen

El apartado Comunicaciones en la ficha de contacto de Immovilla es una herramienta clave para gestionar de manera centralizada y eficiente el historial de emails de cada persona, así como para enviar nuevos mensajes con la dirección ya preconfigurada. Para aprovechar esta funcionalidad, acceda a Contactos, abra la ficha en modo visualización, diríjase a la pestaña Comunicaciones y utilice tanto el historial para consultar mensajes previos como la opción de crear una nueva comunicación según sus necesidades.

Question 38

Consultar factura que emite Inmovilla

Accepted Answer

Guía completa para consultar y descargar las facturas de Inmovilla de tu agencia

Las facturas emitidas por Inmovilla a tu agencia están disponibles en el apartado Mi oficina > Facturas. Desde esta sección, podrás visualizar los documentos en formato PDF, descargarlos fácilmente y verificar todos los datos de facturación registrados de manera rápida y segura.

Es importante destacar que el acceso a estas facturas está restringido mediante un permiso específico asignado a cada usuario. Por ello, no todos los agentes de la oficina disponen automáticamente de esta funcionalidad.

Permiso requerido para acceder a las facturas

Para poder consultar la facturación, el usuario debe contar con la opción Facturas activada dentro de los permisos del panel Mi oficina. Esta configuración se gestiona de forma individual, de modo que habilitar este permiso para un usuario le permitirá acceder a los documentos correspondientes.

Para activar este permiso, sigue estos pasos detallados:

Accede a Ajustes desde el menú principal.
Selecciona el apartado Usuarios y elige el usuario al que deseas conceder acceso.
Dirígete a la sección de Permisos avanzados de dicho usuario.
Localiza los permisos relacionados con el Panel de Mi oficina.
Marca la casilla correspondiente a Facturas para habilitar el acceso.

Si necesitas consultar las facturas desde otra cuenta dentro de la agencia, verifica que dicha cuenta también tenga activado este permiso. El acceso de un agente no implica que otros usuarios puedan visualizar estas facturas.

Ubicación exacta para consultar las facturas de Inmovilla

Una vez que el permiso esté activado, puedes acceder a las facturas siguiendo esta sencilla ruta desde el menú de perfil, ubicado en la esquina superior derecha de la plataforma Inmovilla:

Haz clic en el avatar o la fotografía de usuario.
Selecciona la opción Mi oficina.
Accede a la pestaña Facturas.

En esta sección encontrarás un listado completo de todas las facturas emitidas por Inmovilla a tu agencia, desde donde podrás abrir o descargar cada documento según tus necesidades.

Panel Mi oficina de Inmovilla con la pestaña Facturas y un listado de documentos

Procedimiento para abrir o descargar una factura en formato PDF

Desde el listado de facturas, tienes la opción de visualizar el PDF directamente o descargar el documento para guardarlo localmente. La visualización permite revisar el contenido sin salir de la plataforma, mientras que la descarga facilita conservar una copia para la gestión administrativa.

Visualizar una factura en PDF

Ubica la factura que deseas consultar en la pestaña Facturas.
Haz clic en la opción destinada a la visualización del documento.
El documento se abrirá en un visor PDF integrado, donde podrás examinar todos los detalles.

Visor PDF de Inmovilla con una factura abierta y una miniatura del documento a la izquierda

Descargar una factura específica

La opción para descargar se encuentra dentro del menú de acciones de cada factura, identificado por un icono de tres puntos a la derecha de cada documento.

Localiza la factura que deseas descargar en el listado.
Haz clic en el menú de tres puntos situado al lado derecho de esa factura.
Selecciona la opción Descargar para obtener una copia en tu dispositivo.

Por ejemplo, si únicamente necesitas revisar el contenido, la visualización en PDF es suficiente. Si requieres conservar un archivo para la contabilidad o gestión interna, utiliza la opción de descarga.

Información de facturación accesible en el sistema

Además de las facturas, el apartado muestra los datos de facturación registrados por Inmovilla para tu agencia. Puedes verificar la siguiente información clave:

Datos identificativos de la agencia y su NIF.
Dirección fiscal registrada para facturación.
Teléfono de contacto asociado a la facturación.
Correo electrónico vinculado a la gestión de facturas.
Logotipo corporativo de la agencia.

Esta información es esencial para asegurar que los registros de facturación estén actualizados y correctos. Tanto la consulta de estos datos como la apertura o descarga de facturas se realizan desde el mismo apartado, centralizando así la gestión administrativa.

Acceso rápido para futuras consultas

Para agilizar futuras revisiones, recuerda la ruta directa: Avatar del usuario > Mi oficina > Facturas. Desde aquí, puedes abrir cualquier factura para consultar su PDF o utilizar el menú de tres puntos para descargar el documento. Recuerda que es imprescindible contar con el permiso Facturas activado en los permisos avanzados del usuario para acceder a esta funcionalidad.

Question 39

Información en una ficha de propiedad

Accepted Answer

Dentro de la categoría de propiedades, uno de los bloques fundamentales en cualquier ficha es el apartado de información. Este espacio concentra los datos esenciales de la propiedad: estado actual, ubicación precisa, detalles de venta o alquiler, documentación legal, referencias registrales y otros campos clave para la publicación y la gestión interna eficiente.

El objetivo principal de esta sección no es completar todos los campos de manera indiscriminada, sino comprender cuáles son realmente imprescindibles, cuáles pueden ser opcionales y cómo aprovechar cada uno para garantizar una ficha sólida y bien estructurada desde el inicio.

Interfaz al acceder a una ficha de propiedad

Al entrar en una ficha, la pantalla se divide en dos áreas claramente diferenciadas.

En el panel izquierdo se muestra una previsualización rápida de la propiedad, donde se visualiza la foto principal, un título conciso y datos básicos relevantes como:

Precio
Número de habitaciones
Baños
Altura o planta
Presencia o no de ascensor

En la parte derecha se encuentran los distintos apartados de gestión: información, características, publicación, seguimiento, documentos, entre otros. En este artículo nos centraremos en el apartado de información.

Ficha de propiedad con el apartado Información mostrando Histórico de estados y Cruces

Funcionalidad del icono del “ojito” para proteger información sensible

Antes de profundizar, es importante destacar una función muy útil: el icono del ojo ubicado en la parte superior de la ficha, justo encima de la foto principal.

Este botón permite mostrar u ocultar campos sensibles. Si te encuentras en una reunión con un cliente y deseas proteger ciertos datos confidenciales, puedes activar esta opción para que la información aparezca difuminada mediante un efecto blur.

Aunque pueda parecer un detalle menor, en el día a día esta funcionalidad resulta esencial para manejar con seguridad fichas que contienen datos internos que no deben ser expuestos.

Captura del apartado Información en la ficha de propiedad mostrando histórico de estados y botón para cambiar el estado

Histórico de estados y gestión ágil de cambios

El primer elemento que aparece dentro del apartado de información suele ser el histórico de estados. Este registro refleja las diferentes etapas por las que ha transitado la propiedad a lo largo del proceso comercial.

Contar con este histórico permite obtener una visión clara y rápida de la evolución de la ficha y su situación actual dentro del ciclo de gestión.

Además, el cambio de estado se puede realizar sin necesidad de entrar en modo edición. Esta característica es especialmente práctica porque, en muchas ocasiones, solo es necesario actualizar el estado sin modificar el resto de los datos.

Desde la vista de visualización, basta con pulsar en cambiar el estado para abrir una ventana específica que permite realizar esta acción de forma rápida e independiente de la edición completa de la ficha.

Bloque Información con histórico de estados en una ficha de propiedad

Apartado de cruces: conexión con demandas reales

Otro bloque destacado dentro de la sección de información es el de cruces.

En esta área puedes consultar:

El total de cruces realizados
Los cruces pendientes de enviar
Los cruces ya enviados
Los cruces ofertados

Al acceder a este apartado, el sistema despliega un detalle con las demandas asociadas a la propiedad, mostrando la correspondencia entre el inventario disponible y las necesidades específicas de los clientes.

Para la gestión comercial, esta funcionalidad es especialmente valiosa, ya que vincula directamente la ficha del inmueble con oportunidades reales y concretas de negocio.

Captura del panel “Cruces” en ficha de propiedad con métricas de relación con demandas

Resumen general y datos clave de gestión

Más abajo en el apartado de información se encuentra un resumen general que incluye datos internos fundamentales para la correcta administración de la propiedad.

Entre estos datos destacan:

Medio de contacto: canal a través del cual se originó el anuncio o la captación
Captado por: persona responsable de la consecución de la propiedad
Gestionado por: profesional encargado de la gestión comercial, que puede ser distinto del captador

Es relevante diferenciar entre captador y gestor, ya que en muchas agencias estas funciones están asignadas a personas distintas, y reflejarlo correctamente en la ficha es crucial para una gestión eficiente.

Asimismo, se presentan otros datos útiles como:

Fecha de alta de la propiedad en el sistema
Última modificación realizada
Indicación de si la propiedad está compartida mediante MLS

Este último dato suele representarse mediante un check visible a la derecha y es clave para conocer el alcance de colaboración y distribución de la propiedad.

Ubicación precisa de la propiedad

Uno de los bloques más relevantes es el de ubicación, donde se recopila toda la información relacionada con la dirección: calle, número, código postal y otros datos asociados.

Este apartado no debe subestimarse, ya que la información que aquí se introduce se utiliza tanto para portales como para la web y procesos internos, por lo que debe estar perfectamente validada.

Al dar de alta una propiedad nueva, este campo actúa como un validador de direcciones, asegurando que la dirección introducida es correcta y se transmite adecuadamente a todos los destinos.

Bloque ubicación en ficha de propiedad con dirección y mapa para validación

El proceso de validación es sencillo:

Introduce la dirección.
El sistema ofrece sugerencias basadas en la entrada.
Selecciona la dirección correcta de entre las opciones propuestas.
Los campos relacionados se completan automáticamente.

Habitualmente se rellenan datos como:

Domicilio completo
Número
Código postal
Ciudad
Zona o barrio

Este sistema reduce errores tipográficos y garantiza que la información enviada a portales y a la web esté normalizada y sea precisa.

Integración con catastro y autocompletado inteligente

Una vez validada la dirección, el sistema puede establecer una conexión con catastro, lo que resulta especialmente útil para completar automáticamente datos catastrales sin necesidad de introducirlos manualmente.

Cuando la dirección coincide con la base catastral, el sistema pregunta si deseas autocompletar los datos con información catastral. Si confirmas que se trata del inmueble correcto, se abre una ventana para seleccionar y validar los datos.

En caso de no coincidir o si prefieres no autocompletar en ese momento, puedes optar por continuar sin esta función. La ficha seguirá avanzando sin esta información, pero la precisión y exhaustividad de la ficha se verán beneficiadas si decides completarla.

Esta integración es una herramienta muy práctica para trabajar con mayor exactitud tanto en la dirección como en la documentación catastral.

Datos complementarios de la propiedad

Dentro del bloque de información también se incluyen campos adicionales relacionados con la situación jurídica y administrativa del inmueble.

Entre estos datos destacan:

Régimen jurídico de la propiedad
Clasificación como Vivienda de Protección Oficial (VPO) o vivienda libre
Precio máximo aplicable en caso de VPO
Fecha de calificación oficial de la VPO
Valor de referencia catastral

Estos campos no siempre serán aplicables a todas las propiedades, pero cuando corresponda, es fundamental completarlos con precisión para reflejar fielmente la situación legal y administrativa del inmueble.

Documentación técnica y estado legal de la propiedad

En esta misma sección puedes registrar información sobre la documentación técnica y legal relacionada con la propiedad.

Por ejemplo, puedes indicar la disponibilidad de:

Cédula de habitabilidad
Informes técnicos correspondientes
Certificados de aptitud

La recomendación general es clara: cuanta más información documental esté registrada, mejor. Aunque algunos campos no sean obligatorios, mantener constancia de la documentación disponible facilita la gestión posterior, aporta transparencia y minimiza incertidumbres.

Datos de venta: campos esenciales para la comercialización

Dentro del apartado de información, uno de los segmentos más críticos es el dedicado a los datos de venta.

En esta sección se incluyen campos como:

Precio a consultar
Precio anterior de venta
Precio actual de venta
Precio solicitado por el propietario
Traspaso (si aplica)
Valoración comercial
Valoración fiscal
Honorarios de la agencia
IVA correspondiente
Gastos asociados
IBI
Gastos de comunidad
Periodicidad de pago de comunidad
Indicador de si la propiedad está en exclusiva
Fecha de renovación de la exclusiva
Estado de compartición con otras agencias

Algunos de estos campos, como honorarios, exclusiva y compartición, tienen un impacto directo en la operativa diaria y en la estrategia comercial, por lo que resulta fundamental gestionarlos con especial atención.

Funcionamiento del campo “precio a consultar”

El campo precio a consultar cumple una función muy específica: permite que el precio quede registrado internamente en el sistema, pero que no se muestre públicamente en determinados canales de publicación.

Esta opción es especialmente útil en la web propia, donde se desea controlar la visibilidad del precio sin perder el dato dentro de la ficha. El comportamiento es el siguiente:

El precio se almacena y queda disponible internamente.
Se activa el check de “precio a consultar”.
La web o portal de destino oculta el precio para los visitantes externos.

De este modo, se evita la exposición pública del importe, manteniendo el control sobre la información comercial.

Pantalla de “Información” en ficha de propiedad con la sección “Datos venta” y el check “Precio a consultar”.

Datos de alquiler y condiciones económicas específicas

Si la propiedad está destinada a alquiler, dentro del mismo apartado se habilitan campos específicos para este tipo de operación.

Entre los datos económicos y condiciones contractuales que se pueden registrar se incluyen:

Fianza requerida
Defensa jurídica contratada
Aval bancario exigido
Referencias del arrendatario
Permiso para animales
Permiso para niños
Disponibilidad de baño privado

Estos detalles son fundamentales para una publicación clara y transparente del alquiler, facilitando tanto la gestión interna como la comunicación con potenciales inquilinos.

Datos registrales y referencia catastral

Otro conjunto de campos relevantes dentro del apartado de información está relacionado con los registros catastrales y registrales.

Incluye la referencia catastral y otros datos oficiales que identifican de manera inequívoca el inmueble.

Aunque no siempre se completan en la fase inicial, estos datos son cruciales para documentar la ficha con rigor, especialmente a medida que avanza la operación.

Valoración interna de la propiedad

La ficha dispone también de un espacio para registrar una valoración interna de la propiedad, entendida como una apreciación subjetiva desde el punto de vista comercial.

Este campo puede utilizarse para reflejar si el precio es adecuado, la motivación del propietario o cualquier otro aspecto que aporte contexto para la toma de decisiones.

No se trata de un dato técnico, sino de una herramienta que ayuda a interpretar mejor la ficha y a orientar la estrategia comercial con mayor conocimiento.

Modo edición: modificaciones y actualizaciones

Todos los datos descritos pueden consultarse en modo visualización, pero para modificarlos es necesario acceder al modo edición. Esta opción se encuentra en un botón azul ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

La dinámica general es la siguiente:

En modo visualización puedes revisar toda la información.
El cambio de estado se realiza sin necesidad de editar la ficha.
En modo edición puedes modificar, completar o actualizar los campos según las necesidades.

La estructura y lógica del apartado se mantienen, pero en edición dispones de todas las herramientas para asegurar que la ficha esté siempre actualizada y completa.

Vista en modo edición del apartado Información en una ficha de propiedad con histórico de estados y resumen

Prioridades: qué campos conviene completar primero

El apartado de información incluye numerosos campos, y no todos se utilizan siempre. Esto es habitual y comprensible.

Sin embargo, es fundamental identificar cuáles son los datos básicos y prioritarios desde el principio para construir una ficha funcional y eficiente.

Se recomienda prestar especial atención a:

Estado actual e histórico de la propiedad
Ubicación validada y precisa
Medio de contacto
Captado por y gestionado por
Datos clave de venta o alquiler
Honorarios
Exclusiva
Compartición con otras agencias
Datos registrales y catastrales, en la medida en que estén disponibles

Con esta base sólida, el resto de campos pueden completarse progresivamente para enriquecer la ficha y dotarla de mayor detalle y precisión.

Conclusión: la importancia de una ficha bien informada desde el inicio

El apartado de información no es simplemente una pantalla con campos para rellenar. Constituye el núcleo fundamental de la ficha de propiedad.

Una ficha bien trabajada y correctamente completada facilita enormemente la publicación, la gestión comercial, la coordinación interna y el control documental.

Además, al aprovechar funcionalidades como la validación de direcciones, la conexión con catastro o el ocultado de datos sensibles, se consigue un flujo de trabajo más limpio, seguro y eficiente.

La mejor práctica consiste en rellenar con rigor los datos esenciales, completar aquellos que aporten valor real y mantener la ficha actualizada regularmente. Así, la propiedad estará perfectamente preparada para ser gestionada con criterio desde el primer momento.

Question 40

Ingresos en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo registrar y gestionar ingresos en el panel contable de Inmovilla

El módulo de Ingresos dentro del panel contable de Inmovilla está diseñado para facilitar el registro exhaustivo y la gestión eficiente de todas las operaciones inmobiliarias. Esta sección permite documentar cada transacción, especificar su estado de cobro y mantener vinculados de forma organizada los datos económicos, comerciales y de contacto asociados a cada trato.

Esta potente herramienta es fundamental para centralizar de manera clara y accesible tanto los ingresos ya cobrados como los pendientes, posibilitando la localización rápida de movimientos mediante filtros precisos por fecha, responsable o estado, y ofreciendo acceso inmediato a toda la información relevante relacionada con cada operación.

Cómo acceder al apartado de ingresos

El acceso al panel contable se realiza fácilmente desde el menú lateral de Inmovilla, siguiendo esta ruta estructurada:

Accede a Utilidades en la barra lateral izquierda.
Selecciona la opción Secciones.
Ingresa en la sección Contable.
Finalmente, haz clic en Ingresos.

Al ingresar, se desplegará un listado completo con todos los ingresos previamente registrados. Desde esta pantalla, no solo es posible revisar y actualizar registros existentes, sino también filtrar la información para acotar resultados y crear nuevas operaciones de forma rápida y sencilla.

Listado de ingresos del panel contable con columnas y filtros superiores

Este listado centraliza todos los ingresos registrados, facilitando su revisión y gestión mediante potentes filtros superiores.

Qué se puede consultar en el listado de ingresos

La vista de listado funciona como el principal punto de control para todos los movimientos registrados. Cada fila representa un ingreso específico y permite acceder a su ficha detallada para revisar o modificar la información asociada.

Para localizar una operación concreta de manera eficiente, el panel ofrece una serie de filtros avanzados que permiten depurar el listado según múltiples criterios:

Fecha desde y fecha hasta: para consultar ingresos dentro de un rango temporal específico.
Comercial: para identificar las operaciones gestionadas por una persona en particular.
Tipo de ingreso: para clasificar los movimientos según su categoría o naturaleza.
Empresa: especialmente útil cuando se gestionan múltiples empresas dentro del sistema.
Cliente: para localizar ingresos vinculados a un contacto determinado.
Estado de pago: para diferenciar entre ingresos ya cobrados y aquellos pendientes.

Accesos rápidos por estado

Además de los filtros detallados, la interfaz incluye accesos rápidos que permiten consultar grupos de registros según su estado de cobro, mejorando la eficiencia en el seguimiento:

Todos los ingresos: muestra el conjunto completo de movimientos.
Ingresos pendientes: filtra exclusivamente aquellos que aún no han sido cobrados.
Ingresos registrados o efectuados: agrupa las operaciones ya confirmadas y cobradas.

Esta clasificación facilita priorizar el seguimiento de los importes pendientes sin perder la visión global de la actividad contable.

Acciones disponibles sobre el listado

El menú de acciones ofrece diversas opciones para operar directamente sobre la información visible en pantalla, optimizando la gestión diaria:

Restablecer filtros: para eliminar todos los criterios aplicados y volver a la vista completa del listado.
Marcar registros seleccionados: permite seleccionar múltiples ingresos simultáneamente para aplicar acciones conjuntas.
Exportar: posibilita la descarga de los datos del listado en formatos compatibles para su análisis externo o archivo.

Cómo crear un nuevo ingreso en Inmovilla

Para registrar una nueva operación, utiliza el botón Nuevo ingreso, ubicado en la parte superior derecha del apartado. Al pulsarlo, se abrirá una ficha detallada que contiene todos los campos necesarios para documentar el ingreso de manera completa y precisa.

Antes de iniciar el registro, es fundamental verificar que la empresa correspondiente esté previamente creada en el apartado de empresas, ya que la ficha de ingreso requiere seleccionar una empresa existente para asociar correctamente la operación.

El proceso de creación se puede seguir paso a paso de la siguiente manera:

Haz clic en Nuevo ingreso.
Selecciona la empresa vinculada a la operación.
Verifica la fecha de creación, que se establece automáticamente.
Indica el tipo de ingreso y el trato cerrado relacionado.
Asigna el comercial responsable de la gestión.
Introduce la fecha del ingreso y especifica su estado de cobro.
Completa los importes económicos asociados a la operación.
Añade observaciones relevantes, identifica a los intervinientes y vincula propietario, inmueble o demanda cuando sea pertinente.
Guarda el registro como borrador o confirma el guardado final para completar el proceso.

Formulario de creación de ingreso con campos económicos e información de la operación

La ficha de ingreso integra toda la información económica y los vínculos operativos en un único registro, facilitando una gestión completa y contextualizada.

Campos económicos de un ingreso

La ficha incluye diversos campos para reflejar con precisión las cifras clave de cada operación. Es imprescindible completar cada uno conforme a los detalles del trato cerrado:

Precio pagado por el cliente: importe total abonado.
Honorario de la inmobiliaria: comisión o tarifa asignada a la agencia.
Comisión del agente: porcentaje o importe correspondiente al agente responsable.
Ingreso real: cantidad neta percibida.

Además, es posible marcar el ingreso como pendiente en caso de que el cobro aún no se haya efectuado. Esta indicación permite que el movimiento se destaque al consultar los ingresos pendientes en el listado, facilitando su seguimiento.

Vincular el ingreso con propietario, propiedad o demanda

Para aportar contexto comercial y facilitar futuras consultas, un ingreso puede vincularse a los intervinientes clave de la operación. La ficha permite buscar y seleccionar el propietario asociado de manera rápida y sencilla.

Una vez seleccionado el propietario, se puede acceder directamente a la ficha del inmueble relacionado mediante la opción correspondiente, lo que evita búsquedas adicionales y agiliza la revisión de datos.

Asimismo, la ficha posibilita relacionar una demanda vinculada, incorporando automáticamente la información relevante al registro contable.

Algunos campos, como el comercial o la ciudad, pueden completarse de forma automática a partir de las referencias existentes, aunque se recomienda revisar toda la información antes de confirmar el guardado para garantizar su precisión.

Uso de observaciones e intervinientes

El campo de observaciones está pensado para incluir anotaciones internas que aporten detalles adicionales sobre la operación, especialmente aquellos aspectos que no encajen en los campos económicos o de relación.

El apartado de intervinientes en la operación permite identificar claramente a todas las personas vinculadas al trato, aportando un contexto completo junto con el propietario, inmueble y demanda, lo que facilita la revisión y seguimiento posterior.

Guardar, cancelar o eliminar un ingreso

Durante la cumplimentación de la ficha, el registro puede guardarse como borrador, lo que permite conservar la información introducida cuando la operación aún está en proceso y no está lista para cerrarse.

Una vez completados todos los datos, las acciones disponibles son:

Guardar: para confirmar y registrar definitivamente el ingreso.
Cancelar: para salir de la edición sin guardar los cambios realizados.
Eliminar: para borrar el registro de forma permanente.

Después de guardar, el ingreso queda disponible en el listado general, desde donde puede abrirse para consultar o modificar su detalle en cualquier momento.

Rutina práctica para controlar los ingresos pendientes

Una metodología recomendada para optimizar el uso del panel contable consiste en registrar el ingreso en el momento de formalizar el trato, marcándolo como pendiente si el pago aún no se ha recibido. Posteriormente, cuando el cobro se efectúe, es posible localizarlo fácilmente a través del acceso rápido de ingresos pendientes, abrir su ficha y actualizar su estado.

Esta práctica garantiza una gestión ordenada y clara, manteniendo separados los ingresos ya cobrados de aquellos que requieren seguimiento adicional:

Registrar el ingreso al cerrar o documentar la operación.
Vincular empresa, comercial, cliente, propietario, inmueble o demanda según corresponda.
Introducir los importes económicos y las observaciones necesarias.
Marcar el ingreso como pendiente si el pago no ha sido realizado aún.
Filtrar el listado por estado para identificar y revisar los registros pendientes.
Acceder a la ficha correspondiente para actualizar y guardar los datos cuando se confirme el cobro.

Resumen

El módulo de ingresos de Inmovilla ofrece una solución integral que reúne en una única ficha todos los elementos esenciales de una operación inmobiliaria: empresa, comercial, importes económicos, estado de pago y vínculos con propietarios, inmuebles y demandas. El uso estratégico de filtros, accesos rápidos y el seguimiento de estados pendientes permite mantener un control riguroso y transparente de todos los movimientos registrados en el panel contable, facilitando la gestión y optimización de la actividad inmobiliaria.

Question 41

Textos complementarios

Accepted Answer

Cómo usar los textos complementarios en Inmovilla para añadir coletillas legales y plantillas por defecto

La herramienta de textos complementarios en Inmovilla está pensada para algo muy concreto y muy útil: añadir automáticamente esos textos extra que muchas veces necesitamos en las publicaciones.

Normalmente se usa para coletillas legales, aclaraciones sobre honorarios o cualquier texto obligatorio que deba aparecer en función de la zona geográfica o del tipo de publicación.

La idea es sencilla. En lugar de ir propiedad por propiedad añadiendo siempre el mismo texto, se crean plantillas que luego pueden aplicarse por defecto en los portales y en la web.

Para qué sirve exactamente esta herramienta

Este sistema permite mantener un criterio uniforme en todas las publicaciones y evitar olvidos. Si hay una nota legal que debe acompañar cada anuncio, lo más práctico es dejarla configurada una vez y que el sistema la añada cuando corresponda.

Los usos más habituales son estos:

• Añadir avisos legales obligatorios.
• Incluir textos sobre honorarios.
• Aplicar aclaraciones comerciales comunes.
• Mantener un formato coherente en portales y página web.

Dónde se crean las plantillas de textos complementarios

Las plantillas se crean desde el área de Ajustes, que está situada en la parte inferior izquierda de Inmovilla. Dentro de ese apartado hay una sección específica llamada Textos complementarios.

Ahí es donde se pueden dar de alta todas las plantillas necesarias. No hay que limitarse a una sola. Se pueden preparar varias para distintos escenarios y luego decidir cuál será la plantilla principal.

Pantalla de textos complementarios con una plantilla listada y acciones a la derecha

Esto resulta especialmente práctico cuando se trabaja con distintas necesidades legales o comerciales. Por ejemplo, una plantilla puede incluir una coletilla general y otra puede estar pensada para un caso concreto.

Las plantillas por defecto son obligatorias

Aquí hay un punto clave: siempre deben existir dos plantillas por defecto designadas: una plantilla por defecto general y una plantilla por defecto para alquileres.

El sistema necesita ambas plantillas para poder aplicar automáticamente el texto complementario correcto según el tipo de operación de cada propiedad.

Si se intenta activar la funcionalidad sin tener ambas plantillas designadas, el sistema no lo permitirá y mostrará un aviso indicando qué falta.

Al crear la primera plantilla de una agencia, el sistema la marca automáticamente como plantilla por defecto general y como plantilla de alquileres a la vez. Así siempre hay una designada para cada caso desde el primer momento.

Cómo funciona la diferenciación por tipo de operación

Cada plantilla del gestor dispone de dos selectores independientes:

• Plantilla por defecto: se aplica a las propiedades de venta, traspaso, vacacional y demás operaciones que no sean alquiler.
• Plantilla alquileres: se aplica exclusivamente a las propiedades con operación de alquiler (no incluye otras modalidades como vacacional).

Una misma plantilla puede tener ambos selectores marcados. De hecho, las agencias que ya tenían la funcionalidad activa antes de esta mejora siguen funcionando exactamente igual: su plantilla anterior pasa a aplicarse en los dos casos.

Las propiedades que tengan una plantilla asignada manualmente dentro de su ficha no se ven afectadas por nada de esto: siempre usan la suya propia.

Cómo activar la coletilla legal

Una vez creadas las plantillas y con ambas opciones por defecto designadas, la activación se hace desde Ajustes > Opciones, dentro de la pestaña General. Ahí aparece la configuración relacionada con los textos complementarios.

En esa zona se decide si la coletilla legal va a estar activa o no.

Pantalla de opciones generales con el apartado de configuración de textos complementarios

El funcionamiento es el siguiente:

• Si no hay ambas plantillas por defecto designadas, la opción aparecerá deshabilitada con un aviso indicando qué falta.
• Si ya existen ambas plantillas por defecto, la coletilla legal podrá activarse.
• Al activarla, afectará tanto a publicaciones nuevas como a publicaciones que ya existían.

Importante: el texto complementario suma caracteres a los anuncios

Este es probablemente el punto más importante de todos.

Cuando la coletilla legal está activa, el texto de la plantilla se añade a las publicaciones. Eso significa que el número total de caracteres del anuncio aumenta.

Y ese aumento puede provocar incidencias en algunos portales inmobiliarios que tienen un límite máximo de caracteres admitidos.

Por ejemplo, si una propiedad ya está muy cerca del tope permitido en un portal y después se activa la coletilla legal, esa propiedad puede superar el máximo y acabar siendo rechazada.

En el caso que se muestra, se menciona específicamente un límite de 4.000 caracteres en Idealista. Si una descripción ya está rozando ese máximo, añadir el texto complementario puede hacer que el portal rechace la publicación por exceder la longitud permitida.

Qué revisar antes de activar la opción

Antes de activar la coletilla legal de forma global, conviene revisar varios puntos:

• Cuánto ocupa cada plantilla de texto complementario.
• Si hay propiedades con descripciones muy largas.
• Qué límites de caracteres tienen los portales donde se publica.
• Si ya hay anuncios activos que podrían verse afectados al actualizarse.

Esto evita rechazos inesperados y ahorra bastante tiempo de revisión posterior.

Cómo se comporta dentro de la ficha de una propiedad

Al entrar en una propiedad y abrir el apartado de Publicación, se puede comprobar cómo se aplica este sistema en la práctica.

Si la coletilla legal está activada y en esa ficha no se ha asignado ningún texto concreto, Inmovilla utilizará automáticamente la plantilla que corresponda según el tipo de operación: la plantilla de alquileres si es una propiedad en alquiler, o la plantilla por defecto general en cualquier otro caso.

Ficha de una propiedad en la pestaña de publicación con un cuadro de texto descriptivo y contador

Eso significa que, aunque aparentemente no se haya seleccionado nada de forma manual, el anuncio ya puede estar enviando ese texto adicional por detrás.

Por eso es tan importante fijarse en el contador de caracteres. Si se borra el texto visible o se hacen cambios, el anuncio puede seguir afectado por la plantilla por defecto que está activa en el sistema.

Qué pasa con las propiedades ya publicadas

No solo se ven afectadas las propiedades nuevas. También cambian las que ya estaban publicadas previamente.

En la práctica, al activar la coletilla legal:

• Las nuevas publicaciones ya saldrán con ese texto añadido.
• Las publicaciones antiguas también recibirán esa suma de caracteres.
• Si alguna estaba al límite en un portal, puede terminar siendo rechazada cuando se vuelva a enviar o actualizar.

Por eso conviene activar esta función con cuidado y sabiendo el impacto que tendrá sobre el stock actual.

Cómo cambiar las plantillas por defecto

Dentro de Textos complementarios se pueden crear todas las plantillas necesarias y, cuando haga falta, cambiar cuál de ellas será la predeterminada para cada caso.

El proceso es simple:

• Entrar en Ajustes > Textos complementarios.
• Localizar la plantilla que se quiere usar como principal.
• Marcar el selector correspondiente: Plantilla por defecto y/o Plantilla alquileres.
• El sistema hace el traspaso automáticamente: la plantilla anterior deja de ser la predeterminada y pasa a serlo la nueva.
• Guardar el cambio.

Listado de textos complementarios con varias plantillas y opciones de edición a la derecha

Hay dos restricciones a tener en cuenta: no es posible desmarcar un selector directamente, ni eliminar una plantilla mientras sea la predeterminada de cualquiera de los dos tipos. Esto garantiza que la agencia nunca se quede sin plantilla aplicable.

Cuando se cambia una plantilla por defecto, el sistema republica automáticamente solo las propiedades afectadas: los alquileres si cambia la plantilla de alquileres, y el resto si cambia la plantilla general.

Hay un paso obligatorio después de crear o cambiar plantillas

Este detalle no se debe pasar por alto: después de crear una plantilla o cambiar la plantilla por defecto, hay que cerrar sesión y volver a entrar.

Ese reinicio de sesión es necesario para que el cambio quede guardado y se aplique correctamente.

Si no se hace, puede dar la sensación de que el ajuste no ha terminado de actualizarse.

Resumen práctico para dejarlo bien configurado

Si quieres dejar funcionando correctamente los textos complementarios en Inmovilla, esta sería la secuencia recomendada:

• Crear al menos una plantilla en Ajustes > Textos complementarios. Al crearla, quedará marcada automáticamente como plantilla por defecto general y de alquileres.
• Si necesitas textos distintos para alquileres, crear una segunda plantilla y marcarla como Plantilla alquileres.
• Guardar.
• Cerrar sesión y volver a entrar.
• Ir a Ajustes > Opciones > General.
• Activar la coletilla legal si procede (la opción solo estará disponible si ambas plantillas por defecto están designadas).
• Revisar el impacto en el número de caracteres de las propiedades publicadas.
• Comprobar especialmente los anuncios cercanos a los límites de los portales.

La idea clave que conviene recordar

La herramienta es muy útil para automatizar textos legales y mantener consistencia en las publicaciones, pero hay que usarla con cabeza.

Su ventaja es clara: evita olvidos y ahorra trabajo manual. Además, ahora permite afinar el mensaje según el tipo de operación, diferenciando lo que se muestra en alquileres de lo que aparece en el resto.

Su punto delicado también está claro: añade caracteres a los anuncios, y eso puede repercutir directamente en la publicación en portales inmobiliarios.

Si se configura bien, con las plantillas por defecto adecuadas para cada tipo de operación y revisando los límites de caracteres, es una función muy cómoda para trabajar con seguridad y orden.

Question 42

Seguimientos en contacto

Accepted Answer

Cómo consultar y filtrar seguimientos en la ficha de un contacto

El apartado de seguimientos en la ficha de un contacto es una herramienta fundamental para revisar de manera detallada el historial completo de interacciones, tareas, notas y acciones registradas. Esta sección ofrece una visión clara y estructurada que facilita entender qué gestiones se han realizado con un cliente, quién las ha llevado a cabo y cuál fue el contexto específico de cada actividad.

Además de mostrar los registros más recientes, el sistema permite acceder al historial completo, incluir seguimientos vinculados a otros elementos relacionados y aplicar filtros avanzados que agilizan la búsqueda de información concreta y relevante.

Qué información muestra el historial de seguimientos

En la ficha de un contacto, el área de seguimientos concentra todos los registros asociados a esa persona. Cada seguimiento presenta datos clave que permiten interpretar con precisión las acciones realizadas:

• Tipo de seguimiento: clasifica la naturaleza de la acción, como una cita, un contrato, una llamada o cualquier otro tipo de comunicación.
• Agente asignado: identifica al responsable que registró o gestionó la acción.
• Asunto: ofrece un resumen conciso del motivo principal del seguimiento.
• Contenido: proporciona el detalle completo de la acción, conversación o gestión realizada.

Esta combinación de información facilita un análisis integral del recorrido del contacto sin necesidad de consultar múltiples secciones de manera individual.

Cómo acceder a los seguimientos de un contacto

Para consultar los seguimientos, es necesario acceder a una ficha de contacto ya existente en el sistema. Los pasos para ello son los siguientes:

• Ingresa al módulo de Contactos desde la barra lateral principal.
• Abre la ficha del contacto que deseas revisar.
• Verifica que la ficha esté en modo visualización, ya que la consulta se realiza desde esta vista.
• Selecciona el apartado Seguimientos para desplegar la información.

Inicialmente, se muestran los seguimientos más recientes. En caso de existir un volumen mayor de registros, utiliza la opción ver más para acceder al historial completo y navegar por todos los registros disponibles.

Ventana de historial de seguimientos con registros y filtros

El historial centraliza todos los seguimientos registrados para facilitar la consulta detallada de la actividad del contacto.

Consultar el historial completo y los seguimientos relacionados

La vista ampliada del historial permite recorrer en profundidad todos los seguimientos desde su inicio hasta la fecha actual. Esta funcionalidad es especialmente valiosa cuando un contacto ha sido gestionado durante un periodo prolongado o acumula un gran número de interacciones.

Por defecto, la opción de seguimientos relacionados está activada. Esto significa que el listado no se limita únicamente a los seguimientos generados directamente en la ficha del contacto, sino que también incluye aquellos registros vinculados a otros elementos asociados al mismo cliente.

Por ejemplo, si el contacto está relacionado con una demanda, el sistema mostrará tanto los seguimientos propios del contacto como los de dicha demanda, brindando una perspectiva más completa y detallada de la relación comercial o administrativa.

Cuándo desmarcar los seguimientos relacionados

Es recomendable desactivar esta opción cuando se requiera analizar exclusivamente los seguimientos creados en la ficha del contacto actual, evitando así la inclusión de registros procedentes de fichas vinculadas. Esta práctica es útil para confirmar acciones específicas o para auditorías detalladas.

• Mantén la opción activada para obtener una visión global y consolidada del cliente.
• Desactívala para aislar y revisar únicamente la actividad propia del contacto seleccionado.

Cómo filtrar los seguimientos

Cuando el historial incluye un gran número de registros, los filtros resultan esenciales para localizar rápidamente la información precisa. Se pueden aplicar filtros según los siguientes criterios:

• Tipo: para visualizar exclusivamente citas, contratos, comunicaciones u otros tipos específicos de seguimiento.
• Agente: para identificar las gestiones realizadas por un agente concreto.
• Asunto: para buscar seguimientos basados en el título o tema conocido.
• Contenido: para encontrar texto específico incluido en la descripción del seguimiento.

Para maximizar la eficacia de la búsqueda, se recomienda comenzar aplicando el filtro más específico disponible, como el agente o el tipo de acción, y luego refinar la consulta con el asunto o el contenido según sea necesario.

Filtro desplegable de tipo dentro del historial de seguimientos

El filtro por tipo permite delimitar el historial a la categoría específica de gestión que se desea revisar, optimizando así el proceso de consulta.

Crear una tarea o una nota desde los seguimientos

Desde la misma ventana de seguimientos es posible crear tareas y notas, dos herramientas complementarias que permiten registrar información relevante pero con objetivos distintos.

Tarea

Una tarea incluye una fecha asignada, lo que la convierte en la opción ideal para gestionar acciones pendientes que deben realizarse en un momento concreto, como realizar un seguimiento, preparar documentación o gestionar una cita.

Nota

Una nota queda registrada con la fecha de creación pero no requiere una fecha futura para su ejecución. Es especialmente útil para documentar información, acuerdos, observaciones o resultados de comunicaciones sin necesidad de asignar un plazo.

• Crea una tarea cuando exista un siguiente paso pendiente con una fecha definida.
• Crea una nota cuando necesites conservar un dato o comentario relevante en el historial sin vinculación a una fecha específica.

Errores habituales al revisar los seguimientos

• Confundir registros propios con relacionados: si aparecen acciones inesperadas, verifica si la opción de seguimientos relacionados está activada.
• No utilizar filtros en historiales extensos: buscar manualmente entre numerosos registros puede ralentizar considerablemente la consulta.
• Usar una nota para una acción pendiente: si existe una fecha de ejecución, es preferible crear una tarea para reflejar claramente la planificación.
• Buscar seguimientos en modo edición: esta información debe consultarse en modo visualización, ya que no está disponible durante la edición de la ficha.

Resumen práctico

El historial de seguimientos centraliza toda la actividad relacionada con un contacto, permitiendo además ampliar la consulta a registros vinculados y aplicar filtros por tipo, agente, asunto y contenido para optimizar la gestión. Para mantener un seguimiento ordenado y efectivo, utiliza tareas cuando exista una acción con fecha definida y notas para registrar información relevante sin plazos asociados.

Question 43

Cambio de titularidad : cómo gestionarlo paso a paso

Accepted Answer

Esta herramienta ha sido diseñada específicamente para que las agencias puedan gestionar el proceso de cambio de titularidad de manera automatizada, ordenada y considerablemente más sencilla.

En caso de que necesites transferir la titularidad de una cuenta de Inmovilla a otra persona o entidad, este artículo te guiará paso a paso por el flujo adecuado, así como por la documentación requerida para que tu solicitud se tramite con éxito y sin contratiempos.

Ubicación del formulario de titularidad

La gestión del cambio de titularidad se realiza desde el panel de Mi oficina. Para acceder, debes dirigirte a la esquina superior derecha de la pantalla, hacer clic sobre el avatar o la fotografía del usuario y seleccionar la sección correspondiente.

Una vez dentro, encontrarás claramente identificada la opción Formulario de titularidad.

Usuarios autorizados para realizar este trámite

El acceso a este formulario no está habilitado para todos los usuarios de forma predeterminada. Su disponibilidad depende de un permiso específico configurado en la gestión avanzada de usuarios.

Para poder utilizar esta funcionalidad, es necesario que esté activada en las siguientes secciones:

Ajustes de usuarios
Permisos avanzados
Habilitación del formulario de titularidad dentro del panel de Mi oficina

Generalmente, este permiso corresponde al gerente o a la persona responsable de la cuenta. Si la opción no aparece visible, el primer paso recomendable es revisar esta configuración.

Descripción detallada del proceso

El panel presenta el cambio de titularidad como un procedimiento claro y estructurado, dividido en cuatro etapas principales:

Introducir los datos del nuevo titular o cesionario.
Descargar el documento PDF precompletado con dicha información.
Firmar el contrato fuera de la plataforma.
Subir el contrato firmado junto con la documentación acreditativa requerida.

Aunque el proceso es intuitivo, es fundamental completar cada paso con precisión para evitar retrasos o inconvenientes posteriores.

Información precargada y campos que debes completar

Al abrir el formulario, algunos datos se cargan automáticamente. Estos corresponden al cedente, es decir, al titular actual de la cuenta.

En otras palabras, el sistema utiliza la información ya registrada en la plataforma como base para el trámite.

A partir de ahí, será necesario completar los siguientes campos:

Datos del representante legal.
Documento Nacional de Identidad (DNI) del representante.
Datos completos del nuevo titular o cesionario.
Resto de campos obligatorios especificados en el formulario.

Formulario de titularidad con campos de cedente, representante y cesionario

La lógica es sencilla: la información del titular actual ya está almacenada y verificada en la cuenta, por lo que solo es necesario aportar los datos completos del nuevo titular que asumirá la titularidad.

Guía paso a paso para completar el formulario

Para llevar a cabo el trámite de forma ordenada y sin errores, te recomendamos seguir este orden:

Accede a Mi oficina y selecciona el Formulario de titularidad.
Verifica que los datos del cedente precargados sean correctos.
Introduce los datos completos del representante legal.
Adjunta el documento identificativo del representante (DNI o equivalente).
Rellena todos los campos correspondientes al cesionario o nuevo titular.
Acepta la política de privacidad para continuar.
Descarga el PDF precompletado con toda la información introducida.

En la demostración se utilizan datos ficticios, pero el funcionamiento real es idéntico. Lo fundamental es que toda la información esté completa y sea coherente con la documentación que adjuntarás posteriormente.

Generación y descarga del contrato en PDF

Una vez cumplimentados todos los campos y aceptada la política de privacidad, el sistema genera automáticamente un documento PDF con el contrato precompletado.

Este mecanismo agiliza el proceso, evitando la elaboración manual del documento desde cero. El archivo generado estará listo para su revisión, impresión y firma.

Es imprescindible revisar cuidadosamente que todos los datos reflejados sean correctos antes de avanzar al siguiente paso.

Pasos posteriores a la descarga del contrato

El siguiente procedimiento debe realizarse fuera de la plataforma:

Imprimir el contrato generado.
Firmar el documento por todas las partes implicadas.
Preparar el contrato firmado para su posterior carga en el sistema.

Es importante destacar que el trámite no podrá completarse hasta que el contrato firmado esté debidamente subido y validado.

Documentación acreditativa requerida para el cesionario

Además del contrato firmado, es imprescindible adjuntar documentación que certifique la capacidad legal de la persona o entidad que asumirá la titularidad.

Este requisito es fundamental, ya que no basta con identificar al nuevo titular, sino que debe demostrarse que tiene la legitimidad para formalizar y asumir el cambio.

Los documentos pueden incluir, según el caso:

Escrituras públicas.
Poderes notariales.
Documentación societaria vigente.
Documentos identificativos oficiales.
Cualquier otra acreditación válida y pertinente.

Sección del formulario para subir documentación acreditativa del cesionario

En esta sección también encontrarás las condiciones de contratación y la política de privacidad, garantizando así que todo el proceso esté respaldado legalmente.

Instrucciones para la subida de archivos

Una vez que dispongas del contrato firmado y toda la documentación acreditativa en formato digital, solo restará subir estos archivos a través del formulario.

El procedimiento recomendado es el siguiente:

Adjuntar el contrato firmado.
Adjuntar toda la documentación que acredite al cesionario.
Hacer clic en la opción para subir y enviar la documentación.

Antes de enviar, verifica que los archivos sean los correctos y que su calidad permita una lectura clara. La falta de información legible o incompleta puede ocasionar demoras en la validación del trámite.

Formulario de titularidad con confirmación visual tras subir la documentación

Procedimiento tras el envío de la solicitud

Una vez que la documentación ha sido subida correctamente, el sistema genera automáticamente una notificación por correo electrónico dirigida al equipo de soporte con la solicitud de cambio de titularidad.

Desde ese momento, el equipo contactará con las partes involucradas para realizar las verificaciones necesarias y garantizar que el cambio se lleve a cabo de forma segura y conforme a la normativa.

En resumen, la herramienta automatiza la recopilación y gestión inicial de datos y documentos, pero mantiene una fase de validación manual para asegurar la integridad y validez del proceso antes de efectuar cualquier modificación en la titularidad.

Recomendaciones para asegurar el éxito del trámite en el primer intento

Si bien el proceso está diseñado para simplificar y agilizar la gestión, es importante prestar atención a ciertos detalles antes de enviar la solicitud:

Confirma que el usuario cuenta con el permiso habilitado para acceder al formulario de titularidad.
Verifica que los datos del cedente precargados sean correctos y estén actualizados.
Asegúrate de que tanto el representante como el cesionario estén correctamente identificados y con la documentación en regla.
Recuerda aceptar la política de privacidad antes de descargar el PDF.
Firma el documento fuera de la plataforma antes de proceder a su subida.
Adjunta documentación acreditativa completa, legible y válida para evitar demoras.

Un proceso intuitivo y alineado con otros formularios de la plataforma

En la práctica, este flujo es muy similar a otros trámites documentales ya consolidados dentro de la plataforma, como el formulario SEPA. La principal diferencia radica en que aquí el enfoque está orientado exclusivamente al cambio de titularidad de la cuenta inmobiliaria.

Las ventajas son evidentes: menor dependencia del soporte técnico para iniciar el proceso, mayor autonomía para la agencia y un circuito optimizado para la recopilación y validación de toda la documentación necesaria.

Si el permiso está activado y los documentos están completos y preparados, el trámite podrá completarse de forma rápida, segura y sin complicaciones.

Question 44

Mapa de agencias en Círculos

Accepted Answer

Cómo utilizar el mapa de agencias de una MLS en Inmovilla

El mapa de agencias es una herramienta visual estratégica que permite analizar de forma inmediata la distribución geográfica de las agencias que integran una MLS (Multiple Listing Service). Esta funcionalidad facilita la comprensión del alcance territorial de la red, identifica las zonas con mayor concentración de oficinas y ofrece una perspectiva clara sobre la cobertura regional o nacional de la MLS.

Ubicado dentro de Círculos MLS, en el panel avanzado de Inmovilla, el mapa se adapta dinámicamente al ámbito geográfico de la MLS seleccionada, ya sea que opere en una ciudad específica, abarque varias provincias o tenga presencia a nivel nacional.

¿Qué información proporciona el mapa de agencias?

El mapa representa con precisión la ubicación y densidad territorial de las agencias asociadas a la MLS activa, permitiendo visualizar rápidamente los puntos donde la red tiene mayor presencia. Esta representación geográfica es una referencia esencial para entender la distribución y concentración de las agencias dentro de la red.

Por ejemplo, una MLS con alcance nacional puede mostrar agrupaciones destacadas en comunidades autónomas o provincias específicas, mientras que una MLS local se enfocará en su área habitual de actividad.

Esta visión territorial aporta múltiples ventajas, entre ellas:

Comprender el alcance real y la estructura geográfica de la MLS.
Identificar las zonas de mayor concentración de agencias participantes.
Explorar la red por niveles geográficos como ciudad, provincia o comunidad autónoma.
Evaluar la distribución territorial antes de utilizar otras herramientas o establecer contacto con la red.

Acceso al mapa de agencias: guía paso a paso

Para acceder a esta funcionalidad en Inmovilla, sigue el siguiente procedimiento:

Desde la barra lateral izquierda, selecciona la opción Círculos.
Haz clic en el botón que abre el Panel avanzado, ubicado en la parte superior derecha.
Escoge la MLS con la que deseas trabajar dentro del listado disponible.
Localiza el bloque denominado Herramientas Círculos MLS.
Pulsa sobre Mapa de agencias para desplegar la visualización geográfica interactiva.

Mapa de España y Portugal con marcadores azules de agencias

Este mapa interactivo permite localizar y analizar la presencia territorial de las agencias que forman parte de la MLS seleccionada.

Importancia de seleccionar la MLS adecuada antes de consultar el mapa

La precisión de los datos mostrados depende directamente de la MLS seleccionada. En caso de que una agencia pertenezca a varias MLS, dispondrás de un menú desplegable en la parte superior derecha para alternar entre ellas. Es fundamental verificar esta selección para interpretar correctamente la distribución geográfica de las agencias.

Si la agencia está afiliada únicamente a una MLS, el sistema cargará automáticamente la información correspondiente, eliminando la necesidad de selección manual.

Razones detrás del cambio en el área inicial del mapa

La vista inicial del mapa se ajusta en función de la extensión territorial de la MLS seleccionada. Por ejemplo, una red que opera exclusivamente en una ciudad o provincia abrirá el mapa centrado en esa área, mientras que una MLS con cobertura más amplia, abarcando múltiples comunidades autónomas o incluso todo el país, mostrará un encuadre más general.

Es importante destacar que este encuadre inicial no implica que una zona sea más relevante que otra; su principal objetivo es facilitar una experiencia de consulta acorde con el ámbito y tamaño de la MLS.

Interpretación de la densidad de agencias en el mapa

Las áreas con una mayor concentración de marcadores indican una agrupación significativa de agencias de la MLS en esa ubicación específica. Este patrón territorial permite identificar rápidamente zonas con alta presencia sin necesidad de analizar individualmente cada agencia.

Para una correcta interpretación, es importante diferenciar entre:

Concentración elevada: un mayor número de agencias localizadas en un área concreta.
Amplia cobertura: presencia dispersa de la MLS en un territorio extenso.

Una alta concentración no necesariamente se traduce en un mayor volumen de operaciones, cantidad de inmuebles o mejores resultados comerciales. El mapa está diseñado para ofrecer una visión clara de la distribución geográfica de las agencias y no para evaluar su rendimiento individual.

Herramientas disponibles para la exploración detallada del mapa

El mapa de agencias incluye funcionalidades avanzadas de navegación cartográfica que permiten un análisis profundo del territorio:

Zoom para acercar la vista y examinar detalladamente ciudades, comarcas o provincias específicas.
Zoom out para obtener una perspectiva amplia de la red y su distribución general.
Opciones de cartografía para facilitar la orientación por calles, municipios y regiones.
Integración con Street View para contextualizar visualmente ubicaciones concretas.
Ajuste de la visualización de densidad que mejora la comparación entre zonas con presencia variable de agencias.

Estas herramientas enriquecen la experiencia de usuario, permitiendo pasar de una visión global a un análisis localizado con facilidad.

Errores comunes al utilizar el mapa de agencias y cómo evitarlos

Para aprovechar al máximo esta herramienta, es fundamental comprender su propósito y evitar malinterpretaciones frecuentes:

Confusión sobre la MLS activa: si perteneces a varias redes, asegúrate de seleccionar correctamente la MLS antes de analizar el mapa.
Interpretar los marcadores como una clasificación jerárquica: la ubicación geográfica no refleja el nivel o calidad de las agencias.
Confundir concentración con éxito comercial: una zona con más agencias indica densidad territorial, no necesariamente un mayor volumen de negocio.
Limitarse a la vista inicial: utiliza el zoom y las herramientas de navegación para explorar en detalle las áreas de interés.
Esperar un alcance homogéneo en todas las MLS: cada red tiene un ámbito territorial diferente, que puede ir desde una ciudad hasta todo el país.

Momentos clave para utilizar el mapa de agencias

El mapa de agencias resulta especialmente valioso en situaciones como:

Al incorporarse a una MLS, para familiarizarse con su distribución territorial.
Cuando se trabaja con múltiples redes y se necesita comparar su cobertura.
Para obtener una visión rápida y clara de la comunidad profesional disponible en una zona determinada.

Además, esta herramienta permite verificar la presencia de la MLS en áreas específicas y entender cómo se distribuye su cobertura, facilitando una planificación eficiente del trabajo y la colaboración.

Para maximizar la utilidad del mapa, selecciona cuidadosamente la MLS adecuada, analiza el alcance inicial y utiliza las funciones de zoom y navegación para focalizar las áreas que sean más relevantes para tus objetivos.

Conclusión

El mapa de agencias de Inmovilla ofrece una representación geográfica detallada y dinámica de las agencias que conforman una MLS. Se accede a través de Círculos, dentro del Panel avanzado y en las Herramientas Círculos MLS. Esta herramienta es fundamental para obtener una lectura clara y precisa de la distribución y concentración territorial de la red seleccionada, facilitando la toma de decisiones informadas y optimizando la gestión de la actividad inmobiliaria.

Question 45

Seguimientos en la Demanda

Accepted Answer

Cómo gestionar los seguimientos de una demanda en Inmovilla

Los seguimientos de una demanda en Inmovilla permiten reunir en un solo lugar el historial de contactos, tareas, notas y visitas relacionados con un cliente comprador o arrendatario. Registrar cada interacción facilita que el equipo conozca el punto exacto de la gestión, evite duplicidades y pueda dar continuidad a cada oportunidad.

Esta guía explica dónde consultar los seguimientos, cómo crear nuevos registros, cuándo usar plantillas, cómo filtrar el historial y cuál es la forma adecuada de gestionar una visita vinculada a una demanda y una propiedad.

Qué son los seguimientos en Inmovilla

Un seguimiento es un registro vinculado a una ficha concreta. Inmovilla dispone de apartados de seguimientos en las fichas de contactos, demandas y propiedades. Cada uno conserva su propio historial, por lo que la información relevante permanece asociada al cliente o inmueble correspondiente.

En una ficha de demanda, este historial puede recoger acciones como llamadas, recordatorios, comunicaciones internas, tareas pendientes o visitas programadas. Su principal función es ofrecer una trazabilidad clara del trabajo comercial realizado con esa necesidad inmobiliaria.

Seguimientos de una ficha frente al listado general

Hay dos formas principales de consultar seguimientos:

• Desde la ficha de demanda: muestra únicamente las acciones relacionadas con esa demanda. Es la opción más útil para continuar la gestión de un cliente concreto.
• Desde Utilidades > Seguimientos: permite localizar registros de toda la agencia tras aplicar filtros. Resulta práctico para supervisar actividad, revisar el trabajo realizado o encontrar una acción cuyo origen no se recuerda.

Para trabajar sobre una demanda concreta, conviene utilizar su propio apartado de seguimientos. Así se mantiene el contexto completo del cliente mientras se revisan o crean acciones.

Dónde ver el historial de seguimientos de una demanda

El acceso parte del menú lateral de Inmovilla. Una vez abierta la demanda deseada, la ficha muestra sus diferentes secciones y permite entrar en Seguimientos desde el modo de visualización.

• En el menú lateral, entra en Demandas.
• Abre la ficha del cliente o necesidad inmobiliaria que quieres gestionar.
• Localiza el apartado Seguimientos dentro de la ficha.
• Revisa los registros recientes o accede al histórico completo si la demanda tiene una actividad extensa.

El historial permite comprobar qué se ha hecho anteriormente y cuáles son las acciones pendientes. Esto es especialmente importante en demandas activas desde hace tiempo, donde pueden acumularse numerosos contactos y gestiones.

Ficha de demanda con la pestaña de seguimientos y un listado de registros

El apartado de seguimientos concentra el historial de actividad asociado a una demanda.

Cómo consultar todos los seguimientos de una demanda

La vista inicial muestra parte de la actividad de la ficha. Cuando existe un historial largo, utiliza la opción para ver todos los seguimientos. De este modo se accede a un listado más completo, útil para revisar la evolución comercial de la demanda.

También es posible recorrer los registros en formato histórico mediante desplazamiento. Esta vista ayuda a entender la secuencia de acciones: qué se realizó, cuándo se hizo y qué tipo de seguimiento se registró.

Vista histórica o vista de tabla

La elección de visualización depende de la tarea que se vaya a realizar:

• Vista histórica: adecuada para leer la actividad en orden y comprender el contexto de cada gestión.
• Vista de tabla: más útil para localizar, comparar y revisar varios registros de forma ordenada.

La vista de tabla resulta particularmente útil cuando hay muchas acciones registradas y se necesita identificar rápidamente tipos de seguimiento, fechas o descripciones.

Cómo filtrar seguimientos por tipo

Filtrar evita tener que revisar uno a uno todos los registros de una demanda. Desde el listado de seguimientos se puede seleccionar un tipo de seguimiento para mostrar solo la actividad que interesa.

Por ejemplo, si necesitas comprobar las citas registradas o localizar visitas previas, selecciona el tipo correspondiente en los filtros. Esta práctica agiliza la revisión de una ficha con muchos movimientos acumulados.

• Accede al listado completo de seguimientos de la demanda.
• Cambia a la vista de tabla si necesitas una consulta más estructurada.
• Abre el filtro de tipo de seguimiento.
• Selecciona el tipo que quieres revisar, como cita o visita.
• Comprueba los resultados y elimina o modifica el filtro cuando necesites recuperar el histórico completo.

Ventana de filtros de seguimientos con un menú desplegable de tipos

El filtro por tipo ayuda a reducir el historial a las acciones relevantes para la consulta.

Crear un nuevo seguimiento en una demanda

Desde el apartado de seguimientos de la ficha se pueden crear nuevas acciones sin salir de la demanda. Esto garantiza que el registro quede correctamente vinculado al cliente y forme parte de su historial.

Al crear un seguimiento, elige el formato que responda a la necesidad real de la gestión. Las opciones principales son las siguientes:

• Tarea: se utiliza cuando la acción necesita una fecha de aviso o recordatorio.
• Nota: sirve para dejar información registrada sin programar un aviso.
• Visita: es un seguimiento específico para una gestión que relaciona una demanda con una propiedad.

Diferencia entre una tarea y una nota

La diferencia clave está en el aviso. Una tarea incorpora una fecha de aviso, por lo que permite recordar una acción futura. Una nota no incluye aviso y se utiliza como registro informativo.

Una tarea puede servir para recordar una llamada de seguimiento tras enviar una selección de inmuebles. Una nota, en cambio, puede recoger una preferencia manifestada por el cliente o el resultado de una conversación ya realizada.

Buenas prácticas al registrar una acción

• Describe el resultado de la gestión de forma clara y breve.
• Usa una tarea cuando exista una acción futura que no deba olvidarse.
• Registra una nota cuando solo sea necesario conservar información de contexto.
• Revisa el historial antes de crear un seguimiento para evitar repetir una acción ya anotada.
• Mantén el tipo de seguimiento coherente para que los filtros sean realmente útiles.

Usar plantillas de seguimiento para ahorrar tiempo

Las plantillas de seguimientos permiten crear registros habituales sin completar los mismos datos manualmente cada vez. Son útiles para acciones repetitivas dentro del proceso comercial.

Por ejemplo, una plantilla asociada a la entrega de llaves permite crear ese seguimiento directamente. Este enfoque reduce tareas administrativas y favorece que el equipo registre las gestiones de manera homogénea.

Las plantillas resultan más eficaces cuando se aplican a procedimientos frecuentes y claramente definidos. Antes de usar una plantilla, confirma que el contenido se ajusta al caso concreto y que la acción debe quedar vinculada a esa demanda.

Cómo gestionar visitas vinculadas a una demanda

Una visita es un tipo de seguimiento con un tratamiento específico. A diferencia de una nota o una tarea genérica, debe quedar siempre relacionada tanto con la demanda como con la propiedad que se va a mostrar.

Aunque forma parte de la actividad de seguimiento, la visita se gestiona como una acción particular por su relación directa entre cliente e inmueble. Dentro de la ficha de demanda puede localizarse filtrando los seguimientos por el tipo Visita.

La forma más práctica de crear una visita

Cuando una propiedad encaja con los criterios de la demanda, la forma más directa de programar la visita es utilizar el apartado de Cruces. Desde ahí, Inmovilla ya identifica las dos fichas implicadas: la demanda y la propiedad.

• Accede a los cruces de la demanda y localiza la propiedad adecuada.
• Selecciona la opción para crear una visita.
• Verifica que la demanda y la propiedad enlazadas son correctas.
• Indica la fecha de la visita.
• Gestiona el seguimiento de la visita y las confirmaciones necesarias.

Crear la visita desde los cruces reduce errores de vinculación porque las fichas relevantes ya están seleccionadas. Después, la actividad quedará disponible dentro del historial de seguimientos de la demanda.

Errores habituales al usar seguimientos de demanda

• Registrar una nota cuando hace falta una tarea: si se necesita un recordatorio, la acción debe incluir fecha de aviso.
• Buscar una visita en una sección independiente de la demanda: en la demanda, las visitas se consultan desde Seguimientos mediante el filtro correspondiente.
• Crear una visita sin comprobar la vinculación: una visita debe asociarse a una demanda y a una propiedad.
• No consultar el histórico antes de contactar: puede provocar llamadas o comunicaciones repetidas y falta de continuidad en la gestión.
• Usar el listado global para toda consulta: el listado general es útil para supervisión y búsqueda global, pero la ficha de demanda ofrece el contexto más preciso para trabajar con un cliente concreto.

Preguntas frecuentes sobre los seguimientos en Inmovilla

¿Dónde están todos los seguimientos de la agencia?

El listado general se encuentra en Utilidades > Seguimientos, accesible desde la barra lateral. Antes de consultar resultados es necesario aplicar un filtrado. Esta sección reúne los seguimientos realizados en toda la agencia.

¿Puedo ver solo las visitas de una demanda?

Sí. Accede al apartado de Seguimientos de la ficha de demanda y filtra por el tipo Visita. Así podrás limitar el historial a esas acciones específicas.

¿Cuándo debo crear una tarea en lugar de una nota?

Crea una tarea cuando necesites una fecha de aviso para realizar una acción posterior. Usa una nota cuando solo quieras dejar constancia de una información, conversación o resultado sin recordatorio.

¿Para qué sirven las plantillas de seguimiento?

Sirven para crear rápidamente acciones recurrentes con datos predefinidos. Son especialmente útiles en procedimientos repetitivos, como determinadas fases administrativas o comerciales.

¿Cuál es la mejor forma de programar una visita?

Cuando la visita surge de una coincidencia entre una demanda y una propiedad, utiliza Cruces y crea la visita desde la propiedad correspondiente. De esta forma quedan enlazadas las dos fichas necesarias desde el inicio.

Resumen: una gestión comercial con historial completo

El apartado de seguimientos de una demanda en Inmovilla permite centralizar toda la actividad relacionada con un cliente. Consultar el histórico, filtrar por tipo, usar tareas con aviso, registrar notas útiles y crear visitas desde Cruces ayuda a mantener una gestión ordenada y trazable.

La pauta más efectiva es sencilla: registra cada acción relevante en la ficha adecuada, usa el tipo correcto de seguimiento y revisa el historial antes de realizar el siguiente contacto.

Question 46

Ubicación de la propiedad

Accepted Answer

Guía completa del apartado de ubicación en la ficha de la propiedad

El apartado de ubicación dentro de la ficha de una propiedad puede parecer una sección sencilla, pero su relevancia va mucho más allá de lo que inicialmente se percibe. Esta sección no solo permite verificar internamente la localización exacta del inmueble, sino que también juega un papel fundamental en la correcta transmisión de la dirección a los portales inmobiliarios, en la geolocalización precisa y en la integración directa con el Catastro.

Un correcto llenado de esta sección desde el inicio es clave para evitar una gran cantidad de errores posteriores. Por el contrario, un registro deficiente suele derivar en problemas comunes como propiedades mal ubicadas, direcciones inconsistentes o anuncios que no aparecen en la zona correcta.

Ubicación del apartado de ubicación en la ficha

Dentro de la ficha de cada propiedad, en el bloque de información, se encuentra el apartado de ubicación. Incluso sin necesidad de entrar en modo edición, es posible visualizar los datos principales y la chincheta que marca la posición sobre el mapa.

Ficha de propiedad con el apartado de ubicación y un mapa con chincheta

Es fundamental comprender que tener la dirección completa en la ficha no implica que dicha dirección se publique tal cual en los portales. Son procesos diferenciados.

La sección de ubicación está diseñada principalmente para facilitar un trabajo interno eficiente, permitiendo verificar que la propiedad esté correctamente posicionada y explorar el entorno inmediato directamente sobre el mapa.

Funcionalidades disponibles en la vista de ubicación

Desde este bloque interactivo, se puede manipular el mapa para examinar en detalle la zona circundante. Según la integración del sistema, se pueden realizar las siguientes acciones:

Ampliar o reducir el nivel de zoom del mapa.
Navegar por la zona para validar con precisión la ubicación exacta del inmueble.
Abrir la ubicación directamente en Google Maps para un análisis más completo.
Acceder a Street View cuando sea necesario verificar visualmente la calle o el entorno inmediato.

Estas herramientas son especialmente útiles para resolver dudas sobre si el inmueble está correctamente situado en la parcela, calle o tramo correspondiente.

Importancia crítica del campo ubicación al crear una nueva propiedad

Al dar de alta una propiedad, completar el apartado de ubicación no es una mera formalidad, sino una obligación práctica. Aunque la dirección no siempre se muestre públicamente, es imprescindible introducirla correctamente para asegurar una correcta difusión.

Esto se debe a que cada portal inmobiliario utiliza diferentes métodos para ubicar las propiedades:

Algunos portales se basan en la dirección textual proporcionada.
Otros priorizan la posición geográfica o coordenadas exactas para situar el inmueble.

Por tanto, es fundamental considerar la ubicación como un dato estratégico y no como un simple trámite administrativo.

Uso obligatorio del validador de direcciones

Un aspecto clave que debe quedar claro es que el uso del validador de direcciones es imprescindible para garantizar la calidad de la ubicación. Este proceso debe realizarse siempre.

El funcionamiento es intuitivo: se comienza introduciendo la dirección en el campo correspondiente y el sistema despliega sugerencias automáticas conforme se escribe. Una vez aparece la opción correcta, se selecciona para continuar.

Formulario de ubicación con el campo de dirección desplegado mostrando sugerencias

Tras seleccionar la dirección validada, el sistema inicia la validación y, en caso de ser posible, activa automáticamente la conexión con el Catastro.

Integración automática con el Catastro

Una vez la dirección ha sido validada, el sistema suele ofrecer la opción de autoconectar los datos con el Catastro. Es altamente recomendable aceptar esta integración, ya que facilita el llenado de la ficha con información estructurada y fiable.

Ventana emergente de confirmación para autoconectar datos con el Catastro

Al activar esta conexión, el sistema puede rellenar automáticamente diversos campos esenciales de la propiedad, tales como:

Superficies construidas y otras medidas relacionadas,
Datos específicos de escalera o planta,
Referencias catastrales vinculadas al inmueble,
Otros datos disponibles en la base catastral.

Panel lateral de Catastro con datos del inmueble y opciones de confirmación

No obstante, es importante subrayar que la información proporcionada por el Catastro debe ser revisada cuidadosamente antes de ser aceptada.

Revisión exhaustiva de los datos importados desde el Catastro

Aunque la integración con el Catastro representa un ahorro significativo de tiempo y esfuerzo, es fundamental examinar detalladamente los datos importados, ya que pueden surgir las siguientes situaciones:

Información desactualizada o no coincidente con la realidad actual del inmueble,
Diferencias entre la dirección registrada y la realidad física del inmueble,
Desajustes en la coordinación entre la dirección y el registro catastral,
Errores históricos que se hayan arrastrado en la base de datos.

La metodología recomendada es clara: validar primero la dirección, luego revisar minuciosamente los datos importados y, en caso necesario, realizar correcciones manuales.

Una vez completada la validación inicial, la información puede ser editada libremente, ya que la validación actúa como un paso de entrada y no como una restricción rígida.

Ficha de propiedad editando la ubicación con mapa visible y campos rellenados

Proceso para dar de alta propiedades ubicadas fuera de España

Cuando la propiedad se encuentra fuera de España, el procedimiento presenta algunas variaciones. En este caso, es necesario dirigirse al campo de ciudad y, dentro del desplegable, seleccionar la opción de más poblaciones.

Esta opción abre una ventana o panel que permite buscar y seleccionar la estructura geográfica correspondiente a otros países.

Panel lateral de más poblaciones con listado de países y ubicaciones

Si el país, ciudad o zona ya están registrados en el sistema, simplemente se seleccionan y se continúa con el proceso habitual.

El desafío surge cuando el país o la ciudad no están aún mapeados en la plataforma. Fuera de España, la información precargada puede ser limitada, por lo que en estos casos es necesario solicitar el alta a través del soporte técnico.

Información recomendada para enviar al soporte en caso de ubicaciones internacionales

Cuando falte una ubicación internacional, se aconseja enviar un correo a soporte@inmovilla.com con toda la información relevante para que el equipo pueda mapear correctamente ese literal geográfico.

Los datos más útiles para facilitar el proceso suelen incluir:

País,
Provincia o región,
Ciudad,
Zona específica,
Área o subdivisión correspondiente,
Cualquier referencia adicional que ayude a ubicar con precisión esa población.

Cuanto más organizada y completa sea la información proporcionada, más eficiente será la incorporación para futuras propiedades.

Diferenciación entre dirección interna y dirección publicada

Este aspecto suele generar confusión, por lo que merece una explicación detallada. La dirección que se introduce en el apartado de ubicación no siempre coincide con la que se muestra en la publicación de la propiedad.

Es posible contar con una dirección completa y detallada dentro de la ficha, pero configurar que en los portales:

No se muestre la calle completa,
Solo se muestre la calle,
O bien se aplique la regla general definida por el portal o la oficina inmobiliaria.

Pantalla del apartado de publicación con opciones de visibilidad de dirección

La mayoría de los portales permiten este nivel de control, y es habitual definir reglas generales del tipo: todas las propiedades deben mostrar la calle o, por el contrario, no mostrarla.

Por tanto, completar correctamente la ubicación no compromete necesariamente la privacidad de la dirección publicada. Se trata de capas diferentes dentro del proceso de gestión.

Principales errores de ubicación en portales como Idealista

Cuando una propiedad no se ubica correctamente en un portal, la causa no siempre reside en la posición de la chincheta en el mapa. En muchos casos, el problema radica en cómo está escrita la dirección o la calle.

Un ejemplo claro es Idealista, que a menudo basa la ubicación en cómo Google reconoce la dirección. Esto implica que el texto de la calle debe ajustarse al formato que Google espera.

Pequeños detalles que parecen insignificantes pueden marcar la diferencia:

Uso de abreviaturas, como Av en lugar de Avenida,
Orden exacto de los nombres,
Colocación de artículos al principio o al final,
Variantes que, aunque parezcan equivalentes, Google interpreta de manera distinta.

Por ejemplo, no siempre es lo mismo escribir el nombre de una calle de manera natural y extensa que hacerlo exactamente como aparece en Google Maps. Si Google registra una abreviatura específica, conviene emplear esa misma versión para optimizar la publicación en el portal.

Panel lateral de validación de dirección con opciones de coincidencia para la calle

Estas diferencias sutiles pueden provocar que una propiedad aparezca en una zona incorrecta o que la ubicación sea errónea.

Pasos recomendados para corregir una propiedad mal ubicada

Si una publicación no se posiciona correctamente, es aconsejable realizar la siguiente comprobación sistemática:

Verificar que la dirección haya sido validada correctamente mediante el validador de direcciones.
Confirmar que la chincheta esté situada en el punto exacto en el mapa.
Determinar si el portal utiliza la dirección textual o las coordenadas geográficas para ubicar la propiedad.
Comparar el nombre de la calle con la forma en que aparece en Google Maps.
Si es necesario, ajustar el texto de la dirección y volver a publicar el anuncio.

Con frecuencia, el error no reside en la posición del mapa, sino en una mínima diferencia en el literal de la calle.

Resumen y recomendaciones clave para optimizar el apartado de ubicación

Utiliza siempre el validador de direcciones para garantizar la precisión de la ubicación.
Aprovecha la integración con el Catastro, pero revisa cuidadosamente toda la información importada.
Diferencia claramente entre la dirección interna y la dirección visible en los portales para proteger la privacidad cuando sea necesario.
Para propiedades internacionales, utiliza la opción de más poblaciones y, si no encuentras la ubicación, solicita su alta al soporte técnico.
Si un portal ubica incorrectamente la propiedad, revisa y ajusta el formato exacto de la calle conforme a Google Maps.

En definitiva, aunque el apartado de ubicación no presente funcionalidades complejas, su correcta gestión tiene un impacto decisivo en la calidad de los datos, la precisión en los portales inmobiliarios y la prevención de errores que pueden complicar la publicación final. Una ubicación bien configurada facilita el trabajo y mejora significativamente la experiencia tanto interna como externa.

Question 47

Gastos en Inmovilla

Accepted Answer

Cómo registrar y gestionar gastos en el panel contable de Inmovilla

El apartado de Gastos dentro del panel contable de Inmovilla está diseñado para facilitar el registro y control exhaustivo de todos los costes asociados a la actividad inmobiliaria. Esta funcionalidad permite no solo ingresar nuevos movimientos económicos, sino también consultarlos y localizarlos de manera eficiente mediante potentes filtros. Es una herramienta esencial para organizar comisiones, pagos y otros desembolsos dentro de una gestión integral y ordenada.

Desde esta sección, los usuarios pueden crear nuevos registros de gastos, asignarlos a una empresa y a un agente específicos, establecer su estado de pago y detallar todos los importes fiscales correspondientes, incluyendo base imponible, IVA, IRPF y total, lo que garantiza una gestión precisa y transparente.

Acceso al apartado de gastos de Inmovilla

La gestión de gastos se encuentra integrada en el conjunto de utilidades que ofrece Inmovilla. Para acceder a esta funcionalidad, siga la siguiente ruta:

Desde la barra lateral izquierda, acceda a Utilidades.
Localice y haga clic en la sección Contable.
Dentro del panel contable, seleccione la pestaña Gastos para visualizar y gestionar los movimientos económicos.

Además de gastos, el panel contable incluye módulos para la gestión de empresas e ingresos, centralizando toda la información financiera relevante en un entorno intuitivo y accesible.

Qué muestra el listado de gastos

Al ingresar en la sección de Gastos, se presenta una tabla detallada con todos los movimientos registrados. Este listado permite revisar exhaustivamente cada gasto emitido y consultar su información de forma estructurada y ordenada.

En la parte superior del listado se encuentran los controles para aplicar filtros y ejecutar acciones generales, mientras que en la esquina derecha está ubicado el botón para crear un nuevo gasto.

Listado de gastos del panel contable de Imovilla con filtros en la parte superior

Este listado centraliza todos los gastos registrados y ofrece herramientas avanzadas para su consulta y gestión eficiente.

Filtrar gastos por fecha, tipo, agente o empresa

Los filtros disponibles son fundamentales para segmentar y analizar el listado de gastos según distintos criterios específicos, facilitando la revisión de periodos concretos, tipos de comisiones o movimientos asociados a agentes o empresas determinadas.

Los criterios de filtrado incluyen:

Fecha desde y hasta: Permite delimitar el rango temporal de los gastos a consultar.
Tipo de gasto: Facilita la selección de la categoría que mejor describe el movimiento económico.
Agente: Muestra únicamente los gastos generados o vinculados a un agente específico.
Empresa: Permite consultar los gastos asociados a una empresa determinada.

Entre los tipos de gastos disponibles se encuentran comisión de captación, comisión de alquiler, comisión bancaria, comisión de traspaso y comisión de venta, entre otros. Una vez definidos los criterios, utilice la función de búsqueda para aplicar los filtros y obtener resultados precisos.

El listado también incluye un indicador del total acumulado de gastos y una casilla para seleccionar registros individuales o múltiples, lo que permite ejecutar acciones masivas sobre los movimientos seleccionados.

Acciones disponibles en la gestión de gastos

Además de la consulta, el panel contable ofrece diversas acciones para mantener la información organizada y optimizar su uso:

Restablecer filtros: Elimina todos los criterios de búsqueda aplicados para volver a la vista general del listado.
Trabajar con seleccionados: Permite realizar operaciones sobre los gastos que hayan sido marcados en el listado, facilitando la gestión masiva.
Exportar: Proporciona la posibilidad de descargar o exportar los datos consultados para su análisis externo o informes.

Estas funcionalidades son especialmente útiles al cierre de periodos contables, durante auditorías internas o para consolidar la información relacionada con un agente o empresa en particular.

Cómo crear un nuevo gasto en Inmovilla

Para registrar un nuevo gasto, haga clic en el botón Nuevo gasto, ubicado en la parte superior derecha del panel de gastos. Se desplegará un formulario detallado donde deberá completar toda la información económica y administrativa del movimiento.

Pulse Nuevo gasto.
Seleccione el tipo de gasto que corresponde al movimiento económico que desea registrar.
Indique el agente que ha generado el gasto.
Asocie el gasto a la empresa correspondiente, que debe estar previamente registrada en el sistema.
Verifique y establezca la fecha del gasto.
Si procede, añada el nombre de la persona o entidad a la que se ha realizado el pago mediante el campo de texto libre.
Marque el gasto como pendiente si el pago aún no ha sido efectuado.
Introduzca los importes correspondientes a base imponible, IVA, IRPF y el total final.
Redacte un concepto claro y descriptivo que facilite la identificación del gasto en el futuro.

Es fundamental que la empresa vinculada al gasto esté creada previamente en el módulo correspondiente del panel contable para asegurar una correcta asociación.

Formulario de nuevo gasto en Imovilla con el menú de tipo de gasto desplegado

El formulario integra todos los elementos clave: categoría, partes implicadas, estado de pago y desglose de importes fiscales.

Información económica que se registra en cada gasto

Una correcta introducción de los importes es fundamental para reflejar con precisión el detalle financiero de cada movimiento. El formulario incluye campos específicos para:

Total base: importe base sobre el que se calcula el gasto.
Total IVA: cuantía correspondiente al Impuesto sobre el Valor Añadido.
Total IRPF: importe de la retención fiscal, en caso de ser aplicable.
Importe total: suma final que representa el coste total del gasto.

Además, el campo de concepto de gasto aporta un contexto adicional que facilita la identificación y clasificación posterior de cada registro dentro del listado.

Gastos pendientes y control del pago

El sistema permite marcar un gasto como pendiente cuando el pago aún no ha sido realizado, lo que facilita el seguimiento y control de las obligaciones económicas pendientes.

El campo de texto libre destinado a especificar a quién se ha realizado el pago constituye una referencia administrativa adicional muy útil. Junto con la empresa, el agente y el concepto, esta información garantiza que cada registro sea fácilmente localizable sin depender exclusivamente del importe.

Guardar un gasto en borrador

En ocasiones, puede que no se disponga de toda la información necesaria para completar un gasto en el momento de su creación. Para estos casos, Inmovilla ofrece la opción de Guardar en borrador.

El borrador almacena la información parcial introducida, permitiendo recuperar el registro posteriormente desde:

Utilidades
Borradores

Una vez que se disponga de todos los datos requeridos, simplemente recupere el borrador, revise y complete la información, y guarde el gasto para que se incorpore formalmente al listado de movimientos del panel contable.

Proceso recomendado para mantener los gastos ordenados

Para asegurar la coherencia y facilitar la consulta de los registros, se recomienda seguir la siguiente secuencia:

Crear previamente las empresas que se utilizarán para asociar los gastos.
Seleccionar un tipo de gasto que refleje fielmente la naturaleza de la comisión o movimiento registrado.
Vincular el gasto tanto al agente como a la empresa correspondiente.
Introducir los importes fiscales de manera separada en sus respectivos campos.
Utilizar un concepto descriptivo e identificable para cada gasto.
Marcar como pendiente cualquier pago que aún no esté finalizado.
Guardar en borrador aquellos registros que requieran información adicional antes de su confirmación.
Aplicar filtros por fechas, tipo, agente o empresa para revisar y analizar los movimientos cuando sea necesario.

Resumen de la gestión de gastos en Inmovilla

El módulo de Gastos de Inmovilla ofrece una solución completa para registrar comisiones y otros costes asociados a la actividad inmobiliaria, permitiendo su asociación a empresas y agentes, el seguimiento de su estado de pago y el desglose detallado de base imponible, IVA, IRPF e importe total. Las funcionalidades de filtrado avanzado, selección múltiple, exportación de datos y gestión de borradores contribuyen a un control exhaustivo y organizado de la información contable, facilitando una administración eficiente y transparente.

Question 48

Costes publicitarios

Accepted Answer

Cómo controlar los costes publicitarios y el coste por lead en Inmovilla

Si inviertes en portales inmobiliarios, es fundamental conocer con precisión el retorno que obtienes por cada lead que llega a tu CRM. La herramienta de costes publicitarios de Inmovilla está diseñada específicamente para este propósito: registrar y analizar la inversión realizada en cada canal, permitiéndote comparar el gasto con los leads generados.

De este modo, podrás identificar qué portales, enlaces o canales propios están generando un mayor número de contactos, evaluar el coste asociado a cada uno y determinar en qué áreas resulta más eficiente mantener o incrementar la inversión publicitaria.

Qué son los costes publicitarios

Los costes publicitarios permiten vincular una contratación publicitaria a un medio de contacto específico. Por ejemplo, si dispones de un plan contratado con Idealista, puedes introducir detalles como la duración del contrato, el importe total abonado y el número de anuncios incluidos.

Posteriormente, Inmovilla analiza los leads que provienen de ese medio y realiza un seguimiento detallado. Así, tendrás acceso al total de leads y al coste por lead asociado a cada canal configurado.

El objetivo no es simplemente recopilar datos, sino obtener una referencia clara y precisa sobre qué fuentes de captación son más efectivas para tu oficina y qué inversión está generando mayor valor.

Dónde encontrar la herramienta de costes publicitarios

Esta funcionalidad se encuentra dentro del panel de ajustes de Inmovilla. La ruta para acceder es la siguiente:

• Accede a Ajustes desde la barra lateral izquierda.
• Dirígete a la pestaña Configuración.
• Selecciona la opción Costes publicitarios.

Al ingresar, encontrarás una tabla dinámica que muestra los medios de contacto disponibles, junto con un buscador que facilita la localización rápida del canal que deseas configurar.

El medio de contacto: la base de toda la medición

El medio de contacto representa el origen desde el cual se genera un lead o propietario. Este puede ser un portal inmobiliario, un enlace propio u otro canal personalizado dentro del CRM.

Estos medios se gestionan desde las listas del CRM, dentro de la sección de tipos de medio. Al acceder desde la herramienta de costes publicitarios, se abre directamente la lista filtrada por medios de contacto.

Por ejemplo, portales como Idealista están incluidos en esta sección. Solo necesitas utilizar el buscador para localizar y revisar o editar el medio específico que te interese.

Información disponible en cada medio

La tabla de medios presenta varias columnas que facilitan la identificación y gestión de cada fuente:

• Nombre: nombre visible del medio, como Idealista.com.
• Interno: denominación utilizada dentro de la configuración del sistema.
• Oculto: indica si el medio está oculto en Inmovilla.
• Icono: imagen representativa asociada al medio para una rápida identificación visual.

Existe la opción de ocultar un tipo de medio, aunque no es recomendable hacerlo si dicho medio sigue generando leads, ya que conocer el origen del contacto es crucial para analizar el rendimiento comercial y publicitario.

Cómo configurar un contrato publicitario

Una vez localizado el portal o medio, accede a su ficha para añadir la información relativa a la contratación. Encontrarás una tabla dinámica con los datos de cada contrato publicitario registrado.

Los campos principales que debes completar son los siguientes:

• Inicio de contrato: fecha en la que comenzó la contratación con el portal.
• Fin de contrato: fecha de finalización del servicio contratado.
• Coste total: importe total abonado por la contratación.
• Coste diario: cálculo automático del coste diario en función del importe y la duración del contrato.
• Anuncios: número de publicaciones o anuncios incluidos en el plan contratado.

Es imprescindible introducir datos precisos y actualizados. Si desconoces con exactitud el importe, periodo o número de anuncios, el cálculo del coste por lead no reflejará fielmente la realidad de tu inversión.

Por ejemplo, si dispones de un paquete anual con Idealista, debes registrar la fecha de inicio y fin, el coste total del año y la cantidad de anuncios incluidos para obtener un análisis correcto.

Editar un contrato existente

En el extremo derecho de cada fila de contrato encontrarás un menú desplegable (tres puntos) desde el cual puedes editar la información registrada.

• Modifica las fechas de inicio y fin según sea necesario.
• Actualiza el coste total de la contratación.
• Ajusta el número de anuncios contratados.
• Guarda los cambios para actualizar la configuración.

Configurar un icono para identificar los leads

Dentro de la edición del medio, también puedes añadir un icono representativo. Esta funcionalidad facilita la identificación rápida del origen de cada contacto.

Por ejemplo, si un lead proviene de Idealista, el icono configurado para este medio aparecerá en el área de correos, permitiendo reconocer visualmente la fuente sin necesidad de revisar detalladamente la información del contacto.

Qué leads se tienen en cuenta para el cálculo

La medición de costes publicitarios se basa en los seguimientos de tipo lead que ingresan en Inmovilla y quedan registrados en la ficha del inmueble correspondiente.

Cada vez que se recibe un nuevo contacto desde un portal o medio configurado, el lead queda asociado a su origen. Estos seguimientos permiten contabilizar el volumen de contactos por canal y relacionarlo con el coste de la contratación.

Por tanto, para que la medición sea precisa y útil, es fundamental que el medio de entrada de cada lead esté correctamente identificado y que los canales desde los que recibes contactos estén configurados adecuadamente.

Consultar los leads desde la ficha del inmueble

Dentro de la ficha de una propiedad, en el área de información, encontrarás la opción Ver leads. Desde ahí podrás revisar los contactos asociados a ese inmueble y analizar cómo se está realizando la medición.

Esta información conecta la actividad comercial con el origen publicitario del lead, permitiéndote conocer no solo que ha llegado una demanda, sino también el portal, enlace o canal que la ha generado.

Cómo interpretar la tabla de medios y leads

En la sección de leads, se presenta una tabla que muestra los datos de cada fuente configurada. Entre la información disponible destacan:

• Tipo de medio: canal desde el que ha llegado el lead.
• Coste por lead: importe asociado a cada contacto recibido, siempre que el medio tenga una contratación configurada.
• Total de leads: número total de contactos procedentes de ese medio.

Por ejemplo, podrías tener un enlace propio que haya generado tres leads y el portal Inmovilla.com con dos leads. Esta comparativa te permite visualizar rápidamente qué fuentes aportan un mayor volumen de contactos.

Además de la tabla general, se muestra un listado detallado de leads recibidos, donde puedes consultar información relevante como:

• Fecha de llegada del lead.
• Medio de contacto de origen.
• Estado actual del lead.
• Demanda asociada.
• Registro de visitas realizadas.
• Agente responsable de la demanda.

Comparar el número de leads y el coste por lead

La herramienta incluye una gráfica interactiva que permite comparar los resultados obtenidos por los diferentes medios. Puedes utilizarla principalmente de dos formas:

Visualizar el total de leads

Esta opción muestra el número total de leads generados por cada canal, facilitando la identificación de las fuentes que aportan mayor cantidad de contactos.

Por ejemplo, si un enlace propio ha generado tres leads y otro medio dos, la gráfica te permite comparar estos resultados de forma rápida y visual.

Visualizar el coste por lead

Junto a la opción de total de leads, encontrarás la posibilidad de consultar el coste por lead. Al seleccionarla, la gráfica se adapta para mostrar el coste medio asociado a cada contacto generado desde los medios con contratación registrada.

Es importante destacar que si un medio no tiene coste configurado, no se podrá calcular ni mostrar un coste por lead significativo. Por ello, es recomendable completar la configuración de todos los portales y canales de pago que utilices.

En oficinas que gestionan múltiples medios, esta comparación es clave para identificar qué portales ofrecen un volumen elevado de leads a un coste razonable y cuáles podrían estar resultando menos eficientes.

Filtrar los datos para analizar cada caso

Los datos pueden visualizarse de manera global para toda la oficina o restringirse a referencias específicas, lo que permite analizar tanto el rendimiento general como el impacto de un medio en determinados inmuebles.

Asimismo, puedes aplicar filtros temporales, como los últimos siete días, para evaluar la evolución reciente de los leads recibidos y del coste por contacto.

Estos filtros son especialmente útiles para comparar campañas, periodos de contratación o resultados de acciones concretas sin mezclar con datos históricos acumulados.

Por qué conviene configurar todos los medios de entrada

La efectividad de la herramienta de costes publicitarios depende en gran medida de que los medios estén correctamente definidos y configurados. Si recibes leads desde portales, enlaces propios, tu web u otros canales, es esencial que todos estén registrados adecuadamente.

Cuantos más medios tengas identificados y configurados, más completa y precisa será la comparación. Esto te permitirá conocer no solo el volumen de contactos que cada fuente aporta, sino también qué inversión está generando un mejor retorno en función del coste por lead.

Con esta información, podrás tomar decisiones estratégicas fundamentadas, tales como:

• Mantener la inversión en los medios que demuestran un buen rendimiento.
• Incrementar la presencia en canales que generan más leads a un coste competitivo.
• Revisar y ajustar las contrataciones que no están generando el volumen esperado.
• Analizar el rendimiento por oficina, inmueble o periodo temporal para optimizar recursos.

En definitiva, esta herramienta transforma los leads recibidos en información accionable, facilitando una gestión publicitaria más eficiente y orientada a maximizar el retorno de tu inversión.

Question 49

Características de una propiedad en Inmovilla

Accepted Answer

Características de una propiedad en Inmovilla: guía completa para completar la ficha de forma precisa y profesional

El apartado de Características constituye uno de los elementos más cruciales dentro de la ficha de una propiedad en Inmovilla. En esta sección se recopila una amplia variedad de información técnica y descriptiva que define el inmueble y que resulta indispensable tanto para la gestión interna de la agencia como para su correcta publicación en los principales portales inmobiliarios.

Desde esta pestaña es posible administrar numerosos campos, que abarcan desde el certificado energético hasta la documentación asociada, incluyendo detalles sobre superficies, distribución de estancias, garaje, calidades y servicios. Cuanto más exhaustiva y detallada sea la información introducida, mayor será la calidad de la ficha y más fluido el proceso de publicación, evitando alertas y campos pendientes.

Acceso y navegación en la sección de Características

Para comenzar a completar esta sección, primero crea una nueva propiedad haciendo clic en el botón Crear nuevo, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla principal, seleccionando posteriormente Propiedades. Si la propiedad ya está registrada, accede a la sección de Propiedades y selecciona la referencia correspondiente para editarla.

Una vez dentro de la ficha de la propiedad, utiliza las pestañas superiores para desplazarte hasta Características. En este espacio se agrupan todos los datos técnicos y descriptivos del inmueble, iniciando con el certificado energético y finalizando con el área destinada a la gestión de documentos.

Ficha de propiedad con el formulario de características visible

Certificado energético: un requisito indispensable y prioritario

El certificado energético merece una atención especial dentro de la ficha, dado que su inclusión es cada vez más frecuente y, en muchos casos, obligatoria para la publicación de inmuebles, especialmente aquellos destinados a la venta.

En situaciones donde el inmueble está exento de este certificado, como terrenos u otros casos específicos, es imprescindible marcar explícitamente la condición de exento. De lo contrario, si este campo queda vacío y la agencia ha configurado este requisito como obligatorio, el sistema emitirá una alerta que impedirá la publicación hasta que se subsane.

Configuración avanzada de la obligatoriedad del certificado energético

Inmovilla ofrece un ajuste específico para controlar la publicación de propiedades sin certificado energético, una función que requiere permisos de usuario y se encuentra en la barra lateral inferior izquierda, dentro de Ajustes, siguiendo la ruta Ajustes > Opciones.

En el apartado de opciones de publicación, bajo la sección Opciones > General, se puede activar un filtro que permita publicar únicamente aquellas propiedades que dispongan del certificado energético debidamente informado.

Solo portales: obliga a incluir el certificado para enviar la propiedad a portales externos.
Solo web: exige el certificado para la publicación directa en la página web.
Webs y portales: aplica el requisito en ambos canales, siendo esta la opción más coherente y recomendada.
No publicar: esta opción no resulta práctica para este control.

Esta configuración garantiza que no se publiquen propiedades sin el certificado energético requerido, evitando errores y sanciones. En casos de inmuebles exentos, recordar seleccionar la opción correspondiente para evitar alertas innecesarias.

Pantalla de opciones de publicación con campos de configuración

Datos constructivos y estado general del inmueble

Tras el certificado energético, se encuentran los campos relativos a las características constructivas y el estado general de la propiedad. Estos datos son especialmente relevantes para la comercialización de inmuebles en venta, ya que aportan información esencial sobre la calidad y antigüedad de la construcción.

Año de construcción: indica el año en que se edificó la propiedad.
Estado de conservación: describe el nivel de mantenimiento actual del inmueble.
Condición de obra nueva o inmueble nuevo: especifica si se trata de una construcción reciente o proyecto en desarrollo.
Tipo de fachada: detalla el material o acabado exterior del edificio.
Vistas: describe las perspectivas visuales que ofrece la propiedad.
Tipo de suelo: indica el material predominante en los pavimentos.
Carpintería exterior e interior: especifica el tipo y calidad de puertas y ventanas.

En el caso de promociones de obra nueva, es fundamental revisar cuidadosamente la modalidad de publicación elegida. Algunos portales, como Idealista, pueden requerir condiciones específicas para la publicación mediante pasarela, por lo que es recomendable completar estos campos con precisión y consultar los requisitos particulares de cada portal.

Garaje y aparcamiento: detalles que marcan la diferencia

El apartado de características también permite describir con detalle el aparcamiento asociado a la propiedad. No basta con indicar simplemente la existencia de un garaje; es posible especificar múltiples aspectos que aportan claridad y valor a la publicación.

Indicar si la propiedad dispone o no de garaje.
Especificar si el garaje está incluido en el precio de venta.
Señalar si el garaje se ofrece como opción adicional.
Numero de plazas de parking disponibles.
Identificar el número concreto de plaza, si procede.
Indicar el precio del garaje cuando se comercializa por separado.

Completar esta sección con precisión evita confusiones y permite diferenciar claramente entre una plaza incluida y un garaje opcional, facilitando una comunicación transparente con los potenciales compradores o inquilinos.

Superficies: detalle exhaustivo de los metros cuadrados disponibles

Las superficies constituyen uno de los bloques más esenciales dentro de la ficha. Aquí se pueden registrar los metros útiles, construidos, de parcela y edificables, además de desglosar las superficies específicas de las diferentes áreas de la vivienda.

Entre los campos disponibles para su cumplimentación destacan:

Metros útiles.
Metros construidos.
Superficie de parcela.
Superficie edificable.
Metros cuadrados de cocina.
Metros cuadrados de comedor.
Metros cuadrados de salón.
Cualquier otra superficie específica que se desee reflejar.

Estos datos son altamente valorados por los portales inmobiliarios. Además, si un portal requiere la inclusión de una superficie concreta, Inmovilla puede emitir una alerta al seleccionar dicho portal, recordando completar los campos pendientes antes de proceder a la publicación.

Estancias, habitaciones, baños y aseos: reflejando la distribución real del inmueble

El número de estancias y baños es uno de los datos más visibles y consultados en cualquier anuncio inmobiliario. Dentro de la sección de Características se puede detallar el número de habitaciones, baños y aseos, incluyendo la distinción entre habitaciones dobles y simples.

Aunque no todos los portales diferencian entre habitaciones dobles y simples, algunos sí lo requieren. Por ello, se recomienda completar ambas categorías siempre que se disponga de información precisa sobre la distribución del inmueble.

Cómo añadir una estancia personalizada para reflejar espacios únicos

En caso de que falte alguna estancia específica en el listado predeterminado, es posible utilizar el editor de estancias para crearla manualmente. Esta funcionalidad es especialmente útil para describir zonas singulares que aportan valor añadido a la propiedad.

Por ejemplo, para añadir una galería, se deben seguir estos pasos:

Introducir el nombre de la estancia, por ejemplo “Galería”.
Registrar los metros cuadrados correspondientes.
Indicar si se trata de una estancia exterior.
Incluir, si procede, el año de última reforma.
Seleccionar el tipo de suelo y la carpintería asociada.
Completar las calidades relevantes para esa estancia.
Guardar los cambios para incorporar la estancia a la ficha del inmueble.

Panel lateral del editor de estancia abierto sobre la ficha de propiedad

Una vez guardada, la nueva estancia queda vinculada al inmueble y se mostrará junto al resto de características, permitiendo que la ficha refleje con mayor fidelidad la realidad y singularidad del espacio.

Calidades globales y servicios: elementos que potencian el valor comercial

En la parte inferior del apartado se encuentran las secciones de calidades globales y servicios. Por defecto, únicamente se muestran las opciones ya asignadas a la propiedad, pero es posible añadir cualquier otro elemento que aporte valor o detalle relevante.

Si alguna calidad o servicio no aparece, simplemente significa que aún no ha sido indicado. Desde esta área se pueden incorporar fácilmente nuevas características.

Algunos ejemplos destacados incluyen:

Climatización mediante aire acondicionado por split.
Servicios cercanos, como estaciones de tren o transporte público.
Otras comodidades y equipamientos que contribuyen a mejorar el confort y atractivo del inmueble.

Es posible ser tan detallado como se desee, añadiendo un amplio abanico de calidades, servicios y estancias. Aunque no siempre es necesario completar todos los campos, sí es recomendable incluir aquellos aspectos que realmente diferencian la propiedad y describen fielmente sus ventajas competitivas.

Panel lateral con listado de calidades y servicios para añadir a la propiedad

Campos obligatorios y alertas específicas de los portales inmobiliarios

Existen campos que adquieren una relevancia especial en función del portal inmobiliario seleccionado para la publicación. Por ejemplo, Idealista puede requerir determinados datos imprescindibles para aceptar un anuncio.

Cuando se seleccione un portal que exija información adicional, Inmovilla mostrará un aviso detallando qué campos faltan por completar. Esta funcionalidad facilita la corrección previa y evita errores en el proceso de publicación.

Como referencia, es recomendable revisar especialmente los siguientes puntos antes de publicar:

Certificado energético o la condición de exento.
Metros útiles y construidos.
Número de habitaciones.
Baños y aseos.
Estado de conservación y año de construcción.
Datos relacionados con garaje, en caso de que la propiedad disponga de él.
Calidades y servicios que aporten valor comercial y diferencial.

La importancia de una ficha completa para una publicación exitosa

El apartado de Características es mucho más que un simple conjunto de campos: es la base fundamental para construir una ficha de inmueble sólida, precisa y preparada para su publicación tanto en la web como en los portales inmobiliarios.

Si hubiera que priorizar, los datos relativos al certificado energético, superficies, número de habitaciones y baños son imprescindibles y no deberían quedar pendientes. A partir de ahí, la incorporación de estancias personalizadas, calidades y servicios permite afinar la presentación y reflejar con exactitud todas las particularidades y ventajas del inmueble.

Question 50

Documentos en Demanda

Accepted Answer

Cómo gestionar documentos en una demanda de Inmovilla

La ficha de una demanda en Inmovilla es una herramienta esencial que permite centralizar toda la documentación vinculada a una necesidad inmobiliaria específica. Desde este espacio, los usuarios pueden subir archivos, consultarlos, clasificarlos y mantenerlos organizados de manera eficiente, facilitando así el seguimiento y la gestión de cada solicitud.

Este sistema de gestión documental evita la dispersión de archivos en diferentes ubicaciones, como el buzón de la oficina, documentos personales o distintas áreas de la plataforma, contribuyendo a una administración más ordenada y profesional de la información relacionada con clientes y procesos comerciales.

¿Dónde se guardan los documentos en Inmovilla?

Inmovilla dispone de múltiples espacios destinados a la gestión documental. Entre ellos destacan las utilidades y el buzón de la oficina, el área de documentos personalizada de cada agente y los documentos generales de oficina.

Además, algunas fichas cuentan con un apartado documental propio, como es el caso de las fichas de contactos, propiedades y demandas. Los documentos añadidos desde la ficha de una demanda quedan vinculados exclusivamente a esa demanda, por lo que es recomendable utilizar este espacio para almacenar los archivos que se requieran consultar durante el seguimiento y gestión de la solicitud.

Cómo acceder a los documentos de una demanda

Para consultar la documentación asociada a una demanda, se debe acceder a la ficha correspondiente desde la vista de visualización. Los pasos son los siguientes:

En el menú lateral de Inmovilla, seleccione la sección Demandas.
Localice y abra la demanda que desea gestionar.
Diríjase a la pestaña Documentos.

Si aún no se ha adjuntado ningún archivo, el área documental aparecerá vacía. Esto es normal y simplemente indica que no hay documentos asociados a esa demanda en ese momento.

Cómo subir un documento a una ficha de demanda

Para incorporar archivos a una demanda, utilice la opción Gestionar documentos, ubicada en la parte derecha del apartado documental. El procedimiento es el siguiente:

Abra la demanda y acceda a la pestaña Documentos.
Haga clic en Gestionar documentos.
Seleccione el archivo deseado desde el explorador de archivos o arrástrelo directamente al área de carga si tiene la carpeta abierta.
Espere a que el archivo se cargue y aparezca en el listado o en la vista de iconos.

Una vez completada la carga, el documento estará disponible dentro del gestor documental de la demanda. Por ejemplo, un archivo PDF se mostrará con su icono característico, facilitando su identificación visual.

Gestor de documentos de una demanda con un archivo PDF cargado

El archivo cargado se muestra dentro del gestor documental de la demanda, listo para su consulta y gestión.

Qué se puede hacer con un documento cargado

Subir un archivo es solo el primer paso dentro del gestor documental. Al abrir un documento desde la ficha, Inmovilla ofrece diversas funcionalidades que optimizan su identificación y consulta:

Abrir el documento: permite visualizar el contenido directamente desde la ficha sin necesidad de descargarlo.
Añadir etiquetas: facilita la catalogación del archivo según los criterios específicos de la oficina o del proyecto.
Cambiar el nombre: posibilita renombrar archivos con títulos claros y descriptivos, mejorando su localización futura.
Gestionar la organización: ofrece herramientas para mantener el conjunto documental ordenado, como mover archivos o clasificarlos dentro de carpetas.

El uso de etiquetas y nombres descriptivos es especialmente valioso cuando una demanda contiene múltiples documentos. Un archivo con un nombre claro es mucho más sencillo de localizar que uno que conserva el nombre automático generado por la descarga o el escaneo.

Vista previa de un documento PDF abierto en el gestor de documentos

Al abrir el archivo, se puede consultar su contenido y acceder a las opciones avanzadas de gestión documental.

Cómo organizar los documentos de una demanda

El gestor documental de Inmovilla ofrece múltiples opciones para facilitar la organización y visualización de los archivos, adaptándose a las necesidades del usuario:

Ordenar documentos: permite clasificar los archivos según diferentes criterios, como tamaño, fecha de subida, tipo o propietario.
Actualizar la vista: refresca el listado para mostrar los cambios más recientes o los archivos recién añadidos.
Crear carpetas: posibilita agrupar documentos en carpetas específicas, ideal para separar diferentes tipos de documentación dentro de una misma demanda.
Cambiar entre iconos y listado: ofrece la elección entre una vista visual más intuitiva mediante iconos o una vista detallada en formato lista que facilita la revisión de información adicional.

La vista de iconos resulta especialmente útil para identificar rápidamente el tipo de archivo, mientras que la vista de listado es ideal para analizar y comparar detalles de varios documentos simultáneamente.

Importante: los documentos se consultan en modo visualización, no en edición

Es fundamental tener en cuenta que la pestaña de documentos está disponible únicamente cuando la ficha de la demanda se encuentra en modo visualización. Durante el modo de edición, esta opción no está accesible.

Si al modificar la información de una demanda no aparece la pestaña de documentos, es necesario salir del modo edición y regresar a la ficha en modo visualización para poder acceder nuevamente al área documental y gestionar los archivos asociados.

Buenas prácticas para mantener la documentación ordenada

Adoptar una estructura documental clara y coherente es clave para optimizar el tiempo y la eficiencia en la gestión de demandas. A continuación, algunas recomendaciones esenciales:

Utilice nombres claros y específicos: asegúrese de que el nombre del archivo refleje su contenido sin necesidad de abrirlo.
Aplica etiquetas consistentes: mantenga criterios uniformes de clasificación en todas las demandas para facilitar la búsqueda y organización.
Separe los archivos en carpetas cuando sea necesario: esta práctica es especialmente útil cuando se acumulan documentos de diversa naturaleza o categorías.
Verifique el archivo tras subirlo: confirme que el documento se ha cargado correctamente y aparece en el gestor documental.
Consulte siempre desde la visualización: recuerde que el acceso al apartado documental no está disponible durante la edición de la ficha.

Errores frecuentes al gestionar documentos en Inmovilla

No encuentro la pestaña Documentos

La causa más común es que la ficha está abierta en modo edición. Cambie a la vista de visualización para acceder a la pestaña de documentos.

He subido un archivo, pero no lo veo

Utilice la función de actualizar o refrescar la vista del gestor documental. Luego, revise si el archivo aparece en la vista de iconos o en la vista de listado.

El nombre del documento no es identificable

Abra el archivo desde el gestor y modifique su nombre para que sea descriptivo y fácil de reconocer. Además, añada etiquetas para mejorar su clasificación y búsqueda.

Hay demasiados archivos en una misma demanda

Organice los documentos creando carpetas y eligiendo el modo de visualización que mejor se adapte a sus necesidades. También puede ordenar los archivos por diferentes criterios para facilitar su localización.

Resumen

Para gestionar documentos en una demanda de Inmovilla, acceda a Demandas, abra la ficha correspondiente en modo visualización y diríjase a la pestaña Documentos. Desde Gestionar documentos podrá cargar archivos, arrastrarlos desde una carpeta, abrirlos, etiquetarlos, renombrarlos y organizarlos de manera eficiente.

Recuerde que la gestión documental se realiza exclusivamente desde la vista de visualización de la ficha, no desde el modo de edición.

Question 51

Mapa de densidad en círculos

Accepted Answer

Cómo utilizar el mapa de densidad de propiedades en Inmovilla

El mapa de densidad de propiedades de Inmovilla es una herramienta avanzada diseñada para visualizar de manera rápida y precisa las áreas con mayor concentración de inmuebles dentro de un círculo o MLS. Esta funcionalidad muestra la distribución geográfica del inventario compartido por las agencias que integran la red, facilitando una comprensión territorial mucho más intuitiva que el análisis tradicional basado en listados individuales.

Con este mapa, los usuarios pueden transformar un extenso catálogo de propiedades en una representación visual clara y estratégica, identificando fácilmente los puntos donde se acumula la oferta inmobiliaria dentro del ámbito seleccionado.

¿Qué información ofrece el mapa de densidad de propiedades?

La función de densidad se presenta mediante un mapa de calor que refleja la concentración de inmuebles en diferentes zonas geográficas. Las áreas con mayor intensidad cromática indican una alta presencia de propiedades registradas en el círculo o MLS seleccionado.

Los datos se generan exclusivamente a partir del inventario aportado por las agencias miembros de la MLS o círculo elegido, por lo que el mapa refleja con fidelidad la distribución del inventario disponible dentro de esa red, sin abarcar necesariamente la totalidad del mercado inmobiliario externo.

Aplicaciones principales del mapa de densidad

Identificación rápida de zonas con alta oferta: permite localizar con eficacia los puntos donde se concentra un mayor número de propiedades.
Análisis de la cobertura geográfica de una MLS: facilita la visualización del alcance territorial y la presencia de las agencias participantes en diferentes regiones.
Exploración detallada del inventario por área: posibilita focalizar la búsqueda en provincias, ciudades o zonas específicas para un análisis más profundo del mercado local.
Obtención de una perspectiva global: especialmente útil cuando el círculo opera en territorios extensos, incluso a nivel nacional.

Ubicación y acceso a la herramienta de densidad en Inmovilla

El mapa de densidad está accesible desde el área de Círculos dentro de Inmovilla, integrado en el Panel avanzado para un acceso rápido y eficiente. La ruta para llegar a esta funcionalidad es la siguiente:

Acceda a la sección Círculos desde la barra lateral izquierda.
Abra el Panel avanzado mediante el botón ubicado en la parte superior de la pantalla.
Localice el apartado de herramientas de círculos.
Seleccione la opción Densidad de propiedades para cargar el mapa de calor correspondiente al círculo seleccionado.

Al abrirse, el mapa mostrará la distribución geográfica de las propiedades pertenecientes a las agencias integrantes de la MLS seleccionada.

Mapa de España y el Mediterráneo mostrado en el panel de Immovilla

Cómo interpretar un mapa de calor inmobiliario

La interpretación fundamental del mapa es directa: una mayor concentración visual corresponde a un número más elevado de propiedades registradas dentro de la red en esa área específica. En MLS con cobertura nacional, es habitual observar que zonas costeras, grandes ciudades o regiones estratégicas destacan por su densidad, reflejando la actividad y presencia de las agencias asociadas.

Es importante entender que este mapa funciona como una herramienta que muestra la distribución del inventario, pero no debe confundirse con indicadores de demanda, precios, rentabilidad o calidad de los inmuebles. Su valor reside en ofrecer una visión clara de dónde se agrupan geográficamente las propiedades dentro del círculo.

Ejemplo práctico de interpretación

Si una MLS agrupa agencias de diferentes regiones de España, el mapa puede revelar una concentración significativa de inmuebles en la costa mediterránea, así como en otras áreas donde las agencias miembros tienen mayor actividad. Esta información es clave para entender la distribución real del inventario compartido y diseñar estrategias comerciales basadas en datos geográficos.

Opciones de navegación y funcionalidades del mapa

La herramienta de densidad en Inmovilla incorpora diversas opciones de navegación que permiten adaptar la exploración del territorio según las necesidades del usuario:

Zoom in y zoom out: para alternar entre una vista panorámica y un enfoque detallado en zonas específicas.
Vista de mapa convencional: que ofrece referencias claras de calles, municipios y elementos geográficos para facilitar la orientación.
Integración con Street View: disponible cuando se requiere un contexto visual real del entorno.
Acceso directo a Google Maps: para ampliar la consulta y aprovechar funcionalidades externas si es necesario.
Activación y desactivación de la capa de densidad: para alternar entre la visualización de concentración de propiedades y la vista cartográfica estándar.

Recomendaciones para maximizar el uso del mapa de densidad

Para extraer el máximo valor de esta herramienta, se aconseja adoptar un enfoque progresivo y analítico:

Comience con una perspectiva amplia: identifique rápidamente las áreas de mayor concentración dentro de todo el círculo.
Realice zoom sobre los puntos clave: profundice en las zonas que destacan para obtener detalles más específicos.
Relacione la densidad con la presencia de agencias: considere que las áreas activas suelen corresponder con los ámbitos de actuación habituales de las agencias miembros.
Utilice el mapa como punto de partida: complemente el análisis con herramientas adicionales para examinar propiedades individuales y realizar gestiones específicas.

Errores frecuentes a evitar al analizar la densidad inmobiliaria

Confundir densidad de propiedades con demanda del mercado: el mapa refleja concentración de oferta, no el interés de compradores ni la rapidez de venta.
Asumir que el mapa representa la totalidad del mercado inmobiliario: únicamente incluye el inventario compartido por las agencias que forman parte del círculo o MLS.
Extraer conclusiones sin ajustar el nivel de zoom: una vista nacional es útil para detectar tendencias generales, pero puede ocultar variaciones locales importantes.
Interpretar la distribución territorial sin considerar la estructura de la red: la concentración de propiedades depende directamente de la ubicación y actividad de las agencias participantes.

Conclusión

El mapa de densidad de propiedades en Inmovilla es una herramienta cartográfica esencial para profesionales inmobiliarios que buscan comprender de forma visual y estratégica la distribución del inventario dentro de una MLS o círculo. Accesible desde Círculos, dentro del Panel avanzado y las herramientas de círculos, esta funcionalidad permite identificar rápidamente las áreas con mayor concentración de inmuebles y facilita una toma de decisiones informada.

Combinado con las opciones de navegación disponibles, el mapa optimiza la exploración territorial y potencia la eficiencia en la gestión y análisis del mercado inmobiliario compartido.

Question 52

Facturas en contable de inmovilla

Accepted Answer

Cómo crear y activar facturas en Inmovilla: guía completa para agencias inmobiliarias

El módulo de facturación de Inmovilla ofrece a las agencias inmobiliarias una herramienta robusta y eficiente para la creación, gestión y control de facturas dirigidas a sus clientes. Este sistema permite integrar automáticamente los datos previamente registrados en las fichas, facilitando la precisión y coherencia de cada documento antes de su activación definitiva. Todo el proceso se gestiona desde el área contable, donde se distingue claramente entre facturas en borrador y facturas activadas, asegurando un control riguroso en cada etapa.

Esta distinción es fundamental: mientras una factura se mantenga en estado de borrador, es totalmente editable; sin embargo, una vez activada, el documento se vuelve inmodificable. Por ello, es imprescindible realizar una revisión exhaustiva antes de proceder con su activación definitiva.

Ubicación y acceso a las facturas en Inmovilla

Para acceder al módulo de facturación dentro de Inmovilla, debe seguirse la siguiente ruta desde el menú lateral de la aplicación, garantizando un acceso rápido y ordenado:

• Seleccione Utilidades en la barra lateral izquierda.
• Ingrese en el apartado Contable.
• Haga clic en Facturas.

En esta sección se mostrará un listado completo de todas las facturas emitidas o en proceso de elaboración. La columna de estado permite identificar de forma inmediata si cada factura está activada o si permanece en borrador, pendiente de revisión.

Listado de facturas con filtros en el módulo contable de Inmovilla

Cómo localizar facturas mediante filtros avanzados

Cuando una agencia maneja múltiples operaciones simultáneamente, localizar una factura específica puede resultar complejo. Para optimizar esta búsqueda, Inmovilla dispone de filtros detallados que permiten encontrar documentos rápidamente sin necesidad de revisar manualmente el listado completo. Los criterios disponibles para la búsqueda incluyen:

• Empresa emisora asociada a la factura.
• Fecha de alta, emisión o cobro, con opción a definir un intervalo temporal.
• Serie y número específico de la factura.
• Nombre o identificación del cliente.
• CIF del cliente.
• Estado fiscal de la factura.
• Estado de la factura, diferenciando entre borrador o activada.

Además, el menú de Acciones ofrece funcionalidades para gestionar las facturas seleccionadas, restablecer filtros aplicados y exportar los resultados para análisis o informes.

Requisitos previos para emitir una factura

Antes de comenzar a crear presupuestos, gastos, abonos o facturas, es imprescindible tener configurada una empresa en Inmovilla. La configuración empresarial determinará las series de facturación disponibles y garantizará la correcta emisión de documentos conforme a la normativa vigente.

Asimismo, es fundamental verificar que el contacto asociado a la factura esté correctamente registrado en el sistema. Al seleccionar un contacto, Inmovilla recupera automáticamente los datos almacenados en su ficha, lo que evita la entrada manual repetitiva y previene duplicidades en la base de datos.

Datos clave que deben estar revisados antes de emitir

• Información fiscal y de contacto del cliente.
• Empresa responsable de la facturación.
• Serie de facturación asignada.
• Fecha de emisión y fecha prevista de cobro.
• Aplicación de retención de IRPF, si procede.
• Detalle de conceptos, importes, descuentos e IVA aplicable en cada línea.

Procedimiento detallado para crear una factura en Inmovilla

La generación de una nueva factura se inicia desde el botón Nueva factura, ubicado en la parte superior derecha del listado. El formulario ofrece la flexibilidad de asociar la factura a datos ya existentes en el sistema o crear nueva información según sea necesario.

• Haga clic en Nueva factura.
• Seleccione el origen de los datos: Contacto, Propietario, Demanda o Crear nuevo.
• Si opta por un contacto existente, búsquelo por nombre o teléfono y confirme la ficha correcta.
• Complete cualquier dato adicional requerido para la factura.
• Seleccione la empresa emisora y la serie de facturación correspondiente.
• Revise y ajuste la fecha de emisión, fecha de cobro, retención de IRPF y añada observaciones relevantes.
• Guarde la factura antes de proceder a añadir o revisar las líneas de detalle.

El número de factura se generará automáticamente en función de la serie seleccionada, la cual depende de la configuración previa establecida para la empresa.

Ventana de búsqueda y selección de contactos en Inmovilla

Completar y verificar los datos del cliente y factura

La vinculación con un contacto existente permite reutilizar automáticamente la información disponible en Inmovilla, agilizando el proceso y minimizando errores. En caso de que la ficha no contenga todos los datos necesarios, el formulario dispone de opciones para completar manualmente la información de facturación requerida.

En la sección de datos generales, la agencia debe especificar la empresa responsable de la emisión y confirmar la serie asignada. Además, es fundamental establecer correctamente las fechas clave, aplicar la retención de IRPF cuando corresponda e incorporar cualquier observación que aporte contexto o detalles adicionales al documento.

La factura debe contener toda la información completa y verificada antes de proceder a su activación, dado que una vez activada no será posible realizar modificaciones directas.

Incorporación detallada de líneas en la factura

Guardar la cabecera de la factura es solo el primer paso. Para que la factura sea válida y refleje fielmente la operación, es imprescindible añadir líneas que especifiquen con detalle cada concepto facturado. Esto incluye servicios, gastos o cualquier otro ítem repercutido, con su correspondiente importe y tratamiento fiscal.

Al añadir una línea, se deben completar los siguientes campos:

Detalle o descripción precisa del concepto.
Cantidad correspondiente.
Precio unitario aplicable.
Descuento, si procede, expresado en porcentaje.
IVA correspondiente según la normativa vigente.

Por ejemplo, una agencia puede desglosar conceptos relacionados con una operación, como la preparación de documentación o servicios específicos gestionados, asegurando transparencia y claridad en la factura final. El importe total se calcula automáticamente sumando todas las líneas introducidas.

Panel lateral para consultar y gestionar líneas de una factura

Estados de la factura: borrador y activada, significado y diferencias

El estado en que se encuentre una factura determina las acciones posibles sobre ella y el momento adecuado para realizar modificaciones o confirmaciones.

Factura en borrador

Una factura en estado de borrador es un documento completamente editable. En esta fase, es posible modificar todos los aspectos relacionados con el cliente, fechas, serie, retención de IRPF, observaciones y las líneas de facturación.

Este estado es ideal para realizar comprobaciones detalladas y garantizar que los importes, impuestos y descripciones son correctos antes de formalizar el documento.

Factura activada

Una vez que la factura ha sido revisada y todos los datos son precisos, puede activarse mediante la opción Activar. Esta acción convierte el documento en definitivo y lo envía automáticamente a Hacienda conforme al flujo de facturación establecido en el sistema.

Es importante destacar que una factura activada no puede ser modificada. En el listado, su estado aparecerá claramente como activada, reflejando su carácter definitivo.

Formulario de factura con datos generales y estado de borrador

Revisión exhaustiva antes de activar una factura

La activación representa el paso final en el proceso de facturación y debe abordarse con especial atención para asegurar la integridad y precisión del documento. Se recomienda realizar las siguientes comprobaciones:

• Confirmar que el contacto seleccionado corresponde exactamente al cliente facturado.
• Verificar que los datos fiscales y de facturación en la ficha están completos y actualizados.
• Revisar la empresa emisora y la serie asignada a la factura.
• Comprobar que el número de factura generado es correcto y sigue la secuencia establecida.
• Validar las fechas de emisión y cobro para garantizar su coherencia con la operación.
• Verificar la correcta aplicación de retenciones de IRPF e IVA.
• Asegurarse de que cada línea refleja fielmente el concepto, cantidad e importe correspondiente.
• Confirmar que el total coincide con la cantidad que debe facturarse.

Procedimiento ante errores en facturas ya activadas

Una vez activada una factura, no se permite la modificación directa del documento original para preservar su validez y trazabilidad legal. Si se detecta algún error o dato incorrecto tras la activación, la agencia debe emitir un abono o una factura rectificativa vinculada a la factura afectada.

Este procedimiento garantiza el cumplimiento normativo y mantiene un registro claro y transparente de todas las operaciones realizadas.

Resumen del proceso completo de facturación en Inmovilla

Para emitir una factura de manera eficiente y conforme a la normativa desde Inmovilla, siga estos pasos clave:

• Configure previamente la empresa y las series de facturación necesarias.
• Acceda a Utilidades > Contable > Facturas.
• Genere una nueva factura y asocie o complete los datos del cliente.
• Añada líneas detalladas con los conceptos, importes e impuestos correspondientes.
• Guarde la factura en estado de borrador para revisar toda la información.
• Realice una revisión exhaustiva y, una vez confirmada la exactitud, active la factura.
• En caso de necesitar correcciones posteriores a la activación, emita el documento rectificativo o abono correspondiente para mantener la trazabilidad y cumplimiento legal.

Question 53

Documentos en contactos

Accepted Answer

Cómo gestionar documentos en la ficha de un contacto

La sección de documentos relacionados dentro de la ficha de un contacto ofrece una solución integral para centralizar y organizar todos los archivos vinculados a una persona específica. Esta funcionalidad garantiza que la información documental permanezca asociada directamente al contacto, facilitando su consulta rápida y eficiente desde su propia ficha siempre que sea necesario.

Esta característica forma parte del sistema de gestión documental de la plataforma, que también está disponible en otras áreas como demandas, propiedades, utilidades o documentación propia de los agentes. Sin embargo, los archivos añadidos desde la ficha del contacto se asocian exclusivamente a ese registro, asegurando una gestión clara y segmentada.

¿Cuál es el propósito del apartado de documentos en la ficha de un contacto?

El principal objetivo de esta sección es consolidar todos los archivos relevantes de cada contacto en un único espacio accesible. En lugar de buscar documentos dispersos en carpetas externas o en diferentes secciones de la plataforma, los usuarios pueden localizarlos directamente desde la ficha del contacto correspondiente, optimizando así el flujo de trabajo y la gestión de la información.

La ficha del contacto se estructura en dos áreas clave:

• Panel izquierdo: presenta los datos esenciales y fijos del contacto.
• Área derecha: organiza diversas secciones de trabajo mediante pestañas, entre ellas información general, seguimientos, comunicaciones, campañas y, por supuesto, documentos relacionados.

La pestaña de documentos es el espacio designado para consultar, añadir y gestionar todos los archivos vinculados a ese contacto de forma ordenada y accesible.

Cómo acceder a los documentos relacionados de un contacto

Para acceder al gestor documental asociado a un contacto, siga estos pasos dentro de la aplicación:

• Acceda al apartado Contactos desde la barra lateral izquierda.
• Seleccione el contacto cuyo conjunto documental desea revisar o actualizar.
• En el área principal, localice las pestañas disponibles dentro de la ficha del contacto.
• Haga clic en la pestaña Documentos relacionados para abrir el gestor documental.

Al ingresar, se mostrará una vista completa de los archivos ya asociados al contacto. En caso de que no existan documentos cargados, la sección aparecerá vacía, ofreciendo la opción inmediata para adjuntar nuevos archivos.

Ventana de gestión documental con archivos mostrados como iconos

El gestor documental centraliza todos los archivos vinculados al contacto en una interfaz clara y accesible.

Procedimiento para añadir un documento a la ficha de un contacto

La incorporación de nuevos archivos se realiza directamente desde el gestor documental, siguiendo un proceso sencillo y rápido:

• Dentro de la pestaña de documentos, pulse el botón Añadir documento o acceda a Gestionar documentos si ya existen archivos previamente cargados.
• En la ventana emergente de gestión, seleccione la opción Archivos ubicada en la parte superior derecha.
• Se abrirá el explorador de archivos de su ordenador.
• Localice el archivo deseado en las carpetas correspondientes y selecciónelo para incorporarlo al sistema.

Una vez completada la carga, el archivo quedará asociado de forma permanente a la ficha del contacto seleccionado. Es fundamental asegurarse de que se está trabajando en la ficha correcta antes de subir cualquier documento, para mantener la coherencia y precisión en la gestión documental.

Gestión y organización de los archivos ya cargados

Cuando un contacto cuenta con documentos vinculados, el botón Gestionar documentos abre una ventana específica diseñada para facilitar la organización, visualización y consulta de dichos archivos. Inicialmente, los documentos se presentan en forma de iconos, una opción visual que permite identificar rápidamente cada archivo.

Además, es posible cambiar a una vista de detalle o listado, que ofrece una presentación más estructurada y ordenada. Esta modalidad resulta especialmente útil para revisar múltiples documentos asociados a un mismo contacto, permitiendo una gestión más eficiente.

Ventana de gestión documental mostrando archivos en vista de listado

La vista de listado facilita la revisión y gestión de múltiples documentos asociados a una misma ficha.

Abrir y consultar un documento

Para acceder al contenido de un archivo, simplemente haga doble clic sobre el icono correspondiente dentro del gestor documental. Esta acción permite visualizar el documento sin necesidad de salir de la ficha del contacto, manteniendo la fluidez en el trabajo.

Uso de etiquetas para una organización avanzada

El gestor documental ofrece la posibilidad de añadir etiquetas a los archivos, facilitando su clasificación y búsqueda cuando una ficha contiene numerosos documentos. Esta función permite establecer criterios claros y uniformes para la organización interna.

Para mantener una estructura coherente, se recomienda utilizar etiquetas con denominaciones consistentes y evitar crear etiquetas similares pero con nombres distintos para documentos de la misma categoría.

Buenas prácticas para mantener la documentación organizada y accesible

El apartado de documentos alcanza su máximo potencial cuando se mantiene actualizado y se utiliza de manera sistemática. A continuación, algunas recomendaciones clave para evitar errores y optimizar su uso:

• Suba cada archivo desde la ficha correcta: así se garantiza que quede vinculado al contacto adecuado.
• Verifique antes de adjuntar: asegúrese de que el documento seleccionado es el correcto antes de confirmar la carga.
• Utilice etiquetas para clasificar múltiples documentos: esto simplifica la organización y facilita futuras búsquedas.
• Alterne entre vistas de iconos y listado según la necesidad: la vista de iconos es ideal para una revisión rápida, mientras que el listado es más eficiente para gestionar varios archivos.
• Consulte los documentos directamente desde la ficha: abrirlos desde el gestor garantiza que están correctamente asociados al contacto.

Errores comunes en la gestión documental de contactos y cómo evitarlos

Confusión entre documentación de contactos y otros módulos

La plataforma dispone de secciones documentales específicas para distintas áreas. Es importante distinguir que un documento añadido en la ficha de un contacto se relaciona exclusivamente con ese contacto, mientras que documentos de propiedades, demandas, utilidades o agentes pertenecen a sus respectivos módulos.

Antes de adjuntar o buscar un archivo, asegúrese de identificar correctamente la ficha o módulo al que debe pertenecer el documento para evitar desorganización.

Pestaña de documentos vacía

Una pestaña de documentos sin archivos no indica necesariamente un error o fallo. Simplemente puede significar que todavía no se ha cargado documentación para ese contacto. En este caso, utilice la opción de añadir documento para comenzar a incorporar archivos relevantes.

Intentar gestionar documentos fuera del gestor específico

Las funciones de visualización, apertura y etiquetado de documentos deben realizarse desde la ventana de Gestionar documentos. Para cambiar la vista o modificar archivos existentes, siempre abra primero esta interfaz para asegurar una gestión adecuada.

Resumen: centralización y accesibilidad de la documentación desde cada ficha de contacto

Gestionar documentos en la ficha de un contacto implica acceder al apartado Contactos, seleccionar el registro deseado y utilizar la pestaña de Documentos relacionados. Desde esta sección, los usuarios pueden añadir archivos desde su equipo, abrir documentos existentes, alternar entre vistas de iconos y listado, y aplicar etiquetas para una organización eficiente.

Centralizar los archivos en la ficha correspondiente garantiza que la documentación esté siempre asociada al contacto correcto, simplificando su consulta y mejorando la eficiencia en la gestión diaria.

Question 54

Grupos de vivienda

Accepted Answer

Guía completa sobre grupos de viviendas en Inmovilla

Los grupos de viviendas constituyen una herramienta fundamental para organizar eficazmente los inmuebles dentro de Inmovilla, facilitando tanto el alta de nuevas propiedades como la definición precisa de demandas. Una configuración adecuada garantiza que cada inmueble se clasifique en la categoría correcta, optimizando la precisión de las búsquedas y mejorando la experiencia tanto de usuarios internos como externos.

Esta funcionalidad se emplea principalmente en dos contextos clave:

Ficha de la propiedad: donde se asigna el grupo y tipo específico al que pertenece cada vivienda o inmueble.
Ficha de la demanda: para definir con exactitud qué tipo de inmueble está buscando un cliente, permitiendo así una gestión más eficaz de las solicitudes.

Ubicación y acceso a los grupos de viviendas

La gestión y configuración de los grupos de viviendas se encuentra accesible a través del menú lateral izquierdo en Inmovilla. Para acceder, siga estos pasos:

Seleccione la opción Ajustes, ubicada en la parte inferior de la barra lateral.
Acceda al apartado Grupos de viviendas.
Desde aquí podrá consultar, editar o crear nuevos grupos y tipos de inmuebles que utilizará en sus fichas de propiedad y demanda.

En esta sección se mostrarán los grupos de viviendas ya definidos en su cuenta. Una estructura típica puede incluir las siguientes categorías principales:

Piso
Casa chalet
Casa rústica
Local nave
Oficina
Terreno
Edificio
Garaje
Otros

El grupo Otros es especialmente valioso para clasificar inmuebles singulares o poco comunes que no encajan claramente en las categorías estándar, garantizando así una organización flexible y completa.

Procedimiento para editar un grupo de viviendas

Para modificar un grupo de viviendas existente, simplemente acceda al grupo deseado y seleccione la opción Editar ubicada en la parte superior de la pantalla.

Por ejemplo, en el grupo Piso pueden encontrarse diversos tipos de propiedad tales como apartamento, ático, ático dúplex, buhardilla, dúplex, entreplanta, entresuelo, estudio, loft, piso, piso único, planta baja, sótano o semiático.

Desde esta interfaz de edición podrá gestionar aspectos clave para adaptar la estructura a sus necesidades específicas.

Configuración multilingüe del nombre del grupo

Es posible definir el nombre de cada grupo en los distintos idiomas disponibles en la plataforma, asegurando que la clasificación aparezca correctamente traducida y sea comprensible para todos los usuarios, independientemente del idioma configurado.

Control de visibilidad en la web

Dispone también de la opción para ocultar determinados grupos de viviendas, evitando que se publiquen o se envíen a la web. Esta funcionalidad es especialmente útil para categorías internas o clasificaciones que no desee mostrar en portales inmobiliarios o en su sitio web corporativo.

Eliminación de tipos de propiedad no utilizados

Si un tipo de inmueble dentro de un grupo no se ajusta a su operativa habitual, puede eliminarlo fácilmente. Por ejemplo, si no gestiona amarres dentro del grupo Piso, puede seleccionar y eliminar este tipo para que deje de aparecer al dar de alta una propiedad en esa categoría.

Una vez eliminado, ese tipo de inmueble desaparecerá automáticamente de las opciones disponibles en el grupo correspondiente.

Reorganización y optimización de tipos de inmuebles

Una correcta distribución de los tipos de propiedad contribuye a que el alta de inmuebles sea más coherente y que las búsquedas resulten más intuitivas y eficientes.

Siguiendo con el ejemplo del amarre, puede resultar más lógico ubicarlo dentro del grupo Otros, dado que se trata de un inmueble más específico y menos frecuente que un piso, chalet o local.

Para añadir un tipo de inmueble a un grupo diferente, siga estos pasos:

Acceda al grupo donde desea incluir el nuevo tipo, por ejemplo, Otros.
Entre en la edición del grupo.
Añada el tipo de propiedad correspondiente, como por ejemplo amarre.
Guarde los cambios para que la nueva configuración esté disponible en las fichas de propiedad y demanda.

Es posible que un tipo de inmueble aparezca en más de un grupo si así lo requiere su operativa, aunque se recomienda establecer una estructura clara desde el inicio para evitar duplicidades y confusión.

Antes de replicar un tipo en varios grupos, es aconsejable definir con precisión qué inmuebles pertenecen a cada categoría, facilitando la uniformidad en el registro y evitando discrepancias entre usuarios.

Asignación de grupos y tipos en la ficha de una propiedad

Al dar de alta una nueva propiedad, los grupos de viviendas aparecerán dentro de los datos principales, en el resumen de la ficha.

En el apartado Tipos encontrará las categorías configuradas previamente en Ajustes, desde donde podrá seleccionar la clasificación más adecuada para el inmueble que está registrando.

La selección se realiza en dos niveles:

Primero, elija el grupo de vivienda, por ejemplo, Piso.
Después, seleccione el tipo específico, como Apartamento.

Este sistema jerárquico permite clasificar cada propiedad con precisión, facilitando la organización del inventario inmobiliario y asegurando que las búsquedas y las publicaciones se realicen con criterios claros y coherentes.

Aplicación de los grupos de viviendas en la ficha de demanda

La gestión de demandas presenta una particularidad importante: puede seleccionarse no solo un tipo específico de inmueble, sino también todo un grupo completo.

Esta flexibilidad es crucial, ya que un cliente puede estar interesado en un rango amplio de propiedades dentro de un grupo sin limitarse a una tipología concreta. Por ejemplo, podría querer cualquier inmueble dentro del grupo Piso, sin especificar si es apartamento, ático o estudio.

En la ficha de demanda, esta configuración se encuentra en la sección:

Tipo, ubicación y precio
Tipología

Desde aquí dispone de dos alternativas:

Selección del grupo completo de viviendas

Cuando el cliente está abierto a diferentes tipos de inmuebles dentro de una misma categoría, puede seleccionarse el grupo completo, como por ejemplo Piso, lo que incluirá automáticamente todas las tipologías asociadas.

Esta opción agiliza la gestión al evitar la necesidad de seleccionar cada tipo individualmente.

Selección de un tipo de inmueble específico

Si la demanda es más concreta, puede elegirse una tipología determinada, por ejemplo, Apartamento.

La elección dependerá del nivel de especificidad requerido:

Utilice el grupo completo para búsquedas amplias y flexibles.
Opte por un tipo específico cuando la demanda precise características concretas.

Importancia de mantener una estructura clara y coherente

Los grupos de viviendas no solo sirven para ordenar opciones, sino que impactan directamente en la forma en que se registran las propiedades y se gestionan las demandas.

Una clasificación bien definida aporta múltiples beneficios:

Uniformidad en el registro de propiedades.
Prevención de errores al ubicar tipos de inmuebles en categorías incorrectas.
Reducción de opciones innecesarias al crear nuevas fichas, simplificando el proceso.
Facilidad para realizar búsquedas tanto por grupos amplios como por tipologías específicas.
Control sobre qué categorías se muestran o se ocultan en la web y portales inmobiliarios.

Para lograr este nivel de organización, es fundamental revisar periódicamente los grupos disponibles, eliminar aquellos tipos que no se utilizan y asignar cada inmueble a la categoría que realmente le corresponde. De este modo, tanto las propiedades como las demandas estarán ordenadas de manera óptima dentro de Inmovilla, mejorando la eficiencia y la calidad del servicio.

Question 55

Comunicaciones en Demanda

Accepted Answer

Cómo gestionar eficazmente las comunicaciones en la ficha de demanda de Inmovilla

La pestaña de Comunicaciones dentro de la ficha de demanda es una herramienta esencial que permite acceder al historial completo de correos electrónicos vinculados con un cliente potencial, así como enviar nuevos mensajes sin necesidad de abandonar el registro. Esta funcionalidad facilita la centralización y el control de toda la actividad comercial, integrando tanto los mensajes recibidos como las consultas relacionadas con inmuebles, lo que optimiza el seguimiento y la gestión personalizada de cada demanda.

En esta guía detallada, descubrirás cómo localizar la pestaña de comunicaciones, qué tipo de información se presenta en este apartado y los pasos para redactar y enviar un correo electrónico con la demanda ya asociada, garantizando un flujo de trabajo eficiente y organizado.

Definición y alcance de las comunicaciones en una demanda

En Inmovilla, el concepto de comunicaciones se centra fundamentalmente en los correos electrónicos relacionados con cada ficha de demanda. Aunque existe un gestor general de correo, cada ficha individual dispone de un espacio propio para reunir y visualizar toda la actividad comunicativa específica vinculada a ese cliente.

Esta organización permite acceder rápidamente al contexto completo de una demanda concreta, evitando la necesidad de buscar manualmente entre todos los mensajes de la agencia. Desde esta sección, es posible identificar con claridad los emails enviados, las respuestas automáticas recibidas y los contactos generados a partir del interés manifestado por el cliente en determinados inmuebles.

La pestaña de comunicaciones resulta especialmente valiosa para:

• Revisar el historial completo de mensajes enviados a un demandante.
• Confirmar la existencia de correos automáticos o respuestas vinculadas.
• Detectar leads y consultas específicas relacionadas con propiedades.
• Enviar nuevos emails con el destinatario de la demanda ya predefinido.
• Mantener un seguimiento comercial ordenado y centralizado dentro del mismo expediente.

Acceso y localización de la pestaña Comunicaciones

Para acceder a la pestaña Comunicaciones, es necesario ingresar a una ficha de demanda específica. Una vez abierta la ficha en modo visualización, las distintas secciones del registro se organizan mediante pestañas situadas en la parte superior de la pantalla.

Sigue estos pasos para consultar el historial de correos asociados a una demanda:

• Accede al listado general de demandas.
• Selecciona la demanda que deseas revisar.
• Abre la ficha en modo visualización.
• Localiza y selecciona la pestaña Comunicaciones en el menú superior.
• Visualiza la actividad completa de emails vinculados a esa demanda.

Ficha de demanda de Inmobili con pestañas superiores y datos del contacto

La ficha de demanda organiza la información en pestañas, facilitando la consulta de cada área sin alterar el registro original.

Contenido y detalles que ofrece la pestaña Comunicaciones

La pantalla de comunicaciones muestra el conjunto de interacciones por correo electrónico relacionadas con la demanda seleccionada. Dependiendo del nivel de actividad previa, puede contener diferentes tipos de registros que reflejan la comunicación mantenida.

Correos electrónicos enviados

En este apartado se recopilan todos los mensajes enviados al email registrado en la demanda. Este historial es fundamental para verificar qué información se ha proporcionado, incluyendo detalles sobre inmuebles, propuestas comerciales y seguimientos realizados.

Correos electrónicos recibidos automáticamente

Además, la sección puede incluir mensajes recibidos de forma automática, lo que permite tener un panorama completo de la interacción sin salir de la ficha de demanda.

Leads y consultas sobre propiedades

Cuando el cliente interesado realiza una consulta sobre un inmueble específico, esta interacción se refleja en la pestaña de comunicaciones, siempre que la recepción de dichos avisos esté correctamente configurada en el sistema de correo de Inmovilla.

Esta funcionalidad es clave para relacionar cada consulta con su demandante correspondiente, facilitando un seguimiento más preciso del interés real por las propiedades.

Interpretación de una pestaña vacía

Si la pestaña aparece vacía, no implica un error en el sistema, sino que simplemente no existen comunicaciones registradas para esa demanda en particular. Esto es habitual en contactos nuevos o en registros sin actividad previa.

Proceso para enviar un correo electrónico desde la ficha de demanda

Una de las ventajas más destacadas de esta pestaña es la posibilidad de redactar y enviar un correo directamente desde la ficha de demanda, con el email del cliente ya preconfigurado como destinatario. Esto agiliza la comunicación y garantiza que el mensaje se asocie correctamente al expediente.

El procedimiento para enviar un email es el siguiente:

• Abre la ficha de la demanda en modo visualización.
• Accede a la pestaña Comunicaciones.
• Selecciona la opción para crear un nuevo correo electrónico.
• Verifica que el destinatario esté correctamente asignado.
• Completa el asunto y redacta el contenido del mensaje.
• Adjunta archivos, aplica plantillas o programa el envío según sea necesario.
• Revisa la configuración final antes de proceder a enviar.

Panel lateral de redacción de correo abierto en una ficha de demanda

Redactar el correo desde la ficha asegura que la comunicación queda vinculada directamente a la demanda seleccionada.

Funciones avanzadas disponibles al redactar un correo

El sistema de envío de correos desde la ficha de demanda conserva todas las funcionalidades principales del gestor general de Inmovilla, con la ventaja adicional de tener ya asignado el destinatario correspondiente. Entre las opciones disponibles destacan:

Plantillas y frases predefinidas: facilitan la creación rápida de respuestas estándar, asegurando coherencia y profesionalidad en la comunicación.
Archivos adjuntos: permiten incorporar documentos, imágenes u otros archivos relevantes para complementar el mensaje.
Destinatarios adicionales: posibilitan incluir otras direcciones de correo cuando la comunicación lo requiera, ampliando el alcance del mensaje.
Correo sin cabecera: opción destinada a colaboradores que prefieren omitir la información de la agencia en el correo enviado.
Programación de envío: función que permite planificar el envío del correo para un momento posterior, facilitando la gestión del tiempo y la estrategia de contacto.

Diferencias entre modo visualización y modo edición en la ficha

Es importante destacar que la pestaña Comunicaciones está disponible únicamente cuando la ficha de demanda se abre en modo visualización. Si se accede a la ficha en modo edición, esta pestaña no estará visible.

Esta limitación responde a una razón práctica: la gestión y consulta de correos no requiere modificar los datos de la demanda. Por ello, para revisar el historial o enviar un email, se recomienda utilizar siempre el modo consulta.

Recomendaciones para un seguimiento eficaz de las demandas

La centralización de las comunicaciones aporta un valor significativo solo si se utiliza de forma ordenada y estratégica. Antes de enviar cualquier mensaje, es aconsejable revisar el historial para evitar duplicidades y garantizar la pertinencia de la comunicación.

• Verifica si ya existe un correo reciente relacionado con el mismo inmueble o asunto para evitar redundancias.
• Asegúrate de que el destinatario asociado a la demanda es el correcto antes de enviar el mensaje.
• Utiliza plantillas para mensajes recurrentes, adaptando siempre el contenido al interés específico de la demanda.
• Adjunta documentos solo cuando sean estrictamente necesarios y confirma que se han cargado correctamente.
• Programa los envíos si es necesario respetar un momento óptimo para el contacto con el cliente.
• Revisa los leads asociados para identificar qué propiedades han generado interés y orientar mejor el seguimiento.

Errores comunes al gestionar las comunicaciones en una demanda

No encontrar la pestaña Comunicaciones al editar la ficha

Si la pestaña no aparece, lo más probable es que la ficha esté abierta en modo edición. Sal de este modo y abre la ficha en modo visualización para acceder a las comunicaciones.

Confundir una pestaña vacía con un fallo del sistema

Una sección sin registros indica simplemente que no existen correos o interacciones asociadas a esa demanda, lo cual es habitual en contactos recientes o sin actividad previa.

Enviar correos sin revisar destinatarios adicionales

Aunque el correo principal de la demanda se asigna automáticamente, es fundamental revisar cualquier destinatario adicional antes de enviar para evitar errores de envío.

Olvidar configurar la recepción de leads

Las consultas sobre inmuebles solo aparecerán en la ficha si la recepción de avisos está correctamente configurada en el correo de Inmovilla. Si esperas ver una consulta y no aparece, revisa esta configuración para asegurar su correcto funcionamiento.

Preguntas frecuentes sobre las comunicaciones en una ficha de demanda

¿Puedo consultar los emails de una demanda desde su ficha?

Sí. La pestaña Comunicaciones muestra todos los correos relacionados con la demanda, incluyendo mensajes enviados y comunicaciones automáticas recibidas, cuando estén disponibles.

¿Es posible enviar un correo sin abrir el gestor general de emails?

Sí. Desde la pestaña Comunicaciones de la ficha de demanda se puede redactar y enviar un email de forma directa, con el destinatario asociado ya incorporado automáticamente.

¿Puedo utilizar plantillas al redactar un correo desde una demanda?

Por supuesto. El editor de correo en esta sección incluye todas las funcionalidades principales del gestor general, como plantillas, frases predefinidas, adjuntos, destinatarios adicionales y programación de envíos.

¿Por qué no veo la pestaña Comunicaciones al modificar una demanda?

Porque esta pestaña solo está disponible en modo visualización. Para consultar o enviar correos, debes abrir la ficha fuera del modo edición.

Conclusión

La pestaña Comunicaciones en la ficha de demanda de Inmovilla es una herramienta estratégica que permite gestionar y consultar todas las interacciones por correo electrónico dentro del contexto específico de cada cliente interesado. Utilizar esta función en modo visualización facilita la localización rápida de mensajes, la detección de leads relacionados con propiedades y el envío ágil de correos con el destinatario correctamente asociado, optimizando el tiempo y mejorando la eficiencia en el seguimiento comercial.

Question 56

Publicación de una propiedad en web y portales inmobiliarios

Accepted Answer

Cómo configurar la publicación de una propiedad en la web y portales inmobiliarios

La pestaña de publicación dentro de la ficha de un inmueble es fundamental para determinar la presentación final del anuncio, los canales de distribución y la información visible en cada portal. Una configuración precisa garantiza que los textos sean completos y coherentes, se respeten los límites de caracteres establecidos y se controlen aspectos sensibles, como la visibilidad exacta de la dirección.

En esta guía detallada, aprenderá a revisar y optimizar cada elemento antes de publicar una propiedad tanto en la web de la agencia como en portales inmobiliarios destacados como Idealista. Además, explicamos cómo gestionar traducciones eficaces y evitar errores comunes que podrían impedir la correcta difusión del anuncio en los canales seleccionados.

Elementos clave en el apartado de publicación de una propiedad

Dentro de la ficha de cada inmueble, la sección de publicación agrupa todos los elementos que influyen directamente en la visibilidad y el contenido del anuncio público. Entre los componentes más habituales se encuentran:

Título del anuncio: texto descriptivo principal que identifica la propiedad y sirve como base para su presentación.
Descripción: contenido comercial y detallado que resalta las características y beneficios del inmueble.
Idiomas y traducciones: versiones del título y la descripción adaptadas a diferentes mercados y públicos.
Textos complementarios: plantillas adicionales, avisos legales o mensajes recurrentes que se incorporan automáticamente al texto principal.
Destino de publicación: selección del canal o canales donde se publicará (web, portales o ambos).
Portales específicos: elección de los portales activos a los que se enviará el inmueble.
Privacidad de la ubicación: reglas específicas para controlar la visibilidad de la calle y el número, protegiendo la privacidad cuando sea necesario.
Opciones destacadas para la web: elementos visuales y de posicionamiento aplicables exclusivamente a la plantilla web de la agencia.

Para acceder a esta configuración, navegue al listado de Propiedades, seleccione la ficha del inmueble deseado y diríjase a la pestaña Publicación.

Ficha de propiedad con campos de título, descripción y opciones de publicación

Cómo redactar un título efectivo para un anuncio inmobiliario

El título es la primera referencia para identificar la propiedad dentro de la ficha y puede ser especialmente útil en la web de la agencia. Sin embargo, es importante no depender exclusivamente de él para controlar el titular final que aparecerá en los portales externos.

Muchos portales inmobiliarios generan o modifican automáticamente el título, combinando datos como el tipo de inmueble, la ubicación o características destacadas. Por ello, un título personalizado puede no reflejarse de manera idéntica en todos los canales.

Buenas prácticas para la redacción del título

Describa el inmueble con precisión y claridad: destaque los aspectos más relevantes evitando ambigüedades o frases genéricas.
Evite incluir información no verificable: el texto debe estar alineado con los datos reales y confirmados de la ficha.
No repita excesivamente información: reserve los detalles específicos para la descripción completa.
Revise cómo se muestra el título en cada canal: tenga en cuenta que los portales pueden ajustar el texto según sus propias normas.

Algunas plataformas ofrecen herramientas basadas en inteligencia artificial para generar o mejorar títulos. Aunque esta opción puede ser un excelente punto de partida, siempre es imprescindible revisar y adaptar el resultado para asegurar que refleje fielmente las características del inmueble.

Descripción de la propiedad: gestión de caracteres, textos adicionales y límites

La descripción es uno de los elementos más críticos en la publicación de un inmueble. Debe proporcionar una explicación clara y completa de las características principales, permitiendo que los potenciales compradores o arrendatarios comprendan con detalle la oferta.

El sistema suele incluir un contador de caracteres para facilitar el cumplimiento de los requisitos específicos de cada portal, especialmente en aquellos que imponen límites máximos o mínimos de texto.

El límite de 4.000 caracteres en Idealista

Como referencia operativa, la descripción destinada a Idealista debe mantenerse dentro de un máximo de 4.000 caracteres. Este cálculo incluye no solo el texto visible redactado para el inmueble, sino también los textos complementarios que se añaden automáticamente.

Si se supera este límite y el portal está seleccionado para la publicación, el sistema alertará al usuario y no permitirá guardar la ficha hasta ajustar el contenido.

¿Qué son los textos complementarios?

Los textos complementarios son plantillas adicionales que se integran al contenido principal, tales como avisos legales, cláusulas habituales o coletillas propias de la agencia. Aunque no siempre se visualicen en el campo principal de la ficha, sus caracteres se suman al total del anuncio.

La plantilla predeterminada se configura desde los ajustes de Textos complementarios. En la ficha individual, es recomendable centrarse en el contenido específico del inmueble para evitar redundancias.

Lista de verificación antes de guardar la descripción

Asegúrese de que todos los datos esenciales del inmueble estén completos y actualizados.
Verifique el contador total de caracteres, incluyendo los textos complementarios.
Considere los avisos legales y coletillas predeterminadas que se añadirán automáticamente.
Evite incluir textos genéricos que no aporten valor o información relevante.
Revise cada versión en los idiomas seleccionados antes de activar la publicación internacional.

Gestión de traducciones para título y descripción en otros idiomas

Una propiedad puede publicarse en múltiples idiomas para alcanzar diferentes mercados. Existen dos métodos habituales para crear estas versiones: traducción automática mediante inteligencia artificial o incorporación manual del contenido.

Traducción automática con inteligencia artificial

La herramienta de IA puede generar traducciones rápidas y almacenarlas en la ficha. Normalmente, el idioma predeterminado está incluido sin coste, mientras que las traducciones adicionales pueden requerir créditos o contratos específicos.

Antes de confirmar una traducción automática, es fundamental revisar especialmente:

Los nombres propios de zonas, calles y urbanizaciones.
Las unidades de medida, precios y monedas.
Terminología inmobiliaria clave, como planta, terraza, trastero o garaje.
Condiciones comerciales y aspectos legales relevantes.

Incorporación manual de traducciones

También es posible añadir traducciones de forma manual, copiando y pegando contenido preparado externamente por traductores profesionales. Este método no consume créditos de la herramienta de IA y permite ajustar el tono comercial y la terminología local con mayor precisión.

La traducción manual es ideal cuando se requiere un control editorial exhaustivo o cuando se reutilizan versiones previamente revisadas.

Opciones de publicación: web, portales o ambos canales

Seleccionar un portal no garantiza por sí solo que el anuncio se envíe a dicho canal. Es imprescindible configurar correctamente el destino general de publicación para asegurar una distribución efectiva.

Las opciones disponibles habitualmente son:

Publicar únicamente en la web: el inmueble aparecerá exclusivamente en la página de la agencia.
Publicar solo en portales: el anuncio se enviará a los portales seleccionados, sin mostrarse en la web de la agencia.
Publicar en web y portales: el inmueble se distribuirá simultáneamente en ambos entornos.
No publicar: el anuncio permanecerá inactivo en todos los canales.

Por ejemplo, si se selecciona Idealista como portal pero el destino general está configurado solo para la web, el inmueble no se enviará a Idealista. Para publicar en ambos canales, es necesario seleccionar la opción web y portales y marcar el portal correspondiente.

Portales activos y su visibilidad en la ficha

En la ficha de una propiedad solo aparecerán los portales que estén activados previamente en la configuración general. Si únicamente está habilitado Idealista, será el único portal disponible para seleccionar.

La activación de cada portal puede requerir el cumplimiento de ciertos requisitos, como proporcionar un número de agencia o datos de identificación específicos. La gestión de portales se realiza desde el apartado de Portales, ubicado en la barra lateral izquierda de Inmovilla.

Gestión del límite de publicaciones en Idealista

Idealista puede establecer un límite contractual en el número de anuncios activos. Al superar este límite, las propiedades no marcadas para publicación activa se envían a la oficina online del portal, donde están disponibles para gestión pero no ocupan una plaza activa.

Esta funcionalidad permite mantener un control ordenado sin perder acceso administrativo a las propiedades.

Para gestionar esta situación, se recomienda:

Marcar Idealista solo cuando se desee ocupar una plaza activa con el anuncio.
Verificar el estado de la publicación si existen límites contractuales.
Consultar la oficina online para localizar inmuebles enviados pero no publicados activamente.

Control de la visibilidad de la dirección: cómo ocultar o mostrar la calle

La dirección exacta es un dato especialmente sensible en los anuncios inmobiliarios. Aunque la configuración general del portal establece un comportamiento predeterminado, la ficha individual de cada propiedad puede establecer excepciones que prevalecen sobre la regla global.

Las opciones disponibles suelen incluir:

No mostrar la calle.
Mostrar solo la calle.
Mostrar calle y número completo.

Por ejemplo, si la configuración general indica mostrar la calle, pero en una propiedad específica se selecciona no mostrar la calle, prevalecerá la elección hecha en esa ficha. Esta flexibilidad es esencial para proteger la privacidad en inmuebles exclusivos, habitados o cuya ubicación exacta no deba hacerse pública.

Destacados y estrellas: aplicación y alcance

Las opciones de destacado o asignación de estrellas en la ficha afectan exclusivamente a la web inmobiliaria propia de la agencia, vinculadas a la plantilla web que ofrece Inmovilla. No deben confundirse con promociones de pago o posicionamiento en portales externos.

Antes de activar un destacado, se recomienda:

Confirmar que la propiedad está publicada en la web.
Verificar que el diseño web de la agencia incorpora este tipo de marcas visuales.
Asegurar que el inmueble cuenta con información, fotografías y descripción completas y de calidad.

Mejorar la calidad del anuncio en Idealista

Idealista ofrece un indicador visual de calidad del anuncio basado en la información disponible en la ficha. Este indicador ayuda a identificar campos pendientes o incompletos que pueden afectar negativamente a la percepción y posicionamiento del anuncio.

Por ejemplo, la ausencia del certificado energético se reflejará como una carencia que puede reducir la valoración global. Completar todos los datos relevantes mejora notablemente el nivel del anuncio y minimiza la posibilidad de omisiones importantes.

Panel de publicación con indicador circular de calidad del anuncio

Aspectos clave para revisar antes de enviar un anuncio

Descripción completa y ajustada al límite de caracteres establecido.
Textos complementarios correctamente revisados y actualizados.
Idioma principal guardado y traducciones necesarias disponibles y revisadas.
Canal o canales de publicación correctamente seleccionados.
Portales activos y adecuados marcados para la publicación.
Configuración de privacidad de la dirección confirmada y adecuada.
Datos obligatorios completos, incluido el certificado energético cuando aplique.

Errores comunes al publicar propiedades en portales inmobiliarios

Seleccionar un portal pero configurar solo la publicación en la web

Este es uno de los errores más frecuentes. Aunque se marque un portal, si el destino general está limitado a la web, el anuncio no se enviará al portal seleccionado.

Superar el límite de caracteres debido a textos complementarios automáticos

Una descripción que parece correcta puede superar el límite permitido al añadirse textos complementarios. Se recomienda siempre revisar el contador final que incluye todos los textos concatenados.

Confiar en que el título se muestre idéntico en todos los portales

Los portales suelen aplicar sus propias reglas para construir el título final. Por ello, se debe asumir que la presentación puede variar y asegurarse de que el título base sea claro y representativo.

Modificar la configuración global para resolver un caso particular

Si solo una propiedad necesita ocultar la calle, se debe usar la excepción individual en la ficha. Cambiar la regla general puede afectar a múltiples anuncios y generar problemas inadvertidos.

Publicar sin comprobar la calidad y completitud de la ficha

Campos incompletos o datos faltantes reducen la calidad del anuncio y pueden afectar su visibilidad. Es fundamental revisar los avisos del sistema y completar toda la información requerida antes de publicar.

Proceso recomendado para publicar un inmueble de forma eficaz

Seguir una rutina estructurada minimiza errores de distribución y asegura que cada anuncio alcance el canal adecuado con información óptima.

1. Localice la propiedad mediante el listado de inmuebles o utilizando su referencia específica.
2. Acceda a la pestaña Publicación dentro de la ficha del inmueble.
3. Redacte y revise el título, teniendo en cuenta que puede ser modificado por los portales.
4. Complete la descripción y confirme que el total de caracteres cumple con los límites establecidos.
5. Revise los textos complementarios que se añadirán automáticamente al anuncio.
6. Cree las traducciones necesarias, ya sea con inteligencia artificial o manualmente.
7. Seleccione el destino de publicación: web, portales o ambos.
8. Marque los portales activos en los que desea que aparezca el inmueble.
9. Defina la privacidad de la dirección para esa propiedad en particular.
10. Verifique la calidad del anuncio y corrija cualquier campo pendiente.
11. Guarde los cambios antes de cerrar la ficha para asegurar que la configuración se aplique correctamente.

Conclusión

La publicación efectiva de una propiedad va mucho más allá de seleccionar un portal. Requiere una coordinación meticulosa entre la redacción de los textos, la gestión de idiomas, el cumplimiento de límites de caracteres, la incorporación de textos automáticos, la correcta definición del destino de publicación y la protección de la privacidad de la ubicación.

Una ficha completa y una configuración coherente entre la web de la agencia y los portales permiten minimizar incidencias, mejorar la calidad y atractivo del anuncio y gestionar cada inmueble con precisión y profesionalismo.

Question 57

Campañas contactos

Accepted Answer

Cómo crear y gestionar campañas de email automáticas para contactos

Las campañas de email automatizadas permiten programar una secuencia estructurada de comunicaciones dirigidas a un contacto específico. Estas campañas son fundamentales para optimizar el seguimiento comercial, informar sobre avances relevantes o acompañar procesos de gestión sin la necesidad de enviar cada mensaje manualmente, garantizando así una comunicación fluida y oportuna.

En esta herramienta, una campaña se compone de múltiples envíos organizados cronológicamente. Cada envío incluye un asunto definido, un contenido personalizado y un intervalo temporal establecido en relación con el correo anterior o con la fecha de activación de la campaña. Además, es posible incorporar pausas estratégicas para que el agente responsable pueda evaluar la situación antes de continuar con la secuencia.

Qué es una campaña de email y para qué sirve

Una campaña de email es una cadena de correos electrónicos automatizados que se activan directamente desde la ficha de un contacto. En vez de generar recordatorios individuales, se diseña una ruta predeterminada de mensajes que se enviarán siguiendo un calendario preestablecido, facilitando así una comunicación coherente y ordenada.

Por ejemplo, en una campaña de comercialización inmobiliaria, la secuencia podría incluir:

• Un primer email de presentación detallada de la propuesta.
• Un segundo mensaje informando sobre la fecha prevista de publicación del inmueble.
• Un aviso posterior para solicitar documentación adicional, confirmar avances o retomar la conversación con el cliente.

El propósito principal es mantener la continuidad en la comunicación comercial, asegurando que cada contacto reciba información relevante y contextualizada en cada etapa del proceso.

Asignación de campañas a contactos individuales

Las campañas se vinculan directamente desde la ficha individual de cada contacto. Aunque la plataforma permite configurar múltiples campañas, la asignación no se realiza de forma masiva desde este flujo, sino contacto por contacto.

Esto implica la necesidad de verificar que la campaña seleccionada sea la adecuada según el caso específico, la fase comercial en la que se encuentra el contacto y el mensaje que debe recibir para maximizar su efectividad.

Antes de crear una campaña: planifica la secuencia

Para facilitar la creación de correos en la plataforma, es recomendable definir previamente la función y el propósito de cada envío dentro de la campaña. Contar con una secuencia clara y bien estructurada evita la duplicidad de mensajes, establece plazos razonables y garantiza que los correos se envíen en momentos que aporten verdadero valor al contacto.

Utiliza esta guía básica para diseñar la secuencia:

• Objetivo: determina qué se busca lograr con la campaña, como presentar una propuesta, comunicar un hito o solicitar información.
• Destinatario: identifica el perfil o tipo de contacto al que se dirigirá la campaña.
• Orden: establece qué mensaje abrirá la comunicación y cuáles seguirán para mantener una narrativa coherente.
• Intervalo: define el número de días que deben transcurrir entre cada envío para no saturar al destinatario.
• Intervención humana: señala los puntos en la secuencia donde el agente debe realizar una revisión manual antes de continuar.

Recuerda que una campaña no necesita ser extensa; dos mensajes bien diseñados pueden ser suficientes para gestiones puntuales y efectivas.

Cómo crear una campaña desde la ficha de un contacto

El proceso se inicia en el área de Contactos. Localiza el contacto previamente creado y abre su ficha. En esta vista se muestra la información general del contacto junto con diversas pestañas de gestión, entre ellas la pestaña Campañas.

Si el área de campañas está vacía, significa que el contacto aún no tiene ninguna campaña asociada.

• Accede a la ficha del contacto desde el listado general.
• Dirígete a la pestaña Campañas.
• Selecciona la opción de crear una nueva campaña.
• Decide si deseas crear una campaña personalizada desde cero o aplicar una plantilla predefinida.
• Completa los campos de configuración inicial y guarda los cambios para continuar.

Formulario de nueva campaña con campos de configuración

La configuración inicial incluye el nombre de la campaña, la recurrencia, el agente responsable y la fecha de activación, parámetros clave para una gestión eficiente.

Campos esenciales al configurar una campaña personalizada

Al crear una campaña desde cero, es fundamental establecer los parámetros principales antes de añadir los envíos que compondrán la secuencia:

• Nombre de la campaña: elige una denominación clara y descriptiva que facilite su identificación, como “Comercialización Inmueble A” o “Seguimiento Propuesta Cliente X”.
• Repetición: define si la campaña será puntual o recurrente, con opciones que incluyen periodicidades anual, semestral, trimestral, bimensual o mensual, según la naturaleza del proceso.
• Agente responsable: asigna la persona encargada de supervisar y gestionar la campaña para asegurar un seguimiento personalizado.
• Fecha de activación: establece el momento exacto en que la campaña comenzará a enviar los correos programados.
• Anotaciones: incluye notas internas que aporten contexto adicional sobre el propósito y características específicas de la campaña.

Las campañas comerciales vinculadas a acciones concretas suelen configurarse como puntuales, mientras que las comunicaciones periódicas pueden beneficiarse de una configuración recurrente para mantener la regularidad.

Cómo añadir envíos automáticos a la campaña

Crear la campaña es solo el primer paso; para que los correos se envíen automáticamente, es necesario añadir los envíos que compondrán la secuencia. Cada envío corresponde a un mensaje individual y ocupa una posición específica dentro de la campaña.

• Haz clic en Nuevo envío dentro de la campaña creada.
• Asigna un nombre interno que permita identificar fácilmente el propósito de este envío.
• Define el número de días que deben transcurrir desde el envío anterior o desde la activación en el caso del primer correo.
• Decide si la campaña debe pausarse tras enviar este mensaje para permitir una revisión manual.
• Añade el asunto y redacta el contenido del correo, o selecciona una plantilla previamente creada.
• Guarda el envío y repite el proceso para configurar todos los mensajes necesarios.

Cómo calcular los días de margen entre envíos

El margen temporal determina el intervalo de espera entre cada envío. Para el primer correo, el plazo se cuenta desde la fecha de activación de la campaña. En los envíos posteriores, el cálculo se realiza en relación con el email inmediatamente anterior.

Por ejemplo, una secuencia podría establecer:

• Envío 1: presentación de la propuesta, 1 día después de la activación.
• Envío 2: comunicación con la fecha prevista de publicación, 3 días tras el primer envío.

Con esta configuración, si la campaña se activa mañana, el primer correo se enviará al día siguiente y el segundo tres días después del primero, asegurando una cadencia adecuada.

Cuándo es recomendable pausar una campaña

La función de pausa permite introducir una revisión manual entre dos mensajes automatizados. Al activar esta opción después de un envío, el agente responsable recibe una notificación para evaluar el progreso de la gestión antes de continuar con la secuencia.

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando el siguiente paso depende de una respuesta del contacto, una aprobación interna o una acción externa a la plataforma.

Se recomienda activar la pausa en situaciones donde:

• Se espera una respuesta o confirmación del contacto.
• El agente debe realizar una llamada, reunión o tarea específica antes de proceder.
• El contenido del siguiente email debe adaptarse en función del resultado de una gestión previa.

Uso de plantillas y personalización de emails

Si dispones de mensajes predefinidos en formato plantilla, puedes asociarlos directamente a los envíos para agilizar la creación y mantener una comunicación uniforme y profesional. Las plantillas permiten además incorporar parámetros dinámicos que se sustituyen automáticamente por datos específicos de cada contacto, como el nombre o la empresa.

Por ejemplo, un saludo personalizado puede incluir un parámetro que inserte el nombre del cliente, evitando saludos genéricos y mejorando la experiencia del destinatario.

Editor de email con selector de plantilla y campo de asunto

Cada envío permite seleccionar una plantilla o redactar un correo personalizado con asunto y contenido adaptado.

Antes de guardar un email, revisa cuidadosamente los siguientes aspectos:

• Que el asunto refleje claramente el propósito del mensaje.
• Que el tono sea apropiado para la etapa en la que se encuentra la relación comercial.
• Que los parámetros dinámicos correspondan con la información disponible y actualizada en la ficha del contacto.
• Que el texto no asuma avances o decisiones que aún no se han confirmado.
• Que la llamada a la acción sea clara y específica sobre el siguiente paso que debe realizar el contacto, si aplica.

Cómo convertir una campaña en plantilla reutilizable

Cuando una secuencia de emails está diseñada para ser utilizada con frecuencia en múltiples contactos, es recomendable convertirla en una plantilla de campaña. Esto permite aplicar la estructura completa sin necesidad de recrear cada envío desde cero, ahorrando tiempo y asegurando la coherencia en las comunicaciones.

Esta funcionalidad es especialmente útil para procesos repetitivos, como comunicaciones de comercialización, seguimientos regulares o avisos periódicos.

Antes de convertir una campaña en plantilla, asegúrate de que sea lo suficientemente general y adaptable:

• Elimina referencias específicas a casos o contactos concretos.
• Sustituye nombres, fechas y datos particulares por parámetros dinámicos siempre que sea posible.
• Verifica que los intervalos entre envíos sean adecuados para la mayoría de los escenarios.
• Confirma que el agente responsable pueda asignarse o modificarse al aplicar la plantilla en nuevas campañas.

Activación y seguimiento del estado de una campaña

Tras crear una campaña, esta puede quedar en estado pendiente de activación. La vista general de campañas permite consultar su estado actual, fecha de activación programada, nombre, número de envíos configurados, indicación de si es plantilla y el último envío realizado.

Para iniciar la campaña, es necesario cambiar su estado de pendiente de activar a activada y confirmar la acción. Una vez activada, la ficha del contacto mostrará la campaña asociada como activa y comenzará el envío automático según la secuencia establecida.

Panel lateral con listado de campañas y columnas de estado y envíos

El listado general ofrece una visión completa del estado y configuración de cada campaña, facilitando el control y la gestión eficiente.

Es fundamental verificar el estado antes de esperar el envío de correos, ya que una campaña creada pero no activada no iniciará su calendario de envíos.

Cómo filtrar contactos según el estado de su campaña

El listado de contactos incluye filtros específicos para campaña, permitiendo localizar rápidamente aquellos contactos que tienen campañas activadas, pendientes u otros estados definidos.

• Accede al listado general de contactos.
• Abre el panel de filtros disponibles.
• Activa la opción Mostrar filtros de campaña.
• Despliega el filtro de estado de campaña.
• Selecciona el estado que deseas consultar, por ejemplo, campañas activadas.

Este filtrado facilita la supervisión de la cartera de contactos sin necesidad de abrir ficha por ficha, permitiendo una gestión más ágil y efectiva de las comunicaciones activas y las que requieren atención inmediata.

Errores frecuentes al configurar campañas y cómo evitarlos

Crear la campaña sin añadir envíos

Configurar el nombre, la recurrencia y la fecha de activación no genera automáticamente los correos. Es imprescindible añadir y guardar cada envío para que la secuencia funcione correctamente.

Confundir una campaña pendiente con una activa

Una campaña en estado pendiente aún no está en ejecución. Es importante confirmar que el estado final sea activada para que la secuencia se inicie.

Ignorar el cálculo correcto de los días entre envíos

Los días de margen deben calcularse en relación con el correo precedente. Antes de activar la campaña, revisa toda la secuencia para asegurar que las fechas de envío sean coherentes y adecuadas para cada contacto.

No utilizar pausas cuando la gestión requiere revisión manual

Si el siguiente mensaje depende de una respuesta o acción comercial externa, automatizar el envío sin pausa puede generar comunicaciones fuera de contexto. En estos casos, es preferible incluir pausas para permitir una revisión y toma de decisiones adecuadas.

Guardar una plantilla demasiado específica

Una campaña destinada a ser reutilizada debe ser adaptable a diferentes contactos. Evita incluir fechas, nombres o circunstancias particulares que limiten su aplicación. Convierte primero la campaña en una estructura general antes de ofrecerla como plantilla.

Checklist esencial antes de activar una campaña de email

• Verifica que el contacto correcto tenga asignada la campaña adecuada.
• Asegúrate de que el nombre de la campaña refleje claramente su objetivo.
• Confirma que la fecha de activación sea la correcta y oportuna.
• Comprueba que todos los envíos necesarios estén creados, configurados y guardados.
• Revisa que los días de margen establezcan el calendario de envíos esperado.
• Valida que los asuntos y contenidos estén correctamente redactados y adaptados.
• Confirma que las plantillas y parámetros dinámicos muestren la información adecuada.
• Asegura que las pausas estén configuradas en los puntos que requieren seguimiento humano.
• Cambia el estado de la campaña a activada para iniciar la secuencia.

Conclusión

Las campañas de email automatizadas son una herramienta esencial para estructurar y optimizar el seguimiento de cada contacto mediante secuencias de comunicaciones programadas y coherentes. Para aprovecharlas al máximo, es fundamental definir un objetivo claro, diseñar cada envío con sus respectivos plazos, incorporar pausas para decisiones comerciales clave y confirmar la activación de la campaña.

Además, la utilización de plantillas permite estandarizar procesos repetibles, mientras que el filtrado por estado de campaña facilita el control y la supervisión continua de las comunicaciones activas, garantizando una gestión comercial más eficiente y profesional.

Question 58

Estadísticas en círculos

Accepted Answer

Estadísticas de Círculos MLS en Inmovilla: guía para analizar la colaboración entre agencias

Las estadísticas de un Círculo MLS permiten comprobar cómo está funcionando la colaboración entre las agencias que lo integran. Desde este panel es posible analizar transacciones, visitas, inmuebles compartidos, movimientos de demandas y otros indicadores que ayudan a conocer el nivel de actividad de cada oficina, colaborador y zona.

Esta información resulta especialmente útil para responsables de Círculos MLS que necesitan revisar la participación de las agencias, detectar oportunidades de mejora y hacer seguimiento de la compartición de producto inmobiliario.

Qué se puede medir con las estadísticas de una MLS

El área de estadísticas centraliza los principales movimientos realizados dentro de un Círculo MLS. No se limita a contar operaciones cerradas, sino que permite observar la actividad comercial y de compartición generada entre las agencias participantes.

Los datos se organizan en cuatro bloques principales:

Transacciones: operaciones realizadas por colaborador o por oficina.
Visitas: visitas recibidas y visitas realizadas por cada oficina.
Comparticiones: inmuebles, altas, bajas y demandas compartidas dentro del círculo.
Otras: propiedades vendidas, asociados y agencias que no disponen de exclusivas.

Al revisar estos indicadores de forma conjunta se obtiene una visión más completa que con una sola métrica. Por ejemplo, una oficina puede tener muchas visitas realizadas aunque no haya formalizado operaciones en el periodo seleccionado. Esto puede indicar actividad comercial en curso, no necesariamente falta de colaboración.

Cómo acceder a las estadísticas del Círculo MLS

El acceso se realiza desde la gestión avanzada de los círculos en Inmovilla. Si una agencia pertenece a más de una MLS, es importante elegir primero la MLS concreta cuyos datos se desean consultar.

Accede al apartado Círculos desde la barra lateral de Inmovilla.
Entra en Panel avanzado.
Selecciona la MLS que quieres gestionar desde el selector situado en la parte superior derecha.
Selecciona el apartado Estadísticas.
Define el intervalo de fechas en el calendario antes de interpretar los resultados.

La selección del periodo es un paso esencial. Los datos dependen completamente de las fechas elegidas, por lo que conviene comparar intervalos equivalentes cuando se analicen tendencias, como un mes frente al mes anterior.

Cómo elegir un periodo de análisis útil

El calendario permite delimitar desde qué fecha hasta qué fecha se mostrarán los resultados. Elegir bien el rango evita conclusiones equivocadas, especialmente en meses con menos actividad comercial o en zonas con una estacionalidad marcada.

Una pauta práctica para usar el filtro de fechas es la siguiente:

Seguimiento mensual: útil para revisar actividad reciente, visitas y cambios de producto.
Comparativa trimestral: ayuda a identificar agencias con participación constante o irregular.
Revisión anual: permite valorar la evolución global del círculo y sus áreas geográficas.
Análisis por campaña: resulta útil si se quiere estudiar una acción comercial o un periodo concreto.

Un volumen bajo de transacciones en un intervalo concreto no debe analizarse de forma aislada. Conviene contrastarlo con visitas, comparticiones y altas o bajas de producto para entender el contexto real de la actividad.

Analizar transacciones por colaborador y por oficina

El bloque de Transacciones ofrece dos formas de consultar la actividad: por colaborador y por oficina. Aunque ambas muestran operaciones relacionadas con el círculo, responden a necesidades diferentes.

Transacciones realizadas por colaborador

Esta vista identifica a las personas concretas que han intervenido en colaboraciones. Es útil para reconocer quién está generando actividad dentro de una agencia y para profundizar en el rendimiento individual.

La tabla puede incluir información como:

Nombre de la agencia.
Tipo de operación: alquiler, venta o venta y alquiler.
Datos relativos a exclusivas compartidas globalmente.
Total y desglose porcentual de la actividad dentro de la MLS.

Al seleccionar una agencia se puede consultar un nivel de detalle adicional, incluyendo su distribución por municipios o colaboradores. También es posible abrir el detalle de una agencia para revisar las zonas en las que está operando.

Transacciones realizadas por oficina

La vista por oficina presenta el resultado agregado de toda la agencia. En otras palabras, suma la actividad del conjunto de personas que trabajan desde esa oficina.

La diferencia es sencilla:

Por colaborador: muestra quién ha participado de forma individual.
Por oficina: muestra el rendimiento global de la agencia.

Ambas perspectivas son complementarias. La consulta por oficina ayuda a comparar el nivel de colaboración entre agencias, mientras que el detalle por colaborador sirve para localizar la procedencia concreta de esa actividad.

Tabla de estadísticas con agencias y columnas de operaciones

La vista de datos permite comparar la actividad de las agencias y profundizar en cada registro.

Estadísticas de visitas: recibidas y realizadas

Las visitas son uno de los indicadores más valiosos para medir la colaboración comercial antes del cierre de una operación. El apartado distingue entre las visitas que una oficina recibe y las que realiza.

Visitas recibidas por oficina

Este informe refleja las visitas que han llegado a una oficina en relación con los inmuebles y la colaboración en la MLS. Al abrir el detalle de cada registro se puede revisar la zona o provincia relacionada con esa actividad.

Visitas realizadas por oficina

Esta opción muestra la actividad desde el punto de vista contrario: las visitas efectuadas por la oficina. Comparar ambas vistas permite detectar patrones relevantes.

Una oficina con muchas visitas realizadas puede estar trabajando activamente oportunidades compartidas.
Una oficina con muchas visitas recibidas puede tener producto que despierta interés dentro del círculo.
Un desequilibrio sostenido entre ambas cifras merece revisión, siempre considerando el tipo de cartera y el periodo analizado.

Los resultados pueden consultarse como datos tabulares o mediante gráficos. Los gráficos facilitan una lectura rápida de la distribución de la actividad cuando intervienen muchas agencias, provincias o municipios.

Comparticiones: inmuebles, altas, bajas y demandas

El apartado de Comparticiones muestra cómo se mueve el producto inmobiliario dentro de la MLS. Es una sección clave para conocer si las agencias mantienen activa la cartera compartida y si el círculo está generando oportunidades reales de colaboración.

Propiedades compartidas actualmente

Este informe permite consultar las propiedades que están compartidas en el momento de la consulta. El desglose puede incluir datos por provincia y por modalidad de operación.

Entre las columnas disponibles pueden figurar:

Alquiler.
Venta.
Venta o alquiler.
Opción a compra.
Exclusivas.
Propiedades compartidas globalmente.
Propiedades geolocalizadas.
Total.

Entrar en una provincia permite profundizar hasta el nivel de ciudades o municipios. Este desglose ayuda a identificar dónde se concentra el producto compartido y qué áreas tienen un mayor dinamismo dentro de la red.

Altas y bajas compartidas

Las altas compartidas reflejan la incorporación de inmuebles al entorno colaborativo. Las bajas muestran la retirada de propiedades compartidas. Analizarlas juntas permite entender el ritmo de renovación de la cartera.

Un número elevado de altas no garantiza por sí solo una MLS más activa. Es recomendable relacionarlo con visitas, transacciones y bajas para determinar si el producto nuevo está generando movimiento comercial o si únicamente está aumentando el inventario disponible.

Perfiles de demandas compartidos

Las demandas compartidas muestran los perfiles de clientes que las agencias han habilitado para que puedan trabajar con propiedades del círculo. Esta función permite que una demanda se comparta con el conjunto de inmuebles disponibles en la MLS.

Además de las demandas activas, el panel registra movimientos relacionados con ellas, como altas, bajas y cambios de precio. Estos cambios producen notificaciones para las agencias del círculo, por lo que también reflejan el nivel de actualización del producto y de las oportunidades compartidas.

Gráfico de barras multicolor con actividad distribuida por categorías

Los gráficos ayudan a localizar de un vistazo los picos de compartición por zona o categoría.

Otras métricas disponibles en las estadísticas MLS

El bloque Otras reúne indicadores adicionales para completar el diagnóstico de la MLS:

Propiedades vendidas: muestra los inmuebles vendidos dentro del periodo seleccionado.
Asociados: permite revisar la distribución geográfica de los asociados.
Agencias sin exclusivas: identifica las agencias que no tienen exclusivas.

La información sobre agencias sin exclusivas es especialmente útil para responsables de círculo. Puede servir para detectar participantes que necesitan apoyo en la captación de producto exclusivo o recordar los criterios de funcionamiento interno de la MLS.

Exportar datos y gráficos para informes

Los datos no tienen por qué quedarse dentro del panel. Las gráficas pueden exportarse como imagen, imprimirse o descargarse junto con los datos en formato Excel.

La exportación facilita la elaboración de informes internos, reuniones de seguimiento y comparativas entre periodos. Para que esos informes sean consistentes, es conveniente mantener el mismo criterio de fechas y separar claramente los indicadores por oficina, colaborador y zona.

Una forma ordenada de preparar un informe de colaboración es:

Seleccionar un periodo cerrado y comparable.
Exportar transacciones por oficina para obtener una visión general.
Revisar transacciones por colaborador cuando sea necesario conocer el detalle.
Añadir visitas recibidas y realizadas para contextualizar las operaciones.
Incorporar altas, bajas y propiedades compartidas para medir la salud de la cartera.
Anotar las agencias sin exclusivas para definir acciones de seguimiento.

Errores habituales al interpretar las estadísticas de un Círculo MLS

Las estadísticas son más útiles cuando se interpretan como un conjunto. Estas son algunas precauciones importantes:

No analizar un periodo demasiado corto: un mes concreto puede tener menos actividad por circunstancias estacionales o comerciales.
No confundir oficina y colaborador: el resultado de una oficina es un total agregado, mientras que el colaborador representa una participación individual.
No valorar solo las ventas: visitas, demandas y comparticiones suelen anticipar oportunidades futuras.
No ignorar el desglose territorial: una agencia puede ser muy activa en determinados municipios aunque su resultado global parezca moderado.
No interpretar una baja como un dato negativo por defecto: puede responder a una venta, a un cambio de estrategia o a la actualización de la cartera.
No mezclar MLS en el análisis: si se pertenece a varios círculos, hay que comprobar que está seleccionada la MLS correcta antes de exportar o comparar cifras.

Conclusión: usar las estadísticas para impulsar la colaboración inmobiliaria

Las estadísticas de Círculos MLS en Inmovilla permiten medir la colaboración desde distintos ángulos: operaciones, visitas, producto compartido, demandas y composición de las agencias participantes. Su mayor valor está en cruzar esos datos para entender qué oficinas y zonas generan actividad, dónde hay oportunidades y qué aspectos requieren seguimiento.

Una revisión periódica por parte de los responsables del círculo ayuda a mantener una MLS más activa, con información actualizada y una colaboración más visible entre las agencias que la forman.

Question 59

Abono en panel contable de Inmovilla

Accepted Answer

Cómo crear un abono en Inmovilla mediante una factura rectificativa

En Inmovilla, la generación de un abono se realiza exclusivamente a través de una factura rectificativa. No es posible crear un abono directamente desde el listado de abonos; el procedimiento debe iniciarse desde la factura original que requiere corrección, y debe completarse antes de proceder con la activación definitiva del documento.

Esta guía detallada le proporcionará las instrucciones precisas para consultar abonos, localizar facturas específicas, emitir una factura rectificativa con formato de abono y verificar cuidadosamente todos los datos relevantes antes de activar el documento en el panel contable de Inmovilla.

Definición y función de un abono en Inmovilla

Un abono es un documento que permite corregir o ajustar los importes reflejados en una factura ya emitida y activada. Se utiliza cuando es necesario modificar conceptos facturados, cantidades, precios o el importe total de una factura que ya ha sido validada.

En Inmovilla, el abono está vinculado a una factura rectificativa y se visualiza posteriormente en el apartado de Abonos dentro del panel contable. Por lo tanto, el listado de abonos está diseñado para consultar, filtrar y gestionar los registros existentes, pero no para la creación directa de nuevos abonos.

Revisión previa: estado de la factura original

El método para realizar la corrección dependerá del estado en que se encuentre la factura original:

Factura en borrador: aún editable. En este caso, no es necesario emitir un abono; se pueden modificar directamente sus líneas, fechas o importes.
Factura activada: ya no puede editarse como un borrador. Para corregir esta factura, es imprescindible iniciar una factura rectificativa y seleccionar la opción de abono cuando corresponda.

La activación es un paso crítico, ya que tanto las facturas como los abonos activados quedan registrados ante Hacienda. Por ello, es fundamental revisar minuciosamente todos los campos antes de confirmar la activación.

Acceso y consulta del listado de abonos

Para acceder al historial completo de abonos en Inmovilla, siga la siguiente ruta:

En la barra lateral izquierda, seleccione Utilidades.
Acceda a la sección Contable.
Seleccione la opción Abonos dentro de las herramientas disponibles en el panel contable.

Al ingresar, se mostrará un listado detallado de todos los abonos generados. Desde esta pantalla podrá consultar cada registro y acceder a su ficha para revisar información fiscal, datos del cliente, importe total y estado del documento.

Listado de documentos contables con filtros y estados en Imovilla

El listado de abonos facilita la localización y revisión de documentos ya emitidos, optimizando la gestión contable.

Cómo localizar un abono existente de forma eficiente

Cuando se gestionan múltiples documentos, los filtros incorporados en el listado permiten encontrar el abono adecuado sin necesidad de revisar cada ficha individualmente.

Los criterios de búsqueda disponibles incluyen:

Empresa de facturación asociada al abono.
Fecha de alta, fecha de cobro o fecha de emisión, con posibilidad de definir rangos temporales.
Número de serie y número de factura.
Cliente o CIF.
Estado fiscal del documento.

Además, el menú de acciones permite conservar la selección de filtros aplicada, restablecerlos o exportar los resultados para su análisis o reporte externo.

Datos detallados en la ficha de un abono

Al acceder a la ficha de un abono, encontrará información organizada que facilita la identificación precisa del documento y su destinatario, con una estructura similar a la de una factura.

Información del cliente

Nombre completo.
CIF o NIF.
Nacionalidad.
Ciudad, domicilio y código postal.
Provincia y país.

Datos contables y fiscales del abono

Empresa o campo de facturación.
Serie asignada al documento.
Número de abono, generado automáticamente.
Fecha de emisión.
Fecha de cobro.
Retención de IRPF y total aplicado.
Importe total del documento.
Estado actual del abono.

Procedimiento detallado para crear un abono en Inmovilla

El proceso correcto para generar un abono implica abrir una factura activada, rectificarla y completar la nueva ficha con importes negativos en las líneas que se desean ajustar.

1. Acceda a la sección de Facturas y localice la factura original

Diríjase al apartado de Facturas y busque la factura activada que requiere corrección. Verifique que se trata del documento correcto, ya que el abono quedará vinculado a esta factura.

2. Inicie la rectificación desde el menú Acciones

Dentro de la ficha de la factura, abra el menú Acciones ubicado en la esquina superior derecha y seleccione la opción Rectificar factura.

Al hacerlo, Inmovilla mostrará una advertencia sobre las implicaciones de esta operación: la factura original quedará marcada como no válida y se generará una nueva factura vinculada a dicha original.

Ventana de confirmación para rectificar una factura en Imovilla

La confirmación destaca que la factura original será anulada y se creará un documento rectificativo vinculado.

3. Seleccione la opción de abono y confirme la creación

Durante el proceso de rectificación, indique que el tipo de corrección corresponde a un abono y confirme la creación de la factura rectificativa. Se abrirá automáticamente la ficha del nuevo documento para completar los datos necesarios.

Este paso es fundamental: aunque el abono se visualice posteriormente en el listado de abonos, su creación siempre se realiza desde la factura original mediante la acción de rectificación.

4. Verifique y complete empresa, serie y fechas

Rellene o revise los datos principales del nuevo documento:

Seleccione la empresa de facturación correspondiente.
Elija la serie adecuada para el abono.
Indique la fecha de emisión.
Establezca la fecha de cobro.
Compruebe el porcentaje y total de IRPF, si aplica.

Es importante que la serie utilizada esté previamente configurada en la administración de la empresa. Por ello, antes de emitir el abono, asegúrese de que la empresa y sus series de facturación están correctamente configuradas.

5. Edite las líneas del abono con importes negativos

Tras guardar los datos generales, acceda al detalle de líneas para añadir o modificar la línea que se abonará. Introduzca la cantidad, precio, descuento (si procede) y los impuestos aplicables.

Las líneas del abono deben reflejar importes negativos para representar la corrección. Por ejemplo, para anular 100 euros de una factura, la línea debe introducirse con un total de -100, no con un importe positivo.

Incluya una descripción clara que justifique el motivo del abono, como una corrección de importe o un error detectado en la factura original.

6. Guarde y active el abono tras una revisión exhaustiva

Una vez confirmados todos los datos del cliente, empresa, serie, fechas, retenciones e importes, guarde el abono. Revise cuidadosamente el total y los detalles antes de proceder a la activación.

La activación concluye el proceso, haciendo que el documento quede disponible para su consulta en el listado de abonos dentro del panel contable.

Ejemplo práctico: creación de un abono parcial

Supongamos que una factura activa incluye un servicio facturado por 500 euros, pero es necesario devolver o corregir 100 euros. El procedimiento a seguir sería:

Localizar y abrir la factura activada por 500 euros.
Seleccionar Acciones y luego Rectificar factura.
Crear el documento como abono.
Completar datos de empresa, serie, fechas e IRPF según corresponda.
Añadir una línea con la corrección reflejada como un importe total de -100 euros.
Guardar, verificar que el resultado sea negativo y activar el documento tras confirmar que toda la información es correcta.

Es importante destacar que el abono no modifica directamente la factura original. En su lugar, mantiene la trazabilidad y el historial contable mediante la generación de un documento rectificativo vinculado a la factura corregida.

Resumen del flujo de trabajo para abonos en Inmovilla

Para gestionar abonos de forma eficiente y conforme a la normativa, siga esta secuencia:

Edite directamente una factura únicamente si está en estado de borrador.
Si la factura está activada, genere una rectificación desde su menú de acciones.
Seleccione el tipo de rectificación correspondiente a un abono.
Configure correctamente la empresa, la serie, las fechas y los impuestos.
Introduzca las líneas con importes negativos que reflejen la corrección.
Revise exhaustivamente toda la información antes de activar el documento.
Finalmente, consulte y filtre los abonos desde Utilidades > Contable > Abonos.

Question 60

Listas en Inmovilla

Accepted Answer

Guía completa para configurar las listas del CRM de Inmovilla

El módulo de Listas constituye una de las herramientas de configuración más potentes y versátiles del CRM de Inmovilla, diseñada para adaptar la plataforma a la operativa diaria y específica de cada agencia inmobiliaria. Desde este apartado, es posible definir qué opciones estarán disponibles, cuáles conviene ocultar para optimizar el flujo de trabajo y cómo queremos que se identifiquen visualmente mediante iconos y colores personalizados.

Esta configuración impacta en múltiples áreas del CRM, incluyendo seguimientos, calidades, propiedades y la agenda, por lo que dedicar tiempo a organizar correctamente este apartado antes de realizar un uso intensivo de listas y registros resulta fundamental para garantizar una gestión eficiente y coherente.

Acceso al apartado Listas

Para acceder a esta sección dentro de la plataforma Inmovilla, siga estos pasos:

• Navegue hasta Ajustes, ubicado en la parte inferior de la barra lateral izquierda.
• Seleccione el apartado Listas.

Al ingresar, se mostrará una tabla dinámica que contiene todas las listas disponibles junto con sus respectivas opciones de configuración, facilitando la revisión y personalización de cada elemento.

Pantalla de listas de Inmovilla con tabla de tipos de seguimiento

La tabla central permite una gestión detallada y ágil de las opciones configurables en cada lista del CRM.

Descripción detallada de la tabla de listas

La tabla presenta varias columnas clave que facilitan la identificación y control de cada elemento dentro de las listas configurables:

Nombre: muestra el nombre visible de la opción dentro del CRM, facilitando su reconocimiento.
Interno: indica aquellos valores que son propios y gestionados internamente por el sistema.
Oculto: señala si una opción ha sido desactivada para que no aparezca durante el uso cotidiano, optimizando la interfaz.
Icono: permite asignar un símbolo visual que facilite la rápida identificación del elemento.

En la parte superior de la tabla se encuentran los campos de filtro, que por defecto suelen mostrar la lista de tipos de seguimiento, dado que es una de las configuraciones más utilizadas y con mayor diversidad de opciones dentro del CRM.

Configuración de los tipos de seguimiento

Los tipos de seguimiento son categorías fundamentales para registrar y documentar la actividad comercial diaria, incluyendo llamadas, citas, visitas, contratos, operaciones y otras interacciones con clientes o propietarios.

La configuración es intuitiva: si un tipo de seguimiento no es relevante para la operativa de la agencia, puede ocultarse para evitar saturar los menús desplegables y prevenir confusiones al registrar nuevas acciones.

Por ejemplo, seguimientos como operación de arras, operación compartida, personalizado o contrato anulado pueden permanecer ocultos si no se utilizan habitualmente.

Efectos de ocultar un tipo de seguimiento

Ocultar una opción no solo modifica su visualización en la tabla, sino que también impide que dicha opción aparezca en los selectores cuando se registra una nueva actividad, garantizando un entorno de trabajo más limpio y enfocado.

Por ello, es importante evaluar cuidadosamente cada ocultación. Recomendamos mantener visibles los seguimientos básicos y más frecuentes para asegurar una documentación completa y homogénea, tales como:

Apunte
Visita
Cita

Estos tipos son esenciales para que el equipo comercial registre su actividad diaria de manera clara y consistente.

Procedimiento para editar una opción dentro de una lista

Para realizar modificaciones en cualquier elemento, seleccione la opción deseada en la lista y haga clic en el botón Editar, ubicado en la parte superior de la pantalla.

Desde el modo edición, podrá gestionar diversas características que varían según el tipo de lista:

• Ocultar o volver a mostrar el elemento en el CRM.
• Configurar la exclusión del elemento en las exportaciones hacia Google.
• Definir un seguimiento como visita, facilitando su clasificación.
• Asignar un icono representativo para una identificación visual rápida.
• Seleccionar un color identificativo que facilite la diferenciación en la agenda y otros módulos.

Estas opciones permiten ir más allá de simplemente mostrar u ocultar valores, aportando claridad y eficiencia a la interpretación de la información en el día a día del equipo.

Importancia de los iconos y colores para la identificación rápida de seguimientos

El uso de iconos y colores cobra especial relevancia en los seguimientos que se gestionan como visitas, ya que facilita la distinción visual inmediata de cada tipo de actividad dentro de la agenda.

Esta funcionalidad es especialmente útil al analizar la productividad y programación de varios comerciales simultáneamente. En lugar de revisar cada registro individualmente, se puede identificar al instante si se trata de una visita, cita u otro tipo de seguimiento gracias a la codificación visual establecida.

La clave para maximizar esta ventaja es mantener una lógica uniforme en la asignación de iconos y colores: por ejemplo, asignar un color e icono específicos para visitas y otro conjunto distinto para citas, contribuye a una agenda más clara y ordenada sin necesidad de añadir texto adicional en cada registro.

Exploración de otros tipos de listas disponibles

El menú desplegable ubicado en la parte superior permite cambiar entre las diferentes categorías de listas disponibles para configuración. Los tipos de seguimiento representan solo una parte del conjunto.

Entre las listas configurables, se incluyen opciones relacionadas con:

• Estados de propiedades.
• Idiomas.
• Medios de contacto.
• Portales inmobiliarios.
• Operaciones.

Desplegable abierto con diferentes categorías de listas en Inmovilla

Desde este desplegable se accede fácilmente a las distintas categorías de listas que la agencia puede revisar y personalizar en su configuración.

Personalización de medios de contacto y portales inmobiliarios

Los medios de contacto son fundamentales para registrar el origen de cada oportunidad comercial y el canal a través del cual se inicia la relación con el cliente. Además de las opciones estándar, la plataforma permite añadir medios personalizados que se ajusten a los canales específicos que utilice la agencia.

Por ejemplo, si la agencia emplea una herramienta, plataforma o canal propio que no figura entre las opciones predeterminadas, es posible crear un nuevo medio de contacto para identificarlo correctamente y mantener la trazabilidad.

En cuanto a los portales inmobiliarios, la lista puede incluir opciones como:

• Idealista.
• Fotocasa.
• Cartel.
• Otros portales o canales personalizados que utilice la agencia.

Registrar esta información de forma ordenada y estandarizada facilita que todo el equipo mantenga criterios homogéneos al introducir datos en el CRM, mejorando la calidad de la base de datos y la efectividad del seguimiento.

Listas vinculadas a operaciones y gestión de valores internos

También existen listas relacionadas con las operaciones comerciales. En algunos casos, ciertas opciones no estarán disponibles para su modificación, ya que forman parte de la estructura interna y esencial del sistema.

Cuando una acción no pueda realizarse sobre un elemento específico, Inmovilla mostrará un aviso explicativo para informar al usuario. Aun así, el apartado de Listas permite consultar todos los valores existentes y verificar qué configuraciones están habilitadas para cada uno, ofreciendo transparencia y control.

Una configuración diseñada para optimizar el trabajo diario de la agencia

El apartado de Listas está concebido para que Inmovilla refleje fielmente la operativa real de la agencia, evitando que el equipo tenga que lidiar con opciones innecesarias o irrelevantes que puedan entorpecer su trabajo.

Una configuración eficiente consiste en mantener visibles únicamente los valores que se emplean habitualmente, ocultar aquellos que no aportan valor y aprovechar al máximo los iconos y colores para facilitar la identificación rápida de cada tipo de actividad.

Estas decisiones, aunque aparentemente pequeñas, contribuyen de manera significativa a que los seguimientos sean más claros, la agenda más visual y la información registrada por el equipo más homogénea y fácil de interpretar, favoreciendo una gestión más productiva y organizada.

Question 61

Configuración cruces Demanda

Accepted Answer

Cómo configurar los cruces de demanda en Inmovilla

La configuración de los cruces de demanda en Inmovilla es fundamental para definir con precisión qué inmuebles pueden asociarse a cada cliente comprador o arrendatario. Esta configuración representa una decisión estratégica clave que permite controlar el origen de las oportunidades y garantizar que las demandas reciban propiedades acordes con la política comercial de la agencia. Entre las fuentes disponibles se incluyen propiedades propias, inmuebles compartidos a través de círculos profesionales o MLS, colaboradores específicos y la bolsa CRM.

Una correcta configuración no solo optimiza la calidad de las propuestas que se envían, sino que también evita la saturación con inmuebles no deseados o irrelevantes, mejorando así la experiencia del cliente y la eficiencia del equipo comercial.

Qué son los cruces de demanda

Un cruce de demanda es la coincidencia entre los criterios y requisitos registrados en una demanda específica y las propiedades disponibles en el sistema. La configuración de la demanda determina de qué fuentes se extraerán esas propiedades coincidentes, lo que influye directamente en la variedad y calidad de las oportunidades presentadas.

Por ejemplo, una demanda puede limitarse exclusivamente al inventario propio de la agencia o, alternativamente, ampliarse para incluir inmuebles compartidos por colaboradores, círculos profesionales, redes MLS y la bolsa CRM, según las necesidades del cliente y la estrategia comercial.

Dónde se configura el origen de los cruces

La configuración del origen de los cruces se realiza desde la ficha individual de cada demanda. El procedimiento general es el siguiente:

• Accede al apartado Demandas desde el menú lateral de Inmovilla.
• Abre la ficha del cliente cuya demanda deseas revisar o modificar.
• Dirígete a la sección Configuración en cruces, accesible también desde la navegación superior dentro de la ficha.
• Revisa la configuración actual en modo consulta para evaluar las fuentes activas.
• Pulsa Editar para ajustar las fuentes de inmuebles, seleccionar colaboradores exclusivos o modificar las opciones de envío automático.

En modo consulta, es posible verificar rápidamente si una demanda está configurada para recibir únicamente propiedades propias o si incluye otras fuentes.

Ficha de demanda de Inmovilla con el desplegable de configuración de cruces abierto

El desplegable facilita la selección del alcance de las propiedades que pueden cruzarse con una demanda, optimizando la gestión según las necesidades específicas.

Opciones disponibles para realizar cruces con propiedades

El campo Realizar cruces con determina el alcance general de las coincidencias y debe seleccionarse cuidadosamente, considerando el tipo de cliente, los acuerdos de colaboración vigentes y el nivel de control que la agencia desea mantener sobre las propuestas.

Mis propiedades sin enviarse automáticamente

Esta opción restringe las coincidencias exclusivamente a los inmuebles propios de la agencia, pero desactiva el envío automático para esa demanda, incluso si la agencia tiene habilitado este envío por defecto.

Es especialmente útil cuando el cliente prefiere que la selección se revise manualmente antes de recibir propuestas o cuando la demanda se encuentra en una fase inicial de cualificación.

Mis propiedades

La demanda se cruza únicamente con el inventario interno de la agencia. En este caso, el envío automático de propuestas dependerá de la configuración general establecida a nivel de agencia.

Esta alternativa es ideal para priorizar exclusivamente la cartera propia, garantizando un control riguroso sobre las propiedades ofrecidas.

Mis propiedades y mis círculos MLS

Esta opción amplía las coincidencias para incluir tanto las propiedades propias como aquellas disponibles a través de los círculos o asociaciones MLS en los que participa la agencia.

Permite incrementar las alternativas sin incorporar todavía a todos los colaboradores externos, facilitando una gestión más controlada y estratégica.

Mis propiedades, mis círculos MLS y colaboradores

Además de las propiedades propias y los círculos MLS, esta configuración incluye el inventario de agencias colaboradoras específicas. Es especialmente útil cuando existen acuerdos bilaterales o multilaterales fuera de los círculos formales.

Mis propiedades, círculos, colaboradores y bolsa CRM

Esta es la opción más amplia y abarca las propiedades propias, compartidas en círculos, las de colaboradores y las publicadas en la bolsa CRM.

La bolsa CRM agrupa inmuebles disponibles para todas las agencias de Inmovilla sin restricciones o controles previos sobre cada publicación. Por ello, antes de seleccionar esta alternativa, es recomendable evaluar si un alcance tan extenso se ajusta a la demanda y a la estrategia comercial de la agencia.

Cómo elegir la mejor fuente de propiedades para cada cliente

No todas las demandas requieren el mismo nivel de apertura o acceso a fuentes externas. Una forma práctica de decidir consiste en relacionar el alcance de los cruces con el grado de madurez del cliente y el control deseado sobre las propuestas que se le envían.

• Cliente en fase de validación: se recomienda utilizar propiedades propias sin envío automático, para revisar manualmente las opciones antes de compartirlas.
• Demanda muy específica: es aconsejable ampliar a círculos MLS o colaboradores si el inventario interno no ofrece suficientes alternativas.
• Cliente con alta urgencia o búsqueda abierta: se puede considerar el alcance más amplio, incluyendo la bolsa CRM, siempre que se pueda gestionar adecuadamente la selección y validación de propuestas.
• Relación comercial preferente: combinar una configuración limitada con colaboradores específicos que sean especialmente relevantes para esa demanda concreta.

El objetivo principal no es maximizar la cantidad de coincidencias, sino asegurar que las opciones presentadas sean comercialmente viables y alineadas con la estrategia de la agencia.

Cómo incluir propiedades de un colaborador concreto

Inmovilla permite definir cruces exclusivos con propiedades de colaboradores específicos. Esta funcionalidad facilita añadir colaboradores concretos a una demanda sin necesidad de habilitar a toda la red de colaboradores disponibles.

Por ejemplo, es posible configurar una demanda para que cruce únicamente con propiedades propias y, adicionalmente, con el inventario de una agencia colaboradora seleccionada.

Para aplicar esta configuración:

• Accede a la ficha de la demanda y activa el modo edición.
• Localiza el campo cruces exclusivos con propiedades de colaborador.
• Busca y selecciona el colaborador que deseas incluir.
• Guarda los cambios realizados en la ficha.

Esta funcionalidad permite trabajar de forma selectiva y estratégica, evitando incorporar toda la red de colaboradores en cada demanda.

Cómo anexar una propiedad consultada a una demanda

Una demanda también puede incorporar propiedades concretas que el cliente haya consultado previamente. Esta opción es especialmente útil cuando el cliente menciona una referencia específica, ha solicitado información sobre un inmueble de la agencia o desea que quede registrado su interés formalmente.

Al anexar una propiedad desde el buscador de inmuebles, esta queda vinculada como consultada dentro de la demanda, funcionando como un cruce forzado. Esto significa que se añade directamente, incluso si no cumple con los criterios habituales de coincidencia automática.

Para registrar una propiedad consultada, sigue estos pasos:

• Abre la demanda correspondiente.
• Accede a la configuración de cruces en modo edición.
• Selecciona la opción para anexar propiedades consultadas.
• Busca el inmueble por su referencia o mediante otros criterios disponibles.
• Selecciona la propiedad y confirma la acción.
• Verifica que la referencia queda registrada correctamente en la demanda.

Cómo evitar que una demanda reciba propiedades automáticamente

El selector No enviar propiedades automáticamente impide que las coincidencias generadas por la demanda se envíen de forma automática al cliente.

Esta opción es prioritaria cuando la agencia tiene activado un sistema de envío automático por defecto, pero desea que ciertas demandas se gestionen de manera personalizada.

Situaciones en las que resulta recomendable utilizar esta opción incluyen:

• Clientes que no desean recibir inmuebles automáticamente.
• Demandas pendientes de completar información o validar requisitos.
• Casos en los que se quiere gestionar únicamente una propiedad puntual consultada por el cliente.
• Cuando el equipo comercial necesita revisar y aprobar cada propuesta antes de enviarla.

Desactivar el envío automático no impide la gestión de la demanda ni el registro de coincidencias; simplemente evita que las propuestas se remitan sin supervisión previa.

Configurar el valor predeterminado para nuevas demandas

El origen de cruces que aparece por defecto al crear una nueva demanda puede configurarse a nivel global para toda la agencia. Esta funcionalidad es especialmente útil para mantener una política homogénea y minimizar la necesidad de ajustes manuales repetitivos.

Para acceder a esta configuración, dirígete al área de Ajustes, dentro de Opciones y en el apartado de Automatización. El acceso a estas opciones dependerá de los permisos asignados a cada usuario.

El proceso para modificar el valor predeterminado es el siguiente:

• Accede a Ajustes desde el menú lateral.
• Ingresa en Opciones.
• Localiza la sección de automatización relacionada con las propiedades que se ofrecerán por defecto a los demandantes.
• Selecciona el alcance predeterminado: propiedades propias, círculos, colaboradores, bolsa CRM o cualquier combinación disponible.
• Guarda la configuración realizada.
• Cierra sesión y vuelve a acceder para que los cambios se apliquen correctamente.

Página de opciones de Inmovilla con un menú desplegable de automatización abierto

La opción de automatización determina el alcance inicial de los cruces al crear nuevas demandas, facilitando una gestión coherente y eficiente.

Tras guardar y reiniciar sesión, todas las demandas creadas manualmente adoptarán esta configuración inicial, aunque cada ficha podrá ajustarse de forma individual según las necesidades particulares.

Errores habituales al configurar cruces en Inmovilla

Dejar la opción predeterminada sin revisarla

Por defecto, el sistema suele trabajar solo con propiedades propias. Si la intención es incluir círculos, colaboradores o la bolsa CRM, es imprescindible modificar explícitamente esta configuración en cada demanda o en los ajustes generales para evitar limitaciones no deseadas.

Confundir el origen de los cruces con el envío automático

Estos son dos ajustes relacionados pero distintos. El origen de los cruces define qué inmuebles pueden generar coincidencias, mientras que el envío automático determina si esas coincidencias se envían directamente al cliente sin intervención previa.

Abrir todas las fuentes sin valorar la calidad de las propuestas

Un alcance más amplio puede generar más oportunidades, pero también implica una mayor carga de revisión comercial. La bolsa CRM, siendo la fuente más extensa, debe seleccionarse solo cuando su inclusión sea coherente con el perfil del cliente y el método de trabajo de la agencia.

Olvidar colaboradores estratégicos

Cuando una demanda requiere inmuebles de un colaborador específico, no es necesario habilitar a toda la red de colaboradores. La selección exclusiva permite incorporar únicamente a aquellos colaboradores que aportan valor real a la demanda.

No guardar ni reiniciar sesión tras cambiar la automatización

Al modificar los valores predeterminados de automatización, es fundamental guardar la configuración y reiniciar sesión para que los cambios se reflejen correctamente en las nuevas demandas.

Lista de comprobación antes de guardar una demanda

• ¿El cliente debe recibir solo propiedades propias o también inmuebles compartidos?
• ¿Es conveniente incluir círculos MLS, colaboradores o la bolsa CRM?
• ¿Existe algún colaborador concreto que deba participar en los cruces?
• ¿Hay alguna propiedad ya consultada que deba anexarse a la demanda?
• ¿El cliente acepta el envío automático o prefiere una validación manual de las propuestas?
• ¿La configuración seleccionada está alineada con la política predeterminada de la agencia?

Conclusión

La configuración de cruces de demanda en Inmovilla ofrece un control detallado sobre las fuentes de propiedades asociadas a cada cliente, permitiendo adaptar la oferta a las características y necesidades específicas de cada demanda.

Al ajustar adecuadamente las fuentes, seleccionar colaboradores estratégicos, registrar propiedades consultadas y gestionar el envío automático, se consigue una gestión comercial más ordenada, eficiente y relevante.

Revisar esta configuración en cada demanda desde su creación maximiza el aprovechamiento de las oportunidades disponibles, sin perder el control sobre las propiedades que se proponen y garantizando una experiencia óptima para el cliente y el equipo comercial.

Question 62

Contactos relacionados

Accepted Answer

Cómo añadir contactos relacionados en una ficha de cliente

Los contactos relacionados son una herramienta esencial para establecer y visualizar vínculos entre las personas registradas en la agenda de clientes. Esta funcionalidad facilita la identificación rápida y eficiente de conexiones familiares, personales o asociadas a una misma vivienda o gestión, evitando la necesidad de buscar cada contacto de manera individual y dispersa.

Por ejemplo, una ficha de cliente puede estar vinculada a un amigo cercano, un cónyuge, un familiar directo o un arrendatario. Al consultar la ficha, todas estas conexiones quedan agrupadas en un único espacio, proporcionando un contexto integral y enriquecido sobre la red de relaciones del cliente.

Qué son los contactos relacionados y para qué sirven

Un contacto relacionado representa una asociación directa entre dos contactos existentes en la base de datos. Esta función no altera ni reemplaza la información principal de la ficha, ni genera un nuevo cliente; simplemente añade una referencia que permite comprender la naturaleza de la relación entre ambas personas.

Este apartado está diseñado para mantener la agenda organizada y facilitar la consulta rápida de relaciones relevantes. Entre sus aplicaciones más comunes se encuentran:

• Vincular miembros de una misma unidad familiar.
• Registrar relaciones de pareja o cónyuges.
• Asociar amigos o contactos personales de confianza.
• Identificar arrendatarios o inquilinos vinculados a un cliente.
• Añadir aclaraciones sobre relaciones laborales u otras circunstancias relevantes.

Dónde se consultan las relaciones de un cliente

La gestión y consulta de relaciones se realiza desde el módulo de Contactos. Para acceder, es necesario abrir la ficha de un contacto ya registrado en la base de datos.

La ficha se estructura en dos áreas principales:

• Un panel lateral que contiene la información más estable y básica del contacto.
• Una zona principal organizada en pestañas o secciones que permiten navegar entre distintos tipos de información.

La pestaña Relacionados se encuentra dentro de la ficha de contacto y muestra todas las relaciones que se hayan registrado. En caso de no existir ninguna relación, esta sección aparecerá vacía.

Ficha de contacto con la pestaña de relacionados y una sección de lista vacía

La sección de relacionados centraliza todos los vínculos registrados para un contacto, facilitando su consulta rápida y ordenada.

Cómo añadir un contacto relacionado paso a paso

Para crear una relación entre contactos, es imprescindible que la persona a asociar ya esté registrada en la agenda. El proceso consiste en abrir la ficha del contacto principal, seleccionar el tipo de vínculo adecuado y localizar el contacto que se desea asociar.

• Accede a Contactos desde la barra lateral de navegación.
• Abre la ficha del cliente al que deseas añadir una relación.
• Dirígete a la pestaña Relacionados.
• Selecciona la opción para añadir una nueva relación.
• Si lo consideras oportuno, incorpora una imagen para facilitar la identificación visual del contacto relacionado.
• Elige el tipo de relación que mejor describa el vínculo.
• Busca y selecciona el contacto existente que deseas vincular.
• Añade una observación para proporcionar contexto adicional, si es necesario.
• Guarda los cambios para finalizar el proceso.

Elegir el tipo de relación correcto

El tipo de relación es fundamental para que el vínculo sea fácilmente identificable y comprensible a primera vista. Entre las categorías disponibles se incluyen opciones como amigo, cónyuge, arrendatario y familiar.

Es recomendable seleccionar la categoría que refleje con precisión la naturaleza real del vínculo. Mantener una nomenclatura coherente es crucial, especialmente cuando la agenda es gestionada por múltiples usuarios, ya que esto evita ambigüedades y optimiza la utilidad del listado.

Panel lateral para crear una relación con el menú de tipo de relación desplegado

El selector permite clasificar el vínculo de forma precisa antes de asociar el contacto relacionado.

Buscar el contacto que se va a vincular

La selección del contacto relacionado se realiza mediante una búsqueda eficiente dentro de la agenda. Puedes localizar a la persona introduciendo su nombre completo, teléfono u otros datos relevantes disponibles.

Este método evita la duplicación de fichas, asegurando que cada persona esté registrada una única vez en la base de datos. Una vez identificado el contacto correcto, simplemente añádelo al vínculo que estás creando.

Ventana de búsqueda con una tabla de contactos disponibles para seleccionar

La función de búsqueda facilita la selección precisa de un contacto ya existente en la base de datos.

Cómo añadir observaciones a una relación

Además de definir el tipo de vínculo, es posible añadir una nota u observación que aporte información adicional relevante. Este campo es especialmente útil cuando la categoría seleccionada no describe completamente el contexto o la naturaleza específica de la relación.

Por ejemplo, si dos contactos están relacionados como amigos pero también mantienen una conexión profesional, una breve anotación puede aclarar esta doble dimensión. Se recomienda que las observaciones sean concisas, claras y accesibles para cualquier persona que consulte la ficha.

Buenas prácticas para redactar observaciones:

• Incluye únicamente la información necesaria para entender el vínculo.
• Utiliza frases breves, directas y objetivas.
• Evita repetir datos ya presentes en la ficha principal.
• Actualiza o elimina la observación si la relación cambia o deja de ser relevante.

Cómo comprobar que la relación se ha guardado

Una vez guardada la nueva relación, regresa a la pestaña Relacionados dentro de la ficha. El contacto vinculado debe aparecer reflejado en el listado, junto con toda la información registrada.

Esta consulta se realiza en el modo de visualización de la ficha, diseñado para ofrecer un acceso rápido a los datos sin necesidad de entrar en el modo de edición.

Ficha de contacto en modo de visualización con una fila de contacto relacionado en la parte inferior

Tras guardar, el vínculo queda inmediatamente visible y accesible en el apartado de relacionados, garantizando la correcta vinculación.

Errores habituales al gestionar contactos relacionados

Intentar crear la relación desde una ficha en edición

La pestaña de relacionados está disponible únicamente en el modo de visualización. Si no aparece mientras estás editando los datos generales, es necesario salir del modo edición y acceder a la ficha en modo consulta para gestionar las relaciones.

Buscar un contacto que no existe en la agenda

Las relaciones solo pueden establecerse entre contactos ya existentes. Si la búsqueda no arroja resultados, verifica posibles variaciones en el nombre o números de teléfono alternativos. En caso de que el contacto no esté registrado, deberás crear primero su ficha antes de vincularlo.

Seleccionar una categoría demasiado genérica

Elegir una categoría precisa como familiar, cónyuge, amigo o arrendatario mejora significativamente la claridad y utilidad del listado. Si ninguna categoría cubre completamente la relación, complementa siempre con una observación clara y detallada.

No verificar el resultado tras guardar

Después de guardar, es fundamental confirmar que el contacto aparece correctamente en el apartado correspondiente. Esta sencilla comprobación ayuda a evitar errores y garantiza la integridad de la información antes de continuar con otras tareas.

Checklist para registrar relaciones entre clientes

• Verifica que ambos contactos existen y están actualizados en la base de datos.
• Abre la ficha del contacto principal desde la agenda.
• Accede a la sección de relacionados en modo de visualización.
• Selecciona un tipo de relación que describa con precisión el vínculo.
• Realiza la búsqueda del contacto relacionado por nombre, teléfono u otro dato identificativo.
• Añade una observación solo si aporta contexto adicional relevante.
• Guarda los cambios y verifica que la relación aparece en el listado.

Conclusión

Registrar contactos relacionados transforma una agenda convencional en una fuente de información interconectada y mucho más valiosa. Al seleccionar correctamente la categoría de relación, localizar con precisión el contacto asociado y añadir observaciones cuando sea necesario, cada ficha ofrecerá una visión completa y ordenada de las conexiones relevantes, optimizando la gestión y consulta de la información.

Question 63

Buzón de círculos

Accepted Answer

Buzón de documentos en Inmovilla: guía completa para compartir archivos en una MLS

El buzón de documentos disponible en el panel avanzado de Círculos dentro de Inmovilla es una herramienta esencial para centralizar y gestionar archivos entre las agencias que forman parte de una MLS (Multiple Listing Service). Su diseño responde a la necesidad de optimizar la distribución documental, evitando el envío individual y repetitivo de los mismos archivos a cada miembro de la red.

Este espacio compartido permite que todas las agencias participantes accedan de manera rápida y segura a la documentación cargada en el buzón general, facilitando una colaboración fluida y eficiente dentro de la MLS.

¿Qué es el buzón de documentos de Círculos?

El buzón de documentos es un área especializada dentro del entorno de Círculos y MLS en Inmovilla, destinada a la carga, almacenamiento y consulta de archivos de interés común para las agencias que integran una misma MLS.

Es importante distinguir este buzón de otras secciones de documentos disponibles en Inmovilla, tales como las vinculadas a propiedades, demandas, contactos o el panel de oficina. Mientras que estos espacios están orientados a la gestión interna o específica, el buzón de Círculos se focaliza exclusivamente en la documentación compartida entre los miembros de una red inmobiliaria, garantizando así una comunicación documental estructurada y coherente.

Principales beneficios y usos

Centralización eficiente: agrupa todos los documentos comunes en un único repositorio accesible para todas las agencias.
Distribución ágil: elimina la necesidad de enviar repetidamente el mismo archivo a cada miembro, ahorrando tiempo y recursos.
Acceso simplificado: facilita que cualquier agencia dentro de la MLS pueda consultar y descargar la documentación en cualquier momento.
Organización colaborativa: mantiene la información relevante vinculada directamente a la MLS correspondiente, promoviendo una gestión documental ordenada y transparente.

Usuarios autorizados para utilizar el buzón

Esta funcionalidad está diseñada exclusivamente para las agencias que forman parte de una MLS administrada desde Círculos. El buzón funciona como un espacio cerrado y seguro, reservado para los miembros de la red inmobiliaria, por lo que es fundamental seleccionar la MLS correcta antes de cargar o consultar cualquier archivo.

En caso de que una cuenta participe en múltiples MLS, es imprescindible verificar cuál está activa antes de realizar cualquier acción documental. Esto garantiza que cada archivo se asocie al buzón de la organización adecuada, evitando confusiones y asegurando un correcto flujo de información.

Pasos para acceder al buzón de documentos en Inmovilla

Para acceder al buzón de documentos, sigue estos pasos desde el menú lateral de Inmovilla y el panel avanzado de Círculos:

Accede al apartado Círculos ubicado en la barra lateral izquierda.
Ingresa en el Panel avanzado para gestionar las herramientas avanzadas de la MLS.
Selecciona la MLS que deseas administrar.
Si gestionas varias MLS, utiliza el desplegable situado en la parte superior derecha para elegir la red correspondiente.
Busca la sección Herramientas Círculos y MLS.
Haz clic en el icono o la opción Buzón para abrir el espacio de gestión documental.

Panel de Inmovilla con ventana lateral de buzón de documentos abierta

Una vez abierto, el buzón muestra un espacio de carga de archivos asociado a la MLS seleccionada, listo para gestionar la documentación común.

Instrucciones para subir documentos al buzón de la MLS

Al acceder al buzón, se despliega una ventana intuitiva para la carga de archivos. El proceso es sencillo y similar a otros módulos documentales de Inmovilla, ofreciendo diversas opciones para incorporar documentos.

Formas disponibles para cargar archivos

Botón de subida: utiliza el botón ubicado en la parte superior derecha para seleccionar un archivo desde tu dispositivo.
Arrastrar y soltar: arrastra directamente el archivo desde tu equipo y suéltalo en el área central de carga.
Hacer clic en el área central: al hacer clic, se abre el explorador de archivos del equipo para que puedas localizar y seleccionar el documento deseado.

Una vez cargado, el archivo queda inmediatamente disponible en el buzón general de la MLS, permitiendo su consulta y descarga por todas las agencias integrantes.

Recomendaciones para compartir documentación en una MLS

Para maximizar la eficacia del buzón, es fundamental seguir ciertas buenas prácticas que aseguren una gestión documental ordenada y útil para todos los miembros de la red:

Verifica siempre la MLS seleccionada antes de subir cualquier archivo, especialmente si gestionas múltiples redes inmobiliarias.
Sube únicamente documentos de interés colectivo, evitando incluir archivos destinados a contactos, propiedades o demandas específicas que no requieran distribución general.
Evita duplicar envíos: si un documento debe estar disponible para todos los miembros, utiliza el buzón centralizado en lugar de enviarlo individualmente.
Mantén una estructura documental coherente: utiliza el buzón como punto de referencia para toda la información común de la MLS, facilitando su localización y actualización.

Errores frecuentes al utilizar el buzón y cómo evitarlos

Confusión entre el buzón de Círculos y otros documentos de Inmovilla

Inmovilla cuenta con diferentes áreas para adjuntar y almacenar archivos. Es crucial entender que el buzón de Círculos no reemplaza los documentos vinculados a propiedades, demandas o contactos específicos. Su propósito exclusivo es facilitar el intercambio de archivos entre las agencias que pertenecen a una MLS.

Cargar documentos en la MLS incorrecta

Cuando se gestionan varias MLS, la selección adecuada en el desplegable es un paso clave. Subir un archivo sin confirmar la MLS activa puede ocasionar que el documento se comparta en una red diferente a la prevista, generando confusión y pérdida de información.

Enviar el mismo documento múltiples veces de forma individual

La distribución repetitiva del mismo archivo a cada agencia añade carga de trabajo innecesaria y puede provocar desorganización. El buzón centralizado está diseñado para consolidar este proceso en una única acción, optimizando la gestión documental.

Resumen

El buzón de documentos de Círculos en Inmovilla es una solución integral para compartir archivos de manera centralizada y eficiente dentro de una MLS. Se accede a través de Círculos > Panel avanzado > Herramientas Círculos y MLS > Buzón, tras seleccionar la red que se desea gestionar.

Los documentos pueden ser cargados mediante el botón de subida, arrastrándolos al área central o seleccionándolos desde el equipo. Esta herramienta simplifica significativamente la distribución de información común entre las agencias integrantes, promoviendo una colaboración más ágil, organizada y efectiva.

Question 64

Factura rectificativa

Accepted Answer

Cómo emitir una factura rectificativa en Inmovilla

En Inmovilla, una factura que ya ha sido activada no puede ser modificada directamente. Cuando es necesario corregir datos del destinatario o ajustar importes, el procedimiento adecuado consiste en generar una factura rectificativa que esté vinculada al documento original, garantizando así la trazabilidad y el cumplimiento legal.

Esta guía detallada le mostrará cómo localizar las facturas rectificativas existentes, cuándo optar por emitir una rectificativa correctiva o un abono, y cómo completar correctamente el proceso de rectificación partiendo de la factura original que requiere ajustes.

Concepto y función de una factura rectificativa en Inmovilla

Una factura rectificativa es un documento oficial que permite corregir una factura previamente activada sin alterar el documento original. La factura original permanece como referencia inalterable, mientras que la factura rectificativa queda asociada a ella, preservando así la relación documental y facilitando la auditoría y el seguimiento contable.

Inmovilla incluye un apartado específico en el panel contable denominado Rectificativas, que permite consultar todas las facturas rectificativas emitidas. En este listado, podrá verificar el estado de cada documento, diferenciando entre borradores y facturas activas.

Es importante destacar que la creación de una factura rectificativa no se realiza desde este listado, sino que debe iniciarse desde la ficha de la factura original que requiere la corrección.

Verificación previa: comprobar el estado de la factura original

Antes de proceder a emitir una factura rectificativa, es fundamental confirmar el estado de la factura original:

Factura en borrador: Puede editarse directamente sin necesidad de emitir una factura rectificativa.
Factura activa: Para modificarla, es imprescindible utilizar la función de rectificación, ya que el documento original no es editable tras la activación.

La activación es un paso crucial, dado que, una vez activadas, las facturas, abonos y facturas rectificativas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria desde Inmovilla. Por ello, no se permite modificar el documento original después de este proceso.

Se recomienda revisar minuciosamente todos los datos antes de activar una factura rectificativa, incluyendo información del contacto, líneas de factura, cantidades, precios e importes totales, para evitar errores posteriores.

Ubicación y consulta de facturas rectificativas

Para acceder y revisar las facturas rectificativas ya emitidas, siga esta ruta dentro del panel contable de Inmovilla:

Acceda a Utilidades en la barra lateral izquierda.
Seleccione la opción Contable.
Haga clic en Rectificativas.

Este espacio le permitirá localizar todas las facturas rectificativas existentes y comprobar su estado actual. Cabe destacar que esta vista está diseñada exclusivamente para control y seguimiento, y no para iniciar nuevas rectificaciones.

Listado de facturas en el panel contable de Inmovilla

Para iniciar una rectificación, debe abrir la factura activa que necesita ser corregida.

Procedimiento detallado para crear una factura rectificativa

La creación de una factura rectificativa se realiza directamente desde la factura activa original que requiere corrección. Siga estos pasos precisos para completar el proceso:

Acceda al apartado de Facturas dentro del panel contable.
Localice y abra la factura activa que contiene el dato o importe que debe ser corregido.
Haga clic en Acciones, situado en la parte superior derecha de la ficha.
Seleccione la opción Rectificar factura.
Lea atentamente el aviso informativo que aparecerá y elija el tipo de documento adecuado: abono o rectificativa correctiva.
Complete o modifique los datos necesarios en el documento rectificativo generado.
Guarde la factura rectificativa.
Revise cuidadosamente las líneas e importes, confirme que el vínculo con la factura original es correcto y active la factura rectificativa únicamente cuando todos los datos sean precisos.

Al seleccionar la acción de rectificación, Inmovilla mostrará un aviso que explica el alcance de la rectificación y las alternativas disponibles. Esta confirmación es fundamental para diferenciar entre un ajuste simple de importes y una corrección más amplia que afecta también a otros datos.

Ventana de aviso para elegir el tipo de rectificación de una factura

Antes de continuar, Inmovilla solicita seleccionar entre un abono y una rectificativa correctiva, según la naturaleza de la corrección.

Abono o rectificativa correctiva: criterios para la selección adecuada

La elección entre emitir un abono o una factura rectificativa correctiva dependerá del tipo de corrección que se desea realizar respecto a la factura original.

Cuándo utilizar un abono

El abono es la opción indicada cuando se requiere disminuir el importe facturado originalmente. Es adecuado para correcciones que implican una reducción en la cantidad o el valor facturado, reflejando una devolución o descuento posterior.

Cuándo utilizar una rectificativa correctiva

La factura rectificativa correctiva es más versátil, ya que permite corregir tanto datos del destinatario como ajustar importes. Cuando la rectificación implica una disminución de cantidades, las líneas correspondientes deben registrarse con importes negativos para reflejar correctamente el ajuste.

Por ejemplo, si una factura fue emitida a un contacto incorrecto, se debe generar una rectificativa correctiva para seleccionar el contacto adecuado y completar la información necesaria para ese nuevo destinatario.

Procedimiento para corregir el contacto facturado

Uno de los usos más frecuentes de la factura rectificativa correctiva es modificar el contacto asociado a una factura activa. Después de crear el documento rectificativo, seleccione el contacto correcto y complete los datos necesarios si el registro no está completo.

Verifique que el nuevo contacto es el destinatario correcto y autorizado.
Revise exhaustivamente la información requerida en la ficha del contacto.
Guarde los cambios realizados antes de continuar con la edición de las líneas de la rectificativa.

Panel lateral de edición de contacto en una factura de Inmovilla

El contacto puede revisarse y actualizarse directamente dentro del documento rectificativo antes de guardar los cambios.

Cómo introducir líneas e importes negativos en la rectificativa

Cuando la factura rectificativa implica una reducción del importe original, es esencial consignar las líneas con valores negativos para reflejar correctamente el ajuste contable. En cada línea, se deben especificar campos como la cantidad y el precio unitario.

Por ejemplo, para ajustar una unidad valorada en 200 euros, los datos se introducirían de la siguiente manera:

Cantidad: 1.
Precio: -200.

Con esta información, Inmovilla calculará automáticamente la base total de la factura rectificativa. Antes de activar el documento, es fundamental revisar que el importe total sea coherente con el ajuste requerido.

Verificación del vínculo con la factura original

Una vez creada la factura rectificativa, es imprescindible comprobar en el apartado de datos rectificativos que el documento está correctamente vinculado a la factura original. Esta asociación garantiza que la corrección se ha realizado sobre el documento adecuado y que la relación entre ambos queda registrada y visible en el panel contable.

Panel lateral con el detalle de una factura rectificativa y sus líneas

El detalle completo de la factura rectificativa permite revisar todas las líneas y la información asociada antes de proceder a su activación.

Consideraciones si la factura ya cuenta con una rectificativa

Cuando una factura original ya tiene una factura rectificativa emitida, Inmovilla desactiva la opción de rectificar nuevamente esa factura original para evitar inconsistencias. En caso de que sea necesario realizar una corrección adicional, esta debe efectuarse sobre la factura rectificativa previamente emitida, y no sobre la factura original.

Activación definitiva de la factura rectificativa

Tras guardar el documento rectificativo, este puede permanecer en estado de borrador para su revisión y ajustes adicionales. Solo cuando se haya verificado que todos los datos, líneas e importes son correctos, debe procederse a activar la factura rectificativa.

La activación implica que la factura rectificativa queda oficialmente emitida y vinculada a la factura original. Tenga en cuenta que una vez activada, la factura rectificativa no podrá ser editada. Por ello, se recomienda realizar las siguientes comprobaciones previas a la activación:

Confirmar que el tipo de documento seleccionado es el correcto.
Verificar que el contacto y sus datos están completos y son precisos.
Revisar que los importes negativos estén correctamente reflejados en las líneas correspondientes.
Validar que la base total calculada corresponde con el ajuste deseado.
Asegurar que el enlace con la factura original aparece correctamente en los datos rectificativos.

Resumen del procedimiento para emitir una factura rectificativa en Inmovilla

Para emitir una factura rectificativa en Inmovilla, abra la factura activa que requiere corrección, acceda al menú de Acciones y seleccione Rectificar factura. Elija entre la opción de abono o factura rectificativa correctiva, actualice los datos o importes necesarios, guarde el documento, compruebe el vínculo con la factura original y active la factura rectificativa solo después de una revisión exhaustiva.